Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

Характерным нарушением при  возмещении работнику расходов на проезд в Государственной инспекции труда в г. Москве является возмещение расходов, которые согласно законодательству возмещению не подлежат, либо подлежат, но не в том размере, в котором фактически были произведены.

Например, при приобретении проездных документов, в частности  на железнодорожный транспорт, работник Государственной инспекции труда в г. Москве вместе с проездным документом нередко приобретает и полис добровольного страхования пассажиров на транспорте. Данные расходы возмещению не подлежат. Командированному работнику возмещаются расходы по страховым платежам только по обязательному государственному страхованию пассажиров на транспорте, которые входят в стоимость проездного билета. При возмещении расходов на проезд сотрудников в командировки следует учитывать нормы возмещения расходов на проезд.

Характерным нарушением при  возмещении расходов по найму жилого помещения является превышение установленных  норм.

Для государственных служащих отсутствует суммовое ограничение  стоимости расходов по найму жилого помещения, данные расходы возмещаются  по фактической стоимости, подтвержденной соответствующими документами, но со следующими ограничениями:

• гражданским служащим, замещающим высшие должности гражданской службы категории «руководители», - не более стоимости двухкомнатного номера;
• остальным гражданским служащим – не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера.

При отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения гражданским служащим возмещаются в размере 30 процентов  установленной нормы суточных за каждый день нахождения в служебной  командировке. 

Для работников Государственной инспекции труда в г. Москве расходы по найму жилого помещения возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не выше 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы – 12 рублей в сутки.

Следующим нарушением является выплата суточных в неустановленном  размере или неправильное определение  дней, за которые работнику положена уплата суточных.

Суточные выплачиваются  командированному работнику за каждый день нахождения в служебной командировке, в том числе за время нахождения в пути.

К иным расходам, произведенным  работником с ведома или разрешения работодателя, относятся оплата багажа, услуг связи, автостоянок и т. д. Данные расходы возмещаются работнику на основании подтверждающих документов.   

 Кроме вышеперечисленных  недостатков, необходимо указать  слабую автоматизацию учета. В  данный момент, в Государственной инспекции труда в г. Москве используется старая версия системы «Парус», которая не удовлетворяет того объема учета, который присутствует в организации.

Таким образом, авансы под отчет выдаются в Государственной инспекции труда в г. Москве по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии  проставляется соответствующий  счет аналитического учета счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности  по предыдущим авансам.

  Об израсходовании  авансовых сумм подотчетные лица  представляют Авансовый отчет  с приложением документов, подтверждающих  произведенные расходы. 

Контроль подотчетных  сумм ведется только в разрезе  командировочных расходов. В тоже время при учете подотчетных  сумм  в Государственной инспекции труда в г. Москве имеются множественные нарушения.

 

3 ОПТИМИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ТРУДА В  Г. МОСКВЕ

 

3.1 Оптимизация документального  оформления учета расчетов с  подотчетными лицами

Основной документ, который  регулирует взаимоотношения с подотчетниками, — приказ руководителя Государственной инспекции труда в г. Москве. Им утверждают перечень лиц, которые имеют право на получение наличных под отчет. В документе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер, а также порядок сдачи авансовых отчетов. Если такого приказа нет, то налоговые инспекторы посчитают, что срок выдачи наличных под отчет не установлен. Следовательно, расчеты с подотчетниками должны быть проведены в пределах одного рабочего дня. Так пояснила ФНС России в письме от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

Для списания денег, выданных под отчет на административно-хозяйственные  нужды, используют авансовый отчет (форма № АО-1). Его заполняют  подотчетное лицо и работник бухгалтерии. К авансовому отчету должны быть приложены  документы, которые подтверждают расходы. Например, кассовые или товарные чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам и т. п.

Как правило, заполнение самого авансового отчета сложностей не вызывает. А вот с подтверждающей расходы  первичной документацией в Государственной инспекции труда в г. Москве избежать трудностей удается правильно справиться нечасто.

Например, подотчетники Государственной инспекции труда в г. Москве купил товар в магазине и не получил от продавца полного набора документов, подтверждающих покупку. Рассмотрим, к чему это может привести.

Во-первых, Государственная инспекция труда в г. Москве не вправе оприходовать товар и соответственно включить его стоимость в расходы.

Во-вторых, с суммы, выданной подотчетному лицу, придется удержать налог на доходы физлиц. И вот  почему.

Поскольку подотчетное лицо не представит оправдательные документы на покупку товара, сумма, выданная под отчет, будет являться его доходом. Статьей 217 Налогового кодекса установлен исчерпывающий перечень выплат, которые налогом на доходы не облагают. Подотчетных сумм, на которые не представлены первичные документы, в нем нет. Следовательно, Государственная инспекция труда в г. Москве должна удержать с подотчетной суммы налог на доходы физлиц. Так, например, считает Управление ФНС России по г. Москве (письмо от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Отметим, что с теми же проблемами придется столкнуться Государственной инспекции труда в г. Москве, если подотчетное лицо принесет от продавца документы, составленные с нарушением требований Закона «О бухгалтерском учете». Например, в бумагах будут отсутствовать обязательные реквизиты, предусмотренные этим законом.

Однако некоторые недочеты в первичных документах не помешают подотчетнику подтвердить затраты на покупку. Информацию по данному вопросу обобщим в следующей таблице 3.1.

 

 

 

 

 

 

Таблица 3.1 Допустимые нарушения в оформлении первичной документации для подтверждения расходов подотчетными лицами

Нарушения в первичном документе	Судебная  арбитражная практика	Реквизиты документа
1 Отсутствие на товарном чеке его номера и печати	Эти данные не являются обязательными реквизитами  товарного чека. А значит, организация  не должна удерживать налог на доходы с выданных сумм. Поскольку деньги, потраченные подотчетником, подтверждены документально	Постановление ФАС Московского округа от 19.06.2006 № КА-А40/5456-06
2 Документы выставлены организацией-продавцом, не зарегистрированной в ЕГРЮЛ	По мнению судей, данное обстоятельство не является нарушением порядка составления  и выставления первичных документов. Следовательно, подотчетные суммы  не включают в базу по НДФЛ	Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.08.2005 № А58-6243/04-Ф02-3848/05-С1
3 Отсутствует чек ККТ	Суд посчитал, что отсутствие кассовых чеков при  наличии других документов, подтверждающих факт расхода денег, не свидетельствует  о получении дохода подотчетными лицами	Постановления ФАС Дальневосточного округа от 22.02.2007, 21.02.2007 № Ф03-А73/06-2/5577, от 26.07.2006, 19.07.2006 № Ф03-А73/06-2/1776, ФАС Московского  округа от 13.01.2006, 12.01.2006 № КА-А40/12974-05
4 Несоответствие дат на товарных и кассовых чеках, отсутствие на кассовом чеке, приложенном вместе с товарным чеком, всех необходимых реквизитов ввиду плохого оттиска	Суд указал, что данные нарушения являются следствием ошибок (описок, опечаток), допущенных продавцами товаров. При этом в совокупности представленные документы подтверждают расходы работника. Следовательно, у него отсутствует доход, облагаемый НДФЛ	Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.04.2007 № Ф04-1827/2007(32937-А75-42)

 

Следующая ситуация также  достаточно распространена. Так, подотчетное лицо приобретает товары у индивидуального предпринимателя. Не будет ли Государственной инспекции труда в г. Москве в таком случае являться налоговым агентом по НДФЛ в отношении доходов самого предпринимателя? А именно не должна ли она представить в налоговую сведения о выплаченных коммерсанту суммах? Какими документами можно подтвердить, что предприниматель зарегистрирован в налоговой инспекции?

Минфин России ответил  на эти вопросы в письме от 07.05.2007 № 03-04-06-01/139. Прежде всего, финансовое ведомство отметило, что в данном случае организация не должна выполнять функции налогового агента. Ведь по пункту 2 статьи 230 Налогового кодекса сведения о доходах, выплаченных индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, в инспекцию не представляются. При этом коммерсант должен предъявить организации документы, которые подтверждают его госрегистрацию в качестве предпринимателя. Причем, как подчеркивается в указанном письме, такими документами могут быть товарные чеки и чеки ККМ (ККТ). Также подтвердить статус предпринимателя могут и другие бумаги. Главное, чтобы они были оформлены в установленном порядке и содержали информацию об ОГРН и ИНН коммерсанта.

 Таким образом, множества  нарушений в учете расчетов  с подотчетными лицами Государственной инспекции труда в г. Москве можно было бы избежать правильно, отразив эти моменты в учетной политике организации.

Статьей 5 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" определено, что организации, руководствуясь законодательством  Российской Федерации о бухгалтерском  учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из своей структуры, отрасли  и других особенностей деятельности. Бюджетные учреждения не являются исключением, поэтому им следует основываться на правилах составления учетной  политики, закрепленных в ст. 6 Закона N 129-ФЗ.

Очень важным участком является учет расчетов с подотчетными лицами. От правильной организации этих расчетов зависит признание указанных  расходов как для целей бюджетного, так и налогового учета.

В соответствии с п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации лица, получившие наличность под отчет, обязаны не позднее  трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги, или  со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет  об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Этот порядок  утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. N 40. Из п. 11 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации следует, что срок, на который  можно выдать наличные деньги под  отчет на хозяйственные нужды  нормативно не ограничен.

В виде приложения к учетной  политике руководителю Государственной инспекции труда в г. Москве необходимо издать приказ, устанавливающий срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды учреждения. Работник же должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения этого срока.

Также в виде приложения к  учетной политике руководителю Государственной инспекции труда в г. Москве необходимо издать приказ о перечне лиц, имеющих право получать денежные суммы в подотчет.

Деньги под отчет должны выдаваться заранее. На деле же подотчетные  лица могут приобретать для учреждения ценности, а также оплачивать командировки за счет собственных средств. В дальнейшем организация просто возмещает понесенные работниками расходы. В Государственной инспекции труда в г. Москве подобная практика применяется из-за несвоевременного финансирования или других субъективных и объективных причин. Авансовый отчет применяется для подтверждения расходования и учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

Учитывая, что денежные средства под отчет выданы не были, можно  ли оформлять авансовый отчет  с целью возмещения израсходованных  сотрудником сумм? Ведь строго говоря, сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения, нельзя назвать подотчетным лицом, т.к. отчитываться ему не за что.

Во избежание ненужных трений с контролирующими органами во время проверок, Государственной инспекции труда в г. Москве должно в обязательном порядке в своей учетной политике указать, что оно наделяет сотрудников правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет, подробно расписать внутренние, специфические правила по проведению расчетов с сотрудниками - подотчетными лицами.

3.2 Оптимизация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в соответствии с изменениями законодательства

 

Исполнение бюджета по расходам в 2009 г. осуществляется в соответствии с Приказом Минфина России от 01.09.2008 N 87н "О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей  средств федерального бюджета и  администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета" (далее - Порядок N 87н). Оплата денежных обязательств производится Федеральным казначейством  или органом Федерального казначейства (ОФК) на основании Заявки на кассовый расход (код по КФД 0531801) или Заявки на получение наличных денег (код  по КФД 0531802) (далее - Заявки), представленной в соответствующий орган в  электронном или бумажном виде. Заявка проверяется на наличие в ней  следующих реквизитов и показателей: