Аудит оплаты труда в организации

 

2.3. Автоматизация  расчетов по оплате труда в организации

В учреждении применяется комплексная программа «Барс бюджет». Автоматизация бюджетного учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения по соответствующим разделам плана счетов бюджетного учета. Все разделы бюджетного учета автоматизированы. Это позволяет эффективно и своевременно контролировать соответствие применяемой в учреждении методики бухгалтерского учета и налогообложения операций по оплате труда и учета расчетов с персоналом, ведения аналитического и синтетического учета.

Санкционирование оплаты денежных обязательств производится в соответствии с разделом 5 «Санкционирование расходов бюджета», Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Министерства Финансов Российской Федерации от 30.12.2008 № 148 и пунктом 8.1 приказа первого заместителя главы муниципального образования Аксубаево, директора департамента финансов от 16.11.2007 года № 124 «Об утверждении порядка составления и ведения сводной бюджетной росписи, кассового плана исполнения местного бюджета и исполнения местного бюджета по расходам и источникам финансирования дефицита бюджета.

Департамент финансов принимает бюджетные обязательства по оплате труда и начислениям на выплаты по факту кассового расхода на основании трудовых договоров. Отдел кадров ежемесячно до 1 числа, следующего за отчетным месяцем, представляет в бухгалтерию в отдел учета и отчетности табель учета рабочего времени; а также распоряжения, приказы о перемещении и приеме на работу; справки о начислениях и удержаниях с предыдущего места работы сотрудника - в день регистрации (приеме на работу). Путевые листы водители ежемесячно до 3 числа следующего за отчетным передают в отдел учета и отчетности; материально-ответственные лица передают материальные отчету также до 3 числа месяца, следующего за отчетным. Аналитический учет ведется в журнале операций по каждому направлению учета, например, учет кассовых операций осуществляется на балансовом счете 20104 «Касса» и отражается в журнале операций № 1. Бюджетный учет имущества, обязательств и хозяйственных операций МКУ «Отдел образования» осуществляется по рабочему плану счетов бюджетного учета. Данные учета выводятся на бумажные носители. Аналитический учет принятых бюджетных обязательств ведется на основании документов, подтверждающих принятые обязательства.

Бухгалтер МКУ «Отдел образования» обязан вводить в программу «Зарплата и кадры» на основании первичных документов: приказы о приеме на работу, увольнении, о переводе, об отпусках, выполнять расчеты по больничным и исполнительным листам; также формировать итоговые общие отчеты: свод по заработной плате, расчетные листки по каждому работнику, расчетную ведомость, отчет по проводкам, платежные ведомости. Платежные ведомости распечатываются по школам: для педагогических работников и младшего обслуживающего персонала, подписываются начальником МКУ «Отдел образования» АМР РТ Валиуллиной А.К. и главным бухгалтером. Пескаревой Н.П.

Во время приема сотрудника на работу бухгалтер МКУ «Отдел образования» в программе «Барс бюджет» модуль «Персонал» на основании заявления работника и ксерокопий его документов: паспорта, ИНН, номера пенсионного страхового свидетельства, диплома, оригинала трудовой книжки формирует документ – приказ о приеме на работу. Документ «Приказ о приеме на работу» предназначен для регистрации факта приема сотрудника на работу по трудовому договору согласно Трудовому кодексу Российской Федерации. Выбрав пункт «Прием на работу» в меню «Документы» надо заполнить информацию о сотруднике, которая содержит сведения о занимаемой должности по штатному расписанию, принадлежность работника к какому-либо подразделению (школе), категории. Необходимо указать:

- основные персональные  данные сотрудника: ФИО, ИНН, страховой  номер ПФР, адрес места жительства и адрес места рождения;

- на основное место  работы сотрудник принимается  на работу или по совместительству;

- количество занимаемых  сотрудником ставок;

- подразделение, в котором  будет работать;

- систему и форму оплаты  труда: простая повременная по окладу (по часам);

- размер оклада по  штатному расписанию;

- график работы;

- характер работы: постоянная, временная и т.д.;

- режим труда: пятидневная  рабочая неделя.

На закладке «Бухгалтерский учет» отражается информация о шаблоне бухгалтерской записи, согласно которой будет учитываться зарплата сотрудника. На закладке «Налоговый учет» - информация о налогообложении доходов сотрудника единым социальным налогом (отдельно по каждому виду страхования). Кнопка «Изменить» позволяет отредактировать эту информацию.

