Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

Если работник — совместитель, то в таком случае ему при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. При направлении такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей. А вот возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по взаимному соглашению между ними [10].

Расходы, произведенные сверх  выданного аванса, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя Государственной инспекции труда  в г. Москве, ему возмещают. Конкретные размеры расходов, связанных с командировкой, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Расходы по проезду (а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров, оплата услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) возмещают только при наличии подтверждающих документов. Из перечня видов транспорта не исключена возможность проезда и в такси. Следовательно, при документальном свидетельстве о таком расходе он будет оплачен.

Расходы по бронированию и  найму жилого помещения на территории России возмещают работникам (кроме  тех случаев, когда им предоставляется  бесплатное жилое помещение) в порядке  и размерах, определенных коллективными  договорами или локальным нормативным  актом.

Если по просьбе командированного работника ему пересылают зарплату по почте, расходы по пересылке будет  нести Государственной инспекции труда  в г. Москве.

При направлении специалиста  в загранкомандировку командировочное  удостоверение не оформляют. Исключение — командирование в страны —  участники Содружества Независимых  Государств, с которыми заключены  соглашения, на основании которых  в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки  о пересечении государственной  границы.

Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной  валюте, связанных с загранкомандировкой, осуществляются в соответствии с  Федеральным законом от 10 декабря  2003 г. № 173-ФЗ [10].

Если командированный  выбыл за рубеж и вернулся в  Россию в тот же день, суточные в  иностранной валюте выплачивают  в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных для командировок на территории иностранных государств.

Кроме того, при загранкомандировках  выплаты суточных в иностранной  валюте, возмещение расходов по найму  жилого помещения и других затрат проводят в размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом (при представлении  подтверждающих документов).

При направлении работника Государственной инспекции труда  в г. Москве в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (рис. 2.3): 

Причем последний пункт  дает широкие возможности для  возмещения расходов, но, разумеется, документально  подтвержденных и экономически обоснованных.

 

Рис. 2.3 Дополнительное возмещение расходов

 

В течение трех рабочих  дней по возвращении из командировки работник обязан представить:

— авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу;

— отчет о выполненной  работе, согласованный с руководителем  структурного подразделения учреждения, в письменной форме.

К авансовому отчету следует  приложить:

— командировочное удостоверение;

— документы о найме  жилого помещения, фактических расходах по проезду и иных расходах, связанных  с командировкой.

2.3 Отражение операций в учете

 

Как было уже отмечено, денежные средства выдаются под отчет в Государственной инспекции труда в г. Москве на выплату заработной платы через раздатчиков, оплату наличными деньгами по заключенным договорам, оплату пособий, приобретение ценных бумаг и так далее. Для учета этих операций предназначены следующие субсчета [8]:

- 0 208 01 000 «Расчеты с подотчетными  лицами по оплате труда»;

- 0 208 08 000 «Расчеты с подотчетными  лицами по оплате пособий по  социальному страхованию населения»;

- 0 208 09 000 «Расчеты с подотчетными  лицами по оплате пособий по  социальной помощи населению;

- 0 208 10 000 «Расчеты с подотчетными  лицами по оплате социальных  пособий, выплачиваемых организациями  сектора государственного управления»;

- 0 208 15 000 «Расчеты с подотчетными  лицами по приобретению ценных  бумаг»;

- 0 208 16 000 «Расчеты с подотчетными  лицами по приобретению акций  и иных форм участия в капитале».

Так, раздатчик Селиванова И.И. получила из кассы Государственной инспекции труда в г. Москва под отчет 100 000 рублей для выдачи заработной платы сотрудникам сводно-аналитического отдела.

По истечении 3-х дней Селиванова И.И. представила в бухгалтерию  инспекции отчет и сдала ведомости, по которым заработная плата выдана полностью.

При этом в учете были сделаны  следующие записи (таблица 2.2).

 

Таблица 2.2 Учет выдачи заработной платы

Содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
	Дебет	Кредит
Выданы из кассы денежные средства под отчет для выплаты заработной платы	1 208 01 560	1 201 04 610	100 000
Выдана заработная плата сотрудникам  отдела	1 401 01 211	1 208 01 660	100 000

 

К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению материальных запасов, основных средств, нематериальных активов, а так же оплата коммунальных услуг, услуг связи, расходов по арендной плате за пользование  имуществом и так далее.

Для отражения подотчетных  сумм, предназначенных на хозяйственные  расходы, используются счета (табл. 2.3):

Таблица 2.3. Счета для отражения подотчетных сумм

№ счета	Наименование  счета
0 208 04 000	Расчеты с  подотчетными лицами по оплате услуг  связи
0 208 05 000	Расчеты с  подотчетными лицами по оплате транспортных услуг
0 208 06 000	Расчеты с  подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг
0 208 07 000	Расчеты с  подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом
0 208 08 000	Расчеты с  подотчетными лицами по оплате услуг  по содержанию имущества
0 208 09 000	Расчеты с  подотчетными лицами по оплате прочих услуг
0 208 18 000	Расчеты с  подотчетными лицами по оплате прочих расходов
0 208 19 000	Расчеты с  подотчетными лицами по приобретению основных средств
0 208 20 000	Расчеты с  подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов
0 208 21 000	Расчеты с  подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов
0 208 22 000	Расчеты с  подотчетными лицами по приобретению материалов

 

 

Так, водитель Андриянов Ю.П. подал заявление в бухгалтерию Государственной инспекции труда в г. Москва с целью получить под отчет аванс, на приобретение запасных частей для ремонта легкового автомобиля, в сумме 4 000 рублей.

С разрешения руководителя, из кассы выдана сумма 4 000 рублей.

