Поняття внутрігосподарського контролю в процесі виробництва

2. Прийоми документального контролю.
3. Прийоми фактичного контролю.

Мета заняття: дослідити методи внутрішньогосподарського контролю, його основні елементи; визначити сутність, значення та види прийомів документального та фактичного контролю.

 

3.1. Сутність та значення прийомів  внутрігосподарського контролю

В залежності від змісту господарських операцій, що здійснюються на підприємстві, застосовують різні  методичні прийоми їх контролю.

Прийом внутрігосподарського контролю - це якісно однорідна контрольна дія перевіряючого, спрямована на виявлення, дотримання певних нормативних положень суб'єктом господарювання.

Прийоми господарського контролю поділяються на документальні  та фактичні. Вони є важливими складовими частинами здійснення контролю.

Серед методичних прийомів документального контролю можна  виділити дві великі групи, а саме:

1. Методичні прийоми формально-правової перевірки документів, які в умовах комп'ютеризованої обробки обліково-аналітичної інформації можуть бути в значній мірі автоматизовані і контрольовані програмне:

• перевірка дотримання правил складання, повноти і достовірності оформлення документів;
• співставлення звітних і облікових даних із встановленими нормативами;
• перевірка дотримання правил обліку окремих господарських операцій, тобто перевірка відповідності відображених в документах операцій із встановленими правилами;
• перевірка арифметичних розрахунків тощо.

2. Методичні прийоми перевірки реальності (достовірності) відображених в документах обставин і процесів (їх відповідність з здійсненими господарськими операціями, також в ряді випадків може бути автоматизована в умовах комп'ютеризованої обробки обліково-аналітичної інформації):

• співставлення даних документів, що відображають операції, з даними документів, які були основою для цих операції;
• одержання письмового підтвердження від третіх осіб про реальність залишків на рахунках грошових коштів;
• перевірка записів в регістрах бухгалтерського обліку та звітності, правильності кореспонденції рахунків;
• аналітичні процедури (розрахунки, які самостійно здійснюються ревізором);
• простеження, під яким розуміють процедуру, в результаті ревізор (перевіряючий) досліджує деякі первинні документи, перевіряє відображення їх даних в регістрах аналітичного та синтетичного обліку, знаходить заключну кореспонденцію і впевнюється в правильності (неправильності) відображення в обліку відповідної операції;
• спеціальні методи (зустрічна перевірка; взаємна перевірка; контрольне порівняння; відновлення натурально-вартісного обліку; логічне дослідження господарських операцій тощо).

На відміну від методів  документального контролю, методи фактичного контролю залишаються в значній мірі звичайними, традиційними: огляд; обстеження; лабораторний аналіз якості товарів, сировини та готової продукції; експертна оцінка; перевірка обсягів виконаних робіт; перевірка дотримання трудової дисципліни та фактичного використання робочого часу; отримання усних та письмових пояснень, довідок і відповідей на раніше розроблені анкети; контрольне придбання товарів тощо.

Кожен з названих вище методичних прийомів контролю, а тим  більше їх взаємодоповнюючі комбінації та поєднання досить доцільні і успішно  використовуються в різних господарських  системах.

 

3.2. Прийоми документального контролю

Прийоми документального  контролю застосовують до бухгалтерських документів, записів в облікових регістрах, даних звітів і балансів, до статистичних і оперативних матеріалів.

Схематично прийоми  документального контролю можна  відобразити по трьом групам:

Прийоми документального  контролю
Прийоми перевірки окремого документ)'	Прийоми перевірки декількох  документів, які відображають одні і ті ж взаємопов'язані операції	Прийоми перевірки документів, що відображають рух однорідних цінностей
Формальна перевірка	Зустрічна перевірка	Контрольне порівняння кількісно - сумового обліку
Арифметична перевірка
Відновлення	Взаємний контроль	Хронологічна перевірка  руху цінностей
Нормативно-правова
Перевірка

 

Формальна перевірка - це перевірка наявності і достовірності тих реквізитів, які передбачені для даного типу документів ( підписи, печатки, штампи). При необхідності порівнюють з реквізитами на інших документах, складених раніше або пізніше.

