Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

Согласно пункту 11 Порядка  ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 № 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на который  они выданы, или со дня возвращения  этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет  об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При  этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем  организации. 

Выдача наличных денег  под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Выдача иным лицам запрещается. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного  подотчетного лица по ранее выданному  ему авансу. Передача выданных под  отчет денег одним лицом другому  запрещается.

Итак, работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они  выданы, или со дня возвращения  из командировки предъявить в бухгалтерию  предприятия отчет об израсходованных  суммах и произвести по ним окончательный  расчет.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется  авансовый отчет (форма № 0504049). 

Авансовый  отчет  применяется  для  учета расчетов с подотчетными лицами.  Подотчетные  лица приводят сведения о себе на лицевой стороне  авансового   отчета   и   заполняют   графы   1-6 на оборотной  стороне авансового  отчета  о  фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.  Документы, приложенные  к  авансовому  отчету,  нумеруются  подотчетным  лицом  в порядке их записи в отчете.

В   бухгалтерии   авансовые   отчеты   проверяются   на   предмет правильности   оформления   и   наличия   документов,   подтверждающих произведенные  расходы,  целевого  расходования средств, и заполняются графы  7-10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах,  принимаемых  бухгалтерией  к  учету.  Проверенные авансовые  отчеты утверждаются руководителем  учреждения.

Суммы,  выплаченные  в  иностранной  валюте,  учитываются  как  в иностранной  валюте,  так  и  в  рублях  по  курсу  Центрального банка Российской  Федерации.  Погашение  суммы  задолженности  в иностранной  валюте подотчетными лицами и отражение  этой суммы в авансовом отчете в рублевом   эквиваленте   производятся   по   курсу  Центрального банка Российской   Федерации   на   дату   утверждения   авансового   отчета руководителем учреждения[47].

Суммы  полученного аванса приводятся с указанием даты получения  и кодов соответствующих аналитических  счетов бюджетного учета.

Основанием для выдачи денег под отчет в любом  случае является заявление на выдачу денег. В заявлении подотчетное  лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения  денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем заявление  поступает в бухгалтерию для  выдачи денег. При этом бухгалтер  обязан проверить отсутствие остатка  по предыдущему авансу.

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является приказ руководителя организации о  направлении работника организации  в служебную командировку. После  ознакомления с приказом работник составляет заявление с предварительным  расчетом средств, которые понадобятся  ему в командировке.

В Порядке ведения кассовых операций, которым устанавливаются  правила выдачи наличных денежных средств  под отчет, нет ограничений размеров выдаваемых сумм. Следовательно, организация  может выдать под отчет любую  сумму.

Однако необходимо иметь  в виду, что с учетом ограничений  предельного размера расчетов наличными  деньгами между юридическими лицами (100 тыс. руб.), в случаях, когда подотчетное  лицо совершает, например, закупку товаров  у сторонней организации, действуя при этом от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать  установленного предела [47].

По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения  услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной  форме. Отчет сдается в бухгалтерию. Напоминаем, что это необходимо сделать  не позднее трех дней после возвращения  из командировки.

Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных  сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.

Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Бухгалтер проверяет целевое  расходование средств, выданных работнику.

Проверенный авансовый отчет  утверждается руководителем или  уполномоченным на это лицом. 

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее –  Федеральный закон № 129-ФЗ) все  хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет. Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона № 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю (а  покупатель вправе потребовать у  продавца) два документа – кассовый чек и товарный чек (накладную).

Кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты:

- наименование организации,  выдавшей чек;

- идентификационный номер  организации-налогоплательщика (ИНН);

- заводской номер контрольно-кассовой  машины (ККМ);

- порядковый номер чека;

- дату и время покупки  (оказания услуги);

- стоимость покупки (услуги) [45].

Вместо кассового чека допускается выдача номерного бланка строгой отчетности по формам, утвержденным Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам (ГМЭК по ККМ), с указанием предусмотренных формой бланка реквизитов.