На закладке «Начисления и удержания» отражается список начислений и удержаний, начисляемых сотруднику автоматически. Стандартные вычеты по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ), предоставляемые сотрудникам организацией как налоговым агентом, указываются в справочнике «Налоговые вычеты сотрудников». Список вычетов конкретного сотрудника можно открыть непосредственно в форме диалога справочника «Сотрудники», на закладке «Основное», нажав кнопку «Ввод данных» и выбрав из выпадающего меню пункт «Вычеты по НДФЛ». Экранная форма документа начисление заработной платы работникам учреждения представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Экранная форма документа «Начисление заработной платы работникам учреждения»

В конфигурации предусмотрена гибкая система назначения шаблонов проводок различным начислениям, позволяющая бухгалтеру с одной стороны назначить конкретную проводку каждому начисляемому работникам рублю, а с другой стороны для постоянных начислений выполнить распределение по счетам один раз и «и постоянно».  Шаблон проводки можно указать в документах, регистрирующих начисления и удержания работников («Ввод расчетов сотруднику» и «Ввод расчетов по списку сотрудников»), с другой стороны шаблон проводки можно указать для всех начислений работника (которым в документах не назначено «своего» шаблона). Введенные в документах и справочниках шаблоны проводок хранятся в справочнике «Шаблоны проводок» (пункт «Бухучет зарплаты» меню «Справочники» и могут быть повторно использованы при описании новых шаблонов). Конфигурация предполагает следующую общую последовательность действий бухгалтера от начала расчетного периода до закрытия месяца:

• смена расчетного периода журнала «Зарплата», если начинается календарный год - смена периода в журнале «Налоги с ФОТ»;

• регистрация просроченной задолженности (если в организации допускаются задержки выплаты зарплаты) документом «Накопленная задолженность». Такая функция в МКУ не используется, так как выдача заработной платы сотрудникам производится в строго отведенные числа для выдачи заработной платы и задержки не допускаются.

Следующими документами, формирующими данные для учета и начисления заработной платы сотрудникам, являются:

- прием на работу новых сотрудников и увольнение;

- кадровые перемещения сотрудников;

-ввод различных документов по начислениям: наряды, договора подряда ,путевые листы.;

-ввод и расчет документов типа больничных, отпусков, приказов на оплату, рассчитанному по среднему заработку.

- ввод документов типа «Выплата  заработной платы» (электронный аналог платежной ведомости) для осуществления межрасчетных выплат и выплат за первую половину месяца;

- ввод одного или нескольких регламентных документов «Начисление зарплаты» и «Начисление налогов» за текущий месяц;

-расчет заработной платы;

- ввод и расчет «платежных ведомостей» для полной или частичной выплаты зарплаты текущего или прошлых периодов;

депонирование неполученных сотрудниками сумм по платежным ведомостям;

- получение отчетов по результатам расчета;

- расчет  страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и социальное страхования.

 При использовании  программы высвобождается время  на проверку подлинности первичных  документов (табель учета рабочего  времени, больничные листы и др., а также их соответствующее заполнение, согласно требованиям нормативных документов. Все это позволяет проверить правильность составления бухгалтерской отчетности, проводить всевозможные анализы, в том числе и в, части оплаты труда. Экранная форма документа «расчетная ведомость» представлена на рисунке 2.

 

Рис.2.Экранная форма документа «расчетная ведомость»

При совершенствовании учета и расчетов с персоналом по оплате труда немаловажную роль играет внедрение автоматизированных систем, так как они позволяют:

- применить современные методы анализа, планирования и контроля в финансово-хозяйственной деятельности;

- повысить уровень управляемости и надежности работы;

- обеспечение эффективного и согласованного взаимодействия между подразделениями;

- снизить долю рутинных операций, освободив время для  интеллектуального труда.

В программе « Барс бюджет» реализован качественно новый генератор отчетов; кроме того, в ней широко используется механизм сводной таблицы. Эти средства получили развитие в редакции 8.5, основной акцент сделан на улучшение возможностей представления итоговых данных. Например, можно создавать отчеты по заработной плате, размещая многоуровневые группировки в одной или нескольких колонках, применять различное оформление, как для обычных, так и для кросс-отчетов, генерацию выходных форм с помощью текстовых макетов. Имеется возможность конвертации переноса остатков и первичных документов из предыдущей версии в новую базу.

