Разработка проекта по внедрению технологий электронного документооборота на предприятиях строительной отрасли

 

     Кроме вышеперечисленного внедрение ЭИС  дает выигрыш во времени, затрачиваемом  на обработку информации и выполнение отчетов, а также значительно  уменьшает вероятность возникновения  ошибок в учетных данных.

     Таким образом, в ходе решения задачи автоматизации СЭД строительного предприятия было установлено, что ни одно из представленных решений не соответствует целям и задачам решаемых вопросов предприятия, поэтому целесообразно создать программу, разработанную непосредственно для ЗАО ФСК ЧАЙКА.

     Процесс внедрения СЭД состоит из 5 этапов, каждый из которых является важным и пропустить ни один из них нельзя. Первоначально необходимо сформулировать требования, предъявляемые к новому ПО, перечислить функции и разграничить полномочия.

     После чего, программисты могут выполнять  пилотный проект ПО. Пилотный проект проходит апробацию на предприятии. В ходе работы с пилотным проектом ПО пользователи тестируют его на соответствие заявленным требованиям, выявляются ошибки кода, структуры отчетов, и проч.

     После исправления ошибок в пилотном проекте, ПО запускается в промышленную эксплуатацию.

     При анализе экономической эффективности  «коробочного» ПО – системы «Ефрат- Документооборот» и разработанного ПО установлено, что при внедрено собственного ПО срок окупаемости проекта  – 4,89 лент. В то время как «Ефрат» - 9,4 года.

     При внедрении СЭД индекс снижения стоймостных затрат- 2,18 раза, индекса производительности труда – 5 раз.

     Полученные  выводы подтверждают целесообразность и экономическую выгоду внедрения  комплексной программы электронного документооборота.

 

      ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 
 

     В результате анализа современного положения  строительной отрасли и перспективы ее развития было установлено, что строительная отрасль как в целом по стране. Так и в Орловской области является перспективным направлением экономики. Существуют положительные прогнозы на динамику инвестиций в отрасль, объемах работ и количества строительных организаций с рассматриваемой отрасли.

     Изучение современного состояния и использования систем документационного обеспечения предприятий строительной отрасли на региональном уровне позволило установить, что выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Для коммерческой компании выбор определяется целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем. В настоящий момент на рынке ПО нет предложений удовлетворяющих потребности строительной организации в электронной системе документооброта.

     Полученный  анализ финансово-хозяйственной деятельности ЗАО ФСК «Чайка» показал, что финансовое положение и результаты деятельности организации характеризуют показатели:

      - значение коэффициента обеспеченности  собственными оборотными средствами 0,54 характеризуется как очень  хорошее; 

      - коэффициент текущей (общей) ликвидности  соответствует нормальному значению;

      - коэффициент быстрой ликвидности  соответствует нормативному значению;

      - соответствует нормативному значению  коэффициент абсолютной ликвидности; 

      - коэффициент покрытия инвестиций  соответствует норме; 

      - чистая прибыль за 2009-й год  составила 3 784 тыс. руб. (+4 100 тыс. руб. по сравнению с аналогичным периодом прошлого года).

      Приведенные ниже три показателя финансового  положения хорошо характеризуют  деятельность предприятия:

      - коэффициент автономии неоправданно  высок (0,76);

      - чистые активы превышают уставный  капитал, однако за рассматриваемый  период наблюдалось снижение  величины чистых активов; 

      - отстающее снижение собственного  капитала относительно общего  изменения активов организации.

      Показатели  финансового положения и результатов  деятельности ЗАО ФСК "Чайка", имеющие нормальные или близкие к нормальным значения:

      - не в полной мере соблюдается  нормальное соотношение активов  по степени ликвидности и обязательств  по сроку погашения; 

      - финансовый результат от продаж  за год равен нулю.

      Показателем, имеющим значение на границе норматива, является следующий– недостаточная рентабельность активов (0,1 % за год).

     Однако  расчет рейтинговой оценки финансового  положения и результатов деятельности ЗАО ФСК "Чайка" показал, что  финансовое состояние предприятия  можно определить как нормальное.

