Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

     Единственным  путем решения подобных проблем  является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем  внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечений  управления (ИС ДОУ). В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых  технологий, проблемы на предприятии  полностью не исчезают, вместо них  появляются новые. Среди таких можно  обозначить:

     - несанкционированный доступ к  конфиденциальной информации;

     - вероятность утраты больших массивов  ценной информации из-за технических  неполадок оборудования, проникновения  в компьютерную сеть вирусов,  разрушающих систему или неквалифицированных  действий пользователя;

     - как одна из технических проблем:  быстрая смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных  процессов в управлении и использования  имеющихся документальных массивов.

     Возникают также проблемы нормативного характера:

     - не установлен порядок признания  юридической силы электронных  документов государственными органами  и судами;

     - отсутствует официально признаваемая  методика (стандарт) работы с электронными  документами, обеспечивающая признание  их юридической силы;

     - отсутствуют методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие.

     Кроме вышесказанного, как бумажные, так  и электронные документы имеют  свои преимущества и одновременно и  ограничения, связанные с носителем  информации.

     Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов представлена в таблице В.1.

     Таким образом, бумажные и электронные  документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем  информации, что важно для долговременного  хранения информации с сохранением  возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения  и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного  обеспечения (прежде всего - доведения  информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют  неоспоримые преимущества. Поэтому  для эффективной организации  документационного обеспечения  управленческой деятельности предпочтительно  сочетание документов на бумажном и  электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

     Целесообразность  и эффективность внедрения системы электронного документооборота для различных категорий пользователей ЗАО ФСК «Чайка» можно представить следующим образом:

• Руководителей. Система электронного документооборота позволяет оперативно принимать решения по документам и предоставляет эффективные средства контроля их исполнения.
• Должностных лиц (исполнителей). Система электронного документооборота предоставляет «виртуальное рабочее место», на котором имеются простые и удобные средства для работы с деловыми документами неограниченного числа пользователей.
• Служб документационного обеспечения. Система электронного документооборота является профессиональным решением для ведения как традиционного, так и электронного документооборота.
• Помощников руководителей и секретарей-референтов. Система электронного документооборота позволит поддерживать качественное информационное и документационное обеспечение руководства.
• ИТ-специалистов. Система электронного документооборота имеет гибкие механизмы настройки и администрирования системы, возможности интеграции с любыми бизнес-приложениями.

     Таким образом, разработка проекта организации внедрения электронного документооборота в деятельность ЗАО ФСК «Чайка» является актуальным и эффективным. 

 

      3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММЫ МОДЕРНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЗАО ФСК «ЧАЙКА» НА ОСНОВЕ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

     3.1 Программа внедрения технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

 

     Как было установлено в п.2.5 на исследуемом  предприятии есть необходимость  внедрения электронной системы  документооборота. Необходимо отметить, что следует выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности на основе современных ИТ:

     1. Совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных ИТ. Такой подход ориентируется, в первую очередь, а минимальный уровень риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых ИТ. Он оправдан, как уже было сказано выше, в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения.

     2. Комплексное внедрение ИТ во все сферы ДОУ. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации. Для его реализации используют специализированные комплексные ИТ. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, но требует наличия больших ресурсов (финансовых, трудовых, человеческих и других), модернизации организационной структуры организации, продолжительного временного периода реализации.

     Комплексные системы ориентированы на создание единого информационного пространства на предприятии, в организации. Решение  такой сложной задачи должно базироваться на едином методологическом подходе  к автоматизации решения различных  делопроизводственных функций, едином комплексе взаимосвязанных технологий, реализующих этот подход, а также  на едином техническом и программном  комплексе, обеспечивающем функционирование вышеназванного комплекса технологий. Непременным условием функционирования таких систем является совместимость со сложившейся инфраструктурой, поскольку информационная система должна стать частью информационной системы предприятия.

