Методические аспекты бухгалтерского учета, анализа и аудита материально-производственных запасов

Правильность и своевременность  бухгалтерского учета материалов в большей мере зависят от достоверности складского учета. В связи с этим складской сортовой учет должен быть под постоянным наблюдением и контролем одного из работников бухгалтерии. Он обязан непосредственно на складе проверять правильность оформления первичных документов по приходу и расходу материалов, особенно заполнение установленных реквизитов, наличие подписей лиц, ответственных  за данную операцию, а также своевременность записи первичных документов в складские карточки сортового учета, правильность исчисления в них остатков материалов.

Первичные документы по приходу  и расходу материалов служат основанием для учета материальных ресурсов не только в местах хранения, но и  в бухгалтерии. Поэтому все они, после того как сделаны записи в складские карточки сортового учета, должны быть переданы в бухгалтерию в установленные сроки.

Сдача документов в бухгалтерию  оформляется реестрами, которые  составляют отдельно на приходные и  расходные документы с периодичностью, установленной руководителем предприятия.

В реестре указывают номер группы материалов или номенклатурный номер, количество и номера первичных документов по группе или номенклатурному номеру. Реестры составляют в двух экземплярах  по каждому субсчету учета материальных ресурсов. Первый экземпляр вместе с первичными документами сдают в бухгалтерию, второй с распиской работника бухгалтерии о приеме документов остается у материально ответственного лица.

 

6. Аналитический бухгалтерский учет материальных ресурсов

 

Для того чтобы обеспечить информацией управление материальными ресурсами, ТЧЭ-5 организуют их аналитический учет. Материалы, запасные части, топливо и т. д. передают под ответственность специальных работников – заведующих складами, кладовщиков, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Они осуществляют операции по приемке материалов, их хранению и отпуску. Учет материальных ресурсов в целом ведется по схеме, приведенной на рисунке:

 

 

 

Рисунок 5 – Структурная схема построения учета материальных   ресурсов

Бухгалтерия ТЧЭ-5 документы, принятые от материально ответственных лиц, проверяет, комплектует в пачки и передает на ЭВМ, где их обрабатывают по соответствующей программе и по каждой кладовой составляют машинограммы – оборотные ведомости по номенклатурным номерам материальных ресурсов. Эти ведомости являются регистрами аналитического учета, данные которых по номенклатурным номерам материалов в натуральном выражении сверяют с показателями складского учета. Сверка может быть выполнена автоматически составлением машинограммы «Сальдово-сличительная ведомость».

Приходные ордера, приемные акты сверяют  с относящимися к ним счетам поставщиков  или извещениями. Требования, полученные из кладовой и отражающие поступление  материалов с дорожных складов, сверяют  со вторыми экземплярами этих требований, которые бухгалтерия получает вместе с извещением склада.

После проверки первичных документов операции по приходу и расходу  материалов оценивают и определяют итоги по каждой учетной группе материалов. Групповые итоги проставляют непосредственно в реестре. На основании реестров сдачи документов бухгалтерия по каждому месту хранения (кладовой) ведет накопительные ведомости отдельно по приходу и расходу материалов. Одновременно данные о поступлении и расходе материалов в денежном выражении в накопительных ведомостях распределяют по учетным группам.

Таким образом, накопительные ведомости представляют собой регистры аналитического бухгалтерского учета материалов. При составлении накопительных ведомостей первичные документы по приходу и расходу материалов уже не используют, что значительно облегчает работу. По окончании месяца в накопительных ведомостях по каждой учетной группе материалов подсчитывают итоги и переносят их в групповые оборотные ведомости.

Групповые оборотные ведомости  составляют по каждому материально ответственному лицу по учетным группам. После перенесения итогов из накопительных ведомостей по приходу и расходу материалов в оборотных ведомостях определяют остатки на начало следующего месяца.

Итоговые данные групповых оборотных ведомостей используют для сверки с итогами записей в регистрах синтетического учета. Чтобы сделать такую сверку, если не одно, а несколько материально ответственных лиц, составляют сводную оборотную ведомость без указания учетных групп. Вместо групп материалов в ней проставляют номера складов (кладовых) и фамилии материально ответственных лиц. Полученные в ней итоги должны соответствовать итогам оборотов и остатков синтетического счета (субсчета), на котором ведется учет материальных ресурсов.

Итог сводной оборотной ведомости в части расхода материалов сравнивают с итогом свода расхода материалов по учетной стоимости.

Кроме показателей аналитического и синтетического учета, по окончании  каждого месяца производят сверку учетных  данных бухгалтерии с данными складского сортового учета материалов. Для этого материально ответственные лица в складских карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за отчетный месяц и выводят остатки материалов на конец месяца. Полученный итог сверяют с остатком, который исчислен в карточке после записи в ней последней в данном месяце операции. Проверенные конечные остатки материалов работник бухгалтерии или материально ответственное лицо переносит из сортовых карточек складского учета в ведомость учета остатков материалов на складе.

Ведомость учета остатков материалов бухгалтерия открывает на год  для каждого склада. Наименование материалов и их номенклатурные номера вписывают в ведомость раздельно  по каждой учетной группе.

В бухгалтерии количественные остатки  материалов оценивают и подсчитывают частные итоги по каждой группе и общий итог по всем группам материалов. Полученные итоги сверяют по каждой группе материалов и общему итогу с аналогичными данными групповой оборотной ведомости. Тождество остатков, содержащихся в ведомости учета остатков материалов и в групповой оборотной ведомости, подтверждает правильность оперативного (складского) и бухгалтерского учета материалов.

