Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

      Этап 5. Промышленная эксплуатация – внедрение  ПО. Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.

      Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:

• Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД;
• Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.);
• Администрирование сервера и ПО;
• Осуществление резервного копирования (back-up)

      На  данном этапе можно инициировать процесс развития СЭД: добавление новых  функций, расширение границ проекта  внедрения (добавление новых категорий/видов  документов, расширение числа пользователей / подразделений / предприятий холдинга, добавление новых функций).

      С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных  этапов могут реализовываться параллельно  в зависимости от уровня сложности  задач автоматизации, используемого  программного обеспечения (ПО) и др.

      На  протяжении всего жизненного цикла  проекта внедрения СЭД должны проводиться работы по управлению проектом. Например, рекомендуется использовать американский стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (Руководство PMBOK).

     3.3 Оценка экономической  эффективности и  надежности системы  электронного документооборота

 

     При выборе наилучшего процесса обработки  информации, помимо использования показателей  достоверности, применяют оценку, сравнение  и выбор по соотношению уровня производительности того или иного  варианта и значению величин показателей  трудовых и стоимостных затрат на проектирование и эксплуатацию этих процессов.

     В этом комплексе рассчитывают абсолютные и относительные показатели оценки экономической эффективности технологических  процессов.

      К группе абсолютных показателей относят:

     - показатели, оценивающие величину обработки информации за год по базовому(существующему) и проектному вариантам (T₀) и (Тj);

- показатели, оценивающие величину эксплуатационных стоимостных затрат за год по базовому и проектному вариантам (С₀) и(Сj);

- показатель оценки снижения трудовых затрат за год ( ), который рассчитывается по формуле: 

      (3.1) 

- показатель снижения стоимостных затрат за год ( ), который рассчитывается по формуле: 

           (3.2) 

Группа  относительных показателей оценки эффективности эксплуатации ИС включает:

• коэффициент снижения трудовых затрат за год ( ), показывающий, на какой процент снижается затраты проектного варианта по сравнению с базовым и рассчитываемый по формуле:

                                     (3.3)

- индекс снижения стоимостных затрат ( ), показывающий, во сколько снижаются трудовые затраты проектного варианта по сравнению с базовым и рассчитываемый по формуле:

              (3.4)

- коэффициент снижения стоимостных затрат за год, ( ), который рассчитывается по формуле:

            (3.5)

- индекс снижения стоимостных затрат ( ), рассчитываемый по формуле:

                                     (3.6)

Помимо  вышеприведенных показателей эффективности  также рассчитывают показатель срока  окупаемости капитальных затрат (Ток), представляющий собой отношение  капитальных затрат к экономии стоимостных  затрат:

     Ток = (К j - К о)/( )    (3.7)

где Ко и К j – капитальные затраты, включающие в себя затраты на следующие направления:

• на приобретение вычислительной техники;
• на покупку программного обеспечения;
• на освоение программного обеспечения;
• на проектирование и отладку проекта.

Расчетный коэффициент эффективности Ер является обратной величиной сроку окупаемости  и рассчитывается по формуле:

                              Ер = 1/ Ток      (3.8)

Для оценки эффективности использования ЭИС  рассчитаем абсолютные и относительные  показатели экономической эффективности  технологических процессов, а так же показатели достоверности получаемой информации: 

     Рассчитаем, среднее время (в часах), затрачиваемое  ежедневно на обработку информации при работе с бумажными носителями и при использовании ИС.

     Среднее время обработки информации при  работе с бумажными носителями:

     Т₁ = 15 дней * 8 человеко-часов = 120 человеко-часов * день (человеко-часов, затрачиваемых на обработку информации).

     Т₁ср = 120 человеко-часов *день/22 дня = 5 человеко-часов (Среднее время, ежедневно затрачиваемое на работу с бумажными носителями в месяц). 

     Среднее время обработки информации при  работе с ИС:

     Т₂ = 3 дня*8 человеко-часов = 24 человеко-часов *день (человеко-часов, затрачиваемых на обработку информации).