      Проведенные нами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным движением документов, позволяют нам сделать ряд  выводов и предложений:

1. Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
2. Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:

      - неизбежная потеря документов, следовательно и информации;

      - попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

      - накопление множества документов, назначение и источник появления  которых неясны;

      - большие затраты времени на  подготовку и согласование документов, как следствие – малая скорость  обработки и информации, а значит  – медленная реакция на новые воздействия;

      - избыточность документооборота, большая  потеря времени на обработку  входящей и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

      - противоречивость принимаемых решений,  невозможность обеспечить быструю  передачу исходных документов  и информации должностным лицам,  принимающим решения;

      - бесконтрольность исполнителей, невозможность  доведения в короткие сроки  поручений, вытекающих из резолюций  до конкретных исполнителей;

      - невозможность установления истории  работы с документами;

      - непроизводственные затраты рабочего  времени на поиск необходимого  документа, формирование тематической  подборки документов;

      - избыточные затраты на бумагу  и копирование для создания  нескольких копий одного документа.

     Изучение  понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота», «корпоративные системы электронного управления документами».

     К критериям определяющим выбор СЭД можно отнести: критерии функциональности системы, возможности персональных настроек, универсальность технических характеристик, удобство внедрения, критерий ценовой политики системы, критерий безопасности и удобства эксплуатации.

      Таким образом, в ходе решения задачи автоматизации  СЭД строительного предприятия  было установлено, что ни одно из представленных решений не соответствует целям  и задачам решаемых вопросов предприятия, поэтому целесообразно создать  программу, разработанную непосредственно  для ЗАО ФСК ЧАЙКА.

      Процесс внедрения СЭД состоит из 5 этапов, каждый из которых является важным и пропустить ни один из них нельзя. Первоначально необходимо сформулировать требования, предъявляемые к новому ПО, перечислить функции и разграничить полномочия.

      После чего, программисты выполняют пилотный проект ПО. Пилотный проект проходит апробацию на предприятии. В ходе работы с пилотным проектом ПО пользователи тестируют его на соответствие заявленным требованиям, выявляются ошибки кода, структуры отчетов, и проч.

      После исправления ошибок в пилотном проекте, ПО запускается в промышленную эксплуатацию.

      При анализе экономической эффективности  «коробочного» ПО – системы «Ефрат- Документооборот» и разработанного ПО установлено, что при внедрено собственного ПО срок окупаемости проекта  – 4,89 лент. В то время как «Ефрат» - 9,4 года.

      При внедрении СЭД индекс снижения стоймостных  затрат- 2,18 раза, индекса производительности труда – 5 раз.

      Полученные  выводы подтверждают целесообразность и экономическую выгоду внедрения  комплексной программы электронного документооборота.

 

       СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 

     

