Аудит дебиторской и кредиторской задолженности на предприятии ОАО "Ростелеком"

- Убедиться в правильности формирования  статей баланса, содержащих сведения  о кредиторской задолженности. 

 

2.2 Аудит расчетов с подотчетными лицами.

 

Законодательные и нормативные  документы, регулирующие объект проверки:

1. Положение о порядке  покупки и выдачи иностранной  валюты для оплаты командировочных расходов.

2. Об изменении норм  возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации (Приказ МФ РФ).

3. О нормах возмещения  расходов при краткосрочных загранкомандировках (письмо МФ РФ).

4. Нормы и нормативы  на представительские расходы,  расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующими размер отнесения этих расходов на себестоимость продукция (работ, услуг), и порядок их применения (письмо МФ РФ № 94 от 06.10.92 с последующими изменениями и дополнениями).

5. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий.

6. Положение о составе  затрат по производству и реализации  продукции  (работ, услуг).

Источники информации для проверки:

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

   • приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

•   оплата мелкого  ремонта оргтехники, транспортных средств;

•   расходы на командировки по территории РФ и за границу;

•   представительские  расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с  одной стороны, достаточно узок —  это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые  необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации  авансовых отчетов;

- приказы о направлении сотрудников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- сметы представительских расходов;

- приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные  операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- баланс предприятия (ф. № 1) (стр. баланса — прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. баланса — прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчет о движении денежных средств (ф. № 4);

- главная книга;

-журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Вопросы для  составления плана программы проверки:

Признаки отсутствия или  недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

- отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

- несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

- отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

- несоблюдение установленных сроков отчета о полученных  суммах;

- задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

- списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на   финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

- отсутствие    утвержденных   руководителем    предприятия смет представительских расходов;

- отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

- отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

- выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета  расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник. По результатам опроса ответственных работников проверяемо предприятия по вопроснику аудитор может сделать следующие выводы:

- Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

- В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ  лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

- Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

- В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»   суточные,   возмещаемые   сверх   норм   работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.

- В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ « О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх не ведется.

- В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.

- В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

 По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод — о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен.

Подобный вывод может быть основанием для следующих действий:

- если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

- если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов  наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с  подотчетными лицами применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Перечень аудиторских  процедур:

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить 
письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица. 

При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные  суммы,  необоснованно  списанные  с  работников без удержания   из   заработной   платы,   на   основании  статей 2 и 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основные контрольные процедуры:

-«Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

-«Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

-«Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

-«Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

-«Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% взносов в Пенсионный Фонд РФ согласно ст. 1 на РФ № 207-ФЗ от 21.12.95;

-«Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка  гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций;

- «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

- «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

- «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения командировочных расходов;

- «Подотчет 2.1.5» — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

- «Подотчет 2.2.1» - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;