Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления  получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под  отчет работником бухгалтерии проставляется  соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с  подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным  лицом задолженности по предыдущим авансам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в  журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств  и расчетов.

Запись в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы "Наименование показателя" записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного  аванса, номер счета бюджетного учета  по дебету и кредиту, количество приложений.

В конце месяца в журнале  операций расчетов с подотчетными лицами подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета  с входящими и исходящими остатками  по каждому подотчетному лицу и в  целом по учреждению, которые переносятся  в Главную книгу.

При отражении сумм в иностранной  валюте в соответствующей строке графы "Наименование показателя" приводится запись: "В рублевом эквиваленте".

 

Глава 2 ОСОБЕННОСТИ РАСЧЕТОВ  ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА ПРИМЕРЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  ИНСПЕКЦИИ ТРУДА В Г. МОСКВЕ

2.1 Организационно-экономическая характеристика Государственной инспекции труда в г. Москве

 

Государственная инспекция  труда в г. Москва (далее – Инспекция) является территориальным органом  Федеральной службы по труду и  занятости (далее – Служба) по государственному надзору и контролю за соблюдением  трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

Инспекция в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами  и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми  актами Министерства здравоохранения  и социального развития Российской Федерации (далее – Министерство), индивидуальными правовыми актами Службы, а также Положением о Государственной инспекции труда в г. Москва.

Инспекция имеет единый баланс по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников.

Инспекция имеет смету  доходов и расходов, утверждаемую Службой (Приложение А).

Имущество Инспекции является федеральной собственностью и находится  в ее оперативном управлении.

Инспекция осуществляет свою деятельность во взаимодействии с полномочным  представителем Президента Российской Федерации в Центральном федеральном  округе, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, органами исполнительной власти г. Москвы, органами местного самоуправления, органами прокуратуры, общественными объединениями и организациями.

Инспекция осуществляет государственный  надзор и контроль за соблюдением  трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, на территории г. Москвы, а также на других территориях  в соответствии с решениями Службы.

Государственный надзор и  контроль за соблюдением трудового  законодательства и иных нормативных  правовых актов, содержащих нормы трудового  права, осуществляют следующие должностные  лица Инспекции (рис. 2.1):

Рис. 2.1 Государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства

 

Должностные лица Инспекции, осуществляющие государственный надзор и контроль за соблюдением трудового  законодательства и иных нормативных  правовых актов, содержащих нормы трудового  права, имеют удостоверения единого  образца, утвержденного Службой, и  подписанные руководителем Службы, а также личные печати (штампы) с  указанием наименования Инспекции, наименования должности, фамилии и  инициалов.

Инспекцию возглавляет руководитель, назначаемый на должность Министром  здравоохранения и социального  развития Российской Федерации по представлению  руководителя Службы, согласованному с высшим должностным лицом г. Москвы (руководителем высшего исполнительного органа государственной власти г. Москва) и полномочным представителем.

Место нахождения Инспекции: 115582, Москва, ул. Домодедовская д. 24, корп. 3.

Надзорно-контрольная  деятельность Государственной инспекции труда  в г. Москве осуществлялась в соответствии с требованиями  Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Положения о Государственной  инспекции труда в городе Москве, утвержденного приказом Роструда от 24.03.2005г. № 156.

В II квартале 2009  года государственной  инспекцией труда проведено   2506 проверок, из них 1369 проверок (54,6%) проведено  государственными инспекторами по охране труда, и 1110 проверок (44,2% проведено  государственными инспекторами труда (по правовым вопросам).

Из общего числа хозяйствующих  субъектов доля  обследованных  государственными инспекторами труда  в II квартале 2009г. хозяйствующих субъектов  составила 0,42 %  от общего числа зарегистрированных хозяйствующих субъектов (таблица 2.1).

 

 

Таблица 2.1-Количество проверок

Из  общего количества проверок проведено  в организациях:
по формам собственности:
Государственных	265
Муниципальных	36
Иных  форм собственности, всего:	2205
по видам экономической деятельности:
Сельское  и лесное хозяйство	3
Рыболовство и рыбоводство	0
Добыча  полезных ископаемых	4
Обрабатывающие  производства	112
Строительство	447
Транспорт и связь	276
Производство  и распределение электроэнергии, газа и воды	22
Оптовая и розничная торговля; ремонт автотранспортных средств, бытовых изделий и предметов  личного пользования	325
Гостиницы и рестораны	42
Финансовая  деятельность и страхование	128
Образование	97
Здравоохранение и предоставление услуг социального  характера	94
Операции  с недвижимым имуществом, аренда и  предоставление услуг организациям	189
Предоставление  коммунальных, социальных (организация  отдыха и развлечений) и персональных (бытовых услуг)	188
Государственное управление и обеспечение безопасности	21
Другие  виды экономической деятельности	558

 

По данным Единого государственного реестра предприятий и организаций  число зарегистрированных хозяйствующих  субъектов в Москве на 31.12.2008г. составляет 1072,19 в том числе 150412 индивидуальных предпринимателей. Из них к торговле  и общественному питанию относятся 50,6%, промышленности – 7,0%, строительству– 7,4%, транспорт и связь – 4,0%, образованию  и здравоохранению -  2,2%.