Товарный чек (накладная) должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации,  от имени которой составлен  документ;

- содержание хозяйственной  операции;

- название и измерители  приобретенного товара в натуральном  и денежном выражении;

- должность и личную  подпись ответственного лица (продавца);

- штамп (печать) продавца [45].

Счет-фактура должен отвечать требованиям положений пунктов 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ и  выписывается по форме, установленной  постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 «Об утверждении правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (с учетом изменений и дополнений), с обязательным заполнением всех указанных в нем реквизитов (при  отсутствии информации соответствующие  строки, графы прочеркиваются).

При покупках за наличный расчет у граждан-предпринимателей продавец обязан выдать покупателю (а покупатель вправе потребовать у продавца) кассовый и товарный чеки (или накладную) со всеми вышеперечисленными реквизитами.

Покупки за наличный расчет собственного имущества граждан, не являющихся предпринимателями, оформляются  договорами купли-продажи личного  имущества. В договорах должны быть указаны паспортные данные гражданина. Договор может быть заключен только лицом, которому директором выдана доверенность на право заключения таких договоров. Выплата денег по таким договорам  производится непосредственно гражданам-продавцам  только через бухгалтерию с разрешения главного бухгалтера после проверки документального оформления таких  хозяйственных операций.

Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

• подтверждающие документы подаются в оригинале;
• по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
• по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса[42].

1.3 Аналитический учет

 

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в  Журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств  и расчетов. Журнал операций расчетов с подотчетными лицами применяется для отражения движения средств по счету "Расчеты с подотчетными лицами" на основании авансовых отчетов, приходных или расходных ордеров. По каждой строке графы "Наименование показателя" журнала записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса.

При отражении сумм в иностранной  валюте, в следующей строке показывается сумма в валюте Российской Федерации, при этом в графе "Наименование показателя" приводится запись: "в  рублевом эквиваленте"[9].

В главную книгу переносятся  обороты, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые отражаются в журнале  операций по счету "Касса".

Журналы операций подписываются  главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

В органах казначейства и  в финансовых органах ведется  Журнал по прочим операциям, данные из которого записываются в Главную  книгу ежедневно.

При кассовом обслуживании бюджетов бюджетной системы Российской Федерации  органами казначейства учет операций ведется в отдельной Главной книге по каждому обслуживаемому бюджету на соответствующих счетах.

Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, производится в следующем порядке (рис. 1.3):

• ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";
• ошибочная запись, обнаруженная до момента представления баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
• ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.

Дополнительные бухгалтерские  записи по исправлению ошибок, а  также исправления способом "Красное  сторно" оформляются Cправкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер  и дату исправляемого журнала  операций, документа, обоснование внесения исправления.

Рис. 1.3 Исправление  ошибок, обнаруженных в регистрах  бюджетного учета

 

 

По истечении каждого  отчетного месяца первичные учетные  документы, относящиеся к соответствующим  журналам операций, должны быть подобраны  в хронологическом порядке и  сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить  за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование учреждения (органа казначейства, финансового органа); название и  порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный  и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле)[9].

В случае пропажи или уничтожения  первичных учетных документов и  регистров бюджетного учета руководитель учреждения (органа казначейства, финансового  органа) назначает приказом комиссию по расследованию причин их пропажи  или уничтожения. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения (органа казначейства, финансового органа). Копия акта направляется в вышестоящее учреждение (орган) по ведомственной принадлежности.

Карточка учета средств  и расчетов применяется для аналитического учета бухгалтерских операций (рисунок 1.3) с финансовыми активами и обязательствами в разрезе счетов бюджетного учета, а при необходимости - в разрезе дебиторов и кредиторов.

 

 

Рисунок 1.3 - Применение карточки учета средств и расчетов

 

Карточка открывается  записями сумм остатков на начало года. Текущие записи производятся не позднее  следующего дня после совершения операции[9].

В конце месяца в карточке подсчитываются итоги по остаткам.

1.4 Синтетический учет

 

 Для синтетического  учета расчетов с подотчетными  лицами предназначен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления  получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под  отчет работником бухгалтерии проставляется  соответствующий счет аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом  задолженности по предыдущим авансам.