     На  основании вышеизложенного и  учитывая потребности предприятия, была разработана программа по внедрению  электронного документооборота на предприятии  строительной отрасли (табл.3.1). 

     Таблица 3.1 - Программа внедрения электронного документооборота на предприятии строительной отрасли 

       

     На  основании анализа информационных систем в п.1.2 было установлено, что  ни одно из представленных решений  не соответствует целям и задачам  решаемых вопросов предприятия.

     Поэтому целесообразно создать программу, разработанную непосредственно  для ЗАО ФСК ЧАЙКА.

     Необходимо, что бы программа решала задачи хранения, управления, доступа к документам, управление работой с документами.

     Целесообразно с целью экономии ресурсов планировать  программу типа – Клиент-Сервер. Тогда необходимо будет приобрести только мощный сервер для хранения, обработки информации, а клиентские места оставить без изменений  и модификаций.

     

     Рисунок 3.1 Схема ПО типа Клиент-Сервер 

     Условно можно выделить пять этапов процесса внедрения СЭД (см. Рис. 3.2):

1. Предпроектное и информационное обследование объекта внедрения СЭД (результат концептуальная или инфологическая модель);
2. Анализ объекта внедрения СЭД и построение даталогической или логической модели;
3. Физическая реализация: разработка, настройка, доработка и тестирование ИС (результат: физическая модель);
4. Опытно-промышленная эксплуатация СЭД: установка и настройка ПО, обучение персонала, устранение ошибок в работе системы, доработка СЭД;
5. Промышленная эксплуатация СЭД.

 
 

     

     Рисунок 3.1 Схема процесса внедрения СЭД  на строительном предприятии 

     Необходимо  учесть, что при внедрении СЭД приходится сталкиваться со следующими основными проблемами, от решения которых зависит успех всего проекта внедрения:

     - в большинстве случаев, необходимость масштабной реорганизации предприятия;

     - слабая формализация бизнес-процессов и отсутствие корпоративных стандартов;

     - СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет);

     - наличие определенного сопротивления внедрению СЭД со стороны сотрудников предприятия ("сопротивление изменениям"), нередко вызванного нежеланием какой-либо "прозрачности" своей деятельности;

     - отсутствие необходимого уровня подготовки у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего уровней) к работе с СЭД.

     Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена  документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный  эффект. В процессе внедрения СЭД  необходимо обеспечить возможность  работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия. Очень важную роль играет реальная поддержка руководством предприятия проекта внедрения (так  называемый "фактор первого лица"). При отсутствии такой поддержки (например, даже в организации получения  всей необходимой информации при  обследовании предприятия), в лучшем случае, система будет внедрена лишь в отдельных подразделениях предприятия (вряд ли от этого можно ждать  какого-либо заметного возврата инвестиций).

     Проблему "сопротивления изменениям" можно  решить путем постепенного и планомерного внедрения элементов электронного документооборота, начиная с самого простого (например, обучения сотрудников  работе с электронной почтой и intranet -сетью, организации электронного архива и др.) и проведения необходимой  разъяснительной работы. В ходе внедрения  СЭД обязательно следует организовать тренинги для сотрудников предприятия, а также консультации для его  руководства по организации перехода на электронную форму делопроизводства.

     Масштабное  внедрение СЭД обязательно должно предваряться пилотным проектом, в  ходе выполнения которого выясняются основные проблемы, которые могут  встретиться непосредственно при  внедрении. Главная задача пилотного  проекта заключается в определении  того, есть или нет (или предполагается) ощутимый эффект от внедрения СЭД. В  случае успеха пилотного проекта принимается окончательное решение о внедрении СЭД, разрабатывается реальный проект внедрения вместе с полным планом внедрения.

     Электронный документооборот применяется для достижения максимально возможной эффективности и выгодности проекта строительства, а также для того, чтобы сократить сроки предоставления документации. Имеет он также и следующие задачи:

     •Способствование  сокращению сроков строительства, путем  своевременной подготовки документации