Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

Следует заметить, что, если выдача денежных средств из кассы  не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или  другом заменяющем его документе, в  оправдание остатка наличных денег  в кассе она не принимается. Эта  сумма считается недостачей и  взыскивается с кассира (п. 27 Порядка  ведения кассовых операций).

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с  приложением к нему первичных  оправдательных документов. Первичные  учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена  в этих альбомах, должны содержать  обязательные реквизиты, перечисленные  в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как правило, документами, подтверждающими  произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

- даты, наименование организации  на кассовом и товарном чеках  должны совпадать, даты не должны  приходиться на субботу, воскресенье  или праздничный день. Если подотчетное  лицо согласно представленным  документам приобрело материальные  ценности в эти дни, оно в  письменной форме указывает причину  совершения расхода подотчетных  сумм;

- в товарном чеке должны  быть заполнены все реквизиты  в соответствии с имеющимися  данными (прописью написана общая  сумма приобретенных товаров,  поставлены подпись кассира, печать  организации);

- товарный чек должен  содержать конкретный перечень  приобретенных подотчетным лицом  материальных ценностей, а не  обобщающее их наименование ("хозяйственные  товары", "канцелярские товары"), количество и стоимость. Если  подотчетное лицо представило  товарный чек, в котором указано  обобщающее наименование приобретенных  товаров, на его обратной стороне  должны быть перечислены конкретные  хозяйственные или канцелярские  товары, приобретенные этим лицом.  Данная подотчетным лицом расшифровка  приобретенных материальных ценностей  подтверждается его подписью.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы  согласно произведенным записям (п. 166 Инструкции N 148н). После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

 Часто средства под  отчет выдаются при направлении  сотрудника в служебную командировку. Работники могут быть направлены в командировку только по распоряжению руководства  Государственной инспекции труда  в г. Москве. Постановлением от 13 октября 2008 г. № 749 Правительство РФ утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, в котором не установлена какая-либо форма такого распоряжения. Получается, что руководитель Государственной инспекции труда  в г. Москве должен выбрать вариант сам. Однако рекомендуем все же оформить письменный приказ. Он послужит дополнительным основанием и для подтверждения сроков командировки, ее целей, обоснования расходов и при необходимости позволит привлечь работника к ответственности в случае невыполнения задания.

Цель командировки работника  определяется руководителем Государственной инспекции труда  в г. Москве и указывается в служебном задании, которое утверждает руководитель. На основании его решения работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт назначения и дата выезда из него), за исключением случаев направления в зарубежные страны (п. 15 Положения).

Если денежных средств  было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств  было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому  ордеру.

Ситуация, когда работнику  выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, встречается  на практике довольно часто, именно поэтому  читателям будет небезынтересно узнать мнение Роструда, изложенное в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где был рассмотрен аналогичный случай.

Как уже было отмечено выше, лица, получившие наличные деньги под  отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести окончательный  расчет по ним (п. 11 Порядка ведения  кассовых операций). Если данные требования законодательства не выполнены, то в  соответствии со ст. 137 ТК РФ работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность  по авансовому отчету. Об этом говорит  Роструд в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ.

Однако на практике не все  так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании  из заработной платы работника задолженность  не позднее одного месяца со дня  окончания срока, установленного для  возвращения аванса.

Во-вторых, общая сумма  удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику  заработной платы.

В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии  его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Таким образом, если вышеуказанное  заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую  сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание  из заработной платы работника без  его согласия может обернуться для  организации разбирательством в  суде.

 

 

Заключение

 

Развитие коммерческих связей бюджетных организаций с российскими  и иностранными партнерами приводит к неизбежности командировочных  и представительских расходов. Ведь для ведения деловых переговоров, заключения контрактов, приобретения товара или какого-либо имущества, в  иных целях представителям российских бюджетных организаций нередко  приходится выезжать в командировки, как по России, так и за рубеж. Кроме того, для установления устойчивых экономических связей невозможно обойтись без представительских расходов. А командировочные и представительские  расходы неизменно связаны с  подотчетом.

