Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

• Гражданский кодекс РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ;
• Налоговый кодекс РФ от 31.07.1998 № 146-ФЗ;
• Бюджетный кодекс РФ от 31.07.1998 № 145-ФЗ;
• Трудовой кодекс РФ от 30.12. 2001 года № 197-ФЗ;
• Закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. № 129-ФЗ;
• Приказ Минфина России «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету» от 30.12.2008 № 148н;
• Приказ Минфина России «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации» от 13.11.2008 № 128н;
• Приказ Минфина России «О порядке доведения бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств при организации исполнения федерального бюджета по расходам и источникам финансирования дефицита федерального бюджета и передачи бюджетных ассигнований, лимитов бюджетных обязательств при реорганизации участников бюджетного процесса федерального уровня» от 30.09.2008 № 104н;
• а также положения нормативных правовых актов федеральных ведомств и органов власти субъектов РФ, регулирующие новые системы оплаты труда, ряд других ведомственных приказов и распоряжений.

Решение является комплексным  и позволяет автоматизировать все  участки  учета в рамках единого  информационного пространства, общей  системы классификаторов и справочной информации, которая не требует дополнительной синхронизации. Всё это позволяет, осуществляя ведение всех учетных  процессов в соответствии с положениями  единой учетной политики, оперативно получать информацию высокой степени  достоверности.

В состав решения включены следующие функциональные блоки:

• Бухгалтерский учет в бюджетных организациях,
• Централизованное материально-техническое снабжение,
• Бюджетное планирование и финансирование,
• Расчет заработной платы,
• Кадры и штатное расписание,
• Консолидация и сведение отчетности,
• Тарификация в образовании,
• Подушевое финансирование в образовании,

а также ряд специализированных приложений:

• Учет лекарственных средств,
• Учет родительской платы,
• Учет вещевого обеспечения,
• Учет продуктов питания,
• Управление автотранспортом,
• Управление техническим обслуживанием и ремонтами,
• Учет договоров.

Состав решения может  быть ограничен требованиями заказчика  в зависимости от задач, возникающих  перед его специалистами. В дальнейшем состав решения может быть  постепенно расширен путем установки блоков и модулей без осуществления  дополнительного переноса данных или  перенастройки системы.

Каждый из перечисленных  модулей предназначен для решения  определенного круга задач и  сам по себе обладает рядом преимуществ, отмеченных специалистами соответствующих  отделов бюджетных учреждений, применяющих  в своей работе решение «Корпорации  ПАРУС»  для бюджетных учреждений.

Внедрение программно-методического  решения «Корпорации ПАРУС» для  бюджетных учреждений позволит:

• перейти на качественно новый уровень ведения учетных процессов в соответствии с потребностями учреждения;
• значительно сократить количество технических и математических ошибок при вводе и использовании информации;
• сократить время, необходимое для формирования регламентированной  отчетности, установленной действующим законодательством, а также получения дополнительных  аналитических данных, необходимых для осуществления деятельности бюджетного учреждения;
• автоматизировать процессы осуществления перечислений средств со счетов, сбора, консолидации и подачи всей отчетности бюджетного учреждения, а также целый ряд других операций посредством передачи сведений в электронном виде по каналам связи.

Всё это с учетом невысокой  стоимости и отсутствия необходимости  привлечения большого количества высококвалифицированных  специалистов для работы в финансово-экономических  отделах в связи с простотой  использования программного продукта позволит значительного повысить качество ведения учета и подготовки отчетности в бюджетном учреждении и сократить расходы на эти цели.

Для быстрого и эффективного внедрения решения «Корпорации  ПАРУС» для бюджетных учреждений желательно предварительное согласование с заказчиком ряда методологических и организационно-распорядительных документов:

• регламентов взаимодействия структур бюджетного учреждения,
• графика документооборота и альбома форм, применяемых в учреждении,
• должностных инструкций и перечня должностных обязанностей сотрудников,
• учетной политики учреждения;
• коллективного трудового договора и положения по оплате труда;
• положений об отделах и т.д.

4.3 Особенности использования «Парус» при учете расчетов с подотчетными лицами

 

Модуль «Бухгалтерский учет»  предназначен для автоматизации  ведения бухгалтерского учета в  бюджетных учреждениях любого уровня. В модуле реализован документооборот  всех участков бухгалтерского учета, которые  ведут главные распорядители, распорядители  и получатели бюджетных средств, в соответствии с положениями  действующих нормативных документов.

Данный модуль разработан в соответствии с действующими нормативными документами, регулирующими порядок  ведения бюджетного учета:

1.Налоговый кодекс РФ.

2.Бюджетный кодекс РФ.

3.Гражданский кодекс РФ.

4.Закон о бухгалтерском  учете ФЗ № 129 от 21.11.1996г.

5.Инструкция по бюджетному  учету № 148н от 30.12.2008г.

В модуле реализованы учетные  регистры для учета всех видов  первичных документов и учетной  информации, ведение которых предусмотрено  нормативными документами, регулирующими  ведение бухгалтерского учета.

Модуль имеет интуитивно понятный интерфейс, все функциональные возможности сгруппированы по принципу принадлежности к участкам бухгалтерского учета.

