Оптимизация учета расчетов с подотчетными лицами в государственной инспекции труда в г. Москве

 

 К средствам, выдаваемым  под отчет, относятся также  и представительские расходы. 

Использовать бюджетные  средства на представительские расходы  при приеме иностранных делегаций  разрешено законодательно.  
Постановлением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 222, которым регулируется вопрос о размере представительских расходов, нормы затрат предусмотрены только для приема гостей из-за рубежа. Однако представительские расходы возможны за счет средств бюджета и при приеме отечественных делегаций. Для этого в смете Государственной инспекции труда в г. Москве предусмотрены соответствующие показатели, а траты должны быть экономически обоснованы, оправданы и не идти вразрез с его уставной деятельностью.

Таким образом, если для достижения уставной деятельности предусмотрена  организация различных мероприятий, то необходимо их документально спланировать.

Четкий перечень документов, который требуется для подтверждения  представительских расходов, нормативными актами не установлен. Минфин России в  письме от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807 рекомендует иметь:

• приказ (распоряжение) руководителя учреждения об осуществлении расходов на указанные цели; смету представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о произведенных расходах, связанных с организацией представительских мероприятий [44].

Учитывая сложившуюся  практику, в Государственной инспекции труда в г. Москве разработано Положение о проведении представительских мероприятий и список лиц, которые принимают участие в них.

К представительским расходам причисляют расходы на официальный прием и (или) обслуживание:

— представителей других учреждений, участвующих в переговорах в  целях установления и (или) поддержания  взаимного сотрудничества;

— участников, прибывших  на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа учреждения, независимо от места проведения указанных  мероприятий.

Положение о проведении представительских мероприятий утверждается приказом руководителя Государственной инспекции труда в г. Москве. В нем отражают:

• порядок организации и финансирования мероприятия;
• предельные нормы расхода денежных средств на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для приглашенных лиц, а также официальных лиц учреждения-организатора, участвующих в мероприятии;
• транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и заседания руководящего органа и обратно;
• буфетное обслуживание во время переговоров;
• иные расходы, определенные главным распорядителем или учредителем.

Расходы на указанные цели осуществляются в пределах лимитов, выделенных Государственной инспекции труда в г. Москве на текущий год. (100000 руб.). Если в ходе организации мероприятия возникли расходы, не предусмотренные утвержденной сметой, то по его окончании она уточняется. Об этом упомянуто и в Положении о проведении мероприятия во избежание конфликтов с контролирующими органами.

Представительские расходы  учитываются на счете 1 401 01 290 «Прочие расходы».

Бухгалтерские записи выглядят так (табл. 2.8):

 

Таблица 2.8 Учет представительских расходов

Содержание операции	Сумма, рублей	Дебет	Кредит
Выданы денежные средства из кассы  подотчетному лицу на проведение мероприятия	10000	1 208 18 560   «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате расходов»	1 201 04 610   «Выбытия из кассы»
Получен авансовый отчет подотчетного лица за проведенное мероприятие	10000	1 401 01 290   «Прочие расходы»	1 208 18 660 «Уменьшение дебиторской задолженности  подотчетных лиц по оплате  расходов»
Перечислен аванс предприятию  по транспортным расходам по перевозке  делегации	2000	1 206 18 560   «Увеличение дебиторской задолженности по выданным авансам на прочие расходы»	1 304 05 290   «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим расходам»
Зачтен аванс по транспортным расходам по перевозке делегации	2000	1 302 18 830   «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»	1 206 18 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по выданным авансам на прочие расходы»
Получен счет-фактура, акт выполненных  работ по транспортным расходам по перевозке делегации	2000	1 401 01 290   «Прочие расходы»	1 302 18 730 «Увеличение кредиторской задолженности  по прочим расходам»
Перечислены денежные средства предприятию  по транспортным расходам по перевозке  делегации  (по факту оказания)	2000	1 302 18 830   «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам»	1 304 05 290   «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по прочим расходам»

 

В Государственной инспекции труда в г. Москве не установлены лимиты средств для проведения представительских мероприятий, а это является нарушением учета представительских расходов. Кроме того, о необходимости установления таких лимитов упомянуто в Положении о проведении мероприятия.

2.4 Контроль за расходованием средств

 

Контроль за расходованием  средств Государственной инспекции труда в г. Москве проводится только в разрезе командировочных расходов. Остальные подотчетные суммы контролируются, только на этапе авансового отчета (Приложение Г).

При проверке соблюдения расходов Государственной инспекции труда в г. Москва на командировки учитывается то, что суточные при служебных командировках отражаются в смете доходов и расходов по подстатье 212 «Прочие выплаты» статьи 210 «Оплата труда и начисления на оплату труда»,  оплата проезда по служебным командировкам (разъездам) отражается по подстатье 222 «Транспортные услуги» статьи 220 «Приобретение услуг», найм жилых помещений – по подстатье 226 «Прочие услуги» статьи 220 «Приобретение услуг».

Проверяются следующие регистры бюджетного учета и первичные документы: карточка учета средств и расчетов, журнал по расчетам с подотчетными лицами, журнал операций по счету «Касса», авансовый отчет, приказы о командировании, журналы регистрации работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку, командировочные удостоверения, первичные документы, подтверждающие расходы командированных.