1. "Гражданский  кодекс Российской Федерации  (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред.  от 07.02.2011) // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс] : еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс»,  НПО «ВМИ». – Загл. с экрана
2. "Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 07.02.2011) // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс] : еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл. с экрана
3. Федеральный закон Российской Федерации от 06.04.2011№ 63-ФЗ "Об электронной подписи" // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс] : еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл. с экрана
4. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс] : еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл. с экрана
5. Федеральный закон РФ от 27.12.2002 № 184-ФЗ "О техническом регулировании" (принят ГД ФС РФ 15.12.2002) (ред. от 28.09.2010) // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс] : еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл. с экрана
6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.88 № 33) // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс] : еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл. с экрана
1. ГОСТ 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело"; Термины и определения (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28) // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс] : еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл. с экрана
7. Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела (Указ Президента РФ от 30.05.2005 №609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела" (ред. от 23.10.2008) // ПБД «Консультант Плюс 3000» [Электронный ресурс] : еженед. пополнение / ЗАО «Консультант Плюс», НПО «ВМИ». – Загл. с экрана
8. Акимов В.В., Макарова Т.Н., Мерзляков В.Ф., Огай К.А., Эконмика отрасли ( строительство) : Учебник. М. : ИНФРА – М, 2009. – 304 с.
9. Абутидзе, З.С. Управление качеством и реинжиниринг организаций / З.С. Абутидзе, Л.Н. Александровская, В.Н. Бас и др.: Учебное пособие. – М.: «Логос», 2007. – 328 с.
10. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учеб. пособие для вузов / Под ред. П.П. Табурчака- СПб.: Химиздат, 2008- 288с.
11. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 2007. №3. С.23-26.
12. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 2009. №1. С. 34-39.
13. Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 2008. №3. С. 19-23.
14. Банк, В.Р. Информационные системы в экономике: Учебник // В.Р. Банк, В.С. Зверев. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». - 2007. – 214 с.
15. Большаков, А. С. Современный менеджмент: теория и практика / А. С. Большаков, В. И. Михайлов. – 2-е изд., испр. и доп. – СПб.: Питер, 2008. – 85 с.
16. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика [Электронный ресурс] – код доступа http://www.klerk.ru/boss/articles/59543
17. Динес В.А., Ларин В.М, Лоскутов Р.Ю., Яшин Н.С. Конкурентоспособность и экономическая устойчивость промышленного предприятия. Саратов: Издательский центр СГСЭУ, 2010.
18. Жилищное строительство - один из путей выхода из кризиса [Электронный ресурс] / Строительный портал Stroy-firms.ru.- Режим доступа: http: // www.stroy-firms.ru / news.
19. Зайцев Н.Л. Экономика организации. – М.: «Экзамен», 2009. – 768с.
20. Казанский, Ю.Н. Опыт организации и управления строительными фирмами в США / Ю.Н. Казанский. – М.: 2008.– 128 с.
21. Кинан, К. Решение проблем / К. Кинан. – М.: Эксмо, 2008. – ISBN: 5-699-14275-4. - 80 с.
22. Колесников, С. Н. Инструментарий бизнеса: современные методологии управления предприятием / С. Н. Колесников. — М.: Статус-кво, 2006. — 343с.
23. Крылович, А.В. Информационные технологии в управлении предприятием. - М.: Вита-пресс, 2008. - 165 c.
24. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) // Т.В. Кузнецова. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез». - 2000. - 818 с.
25. Лапидус, В.А. Всеобщее качество (TQM) в российских компаниях / В.А. Лапидус. – М.: ОАО «Типография «Новости»», 2008. – 130 с.
26. Лукичева, Л.И. Управление организацией: Учебное пособие по специальности «Менеджмент организации» / Л.И. Лукичева; Под ред. Ю.П. Анискина. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2006. - 360 с.
27. Мазур, И.И. Корпоративный менеджмент. Справочник для профессионалов / И.И. Мазур, В.Д. Шапиро, Н.Г. Ольдерогге. — М.: Высшая школа, 2007. — 107 с.
28. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2009. - №6. - С.49.
29. Официальный сайт Орловской области [Электронный ресурс] / Орел. - Режим доступа: www.adm.orel.ru
30. Официальный сайт федеральной службы государственной статистики [Электронный ресурс] / Москва. - Режим доступа: www.gks.ru.
31. Офф сайт Электронные офисные системы
32. Причина использования систем электронного документооборота [Электронный ресурс] – код доступа http://documentscirc.ru/
33. Прогноз социально-экономического развития Орловской области на 2010 год и основные параметры прогноза до 2012 года // Приложение к распоряжению Правительства Орловской области от 13 октября 2009 г. № 165-р [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.orelobl.ru/Eco.
34. Просто об электронном документообороте // ECM-Journal . – [Электронный ресурс] – код доступа http://ecm-journal.ru/special/1649468.aspx
35. Пустынникова, Е.В. Основы менеджмента. Учебное пособие / Е.В. Пустынникова. – М.: КНОРУС, 2008. – 320 с.
36. Савицкая Г. В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности. – М.: ИНФРА-М, 2010. – 288с. – (Серия «Высшее образование»).
37. Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота [Электронный ресурс] – код доступа http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
38. Система управления бизнес-процессами: Модуль электронный документооборот [Электронный ресурс] – код доступа http://elma-bpm.ru/functions/doc_management/
39. Шафрин, Ю. Информационные технологии // Ю. Шафрин. – М.: ООО «Лаборатория базовых знаний». – 2007. – 320 с.
40. Экономика предприятия / Под ред. Е.Л. Кантора – СПб: Питер, 2009. – 352с.: ил. – (Серия «Учебники для вузов»).
41. Экономика предприятия: Учебник / Под ред. Проф. О.И. Волкова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 520с. – (Серия «Высшее образование»).
42. Экспресс-оценка эффективности документооборота [Электронный ресурс] – код доступа http: // www.evfrat.ru / download /test / ?from = dir&_openstat
43. Электронный документооборот в организации: проблемы и решения. Сайт компании «ИнтерТраст» [Электронный ресурс] – код доступа http://www.intertrust.ru/analytics/we_in_smi/222/