Если при сверке обнаружены какие-либо расхождения, то необходимо выявить ошибки и устранить их. Из-за ошибки по какой-либо учетной группе материалов возникает неравенство остатка, указанного в групповой оборотной ведомости, и остатка, который значится по этой же группе в ведомости учета остатков материалов на складе. Учетная группа локализует ошибки, что позволяет быстрее отыскивать их.

 

2.7 Инвентаризация материальных ресурсов

 

Инвентаризация материалов, топлива  и других материальных ресурсов –  одно из действенных средств контроля за сохранностью имущества организации. Проверка наличия производственных запасов позволяет установить такие их изменения, которые не отражаются и часто не могут быть отражены в первичных документах, например, естественная убыль, порча и т. д. Инвентаризация позволяет уточнить фактическое наличие материальных ресурсов, отраженных в бухгалтерском учете.

Сроки и порядок проведения инвентаризации материальных ресурсов установлены  специальными методическими указаниями Министерства финансов Российской Федерации. На складах ТЧЭ-5 инвентаризацию проводят обязательно перед составлением годового отчета, кроме ресурсов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года.

Фактическое наличие материальных ресурсов проверяют также при  смене материально ответственных  лиц, при установлении фактов хищений, порчи материалов, злоупотреблений, в случае стихийных бедствий, аварий, пожаров и других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при смене формы собственности, иной реорганизации и т. д. Инвентаризации подлежат материальные ресурсы как собственные, так и находящееся на ответственном хранении ТЧЭ-5. Инвентаризацию проводит комиссия при обязательном участии в ней работника бухгалтерии. Персональный состав комиссии утверждает руководитель ТЧЭ-5. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Руководитель ТЧЭ-5 должен создать  условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия материальных ресурсов в установленные сроки, а главный бухгалтер обязан обеспечить быстрое и точное выявление результатов инвентаризации и отражение их в системе счетов бухгалтерского учета.

До начала проверки фактического наличия  материальных ресурсов инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы о движении материальных ресурсов, которые председатель комиссии визирует с указанием «до инвентаризации … [дата]». Бухгалтерии это служит основанием для определения остатков материальных ресурсов к началу инвентаризации по учетным данным. Также к началу инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в том, что все расходные и приходные документы на материальные ресурсы сданы в бухгалтерию, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Фактическое наличие материальных ресурсов комиссия записывает в инвентаризационные описи, которые ведутся в двух экземплярах. Отдельные описи составляют на материальные ресурсы, находящиеся  в пути, отгруженные покупателям (получателям), находящиеся на складах других организаций или переданные в переработку другой организации.

Если во время инвентаризации на склад поступают материальные ресурсы, они принимаются в присутствии  членов инвентаризационной комиссии и  приходуются после инвентаризации. Сведения о них заносят в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации».

Инвентаризация не может быть причиной перебоев в снабжении ТЧЭ-5 материальными  ресурсами. С письменного разрешения руководителя ТЧЭ-5 и главного бухгалтера в процессе инвентаризации они могут отпускаться в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ресурсы заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах об этом делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии.

Путем сопоставления содержащихся в описи данных с данными бухгалтерского учета выявляют результаты инвентаризации. Материальные ресурсы, по которым имеется отклонение фактического наличия от данных учета, записывают в сличительную ведомость с указанием в ней учетных, фактических данных и результата инвентаризации (излишек, недостача).

При использовании вычислительных машин составляют машинограмму – оборотно-сличительную ведомость. В ней по номенклатурным номерам определяют излишки или недостачу материальных ресурсов в количественном и денежном выражении. Выявленные при инвентаризации излишние материальные ресурсы приходуют по дебету счета 10 «Материалы» с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы» в оценке по рыночной стоимости. При этом необходимо устанавливать причины образования излишков и виновных лиц. Как правило, излишки являются результатом различных нарушений со стороны работников снабжения.

Недостающие материальные ресурсы списывают по фактической себестоимости на дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Затем с этого счета недостачу материалов в пределах норм естественной убыли, образовавшейся в процессе хранения, списывают на издержки производства или обращения, а сверх этих норм, если по каким-либо причинам нельзя установить виновных лиц или во взыскании с виновных лиц отказано судом, относят на финансовые результаты (счет 91 «Прочие доходы и расходы»). Основанием для отнесения на финансовые результаты недостач и порчи ценностей сверх норм естественной убыли являются решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций.

Сумма недостачи и потерь от порчи материальных ресурсов, по которым конкретные виновники известны, со счета 94 «Недостачи и потери от порчи  ценностей» относят на дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

На сумму подлежащих возмещению недостач и потерь составляется запись:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на сумму недостач по рыночным ценам;

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – на сумму недостач по балансовой стоимости;

Кредит счета 98 «Доходы будущих  периодов» – на сумму разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостающих материальных ресурсов.

Суммы в счет возмещения ущерба либо удерживаются из заработной платы виновного  лица, либо вносятся им наличными денежными  средствами на расчетный счет ТЧЭ-5.

В бухгалтерии это отражается записью:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» – на сумму недостач по рыночным ценам.

Одновременно сумма разницы  между стоимостью недостающих материалов по рыночным ценам и их балансовой стоимостью относится на финансовые результаты путем составления учетной записи по дебету счета 98 «Доходы будущих периодов» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

3 Анализ обеспеченности  материально-производственными запасами и проведение аудиторской проверки

 

 

3.1 Анализ обеспеченности материально-производственными запасами

 

Необходимым условием выполнения планов по производству продукции, снижению ее себестоимости, росту прибыли, рентабельности является полное и своевременное обеспечение предприятия сырьем и материалами необходимого ассортимента и качества.