Осуществляя хозяйственную  деятельность, любая организация  неизменно сталкивается с необходимостью выдачи наличных денежных средств под  отчет своим сотрудникам. Помимо командировок и представительских  расходов, выдачи наличных денежных средств  под отчет в организации торговли, как правило, связана с приобретением  ГСМ, канцелярских или хозяйственных  принадлежностей. Именно этим и обусловлена  актуальность темы данной работы.

Исследование проводилось  на базе Государственной инспекции труда в г. Москве.

Авансы под отчет выдаются в Государственной инспекции труда в г. Москве по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается.

  Об израсходовании  авансовых сумм подотчетные лица  представляют Авансовый отчет  с приложением документов, подтверждающих  произведенные расходы. 

Контроль подотчетных  сумм ведется только в разрезе  командировочных расходов. В тоже время при учете подотчетных  сумм  в Государственной инспекции труда в г. Москве имеются множественные нарушения.

Недостатки в деятельности Государственной инспекции труда в г. Москве касательно учета подотчетных сумм, можно разделить на две основные группы:

• нарушения в части документального оформления;
• нарушения, связанные с направлением должностных лиц Государственной инспекции труда в г. Москве в командировки.

В качестве мер по оптимизации учета расчетов с подотчетными лицами предложена оптимизация документального обеспечения данного процесса и совершенствование расчетов в свете изменения законодательства.

В качестве средства автоматизации  учета расчетов с подотчетными лицами предложена программа «Парус» «Бухгалтерия для бюджетных организаций», которая разработана в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов и инструкций Министерства финансов Российской Федерации по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях и реализует стандартную методологию учета для бюджетных учреждений в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

Внедрение программно-методического  решения «Корпорации ПАРУС» для  бюджетных учреждений позволит:

• перейти на качественно новый уровень ведения учетных процессов в соответствии с потребностями учреждения;
• значительно сократить количество технических и математических ошибок при вводе и использовании информации;
• сократить время, необходимое для формирования регламентированной  отчетности, установленной действующим законодательством, а также получения дополнительных  аналитических данных, необходимых для осуществления деятельности бюджетного учреждения;
• автоматизировать процессы осуществления перечислений средств со счетов, сбора, консолидации и подачи всей отчетности бюджетного учреждения, а также целый ряд других операций посредством передачи сведений в электронном виде по каналам связи.

Всё это с учетом невысокой  стоимости и отсутствия необходимости  привлечения большого количества высококвалифицированных  специалистов для работы в финансово-экономических  отделах в связи с простотой  использования программного продукта позволит значительного повысить качество ведения учета и подготовки отчетности в бюджетном учреждении и сократить  расходы на эти цели.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  использованных источников

 

 