Проверки, проведенные госинспекторами  труда, показали, что наиболее распространенными  нарушениями трудового законодательства, допускаемыми работодателями, являются невыплата либо несвоевременная  выплата заработной платы и других сумм, причитающихся работникам, в  том числе за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные  дни, при увольнении с работы, выплата заработной платы один раз в месяц; не выдача работнику трудовой книжки при увольнении, не оформление либо ненадлежащее оформление трудовых отношений с работниками; необоснованные и незаконные увольнения с работы; нарушение правил охраны труда и техники безопасности и некоторые другие виды нарушений. Массовый характер, нарушений говорит о низком правосознании значительного числа работодателей.

2.2 Порядок ведения расчетов с  подотчетными лицами

 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами суммы в Государственной инспекции труда  в г. Москве ведется в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (Приложение Б).

В главную книгу Государственной инспекции труда  в г. Москве переносятся обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале операций по счету "Касса" (Приложение В).

Наиболее часто подотчетные  суммы в Государственной инспекции труда  в г. Москве выдаются на оплату служебных командировок. Служебной командировкой, по определению статьи 166 ТК РФ, считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [10] (рис.2.2).

Командировкой признается поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Местом постоянной работы следует считать место расположения учреждения (его обособленного структурного подразделения).

Заметим, что служебные  поездки специалистов, постоянная работа которых осуществляется в пути или  имеет разъездной характер, командировками не признаются. А вот если работник направлен в обособленное подразделение учреждения (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, такая поездка командировкой признается.

Рис. 2.2 Распределение  целевого назначение средств, выданных под отчет

 

Командировочное удостоверение  оформляют в одном экземпляре. Оно подписывается и вручается  командированному работнику. В течение  всего срока поездки документ находится у него.

Отметим, что сроки командировки определяет руководитель Государственной инспекции труда  в г. Москве с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. То есть, не предусмотрен предельный срок командировки. Основной документ, который подтверждает срок поездки, — командировочное удостоверение (п. 7 Положения) [10].

Днем выезда считается  дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного  средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие сутки, а с 00 часов и  позднее — последующие сутки. Аналогично определяется день приезда  работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке командированного на работу в день выезда и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем Государственной инспекции труда  в г. Москве.

Так, инспектор Государственной инспекции труда  в г. Москве 15 декабря (время отправки поезда — 12 часов 15 минут) направлен в командировку в другой город. По согласованию с руководством в день отправки работник на рабочее место не выходил. К месту постоянной работы он прибыл в 23 часа 50 минут 18 декабря. Днями командировки засчитаны числа: 15, 16, 17, 18 декабря, то есть четыре дня.

В случае, если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, время, необходимое  для проезда до них, также учитывается.

Так, аэропорт, из которого работник прибывает обратно, находится в сорока минутах езды на автотранспорте. Получается, что, прилетев в 23 часа 50 минут, работник потратил еще 40 минут на проезд (до постоянного места работы).

Следовательно, время прибытия — 00 часов 30 минут. А это значит, что  продолжительность служебной поездки  составит пять дней: 15, 16, 17, 18 и 19 декабря.

Фактический срок пребывания в месте командирования определяют по отметкам о дате приезда и дате выезда из него в командировочном  удостоверении. Их заверяют подписью полномочного должностного лица и печатью, которая  используется организацией, в которую  командирован работник [10].

В случае, если работник командирован в организации, находящиеся в  разных населенных пунктах, отметки  в командировочном удостоверении  о дате приезда и дате выезда должны быть проставлены каждой организацией.

Средний заработок за период нахождения работника в командировке и в пути (в том числе за время  вынужденной остановки в пути) сохраняется за все дни работы по графику, установленному в Государственной инспекции труда  в г. Москве.

В случае привлечения человека к работе в выходные или нерабочие  праздничные дни оплата труда  производится не менее чем в двойном  размере (п. 5 Положения, ст. 153 Трудового  кодекса РФ).

Хотя размеры оплаты в  такие дни могут быть дополнительно  увеличены на основании коллективного, трудового договора, локального нормативного акта.

Если командированный  заболеет, при подтверждении нетрудоспособности ему возмещают расходы по найму  жилого помещения (кроме случаев  стационарного лечения) и выплачивают  суточные. Причем в течение всего  времени, пока он не имеет возможности  приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к  месту постоянного жительства.

За период болезни работнику  начисляют пособие по временной  нетрудоспособности по общим правилам.

При направлении в командировку работнику в Государственной инспекции труда  в г. Москве выдается аванс. Он необходим для оплаты расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздники). Заметим, что при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачивают. Однако уточнено, что целесообразность ежедневных возвращений в каждом конкретном случае решает руководитель Государственной инспекции труда  в г. Москве.