     Т₂ср = 24 человеко-часов *день/22 дня = 1 человеко-часов (Среднее время, ежедневно затрачиваемое при использовании ИС в месяц).

     В анализируемом случае величина трудоемкости обработки информации при работе с бумажными носителями.

     Как было установлено, средняя величина затрат времени на обработку информации – 5 чел/часов, тогда:

      5 чел/часов * 248 рабочих дней = 1240 человеко-часов в год. 

     Величина  трудоемкости обработки информации при работе с ЭИС 

     Т₁ = 1 человеко-часов * 248 рабочих дней = 248 человеко/часов в год.

       Определим коэффициент снижения  трудоемкости:

     К = 1240/248 = 5

     Таким образом, трудоемкость обработки информации снижается в 5 раз. 

     Расчет  показателя оценки снижения трудовых затрат за год:

     

      = 1240 – 248 = 992 человеко-часов.

     Коэффициент снижения трудовых затрат за год, показывающий, на какой процент снижаются затраты  предполагаемого варианта по сравнению  с базовым:

     

      = 992/1240 = 0.80 т.е. трудовые затраты снижаются на 80%.

     Индекс  снижения трудовых затрат ( ), показывающий, во сколько раз снижаются трудовые затраты предполагаемого варианта по сравнению с базовым:

     

      = 1240/248 = 5,0 т.е. трудовые затраты снижаются в 5,0 раз. 

     Рассчитаем  показатели абсолютного снижения стоимостных  затрат.

     Затраты до внедрения ИС: на заработную плату  персоналу (2 человека) – секретарь и машинистка, работники ответственные за сохранность документов, корреспонденцию документов.

     С₀ = 2 * 12 000 руб = 24 000 руб.

     Затраты после внедрения ИС: на заработную плату персоналу (1 человек) – секретарь.

     :

     С₁ = 1 * 13000 руб = 13000 руб.

     Абсолютное снижение стоимостных затрат:

      = 24000 – 13000 = 11 000 руб.

     Коэффициент относительного снижения стоимостных  затрат за месяц, показывающий, на какой  процент снижаются затраты предполагаемого  варианта по сравнению с базовым:

      = 14000/240000 = 0.583,

     т. е стоимостные затраты снижаются  на 58,3%.

     Индекс  снижения стоимостных затрат показывающий, во сколько раз снижаются стоимостные затраты предполагаемого варианта по сравнению с базовым:

      = 24000/11000 = 2,18

     т.е. стоимостные затраты снижаются  в 2,18 раза. 

     Рассчитаем срок окупаемости затрат на внедрение проекта:

• приобретение вычислительной техники – сервер – 25 000 руб.
• покупка программного обеспечения – операционной системы лицензионной + антивирус+ ПО – Сервер- 8 300 руб.
• освоение программного обеспечения – затраты на работу специалиста – 50 ч. * 1000 руб/ час = 5 000 руб..
• проектирование и отладка – 15500 руб.

     Итого на проектирование и внедрение программного комплекса затрачено 

     25 000 + 8 300 + 5 000 + 15500 =  53800 руб.

     53 800 / 11000= 4,89.

     Таким образом, окупаемость проекта – 4,89 лет.

     Проведем  сравнительный анализ затрат на внедрение  «Ефрат: Документооборот»:

• покупка программного обеспечения – 65 000 руб.
• освоение программного обеспечения – 22 000 руб.
• проектирование и отладка – 45 000 руб.

     Итого на проектирование и внедрение программного комплекса «Ефрат: Документооборот» было бы затрачено :

     65 000 + 22 000 + 45 000 = 132 000 руб.

     Таким образом, получаем, что для комплекса «Ефрат: Документооборот»:

     Ток = 132 000/14 000 = 9,4,

     т.е. средства, направленные на разработку и внедрение  системы «Ефрат: Документооборот» - 9 лет и 5 мес. В то время как внедрение собственного ПО окупится уже через 4,89 лет.

     Абсолютные  и относительные показатели эффективности  от внедрения ИС приведены в таблице 3.4. 

     Таблица 3.4  Сравнительные экономические характеристики базового и проектного вариантов