Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

justify">     •Сокращение времени обработки информации

     •Повышение  качества и оперативности управления строительным объектом

     •Повышение  эффективности сбора и регистрации  первоначальной информации

     При этом можно выделить еще несколько  преимуществ использования системы  электронного документооборота для  строительных предприятий:

     •Значительно  быстрее происходит обмен информацией  внутри организации, отпадает проблема задержек и несвоевременного информирования сотрудников об изменениях документации, отпадает риск использовать документы, которые утратили актуальность

     •Происходит стандартизация работы с документами, контроль за её  исполнением также  строится на  единых правилах

     •Информация становится более защищённой

     •Становится удобнее работать с информацией, ведь она четко структурирована

     •Упрощается сбор первоначальной информации, поскольку  заполнение различных форм полностью  стандартизировано

     •Эффективность  труда работников возрастает, практически  исчезают проблемы соответствия квалификации сотрудников

     •Создается  единое информационное пространство на основе коммуникаций, которыми связаны  все работники организации, которые  объединены одними деловыми процессами

     •Применяются  единые средства и технологии для  обмена информацией между структурными подразделениями организации

     •Автоматизируются процессы подготовки и принятия управленческих и организационных решений

     •Создается  база для применения безбумажной  технологии работы с необходимыми документами

     Таким образом, электронный документооборот  для строительных предприятий  выполняет  все необходимые функции для  осуществления бизнес-процессов - сокращает  то время, которое обычно затрачивается  на выполнение работы; качественно  улучшает результаты операций; позволяет  экономить ресурсы; делает деятельность сотрудников более прозрачной и  др.

     3.2 Проект организации внедрения электронного документооборота в деятельность ЗАО ФСК «Чайка»

 

     В п.3.1 был рассмотрен процесс внедрения  СЭД на строительном предприятии. Выполним детализацию этого процесса и  рассмотрим более подробно этапы реализации программы по внедрению СЭД:

     Этап 1. Разработка ТЗ для создания ПО.

     Этап 2. Реализация ПО.

     Этап 3. Пилотный проект проходит апробацию  на месте.

     Этап 4. Консолидирование замечаний. Выполнение доработок в пилотном ПО.

     Этап 5. Создание инструкции пользователя ПО.

     Этап 6. Установка ПО на рабочие места  пользователей.

     Этап 6. Обучение пользователей. Формирование базы данных.

     Кроме того, при формировании исходной базы необходимо выполнить электронную  копию бумажного документа. Цель подобных действий – снятие пиковых нагрузок, характерных для бумажной технологии, поскольку сканирование документов с подлинников и их печать из электронного архива могут выполняться в разное время и в разных местах. Кроме того, решается задача верификации – идентичности бумажной и электронной версий документации, изготовленных с одной и той же компьютерной копии подлинника из электронного архива.

     Для реализации указанной цели разработана следующая схема функционирования системы.

     Этап 1. Разработка Технического требования и реализация программного обеспечения.

     Этап  2. Создание электронной копии бумажного документа.

     Этап 3. Изготовление проектной документации с электронной копии.

     Выпуск  документации для заказчика осуществляется следующим образом. С помощью  компьютера отслеживает поступление  комплектов проектной документации разных разделов в электронный архив. Далее просматривает ее на компьютере, «выписываются» накладные на документы  платежного этапа и передает ее в  группу выпуска проектной продукции. В накладной, помимо реквизитов объекта  и наименований комплектов, указываются  наименование этапа, архивные номера комплектов, количество экземпляров, указания по фальцовке, брошюровке и другому оформлению документов.

     Группа  выпуска проверяет в электронном  архиве наличие документации, указанной  в накладной. Далее печатает с  компьютера заданное количество экземпляров, контролирует готовую продукцию  и передает ее в установленном  порядке заказчику.

     Рассмотрим  более подробно этапу работу, касающиеся непосредственно пользователей  программы, без подробного  анализа  работы программистов и отдела ИТ.

     Этап 1. Разработка Технического требования и реализация программного обеспечения.

