Методические аспекты бухгалтерского учета, анализа и аудита материально-производственных запасов

Наряд-накладная – это ведомственный документ, с точки зрения назначения комбинированный: наряд – это приказ отпустить указанные материалы в определенном количестве, а накладная – исполнение приказа с указанием какие и в каком количестве материалы отпущены. Наряду с оперативными целями наряд-накладная используется и как бухгалтерский документ, на основании которого списываются материалы на главном складе (ЕДМТО) и оприходуют на складе ТЧЭ-5. Для этого главный склад направляет на ТЧЭ-5 два экземпляра наряда-накладной: один – вместе с извещением о внутреннем перемещении материалов, другой – вместе с материалами.

Снабжение ТЧЭ-5 материалами осуществляется через  главный и отделенческие склады в порядке внутреннего перемещения. Поступившие материалы они оприходуют на основании требований-накладных или актов приемки.

Некоторые материалы  в ограниченном количестве ТЧЭ-5 приобретает  через подотчетных лиц, выдавая  им наличные деньги. Передавая кладовщику материалы, подотчетное лицо одновременно предъявляет счет. Этот счет подотчетное  лицо предъявляет в бухгалтерию  вместе с авансовым отчетом.

Для контроля за отгрузкой топлива в адрес железной дороги и его поступлением на базы ЕДМТО, служба бухгалтерского и налогового учета применяет счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». По дебету отражают фактическую себестоимость топлива согласно авизо Росжелдорснаба, а по кредиту – учетную стоимость по данным приходных документов и авизо базы, на которую топливо поступило. Локомотивы ТЧЭ-5 заправляются прямо на базах топлива ЕДМТО.

Эксплуатационное  локомотивное депо Свердловск-Сортировочный высылает в службу бухгалтерского и налогового учета извещения о полученном топливе с приложенными к ним приемными актами и железнодорожными накладными. В извещениях стоимость топлива указывают по ценам поставщиков. По этим ценам депо оприходует топливо, составляя учетную запись по дебету счета 10 «Материалы», субсчет «Топливо» и кредиту счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты». Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в данном случае применяться не может, поскольку при централизованном приобретении топлива расчеты с поставщиками осуществляет Росжелдорснаб.

При приемке  топлива на локомотивном депо Свердловск-Сортировочный могут быть выявлены недостачи, которые фиксируют в акте приемке. В акте указывают: станцию отправления и назначения; дату; номер вагона; марку и массу недостающего топлива. На основании акта недостачу со счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» перечисляют на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» до выяснения причин и виновника. Например: согласно авизо Росжелдорснаба ТЧЭ-5 отгружено топливо на 56 717,86 р.; транспортные расходы до входного пункта оплачены поставщиком за счет ОАО «РЖД» – 8 000 р. Топливо поступило на базу и оприходовано по цене поставщика на 54 717,86 р. По данным акта приемки, составленной базой, недостача топлива в пределах норм составила 400 р.; сверх норм – 1 600 р. В бухгалтерии делаются записи:

1. На сумму авизо Росжелдорснаба:

Дебет счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»;

Кредит счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты» (с Росжелдорснабом) – 64 717,86 р.

2. На стоимость поступившего на базу топлива:

Дебет счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты» (с ТЧЭ);

Кредит счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» – 54 717,86 р.

3. Отношение транспортных расходов к стоимости топлива по цене поставщика: 8 000/56 717,86 100 = 15 %;

4. Сумма транспортных расходов, подлежащая включению в стоимость недостачи сверх норм убыли:

1 600 15 %/100=240 р.;

5. Фактическая себестоимость недостачи, подлежащая списанию:

1 600+240 =1 840 р.;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Кредит счета 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» – 1 840 р.;

6. Определяется и списывается сумма отклонений в стоимости поступившего топлива: 64 717,86 – (54 717,86 + 1 840) = 8 160 р.;

Дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей»;

Кредит счета 15 «Заготовление и  приобретение материальных ценностей» –

8 160 р.