Благодаря широкому набору функциональных возможностей модуль позволяет  полностью  автоматизировать:

1. Учет операций по санкционированию  расходования бюджетных средств (рис. 4.1):

• учет лимитов бюджетных обязательств;
• контроль непревышения принимаемых бюджетных обязательств над лимитами;
• учет государственных и муниципальных контрактов;
• контроль исполнения сметных назначений.

Рис. 4.1 Учет операций по санкционированию расходования бюджетных средств

 

2.Учет финансовых активов  (операций с денежными средствами) ( рис. 4.2):

• электронное взаимодействие с отделениями Федерального казначейства;
• учет кассового исполнения по бюджетной и внебюджетной деятельности;
• учет расходования средств на лицевых и расчетных счетах, формирование банковских документов;
• учет расчетов наличными с детализацией по источникам, формирование кассовых документов.

Рис. 4.2 Учет операций с денежными средствами

 

3.Учет расчетов с поставщиками  и подрядчиками (рис. 4.3):

• контроль расчетов с поставщиками с возможностью произвольной детализации расчетов;
• зачет авансов;
• администрирование доходов;
• учет расчетов с подотчетными лицами.

Рис. 4.3 Расчеты  с поставщиками и подрядчиками

 

4.Учет нефинансовых активов: 

• учет основных средств с учетом стоимостных критериев и сроков полезного использования (рис. 4.4);
• автоматический расчет амортизационных начислений;
• учет операций по переоценке, ремонту, модернизации;
• учет нематериальных и непроизведенных активов.

Рис. 4.4 Учет основных средств

 

5.А также: 

• учет денежных документов и бланков строгой отчетности, расчётов с бюджетом;
• учет расчётов по налогам на прибыль, НДС;
• другие (рис. 4.5).

Рис. 4.5 Учет в Парус.Бюджет

 

 

Упрощённая схема модуля «Бухгалтерский учет» и его взаимодействие с другими модулями представлено на рисунке 4.1.

 

Рисунок 4.1 Архитектура. Взаимодействие с другими модулями

 

Модуль имеет целый  ряд преимуществ перед аналогичными продуктами, представленными на рынке.

Например:

• возможность ведения наряду с бухгалтерским учетом, управленческого учета и налогового учета;
• мультивалютный и расширенный аналитический учет;
• дополнительные разделители учетных данных, для детализации учета по сущностям, которые не являются самостоятельными балансовыми единицами;
• использование для оценки материальных ценностей методов "Учетные цены", "Средние цены", "FIFO", "LIFO" (учет методом последним пришел – первым ушел), «Партионный учет";
• гибкая настройка системы с учетом ведомственной специфики позволяет пользователю оперативно уточнять порядок отражения операций при изменении нормативных документов без программирования и привлечения специалистов;
• широчайшие возможности по отбору и сортировке документов для отображения только нужной информации в удобном виде;
• большой набор дополнительных отчетных форм, которые удобно использовать для анализа состояния учета (например, ведомости аналитического учета, ряд оборотно-сальдовых ведомостей, карточки учета расчетов);
• удобное формирование первичных документов (например, платежных поручений или актов на списание материальных ценностей) на основе данных бюджетного учета, по образцам или на основе других документов,  что значительно ускоряет работу бухгалтеров, работающих на таких участках, как расчеты с поставщиками и подрядчиками или учет материальных ценностей;
• специальный раздел для работы главного бухгалтера, в котором сразу видно состояние учета и можно получить детализацию до первичных документов, а также информацию в различных разрезах.

 

 

5 ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

 

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения  кассовых операций).

Согласно п. 11 Порядка ведения  кассовых операций предприятия и  организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений  хозяйственных организаций, в том  числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся  вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать  следующие требования:

- выдача наличных денег  под отчет на расходы, связанные  со служебными командировками, производится  в пределах сумм, причитающихся  командированным лицам на эти  цели;

- лица, получившие наличные  деньги под отчет, обязаны не  позднее трех рабочих дней  по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  из командировки предъявить в  бухгалтерию предприятия отчет  об израсходованных суммах и  произвести окончательный расчет  по ним. Подотчетное лицо не  вправе передавать полученные  в подотчет денежные средства  другому работнику;

- выдача вновь наличных  денег под отчет производится  при условии полного отчета  конкретного подотчетного лица  по ранее выданному ему авансу.

Исходя из норм, изложенных в вышеприведенном документе, на каждом предприятии и организации  должен быть приказ, устанавливающий  порядок выдачи и списания подотчетных  сумм, в котором определены:

- перечень лиц, имеющих  право получать денежные средства  под отчет;

- срок, на который выдаются  подотчетные суммы;

- порядок представления  и утверждения авансовых отчетов.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются  правила выдачи наличных денежных средств  под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация  может выдать под отчет любую  сумму. Однако необходимо иметь в  виду, что с учетом ограничения  предельного размера расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У) в случаях, когда подотчетное  лицо совершает, например, закупку товаров  у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать  установленного предела.

Выдача кассиром денежных средств в подотчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или  заменяющему его документу (платежной  ведомости) на основании предъявленных  документов, удостоверяющих личность получателя.