     К основным шагам проектирования базы данных относятся:

• определение информационных потребностей базы данных;
• анализ объектов реального мира, которые необходимо смоделировать в базе данных. Сформировать из этих объектов сущности и характеристики этих сущностей (например, для сущности “деталь” характеристиками могут быть “название”, “цвет”, “вес” и т.п.) и сформировать их список;
• поставить в соответствие сущностям и характеристикам - таблицы и столбцы (поля) в нотации выбранной СУБД (Paradox, dBase, FoxPro, Access, Clipper, InterBase, Sybase, Informix, Oracle и т.д.);
• определить атрибуты, которые уникальным образом идентифицируют каждый объект;
• выработать правила, которые будут устанавливать и поддерживать целостность данных;
• установить связи между объектами (таблицами и столбцами), провести нормализацию таблиц;
• спланировать вопросы надежности данных и, при необходимости, сохранения секретности информации.

      Спроектированная  база данных должна отвечать следующим  условиям:

• удовлетворять всем требованиям пользователей к содержимому базы данных. Перед проектированием базы необходимо провести обширные исследования требований пользователей к функционированию базы данных;
• гарантировать непротиворечивость и целостность данных. При проектировании таблиц нужно определить их атрибуты и некоторые правила, ограничивающие возможность ввода пользователем неверных значений. Для верификации данных перед непосредственной записью их в таблицу база данных должна осуществлять вызов правил модели данных и тем самым гарантировать сохранение целостности информации;
• обеспечивать естественное, легкое для восприятия структурирование информации. Качественное построение базы позволяет делать запросы к базе более “прозрачными” и легкими для понимания; следовательно, снижается вероятность внесения некорректных данных и улучшается качество сопровождения базы.
• удовлетворять требованиям пользователей к производительности базы данных. При больших объемах информации вопросы сохранения производительности начинают играть главную роль, сразу “высвечивая” все недочеты этапа проектирования.

      Для эффективной работы разрабатываемой  программы необходимы минимальные и рекомендуемые параметры ПК (Таблица 3.1). 

     Таблица 3.1 - Рекомендуемые параметры ПК для работы с ИС организации

 

      Так как в управлении и на местах установлены  современные ПК, то модернизации оборудования не требуется. Все ПК компании удовлетворяют  не только минимальным, но и максимальным требованиям ПО.

      В Управлении на ПК пользователей установлена  операционная система не ниже Windows XP SP1 RUS.

      Все компьютеры объединены в единую сеть. Пропускной способности сети достаточно для работы программы.

      Этапы решения задачи приведены в таблице  3.2. 

     Таблица 3.2  Этапы решения задачи

 

      Под вводом первичных данных подразумевается  заполнение справочников, внесение условно- постоянной информации.

      В процессе проектирования системы обработки  данных проектировщик может ориентироваться  на несколько вариантов аппаратной платформы и разработать несколько  технологических процессов, среди  которых необходимо выбрать наилучший. К основным требованиям, предъявляемым  к выбираемому технологическому процессу, относятся:

• обеспечение пользователя своевременной информацией;
• обеспечение высокой степени достоверности полученной информации;
• обеспечение минимальности трудовых и стоимостных затрат.

      При выборе варианта технологического процесса обработки экономической информации используют две группы показателей  оценки эффективности: показатели достоверности  получения и обработки информации и показатели трудовых и стоимостных  затрат на проектирование системы и  обработку информации.

      Этап 3 – Апробация пилотного варианта ПО .

      Целью внедрения Системы является факт начала работы пользователей в СЭД (Система должна удовлетворять потребности  и запросы пользователей) и стабильно  работающая Система (без сбоев и  ошибок).

      В процессе внедрения выполняются  следующие работы:

      установка и настройка ПО;

• обучение персонала и администраторов СЭД;
• разработка документации на СЭД для пользователей (Help);
• устранение ошибок в работе системы;
• доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
• разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
• организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

      Данный  этап является наиболее сложным для  всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при  начале работы в новой для них  среде, т.к. пользователи вынуждены  изменить привычные и устоявшиеся  для них способы работы. В связи  с этим на данном этапе важно проводить  обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к  новым условиям работы.