Отже, формальною перевіркою встановлюють наявність доброякісних та недоброякісних документів. При  проведенні формальної перевірки досліджують документи, з метою виявлення фактів підробки та дописувань в них, виправлення цифрових даних та зміни реквізитів пам'ятаючи про можливість навмисного порушення порядку запису в документах або спотворення реквізитів особою, яка його склала.

Арифметична перевірка - це перевірка документів, що здійснюється з метою визначення правильності підрахунків та виявлення зловживань і крадіжок, що приховані за неправильними арифметичними діями. Такою перевіркою встановлюються випадки спотворення собівартості продукції, сировини і матеріалів, обсягів будівельно-монтажних тощо.

Арифметична перевірка  здійснюється шляхом перерахунку результатів  таксирування, загальних підсумків, узгодження нарахувань і утримань. Прийоми арифметичної перевірки дозволяють виявити допущені суттєві викривлення інформації, завуальоване розкрадання.

Нормативно-правова  перевірка - це перевірка господарських операцій з точки зору їх відповідності різним нормативним актам, інструкціям, стандартам, положенням, діючим законам сутність та межі такої перевірки багато в чому залежать від типу операцій, що перевіряються - нарахування і виплата заробітної плати, списання витрат на собівартість продукції (робіт, послуг), застосування норм природного убутку тощо.

В комплексі з арифметичною перевіркою цей методичний прийом дозволяє виявити випадки приховування недостач, втрат, крадіжок та перевитрат за рахунок завищення планових та нормативних витрат на виробництво продукції або бюджетних коштів по окремих статтях, кошторисів витрачання, списання на витрати виробництва грошових та матеріальних ресурсів за нормами, коли фактичне їх витрачання є меншим.

Зустрічна перевірка  документів - це перевірка достовірності і правильності відображення в документах господарських операцій, здійснюється шляхом порівняння даних різних документів, що відносяться до однієї і тієї ж або різних, але взаємопов'язаних господарських операцій та знаходяться в різних підрозділах підприємства, що ревізується або на інших підприємствах.

Мета зустрічної перевірки - виявлення фіктивних документів та фактично не здійсненних операцій, не оприбуткованих матеріалів, привласнення грошей, коштів, списаних не за призначенням тощо.

Взаємна перевірка здійснюється шляхом вивчення і порівняння окремих реквізитів, що повторюються в ряді взаємопов'язаних документів. При застосуванні прийомів взаємного контролю порівнюються різні за своїм характером документи і облікові дані, в яких знайшли відображення господарські операції, що перевіряються.

Здійснити взаємну перевірку можна:

1. даних первинних  документів, і облікових регістрів,  а також оперативного обліку, що відображають відвантаження  готової продукції, з тією інформацією,  що зафіксована в інших документах, пов'язаних з її відвантаженням  та реалізацією (подорожні листи, перепустки тощо);

2. в інформації первинних документів по надходженню товарно-матеріальних цінностей - з витратами на їх поставку;
3. даних про вивезення або відвантаження товарно-матеріальних цінностей з даними про тару, у якій здійснювалось відвантаження цих товарно-матеріальних цінностей;
4. нарахування заробітної плати у виробництві з кількістю фактично оприбуткованих готових виробів на складі;
5. первинних документів з інформацією, відображеною в облікових регістрах. Наприклад, встановлено, що в регістри рознесені неправдиві бухгалтерські проводки на які немає жодного виправдовуючого документу;
6. інформації про списання різних товарно-матеріальних цінностей в результаті псування, бою. Така перевірка проводиться шляхом співставлення з аналогічними документами, що відображають господарські операції по їх знищенню, оприбуткуванні відповідних матеріалів тощо.

Контрольне  порівняння - перевірка документів, що відображають рух однорідних цінностей, а саме: відновлення кількісно-сумового обліку, хронологічна перевірка руху цінностей, порівняння груп документів, що відображають однотипні операції.

Зміст контрольного порівняння полягає в тому, що до залишку  товару на початок інвентаризаційного періоду додається кількість  товарів, які надійшли за даний період і віднімається документальне витрачання товарно-матеріальних цінностей за період, що перевіряється.