Эксплуатационное локомотивное депо Свердловск-Сортировочный материальных ресурсов самостоятельно практически не приобретают. Они осуществляют оприходование материальных ресурсов, поступивших:

1. Непосредственно от поставщиков в результате централизованного их приобретения;

2. Со складов железной дороги, филиалов и других структурных подразделений ОАО «РЖД» в порядке внутреннего перемещения.

Материальные ресурсы централизованного  приобретения при поступлении их транзитом от поставщиков в ТЧЭ -5 отражают по дебету счета 10 «Материалы» в корреспонденции с кредитом счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

В случае самостоятельного приобретения материальных ресурсов ТЧЭ-5 принимают их на учет по ценам поставщиков без применения счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», необходимость в котором в данной ситуации отсутствует.

Например: поступили материалы  от поставщиков:

Дебет счета 10 «Материалы»;

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Учтен НДС:

Дебет счета 19 «Налог на добавленную  стоимость по приобретенным ценностям»;

Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Отражены расходы по приобретению:

Дебет счета 10 «Материалы»;

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы» и т. д.

Отпущены материалы в производство:

^{Дебет счета 20 «Основное  производство», 23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы»;}

Кредит счета 10 «Материалы».

Какую-то часть материальных ресурсов ТЧЭ-5 получает со складов в порядке внутреннего перемещения между структурными подразделениями, а не с главного склада ЕДМТО, особенность которого заключается в том, что перемещаемые объекты не становятся собственностью другого юридического лица. Поступившие материальные ресурсы в этом случае оформляют составлением требования или акта приемки и в учете отражают по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты». При этом принимающая сторона в экземпляре авизо, предназначенном для передающей стороны, делает отметку об оприходовании материалов, что дает право передающей стороне после получения этого экземпляра авизо произвести списание отпущенных материалов.

В безвозмездном порядке предприятия могут получать материальные ценности от других хозяйствующих субъектов, для которых они являются излишними или ненужными, не могут приносить им экономическую выгоду.

Например: рыночная стоимость безвозмездно полученных материалов – 15 000 р., в течение месяца отпущено в производство материалов на 5 000 р.

В бухгалтерском учете эти операции получают следующее отражение:

Оприходование безвозмездно полученных материалов:

Дебет счета 10 «Материалы»;

Кредит счета 98 «Доходы будущих периодов».

Отпуск материалов в производство:

Дебет счета 20 «Основное производство»;

Кредит счета 10 «Материалы»  – 5 000 р.

Образование дохода отчетного периода:

Дебет счета 98 «Доходы будущих периодов»;

Кредит счета 91 «Прочие доходы и  расходы» – 5 000 р.

Таким образом, использование в производстве безвозмездно полученных материальных ценностей увеличивает на одну и ту же величину (5 000 р.) как расходы (счет 20), так и доходы (счет 91), что в итоге не оказывает влияние на финансовые результаты предприятия.

 

2.4 Учет выбытия материальных ресурсов

 

В Эксплуатационном локомотивном депо Свердловск-Сортировочный выбытием является передача материальных ценностей другим структурным подразделениям в порядке внутреннего перемещения. В результате внутреннего перемещения материальные ресурсы остаются на балансе юридического лица, т. е. ОАО «РЖД».

Все операции по выбытию материальных ресурсов оформляются соответствующими документами, на основании которых  они получают отражение в системе  счетов бухгалтерского учета.

Главный склад железной дороги производит отпуск материалов общего назначения ТЧЭ-5 на основании наряда-накладной. Для контроля за исполнением нарядов их регистрируют в журнале, где отмечают даты, номер документа и дату отпуска материалов. Экземпляр наряда-накладной главный склад использует для списания отпущенных материалов и отражения операций в учете:

Дебет счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты» (с ЕДМТО);

Кредит счета 10 «Материалы»  – .

Отпуск материалов ТЧЭ -5 главный  склад и склады отделений дороги производят на основании предъявленных им требований. Такие требования с указанием в них наименований и количества необходимых материалов ТЧЭ-5 выписывают в нужном количестве экземпляров и после подписи их руководителем и главным бухгалтером через своего представителя передают складу. После оформления отпуска материалов экземпляр требования склад использует для списания материалов в расход.