Водителем представлен авансовый  отчет о приобретении запасных частей к автомобилю на сумму 3 900 рублей. Оставшаяся сумма сдана в кассу Государственной инспекции труда в г. Москва.

В учете будут сделаны  следующие записи (таблица 2.4).

 

Таблица 2.4 Учет выдачи средств на хозяйственные нужды

Содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма, рублей
	Дебет	Кредит
Выданы под отчет денежные средства для приобретения запасных частей	1 208 14 560	1 201 04 610	4 000
Представлен авансовый отчет на сумму	1 105 05 340	1 208 14 660	3 900
Сданы в кассу оставшиеся денежные средства	1 201 04 510	1 208 14 660	100

 

К авансовому отчету по суммам, израсходованным на хозяйственные  нужды в обязательном порядке  должны прилагаться оформленные  соответствующим образом документы, подтверждающие фактическое приобретение тех или иных товаров или оплату услуг.

К таким документам относятся (рисунок 2.4):

 

 

Рисунок 2.4 Приложения к авансовому отчету

 

Расходы по командировке оплачиваются по следующим подстатьям экономической классификации расходов [8] ( табл. 2.5).

Таблица 2.5 Подстатьи по оплате командировочных расходов

№ подстатьи	Наименование  счета	Расходы
212	Прочие выплаты	расходы по оплате суточных
222	Транспортные  услуги	расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно
226	Прочие услуги	расходы по найму жилого помещения
290	Прочие расходы	расходы протокольного  характера в соответствии с законодательством  Российской Федерации при служебных командировках на территории иностранных государств

 

 

Так, работник Государственной инспекции труда в г. Москве Кутырев М.М. направлен в служебную командировку в город Белгород на 10 дней, с 17 по 26 января. Согласно личному заявлению Кутырева М.М., ему разрешен проезд до места командировки поездом в купейном вагоне, и выданы под отчет:

- на поезд 6 800 рублей,

- на оплату гостиничного  номера 3 500 рублей,

- суточные 1 000 рублей.

После возвращения из командировки Кутырев М.М. представил авансовый  отчет, к которому были приложены:

- проездные билеты до  места командировки и обратно  на сумму 6 800 рублей,

- счет за проживание  в гостинице за 7 суток на общую  сумму 2 800 рублей.

Кутырев М.М. вернул в кассу  учреждения остаток аванса в размере 700 рублей.

В бюджетном учете операции будут отражены следующим образом (таблица 2.6):

 

Таблица 2.6 Учет командировочных расходов

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание  операции
Дебет	Кредит
1 208 05 560	1 201 04 610	6 800	Выдан под  отчет аванс на приобретение проездных  билетов
1 208 09 560	1 201 04 610	3 500	Выдан под  отчет аванс на оплату гостиничных  услуг
1 208 02 560	1 201 04 610	1 000	Выданы под  отчет суточные
1 401 01 222	1 208 05 660	6 800	Списаны на основании авансового отчета расходы  на проезд
1 401 01 226	1 208 09 660	2 800	Списаны расходы  на оплату гостиницы
1 401 01 212	1 208 02 660	1 000	Списаны расходы  по оплате суточных
1 201 04 510	1 208 09 660	700	Возвращена  в кассу оставшаяся сумма аванса

 

Статьями 167 и 168 ТК РФ установлено, что при направлении работника  в служебную командировку за рубеж  ему гарантируется сохранение места  работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных  со служебной командировкой.

Дата пересечения границы  определяется по отметкам пограничных  органов в загранпаспорте либо по отметкам в командировочном удостоверении, которое оформляется так же, как  при служебной командировке на территории Российской Федерации.

Если работник направлен  в служебную командировку в два  или более иностранных государств, суточные за день пересечения границы  между иностранными государствами  выплачиваются в валюте и по нормам того государства, в которое направляется работник.

В случае если работник был  в загранкомандировке всего один день, суточные выплачиваются в размере 50 процентов от установленных норм.

Если командированный  работник в период командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы  за счет принимающей стороны, то бюджетная  организация суточные не платит. Если же принимающая сторона не выплачивает  работнику деньги на расходы, но при  этом обеспечивает его питанием, тогда  бюджетное учреждение выдает ему  суточные в размере 30 процентов от установленных норм.

В учете Государственной инспекции труда в г. Москве расчеты с подотчетными лицами, направленными в загранкомандировку будут отражаться следующим образом (табл. 2.7):

 

Таблица 2.7 Учет расходов на загранкомандировку

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
0 201 07 510	0 201 01 610	10000	Произведен перевод рублей в иностранную  валюту
0 201 04 510	0 201 07 610	20000	Получены наличные денежные средства в кассу учреждения
0 208 01 560	0 201 04 610	10000	Выданы денежные средства подотчет на оплату суточных
0 208 03 560	0 201 04 610	5000	Выданы денежные средства подотчет на оплату проезда
0 208 07 560	0 201 04 610	5000	Выданы денежные средства подотчет на наем жилья
0 401 01 211	0 208 01 660	10000	Отражен в учете авансовый отчет  по расходам на оплату суточных
0 401 01 222	0 208 03 660	5000	Отражен в учете авансовый отчет  по расходам на оплату проезда к  месту командировки и обратно
0 401 01 226	0 208 07 660	4000	Отражен в учете авансовый отчет  по расходам на наем жилья
0 201 04 510	0 208 01 660	1100	Возвращен в кассу остаток подотчетной  суммы в иностранной валюте
0 201 07 510	0 201 04 610	1100	Сдана наличная валюта на валютный счет учреждения
0 201 01 510	0 201 07 610	1100	Произведен перевод иностранной  валюты в рубли
0 401 01 226	0 201 07 610	200	Отражено комиссионное вознаграждение банка в валюте
0 201 07 510	0 401 01 171	100	Списана положительная курсовая разница  по валютным счетам