Суттєві аспекти (моменти) контрольного порівняння як самостійного методичного прийому документального  контролю дозволяють виявити зловживання  персоналу (адміністрації), які пов'язані:

1) зі створенням лишків окремих видів товарно-матеріальних цінностей в результаті;

2) з маніпулюванням цінами при правильній кількісній інформації про рух однорідних цінностей в результаті;

3) з приховуванням частини виручки, отриманої від населення за реалізацію товарно-матеріальних цінностей.

Як самостійний методичний прийом документального контролю, що застосовується для уточнення матеріалів в ході інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, контрольне порівняння дозволяє виявити сам факт, а також структуру недостач, завуальованих в поточному бухгалтерському обліку. Контрольне порівняння має суттєві недоліки. До найважливіших відносяться:

1. відносна трудомісткість;
2. технічні складності по виявленню зловживань між датами інвентаризацій.

Відновлення кількісно-сумового обліку, як і контрольне порівняння, надає можливість виявити протиріччя в документах, які відображають рух однорідних цінностей тільки на кінець інвентаризаційного періоду.

Суть зазначеного прийому  перевірки полягає в тому, що за первинними документами в хронологічній послідовності відтворюється надходження та витрачання матеріальних цінностей за кожним артикулом, видом або типовим розміром. Результат відновлення кількісно-сумового обліку дають можливість аналізувати рух цінностей за певний період часу, викривати випадки приховування недостач дорогих товарів шляхом заміни їх дешевими тощо.

Застосування даного прийому дозволяє зібрати додаткові  свідчення про ознаки потенційних  зловживань, виявити значну кількість  протиріч в облікових даних.

Недолік цього прийому  полягає в тому, що зловживання  здійснені матеріально-відповідальними  особами між датами інвентаризацій також можуть бути добре завуальованими шляхом збалансування обсягів оприбуткування і документального витрачання товарів протягом між інвентаризаційного періоду. Усунути даний недолік можна застосувавши хронологічний принципи контролю господарських операцій за сутністю.

За допомогою хронологічної перевірки можна порівнювати дані про щоденне оприбуткування готової продукції за технологічними процесом виготовлення і відвантаження її покупцю.

Хронологічна перевірка  руху цінностей застосовується тоді, коли маються дані про розкрадання  товарно-матеріальних цінностей, а  при проведенні інвентаризації розбіжностей не виявлено.

Застосування прийому хронологічної перевірки руху товарно-матеріальних цінностей і грошових коштів дозволяє виявити значну кількість додаткових свідчень про протиріччя в облікових даних.

Серед таких протиріч, які підтверджують можливість зловживань, можуть бути:

1. кількість відвантажених  товарно-матеріальних цінностей  на визначену дату перевищує  їх максимально можливий залишок  на момент відпуску;

2. в окремі дати  документально оформлене витрачання, товарно-матеріальних цінностей,  які ще не надійшли до економічного суб'єкту тощо.

3.3. Прийоми фактичного контролю

Правильність здійснення багатьох господарських операцій не завжди можна перевірити прийомами  документального контролю. Підприємства зобов'язані визначити балансову  вартість залишків покупних матеріалів, сировини на складах, в незавершеному виробництві і залишках готової продукції для заповнення декларації про прибуток підприємств. Підприємства визначають фактичні залишки шляхом проведення так званої "податкової" інвентаризації.

Прийоми фактичного контролю
Огляд	Лабораторний аналіз якості товарів сировини, матеріалів і готової продукції
Обстеження
Контрольне придбання	Перевірка операцій в  натурі
Контрольний обмір виконаних  робіт	Експертна оцінка
Контрольний запуск сировини і матеріалів	Дослідження операцій на місці
Перевірка фактів по заключній  операції	Перевірка дотримання трудової дисципліни
Контрольне приймання  продукції за якістю і кількістю	Перевірка виконання  прийнятих рішень
	Отримання письмових  пояснень і довідок

 

Огляд - один із самих масових методичних прийомів фактичного контролю. Огляд являє собою безпосереднє вивчення компетентною особою визначених об'єктів обліку, що виконують ті чи інші конкретні функції, а також фіксацію важливої інформації про особливості розглянутих об'єктів.