1. Гражданский кодекс Российской Федерации 
2. Бюджетный кодекс Российской Федерации.
3. Налоговый кодекс Российской Федерации
4. Трудовой кодекс Российской Федерации
5. Федеральный закон от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»
6. Федеральный закон от 22.05.03 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»
7. Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные приказом Минфина России от 24.08.07 г. № 74н
8. Приказ Министерства финансов РФ от 30.12.2008 N 148н "Об утверждении Инструкции по бюджетному учету"
9. Приказ Министерства финансов РФ от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета"
10. Постановление от 13 октября 2008 г. № 749 Правительства РФ «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки».
11. Абалкин Л.И. Назревшие перемены // Вопросы экономики.-2004.- 11.
12. Алексеева И.В. Бюджетный учет шаг за шагом. – М.: Издательский дом, 2007.
13. Анализ хозяйственной деятельности бюджетных организаций / под общей ред. Д. А. Панкова, Е. А. Головковой; – 3-е изд. – М. : Новое знание, 2004.
14. Аронов А.В. Налоговая система: реформы и эффективность // Налоговый Вестник.-2005г.
15. Белов А.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Экзамен, 2005.
16. Бирючев О.И. О некоторых вопросах оптимизации налогообложения // Финансы.-2004г.- 7.
17. Бурдилов А.В. Налогообложение бюджетных учреждений - Учебник МЦФЭР,2005г.
18. Бухгалтерский и налоговый учет в бюджетных учреждениях / В.М. Родионова [и др.]; под. ред. В.М. Родионовой. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
19. Бухгалтерский учет в некоммерческих и бюджетных организациях. // №2 (218). - 2009.
20. Бюджетная система Российской Федерации: Учебник / Под ред. Проф. М.В. Романовского - М.: Юрайт, 2005г.
21. Вишневский В.Д. Оценка возможностей снижения налогового бремени в переходной экономике // Вопросы экономики.-2004г.- 4.
22. Волкова Н.Д. Налоговая система России. Москва: МГГУ, 2004г.
23. Воловик Е.М. Налог на добавленную стоимость// Налоговый вестник. 2005г.
24. Воробьева Л.П. Бухгалтерский и налоговый учет в бюджетных учреждениях: практ. пособие. - М.: МГИУ, 2008
25. Воробьева Л.П. Бюджетный и налоговый учет в бюджетных учреждениях. Практическое пособие. – М.: МГИУ, 2007.
26. Воробьева Л.П. Новые принципы и элементы в бюджетном учете // Советник бухгалтера в сфере образования и науки, 2006, N 3.
27. Голощапов Н.А., Соколов А.А. Контроль и ревизия. – М.: Альфа-Пресс, 2007.
28. Гронь Т.М. Перерасход подотчетных сумм// Бюджетный учет, 2008, №7
29. Данилов, Е. Н. Анализ хозяйственной деятельности в бюджетных и научных учреждениях /Е. Н. Данилов, В. Е. Абарникова, Л. К. Шипиков. – М. : Интерпресссервис ; Экоперспектива, 2005.
30. Долгая В.М. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях// Комментарий. 2-е изд., перераб. и доп.М.: Книжный мир,2005г.
31. Зайцев В.К., Ушаков А.С. Бюджетные учреждения как балансодержатели государственного имущества // Финансы. 2006. № 1.
32. Захарьин В. Экономика и жизнь. Бухгалтерские приложения. 2006. № 18, 19, 21, 24.
33. Кантеровский А. Организация и учет платной деятельности, осуществляемой военными образовательными учреждениями // Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение, 2006, N 7.
34. Касьяновой Г.Ю. Комментарии к новому Плану счетов Новая Инструкция по бюджетному учету. Москва.2005г.
35. Каширина М.В. Налоги и налогообложение: Учебное пособие. М.: МГЭИ, 2005г.
36. Колеватова О.А. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. - М.: Бух. учет, 2005.
37. Колесников С.И. О предмете и методе бюджетного учета // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, 2006, N 23.
38. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Проспект, 2009. - 384 с.
39. Кондраков Н.П., Кондраков И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. 4-е изд., перераб. и доп. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. 248с.
40. Кондраков Н.П., Кондракова И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. – М.: Проспект, 2008.
41. Кучеров И.И. Налоговое право России: Курс лекций. М. Учебно-консультационный центр ЮрИнфоР, 2005г.
