Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

Об израсходовании авансовых  сумм подотчетные лица представляют Авансовый отчет с приложением  документов, подтверждающих произведенные  расходы. Документы, приложенные к  Авансовому отчету, нумеруются подотчетным  лицом в порядке их записи в  отчете.

Операции по счету оформляются  следующими бухгалтерскими записями ( таблица 1.1):

 

Таблица 1.1- Синтетический учет операций с подотчетными лицами [8]

Наименование операции	Дебет	Кредит
Выдача сумм подотчетным лицам	счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560, 020802560, 020803560, 020804560, 020805560, 020806560, 020807560, 020808560, 020809560, 020815560, 020816560, 020817560, 020818560, 020819560, 020820560, 020822560, 020823560, 020824560)	счета 020104610 «Выбытия из кассы», 020105610 «Выбытия денежных документов», счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета  с финансовыми органами»
Приняты к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденного руководителем авансового отчета	счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340, 010502340, 010503340, 010504340, 010505340,  010506340),  010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010601310, 010602320, 010604340), счета 030200000 «Расчеты по принятым обязательствам» (030201830,  030202830, 030203830, 030204830, 030205830, 030208830, 030209830, 030215830, 030216830, 030217830, 030218830, 030219830, 030220830, 030221830, 030222830), 030403830 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда», 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале», 020403520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале», счета 040101200 «Расходы учреждения»	счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660, 020802660, 020803660, 020804660, 020805660, 020806660, 020807660, 020808660, 020809660, 020815660, 020816660, 020817660, 020818660, 020819660, 020820660, 020822660, 020823660, 020824660)
Возвращены остатки подотчетных сумм	счета 020104510 «Поступления в кассу», 020105510 «Поступления денежных документов»	счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660, 020802660, 020803660, 020804660, 020805660, 020806660, 020807660, 020808660, 020809660, 020815660, 020816660, 020817660, 020818660, 020819660, 020820660, 020822660, 020823660, 020824660)

 

 

1.5 Контроль за расходованием денежных средств

 

Контроль расчетов с подотчетными лицами производится сплошным методом, т.е. проверке подлежат все расчеты с подотчетными лицами в хронологической последовательности, и включает контроль операций по расходованию средств на операционные и хозяйственные нужды, а также на служебные командировки работников.

Ревизуя расчеты с подотчетными лицами, необходимо проверить, как соблюдаются  отдельные положения порядка  ведения данных расчетов и кассовая дисциплина, достоверны ли, законны и целесообразны совершенные операции с денежными средствами.

Целью проверки является контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении  бюджетным учреждением операций по расчету с подотчетными лицами, их обоснованностью и сохранностью.

Источниками информации при  проверке служат нормативные документы  и документы хозяйствующего субъекта.

В число документов хозяйствующего объекта входят (рисунок 1.4)

 

 

Рисунок 1.4- Состав документов хозяйствующего объекта

 

Основными направлениями  проверки являются (рис. 1.5):

 

Рис. 1.5 Направление проверки операций с подотчетными лицами

 

Кроме инвентаризации для  правильного переноса остатков подотчетных  сумм на счета аналитического учета  счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» необходим также тщательный анализ целевого назначения выданных сумм.

Контроль за полнотой и  своевременностью оприходования средств  выданных под отчет, полученных из банка, осуществляется путем сверки сумм по каждому чеку. Идентичные суммы записаны в корешках чеков и выписках банка (казначейства) с указанием кода бюджетной классификации. При обнаружении  случаев неоприходования средств  или разрыва между датой их получения согласно выписке банка (казначейства) и датой оприходования  по отчету кассира ревизор выясняет причины этого и устанавливает  виновных лиц, у которых он берет  письменное объяснение.

Прием в кассу денежных средств от подотчетных лиц может  производиться по бланкам строгой  отчетности – квитанциям без применения контрольно-кассовой техники (далее  – ККТ) либо приходными кассовыми  ордерами с чеками ККТ (приказ № 148н). ККТ, используемая учреждениями, должна быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета, исправна, опломбирована в установленном порядке, а также должна иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме[31].