Со склада ТЧЭ-5 для внутреннего  потребления материалы отпускают  в пределах установленных норм по документам, выписываемых на основании дефектных ведомостей, книги заказов и т. д. Во всех документах, на основании которых оформляют отпуск материалов, обязательно указывают номер статьи номенклатуры расходов по видам деятельности ОАО «РЖД» или номер заказа, на который следует списать стоимость этих материалов.

Топливо на железнодорожном транспорте расходуется на тягу поездов, другие производственные и хозяйственные  нужды.

На локомотивы топливо отпускают  по суточным ведомостям (с 18 до 18 часов) на основании предъявляемых  машинистами маршрутов (см. приложение С). Суточную ведомость выписывает дежурный по базе в двух экземплярах, прописывая локомотивы и вид движения. Наименование и количество отпущенного на локомотивы топлива дежурный по базе записывает в суточную ведомость и маршрут машиниста. Достоверность данных подтверждается подписью машиниста в суточной ведомости и подписью дежурного в маршруте. Один экземпляр ведомости остается на базе в качестве расходного документа, второй предназначен для Центра оперативно-технического учета работы локомотивного депо. После того как ведомость для статистических целей была использована, центр передает ее в ЕДМТО.

На основании расходных документов бухгалтерия Эксплуатационного  локомотивного депо распределяет топливо  по направлениям затрат и списывает его в производство.

Отпуск топлива локомотивному  депо учитывается как внутреннее перемещение с кредита счета 10 «Материалы» в корреспонденции  с дебетом счета 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

Топливо, отпущенное на локомотивы своей  прописки, не считается израсходованным и в аналитическом учете значится как топливо на локомотиве. После возвращения локомотива из поездки в депо производится замер остатка топлива в его баках и расчет фактического расхода топлива, подлежащего списанию на себестоимость перевозок (дебет счета 20 «Основное производство»). Синтетический учет топлива Эксплуатационным локомотивным депо Свердловск-Сортировочный отражен на структурной схеме (см. приложение Т).

Первичная документация по приходу  и расходу материалов, которая формируется в производственных участках, обобщается в материальных отчетах, составляемых в конце месяца бухгалтерией депо. В отчете указывают наименование материалов, их номенклатурные номера, единицы измерения, остаток на начало месяца, количество поступивших и израсходованных материалов и остаток на конец месяца. Расход материалов в отчете отражают по соответствующим статьям номенклатуры расходов.

 

5. Учет материальных ресурсов на складах и в бухгалтерии

 

Учет движения материальных ресурсов в местах хранения – одно из условий эффективного управления запасами. Его ведут материально ответственные лица (заведующие складом, кладовщики), осуществляющие операции по приемке поступающих материалов и отпуску их потребителям и покупателям.

В местах хранения материальные ресурсы учитывают по каждому номенклатурному номеру отдельно и в натуральных измерителях – штуках, литрах и т. д. Это обеспечивает надлежащий контроль за сохранностью материальных ресурсов и позволяет иметь точные сведения о том, насколько фактический запас материалов определенного номенклатурного номера соответствует потребностям предприятия.

Количественно-сортовой учет материальных ресурсов ведется на специальных карточках, которые материально ответственному лицу выдает бухгалтер. Предварительно работник бухгалтерии в соответствии с номенклатурой (номенклатурой-ценником) заполняет титульную часть карточки, указывая в ней наименование материала, его номенклатурный номер, размер, сорт, единицу измерения, норму запаса и учетную цену, если она не изменяется в течение отчетного периода, т. е. является стандартной.

Наличие в карточках складского учета нормы (лимита) запаса дает возможность  заведующему складом систематически контролировать состояние фактических  запасов, их соответствие установленным  нормам и принимать необходимые меры к пополнению или сокращению запасов. Материально ответственные лица записывают в сортовые карточки складского учета все операции по приходу и расходу материалов. Основанием для записей служат первичные бухгалтерские документы – приходные ордера, требования, накладные и др. В карточках указывают содержание операции со ссылкой на номер документа, порядковый номер записи. Порядковый номер представляют также и на документах, что облегчает бухгалтерии сверку записей в карточках с данными первичных документов. После каждой записи в карточках определяют и записывают остатки, что дает возможность материально ответственному лицу ежедневно контролировать состояние запасов по каждому виду материалов.