В отношении командировочных  выплат проверяются (рис. 2.5):.

1 Законность расходования средств на служебные командировки - предусмотрены ли они сметой доходов и расходов бюджетного учреждения.

2 Целесообразность командировок - цели командировки должны быть сформулированы конкретно и иметь прямое отношение к функциям учреждения (или функциям направляемого в командировку сотрудника), при этом следует ознакомиться с приглашением принимающей стороны (с условиями приема: за чей счет проезд, проживание, питание; при загранкомандировке необходим построчный перевод всех документов) или распоряжением вышестоящей организации.

3 Соблюдение порядка командирования - направление работников учреждений в командировку должно быть оформлено выдачей командировочного удостоверения и/или приказом.

4 Соблюдение выдачи денежных авансов (командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных) в части выдачи авансов сверх установленного размера.

5 Факты выдачи авансов под отчет при наличии задолженности по ранее выданным денежным средствам.

6 Соблюдение порядка возмещения командировочных расходов - в течение 3 дней по возвращении из командировки (при загранкомандировках 10 дней) работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

7 Правильность заполнения подтверждающих документов, наличие необходимых реквизитов документов.

8 Имели ли место случаи не востребования с работника бюджетного учреждения – подотчетного лица задолженности по бюджетным средствам, выданным ему в подотчет.

9 Правильность оплаты командировочных расходов - возмещение расходов в пределах установленных норм.

10 Правильность расчетов и учета по суммам, выплаченным в иностранной валюте.

11 Имели ли место случаи командирования и оплаты командировочных расходов сторонних лиц без надлежащего оформления, в том числе:

• оплата командировочных расходов которых должна осуществляться за счет средств, поступающих из бюджетов других уровней;
• оплата командировочных расходов которых должна осуществляться за счет внебюджетных источников;
• оплата командировочных расходов которых должна осуществляться за счет коммерческих учреждений;
• оплата командировочных расходов которых должна осуществляться за счет частных лиц.

 

Рис. 2.5 Проверка командировочных выплат

 

В отношении прочих компенсационных  выплат, предусмотренных в смете доходов и расходов по подстатье 212 Прочие выплаты статьи 210 Оплата труда и начисления на оплату труда, (приложение Г) проверяется законность расходования средств, правильность начисления и выплат на:

• подъемные пособия при переезде на новое место работы (службы);
• оплату стоимости проезда к месту отпуска и обратно;
• компенсацию расходов, связанных с переездом из районов Крайнего Севера;
• единовременное пособие при перезаключении трудового договора;
• компенсации за неиспользованное право на санаторно-курортное лечение;
• стоимости форменной одежды и обуви (вещевого имущества);
• стоимости проездных документов на все виды общественного транспорта;
• стоимости жилья, связанной с наймом (поднаймом) жилых помещений;
• за приобретение книгоиздательской продукции и периодических изданий;
• за установку телефона;
• взамен бесплатного обеспечения лекарственными средствами и лечебно-профилактического питания;
• за использование личного транспорта для служебных целей, обратив внимание на то, соблюдаются ли порядок и нормы компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок;
• ежемесячные пособия на ребенка;
• прием и обслуживание делегаций (представительские расходы), соблюдение установленного порядка и норм;
• другие аналогичные расходы.

2.5 Недостатки в деятельности  организации

 

Недостатки в деятельности Государственной инспекции труда в г. Москве касательно учета подотчетных сумм, можно разделить на две основные группы:

• нарушения в части документального оформления;
• нарушения, связанные с направлением должностных лиц Государственной инспекции труда в г. Москве в командировки.

К первой группе нарушений  относятся:

• выдача денежных средств в подотчет без письменного заявления получателя;
• нарушение сроков представления отчета об израсходованных суммах;
• передача подотчетных сумм от одного лица другому;
• превышение установленного Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1873-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или в кассу индивидуального предпринимателя» предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке. В соответствии с Письмом МНС России от 01.07.2002 г. N 24-202/252 и ЦБ РФ от 02.07.2002 г. N 85-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами  наличными деньгами» предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельного размера расчетов наличными деньгами (100 000 руб.);
• возмещение произведенных расходов при отсутствии подтверждающих документов;
• выдача денежных средств работникам учреждения, имеющим задолженности по предыдущим авансам (п.11 Письма N 18, п. 155 Инструкции N 25н);
• невыполнение требования п.17 Приложения N 3 Инструкции N 25 в части заполнения обязательных показателей: табельный номер, количество приложений, N  и дата приходных и расходных кассовых ордеров и т.д.;
• отсутствие в авансовом отчете подписи лица, представляющего отчет об израсходованных суммах.

Вторая группа нарушений  связана с направлением должностных  лиц Государственной инспекции труда в г. Москве в командировки. Данные нарушения составляют наибольший удельный вес среди всех нарушений, выявляемых в ходе проверки расчетов с подотчетными лицами.

При направлении в служебную  командировку работодатель обязан возмещать  работнику: расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с  проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.