Проверяя движения денежных средств в кассе, ревизор должен просчитать правильность оборотов по приходу и расходу средств  по отчетам кассира и выведенных остатков. Обороты по кассовой книге  следует сопоставить с оборотами  за соответствующие дни в журнале  операций по счету 201.04 «Касса».

Контроль проводится на протяжении всей ревизии при рассмотрении первичных  кассовых документов и регистров, где  указывается корреспонденция счетов. Убедившись в правильности схемы  записей, ревизор проверяет произведенную  по отчету кассира группировку сумм, относимых на соответствующие счета  перед записью в учетных регистрах. Изучение этого вопроса заканчивается  встречной проверкой, а именно суммы, отраженные по дебету счета 201.04, сопоставляются с записями по кредиту корреспондирующих  счетов в соответствующих учетных  регистрах расчетов с подотчетными лицами (счет 208.00 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Следует отметить, что законодательство ограничений на размер сумм, выдаваемых под отчет, не устанавливает.

Срок, на который выдаются наличные деньги на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но такой  срок может установить руководитель организации.

Если руководителем такой  срок установлен, то работник должен отчитаться за расходованные деньги не позднее  трех рабочих дней после истечения  установленного срока.

В организациях часто встречается  ситуация, когда сотрудники фактически не получают денег под отчет. Они  оплачивают товарно-материальные ценности за счет собственных средств. Затем  на основании авансового отчета организация  компенсирует им произведенные расходы.

По сути, такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, расходовавшего свои деньги на нужды  организации, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - никаких средств  от организации он до совершения операции не получал. Напротив, это сам сотрудник  какое-то время кредитовал организацию.

Законодательство подобных операций напрямую не запрещает. Напомним, что о подотчетных операциях  говорится только в Порядке ведения  кассовых операций.

В частности, в пункте 11 данного  документа указано, что предприятия  выдают наличные деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Операции, когда работник использует собственные денежные средства на хозяйственные нужды предприятия, могут повлечь за собой неприятные налоговые последствия.

Позиция налоговых органов  такова, что случаи, когда работник использует собственные денежные средства на хозяйственные нужды предприятия, можно рассматривать либо как  заем, либо как куплю-продажу. Все  зависит от того, как оформлены  первичные документы: на организацию  или на имя самого сотрудника ( рисунок 1.6).

 

Рисунок. 1.6-  Трактовка использования на хозяйственные нужды собственных средств сотрудника

 

1 Если документы оформлены на организацию. Из практики налоговых проверок можно сделать вывод, что по мнению ФНС России, в этом случае работник, по сути, кредитует организацию. Ведь он за свой счет покупает ценности для организации, а организация затем возвращает ему эту сумму. Это не что иное, как заем.

Так как заем беспроцентный, то объекта налогообложения по НДФЛ у работника не возникает. Также  не возникнет проблем и с вычетом  НДС (разумеется, если все условия  для вычета выполнены: есть счет-фактура, документы, подтверждающие фактическую  уплату и т.д.).

Единственная неприятность, подстерегающая организацию, связана  с налогом на прибыль. С точки  зрения ФНС России, при получении  беспроцентного займа у организации  возникает доход как при безвозмездном  получении услуги (в размере неуплаченных процентов по займу).

В соответствии с требованиями пункта 8 статьи 250 НК РФ безвозмездно полученные услуги являются внереализационными доходами налогоплательщика. При получении  услуг безвозмездно оценка доходов  осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений  статьи 40 НК РФ. Информация о ценах  должна быть подтверждена налогоплательщиком-получателем  услуг документально или путем  проведения независимой оценки [43].

Ценой займа является процентная ставка по договору. Поэтому в качестве рыночной цены в данном случае можно  принять процентную ставку по возмездным договорам займа, выданным на сопоставимых условиях в том же отчетном периоде.