Таким образом в программе «Барс Бюджет, модуль «Персонал» добавлены новые возможности, специфические для расчета заработной платы бюджетных учреждений. Заработная плата рассчитывается автоматически по введенным бухгалтером показателям (по табелям, справкам, приказам о перемещениях и изменениях в окладах). Добавлены документы: «Путевой лист автомобиля», которые позволяют рассчитывать заработную плату более в развернутом виде. Бухгалтер имеет возможность редактировать шаблоны печатных форм первичных документов. Расчет итоговых данных ведется в монопольном режиме. После визуальной и логической проверки свода начисленных и удержанных сумм за каждый месяц расчетного периода формируются расчетные листки на каждого сотрудника.

 

 

 

 

 

 

 

 3. Аудит оплаты  труда в организации

 

3.1. Планирование  аудита оплаты труда в организации

Планирование аудиторской проверки это наиболее важный этап проведения аудита. Цель эффективного планирования заключается в том, чтобы предельно минимизировать аудиторский риск при проведении аудита. Планирование определяет объем аудита. Объем определяется на основании предварительно проведенной оценки рисков. ФПСАД № 8 «Понимание деятельности аудируемого лица, среды в которой она осуществляется, и оценка рисков существенного искажения аудируемой финансовой (бухгалтерской) отчетности» устанавливает единые требования к пониманию деятельности аудируемого лица и среды, в которой она осуществляется, включая систему внутреннего контроля и оценку рисков существенного искажения аудируемой финансовой отчетности.

Для планирования аудиторской проверки предстоит: определить тип аудиторского задания, проверить клиента на соответствие требованиям стандарта по этике аудиторской проверки и определить рамки аудиторского задания. Следующий этап планирования: разработка стратегии аудиторской проверки - определить объем, срок проведения и основные направления аудиторской проверки, определить наиболее значимые статьи отчетности.

Организационно-методическая подготовка аудита включает: изучение финансово- экономического состояния объекта контроля, а также планов производственно-хозяйственной деятельности, результатов предыдущей аудиторской проверки. В законе «Об аудиторской деятельности» от 31.12.2008 года № 307 «под существенностью понимается степень точности данных финансовой отчетности, которая позволяет пользователю этой отчетности, на основании ее данных, делать правильные выводы о результатах хозяйственной деятельности, финансовом и имущественном положении аудируемых лиц и принимать базирующиеся на этих выводах обоснованные решения».

Договор на проведение аудита является возмездным. Предметом договора является проверка аудиторской фирмой бухгалтерского учета и финансовой отчетности и выдача аудиторского заключения на достоверность бухгалтерской отчетности. МКУ «Отдел образования» представляет аудиторской фирме «Аудит ТД» бюджетную финансовую отчетность за 2010 год; форма № 6 «Отчет о целевом использовании полученных средств». Проверке подвергаются первичные документы; журналы-ордера по кассе, банку, подотчетным лицам, поставщикам; ведомости начислений заработной платы; приказ об учетной политике МКУ «Отдел образования», журналы операций по счету «Касса», журнал операций по банковскому счету; журнал операций расчетов с подотчетными лицами; журнал операций с поставщиками и подрядчиками; журнал операций расчетов с дебиторами по доходам; журнал операций расчетов по заработной плате, денежному довольствию и стипендиям; журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов; журнал по прочим операциям; Главная книга. Возможно применение компьютерных технологий на получение баз данных, так как бухгалтерский учет ведется в программе «Барс Бюджет», руководитель и аудиторы считают целесообразным возможность использования компьютерной аудиторской проверки.

Для эмпирического приближения к оптимальному варианту проведения проверки в ходе планирования  необходимо решать следующие задачи:

- сбор информации о  деятельности МКУ «Отдел образования», о его бизнесе, организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля;

- оценка уровня существенности  и аудиторского риска;

- выявление учетных областей  с повышенным внутренним риском, значимыми данными для аудита;

- формирование стратегии  проведения проверки, оценка трудозатрат, сроков, стоимости выполняемых работ.

На первом этапе аудитор изучает уставные документы МКУ «Отдел образования» и определяет статус юридического лица, организационную структуру, виды осуществляемой деятельности. Аудитор отмечает, что МКУ «Отдел образования» является бюджетным учреждением и создано для организации государственных и авторских образовательных, воспитательных и развивающих программ основного общего и среднего (полного) общего образования. Деятельность школы направлена на формирование общей культуры обучающихся на основе усвоения обязательного минимума содержания образовательных программ. Право на ведение образовательной деятельности и льготы, установленные законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан, возникают в МКУ «Отдел образования» с момента выдачи лицензии.