Методические аспекты бухгалтерского учета, анализа и аудита материально-производственных запасов

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством РФ.

Товары, приобретенные организацией для продажи, оцениваются по стоимости их приобретения. Организации, осуществляющей розничную торговлю, разрешается производить оценку приобретенных товаров по продажной стоимости с отдельным учетом наценок (скидок).

Материально-производственные запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся в ее пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в оценке, предусмотренной в договоре [6, с.19].

Основными задачами учета  материально-производственных запасов  являются:

1. Формирование фактической себестоимости запасов;

2. Правильное и своевременное документальное оформление операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску запасов;

3. Контроль за сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуатации) и на всех этапах их движения;

4. Контроль за соблюдением установленных организацией норм запасов, обеспечивающих бесперебойный выпуск продукции, выполнение работ и оказание услуг;

5. Своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления иных возможностей вовлечения их в оборот;

6. Проведение анализа эффективности использования запасов.

Исходя из Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов каждая организация разрабатывает  внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием материально-производственных запасов [7, с.21].

1.2 Документальное оформление поступления и расходования материальных ценностей

 

Сырье и материалы поступают от поставщиков; подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета; от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства.

Поступили материалы от поставщиков и подотчетных лиц:

Дт – 10 «Материалы»;

Кт – 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Экспедитор организации принимает  на станции прибывшие материалы  по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест или  массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Для получения материалов со склада иногородних поставщиков экспедитору  выдают наряд и доверенность (см. приложение А), в которых указывают перечень материалов, подлежащих получению. При приемке материалов экспедитор производит не только количественную, но и качественную приемку.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает  заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. Приходный ордер подписывают заведующий складом и экспедитор (см. приложение Б).

При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера.

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную (см. приложение В).

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства и др. оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Материалы отпускают со склада организации  на производственное потребление, хозяйственные  нужды, на сторону, для переработки  и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Расход материалов, отпускаемых  в производство и на другие нужды ежедневно, оформляют лимитно-заборными картами (см. приложение Г). Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов).

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют одно- или многострочные требования-накладные (см. приложение Д), которые составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным за ее пределами, оформляют  накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения  в двух экземплярах на основании  нарядов, договоров и других документов.

При перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов вследствие их непригодности оформляют актом  на списание материалов (см. приложение Е), который составляется специально созданной комиссией с участием материально ответственного лица.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов (см. приложение Ж). С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами.

На фактически израсходованные  материалы подразделение-получатель материалов составляет акт расхода (см. приложение З). Кроме того, подразделения организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию.

В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах, первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе [8, с. 221].

 

 

 

 

 

1.3 Учет движения производственных запасов на складах     

      и бухгалтерии

 

1.3.1 Учет движения производственных запасов на складах

Материальные запасы в организациях должны храниться в:

1. Центральных (базисных) складах, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы (отдела) снабжения и сбыта;
2. Складах (кладовых) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены весами, необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площади.

Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия. Для этого к месту хранения материальных запасов, как правило, прикрепляется ярлык, а на ячейках (лунках) делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Приказом руководителя организации  должна быть установлена система  материальной ответственности на складах. С должностными лицами, несущими ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность материальных запасов, должны быть заключены договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ. Такими должностными лицами являются заведующие складами (кладовщики) или другие работники с обязательным заключением с ним договора о полной материально ответственности. Смена  этих лиц должна сопровождаться инвентаризацией складов и составлением актов приема-передачи материальных ценностей (см. приложение И), утверждаемых руководителем организации.

На складах ведется сортовой учет материально-производственных запасов  в количественном выражении. Для  этого применяются карточки складского учета, где осуществляется учет материальных запасов по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). Карточки складского учета после их регистрации в бухгалтерии организации в специальном реестре и их нумерации выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку. Заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных запасов (стеллажи, полка, ячейка и т. п.).

На основании первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, других приходных и расходных документов) в день совершения операций заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операций, наименования и номера документа и краткого содержания. Остатки по карточке выводятся при наличии операций ежедневно. Из лимитно-заборных карт запись в карточки складского учета производят по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Материалы, закупленные подотчетными лицами организации, подлежат сдаче  на склад. Оприходование производится на основании оправдательных документов, подтверждающих покупку (счета и  чеки, квитанции к приходному ордеру и т. д.), которые прикладываются к авансовому отчету подотчетного лица (см. приложение К).

Операции по передаче материалов из одного подразделения в другое оформляется  накладными на внутреннее перемещение  материалов.

Бухгалтерская служба организации систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складах.

При небольшой номенклатуре материальных запасов и небольших оборотах разрешается вместо карточек и книг складского учета вести месячные материальные отчеты (см. приложение Л). В этом отчете должны отражаться данные, которые имеются в карточках складского учета, остаток ценностей на начало месяца, приход и расход за месяц, остаток на конец месяца. В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость (см. приложение М) по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой). В материальных отчетах указывается сумма по приходу, расходу и остаткам материальных ценностей, которая проставляется бухгалтерией организации или заведующим складом.

 

1.3.2 Учет движения производственных запасов в бухгалтерии

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные сроки. После проверки первичные документы таксируются, т. е. определяется сумма по операции путем умножения количества на цену.

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой) ведется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Учет ведется в разрезе каждого  склада, подразделения, других мест хранения материалов, а внутри них – в  разрезе каждого номенклатурного  номера, групп материалов, субсчетов  и синтетических счетов бухгалтерского учета. Приходные документы группируют по поставщикам, а расходные – по направлениям расхода. Применяются два варианта учета материалов с использованием оборотных ведомостей: в первом варианте в бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-суммового учета, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. На основании первичных учетных документов (по приходу, расходу, внутреннему перемещению), сдаваемые в бухгалтерскую службу складами и подразделениями, бухгалтер в карточках отражает движение материалов (приход, расход). Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет, только в бухгалтерии ведется количественный и суммовой учет, в то время как на складах – количественный учет.

На основе оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Во втором варианте карточки аналитического учета в бухгалтерской службе не ведутся, приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и отдельно – по расходу, которые записываются в оборотную ведомость.

Оборотные ведомости и сводные оборонные ведомости ведутся так же, как в первом варианте, остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

Сальдовый метод учета основан  на следующих принципах. Учет движения материалов ведется в разрезе групп субсчетов и балансовых счетов материалов бухгалтерской службой только в денежном выражении, определяемом, как правило, исходя из учетных цен. Отдельно учитываются образование, распределение и остатки транспортно-заготовительных расходов.

На основании первичных приходных  и расходных документов материально  ответственные лица ведут количественный учет ценностей в карточках или  книгах складского учета. В установленный  срок бухгалтер проверяет на складе правильность каждой записи в карточках, сверяя их с первичными документами, переданными ему материально ответственным лицом. Одновременно он проверяет правильность выведения остатков.