42. Лазутина О.В. Совершенствование методики бухучёта в высших учебных заведениях Московской области // Изд-во МГУП, 2006.
43. Лейман Н.И. Положения по бюджетному учету // Бюджетный учет, 2006, N 11.
44. Люсов А.Н./Налоговая система России. М.: Учебный центр Банкцентр, 2005г.
45. Маклева, Г. И. Бюджетный учет и отчетность: в 2 ч. / Г. И. Маклева, Р. Е. Артюхин. − М. : ЭКАР, 2005. Ч. 1. С. 9 − 26, 29, 30, 34 − 52.
46. Маслова Т.С. Теоретические аспекты организации и методики бухгалтерского учета бюджетных учреждений // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях, 2007, N 6.
47. Нагаева Н.В. Изменены правила командирования//Учет в бюджетных учреждениях, 2008, №12.
48. Налоги и налогообложение: Учебное пособие для вузов/ под ред. И.Г. Русаковой. М.: Финансы, ЮНИТИ, 2005г
49. Налоговые системы зарубежных стран/ под ред. Князева В.Г. М.: ЮНИТИ, 2005г.
50. Пансков В.Г. О некоторых назревших проблемах налогового законодательства//Налоговый вестник. 2005г.
51. Перов А.В.: Учебник. Налоги и налогообложение, 2005г.
52. Петренко Е.А. Кассовые операции в бюджетном учете. - http://www.iterum.ru/47/88339
53. Писконин М.И. Бюджетный учет// Учебное пособие. Москва2005г
54. Правила учета расходов на командировки в бюджетных учреждениях. - http://www.klerk.ru/buh/articles/149530/
55. Предпринимательская деятельность бюджетных учреждений / Сергеева И.В., Сергеев Е.А. - М.: ООО "Статус-Кво 97", 2006.172 с.
56. Румянская С.В. Недостачи: оформление и учет // Главбух. Приложение "Учет в сфере образования", 2005, N 4.
57. Савицкая, Г. В. Экономический анализ / Г. В. Савицкая. – 11-е изд., испр. и доп. − М. : Новое знание, 2005.
58. Середа К.Н. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. Серия "Справочник". Ростов н/Д: Феникс, 2005.
59. Середа К.Н. Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях. Ростов н/Д: Феникс, 2002. (Справочник).
60. Слом. В.И. Что такое налоговое законодательство//Налоги. 2004. - 1.
61. Созарукова Г.А. Современный бухгалтерский учет в некоммерческой общественной организации // Аудит и финансовый анализ – 2008г., № 5.
62. Созарукова Г.А. Становление и развитие бухгалтерского учета в некоммерческой общественной организации // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях – 2009, № 2 (218).
63. Созарукова Г.А., Чая В.Т. Нормативно-правовая база и законодательное регулирование бухгалтерского учета в некоммерческой организации // Аудит и финансовый анализ- 2008. № 5.
64. Созарукова Г.А., Чая В.Т. Порядок организации бухгалтерского учета в некоммерческой общественной организации // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях – 2009г. № 1 (217).
65. Теория и практика финансового контроля//Бюджетный учет, 2008, №7
66. Токарев Н.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. 3-е изд., переработ. и доп. -М.: НД ФБК-ПРЕСС, 2008.
67. Токарев Н.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях. 3-е изд., перераб. и доп. М.: НД ФБК-ПРЕСС, 2003.
68. Учет денежных средств в бюджетных учреждениях. - http://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a100/44736.html
69. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях. - http://www.audit-it.ru/articles/account/otrasl/a100/44855.html
70. Фадеева Ю.Л. Практическое руководство бюджетных учреждений. – М.: «BKR Интерком-Аудит», 2007.
71. Хабаев С.Г. Бюджетный учет по новому плану счетов - М.: Актион-Медиа, 2006.
72. Химичева Н.И. Правовые особенности бюджетного процесса// Москва.2005г
73. Черник Д.Г. К вопросу о Налоговом кодексе РФ//Налоговый вестник. 2005г.
74. Чернов М.В. Бюджетные организации. Экономика и учет // 12, 2005г.
75. Чернюк А.А. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях. - Минск: Высшая школа, 2008. - 505 с.
76. Шедина О.В. Об авансовом отчете//Советник бухгалтера, 2008, №12.

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Смета доходов и расходов

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Наименование

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  В

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  Г

Расчет расходов по подстатье 212 «Прочие выплаты»: