Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

    Следующим этапом оценки системы управления является анализ системы информации организации (таблица 2.29). Для начала следует отметить, что компания обеспечена автоматизацией следующих основных бизнес-процессов:

    - бухгалтерский учет,

    - расчет заработной платы,

    Автоматизация бизнес-процессов осуществлена на различных  программных платформах. Сеть связи  ЗАО ФСК "Чайка" включает следующие составляющие:

1. мобильная связь;
2. стационарная проводная внутригородская связь;
3. стационарная проводная внутренняя связь;
4. связь с использованием технологии Internet E-Mail;

 
 

    Таблица 2.29 – Показатели, характеризующие эффективность системы информации организации

 

    Таким образом, предприятие не в полной мере применяет информационные технологии, которые существенно улучшит  передачи информации и улучшит эффективность  деятельности предприятия в целом .

    Далее необходимо проанализировать показатели, характеризующие уровень организационной  культуры предприятия (таблица 2.30).  

    Таблица 2.30 – Показатели, характеризующие уровень организационной культуры

 

    Таким образом, оценка организационной культуры показала, что она находится на хорошем уровне. Завершающим этапом оценки системы управления является анализ показателей, характеризующих  содержание и организацию процесса управления ЗАО ФСК "Чайка" (таблица  2.31). 

    Таблица 2.31 – Показатели, характеризующие содержание и организацию процесса управления

    Результатом всего вышеизложенного будет  являться оценка эффективности системы  управления ЗАО ФСК "Чайка", представленной на рисунке 2.4:

    

    Рисунок 2.4 – Результаты интегральной оценки системы управления ЗАО ФСК "Чайка" 

    В результате проведенного анализа системы  управления на предприятии ЗАО ФСК "Чайка" за 2010-2010 гг. можно привести ряд положительных и отрицательных сторон в системе управления в организации. Приведенные данные сведем в таблицу 2.32. 

    Таблица 2.32 – Достоинства и недостатки системы управления ОАО ЗАО ФСК "Чайка"

 

    Таким образом, было выявлено, что ЗАО ФСК "Чайка" обладает достаточно эффективной  системой управления, функционирующей  на основе гибкой осуществимой стратегии  организации, а также надежного  и адаптивного аппарата управления.

    Из  полученной интегральной оценки системы  управления можно сделать вывод, что главной проблемой компании является низкий уровень системы  информации, а также организационной  структуры и процесса управления. Следовательно, руководству предприятия  следует уделить этому наибольшее внимание.

     2.5 Оценка возможностей внедрения информационной системы документационного обеспечений управления

 

     В основе всей управленческой деятельности лежит работа с документацией, и организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений.

     Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время. В документационной деятельности различных организаций при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы:

     - неизбежная потеря документов, следовательно  и информации;

     - попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

     - накопление множества документов, назначение и источник появления  которых неясны;

     - большие затраты времени на  подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная реакция на новые воздействия;

     - избыточность документооборота, большая  потеря времени на обработку  входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

     - противоречивость принимаемых решений,  невозможность обеспечить быструю  передачу исходных документов  и информации должностным лицам,  принимающим решения;

     - бесконтрольность исполнителей, невозможность  доведения в короткие сроки  поручений, вытекающих из резолюций  до конкретных исполнителей;

     - невозможность установления истории  работы с документами;

     - непроизводственные затраты рабочего  времени на поиск необходимого  документа, формирование тематической  подборки документов;

     - избыточные затраты на бумагу  и копирование для создания  нескольких копий одного документа 

     Как результат, документооборот включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а  принимаемые решения нередко  дублируют друг друга, а иногда носят  противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости  организации, которая выражается и  в том, что руководители не могут  проследить о прошлой и текущей  деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории  подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем  в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию  компьютерных технологий, но применение простых организационных решений  лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного  момента. Когда решаемые компанией  задачи усложняются, увеличиваются  ее размеры, возможностей указанных  решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому  хаосу.