Воспользуемся определением долговых обязательств, выданных на сопоставимых условиях, приведенным в пункте 1 статьи 269 НК РФ. Под долговыми обязательствами, выданными на сопоставимых условиях, понимаются долговые обязательства, выданные в той же валюте на те же сроки под аналогичные по качеству обеспечения.

Следовательно, если организацией получен беспроцентный заем, то возникает  налогооблагаемая база по налогу на прибыль  в размере процентов по возмездным договорам.

2 Если документы оформлены на имя сотрудника. В этом случае налоговые органы могут расценить операцию так, что сотрудник приобретал ценности для себя лично, а затем решил продать их организации. То есть налицо договор купли-продажи, заключенный в устной форме. Делается вывод о том, что авансовый отчет оформляется для отвода глаз, а на самом деле сотрудник получил доход.

Значит, возникает объект налогообложения по НДФЛ. Удерживать и перечислять в бюджет налог  организация не должна (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Однако организация обязана  отразить выплаченный доход в  справке по форме 2-НДФЛ.

В этой ситуации сотруднику следует по окончании года подавать налоговую декларацию. В данном случае сотрудник имеет право на имущественный  налоговый вычет в соответствии со статьей 220 НК РФ, максимальная величина которого 2 000 000 руб. Если сумма покупки не превышает предусмотренный законодательством налоговый вычет, то налог платить не придется [43].

Как известно, физические лица не являются плательщиками этого  налога. Если сотрудник продает организации  имущество, приобретенное на свое имя, "входного" НДС не будет. Даже если сотрудник передаст организации  все документы, полученные от поставщика. К тому же среди этих документов не будет счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ).

При реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями  розничной торговли и общественного  питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, согласно пункту 7 статьи 168 НК РФ предусмотрено следующее. Требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур в данном случае считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Организация, которая учла в целях налогообложения расходы  на основании документов, оформленных  на имя сотрудника, рискует тем, что  эти расходы не будут признаны налоговыми органами. Налоговики будут  опираться на требования пункта 1 статьи 252 НК РФ. Согласно этому пункту расходами  признаются обоснованные и документально  подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком (в приведенном  случае именно предприятием, а не его  сотрудником).

Чтобы обезопасить себя от налоговых рисков, должностным лицам  организации требуется осуществлять контроль за тем, чтобы первичные  учетные документы были оформлены  правильно. А именно:

1) следует разъяснить сотрудникам,  которые берут денежные средства  в подотчет на нужды производства, ответственность за соблюдение  правил оформления первичных  документов, полученных от поставщиков.  Данные документы должны быть  оформлены не на имя сотрудника, а на организацию. Можно указать  наименование организации рядом  с фамилией сотрудника, непосредственно  приобретавшего товары (работы, услуги);

2) следует оформить приказ, распоряжение руководителя организации,  другой локальный документ организации,  детально регламентирующий выдачу  подотчетных сумм [31].

В пункте 11 Порядка ведения  кассовых операций говорится о том, что деньги выдаются сотрудникам  под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Приказ руководителя предприятия должен содержать в себе информацию о  размерах и сроках выдачи денег под  отчет, список лиц, имеющих право  получать подотчетные суммы.

Утвержденный порядок  проведения подотчетных операций может  являться частью учетной политики организации.

Также следует контролировать соблюдение и других требований по оформлению первичных документов, а  именно:

• документы должны быть оформлены согласно унифицированным формам;
• все необходимые реквизиты должны быть заполнены;
• каждая сумма должна быть подтверждена документально.
• фамилия подотчетного лица, указанная на авансовом отчете, должна совпадать с фамилией лица, приобретающего ценности и указанного в первичных документах.
• первичные документы должны быть датированы более ранним числом, чем авансовый отчет сотрудника и т. д.[31]

Таким образом, подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы  и на расходы по командировкам. Порядок  выдачи денег под отчет, размер авансов  и сроки, на которые они могут  быть выданы, установлены правилами  ведения кассовых операций.