Организация бухгалтерской службы на примере предприятия ООО «Ингосстрой»

Основными предпосылками рациональной организации  бухгалтерского учета является:

изучение организации, законоположений  и инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности; установление наиболее рациональных взаимоотношений  производственных участков организации  с ее бухгалтерией; определение характера  и объема бухгалтерской информации; рациональное распределение труда  между работниками учетного аппарата.

При изучении специфики функционирования организации необходимо установить ее организационно-правовую форму, организационную  структуру и структуру управления, определить наличие видов производств, видов хозяйственной деятельности, а также наличие структурных  подразделений и их территориальное  расположение. Изучению подлежат также  организационно- технологические особенности  и системы методов управления видами деятельности организации. Все  эти аспекты оказывают существенное влияние на организацию и построение учетного процесса, в частности на выбор рабочего плана счетов, других организационных, методических и технических  аспектов бухгалтерского учета при  разработке и принятии учетной политики организации.

При организации учета важным условием являются знание работниками бухгалтерской  службы законодательных актов и  инструктивных материалов, регламентирующих бухгалтерский учет и отчетность в РФ. Без знания общеустановленных  правил и принципов (вариантов) организации, методики и техники ведения бухгалтерского учета нельзя рационально организовать работу счетного аппарата и правильно  отражать хозяйственные операции.

Рациональное распределение труда  между работниками бухгалтерии  означает составление перечня учетных  операций, подлежащих выполнению за месяц, и установление норм времени выполнения каждой операции работниками бухгалтерии. Для этого разрабатывают план организации бухгалтерского учета. Он включает:

1. План документации – перечень  необходимых документов, график  документооборота.

2. План инвентаризации – порядок,  сроки и количество проведения  инвентаризаций.

3. План отчетности – определяют  калькуляционный период определения  финансовых результатов, сроки  составления и представления  отчетности.

4. План технического оформления  учета – определяется форма  бухгалтерского учета.

5. План организации труда и  повышения квалификации работников  бухгалтерии – определяют штат  работников и структуру бухгалтерии,  дают должностную характеристику  каждому работнику,  намечают  мероприятия по повышению их  квалификации.

6. План (проект) корреспонденции счетов  рабочего плана счетов.

7. План проверок и ревизий.

8. Организация бухгалтерского архива.

Рациональная организация бухгалтерского учета в значительной степени  зависит от правильности определения  структуры бухгалтерии и бухгалтерского аппарата. Бухгалтерия является самостоятельной структурной единицей организации.[40, С. 25]

Структура аппарата бухгалтерии зависит от особенностей каждой организации. Она бывает:

1. Линейная – все работники  подчиняются главному бухгалтеру (небольшие организации).

2. Вертикальная – создаются  промежуточные звенья управления (отделы), возглавляемые старшими  бухгалтерами (средние и крупные  организации). Работники бухгалтерии  подчиняются непосредственно старшим  бухгалтерам соответствующих отделов  (звеньев управления). Отделы  бывают: расчетный, материальный, учет готовой  продукции, производства и калькуляции   себестоимости; общий отдел.

3. При функциональной (комбинированной)  организации структуры бухгалтерии  ее специальные структурные подразделения  ( по центрам ответственности  и другим организационным структурам) выполняют замкнутый цикл работ.  Права главного бухгалтера передаются  руководителям подразделений бухгалтерий  в пределах установленных компетенций  (на крупных предприятиях).

В организации, осуществляющей предпринимательскую  деятельность по выпуску продукции  или занимающейся торговой деятельностью, бухгалтерской службой должны выполняться  операции:

1. Кассовые.

2. Расчеты с работниками по  оплате труда.

3. Материально-производственных запасов.

4. Расчеты с поставщиками и  подрядчиками.

5. Расчеты с покупателями и  заказчиками.

6. Расчеты с бюджетом по налогам  и сборам.

7. Учет производственных затрат  и издержек обращения (в торговых  организациях).

Если объем работ на участке  является значительным, вместо 1-го рабочего места создается группа, в которой  заняты от 2 и более работников.

При необходимости в штат бухгалтерии  может вводится должность заместителя  главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и группами. Функции, выполняемые бухгалтерскими службами, прямо вытекают из задач  бухгалтерского учета, определяемых законом «О бухгалтерском учете».[4, С. 5] Они состоят из:

1. Ведение бухгалтерского учета  в соответствии с требованиями  действующего законодательства  РФ.[40, С. 26], [48, С. 115]

2. Организация документооборота  и обмена данными бухгалтерского  учета и отчетности с целью   обеспечения информацией, необходимой  внутренним и внешним пользователям  бухгалтерской  отчетности для  контроля за соблюдением законодательства  РФ.

3. Оперативный и систематический  анализ данных бухгалтерского  учета и отчетности с целью   выявления внутрихозяйственных  резервов обеспечения ее финансовой  устойчивости.

Кроме того, в обязанности бухгалтерских  служб входит:

1. Контроль за правильным и  экономным расходованием денежных  средств, материальных и  трудовых  ресурсов.

2. Обеспечение сохранности денежных  средств в процессе их получения,  хранения и использования.

3. Контроль за сохранностью материальных  ценностей в местах хранения  и эксплуатации.

4. Формирование рациональной схемы  документооборота со структурными  подразделениями организации, выделенными  на обособленный баланс.

5. Начисление и выплата в установленные  сроки оплаты труда работникам, проведение расчетов с  работниками  по иным основаниям.

6. Своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе осуществления   предпринимательской деятельности.

7. Своевременное проведение расчетов  с налоговыми органами.

8. Участие в проведении инвентаризации  имущества и финансовых обязательств, своевременное и  правильное  определение результатов инвентаризации  и отражение их в учете.

9. Проведение инструктажа материально-ответственных  лиц по вопросам учета и  сохранности  ценностей, находящихся  на их ответственном хранении.

10. Широкое применение современных  средств автоматизации при выполнении  учетно- вычислительных работ.

11. Составление и представление  в установленном порядке и  в предусмотренные сроки бухгалтерской  и налоговой отчетности.

12. Ведение массива нормативных  и других документов по вопросам  учета и отчетности, относящихся  к компетенции бухгалтерских  служб.

13. Хранение документов в соответствии  с правилами организации государственного  архивного дела.

Организация внутреннего контроля в организации. Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Он обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамичном взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации.

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля – формальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от сложности организационной  структуры; правовой формы; видов и  масштабов деятельности; целесообразности контроля; отношения руководства  организации к контролю.

Одна из наиболее развитых форм внутреннего  контроля – внутренний аудит.

Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща  крупным и некоторым средним  организациям, для которых характерны:

1. Усложненная структура организации.

2. Многочисленность филиалов, дочерних  компаний.

3. Разнообразие видов деятельности  и возможность их кооперирования.

4. Стремление органов управления  получать достаточно объективную  и независимую оценку действий  менеджеров всех уровней управления.

Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут  выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К  внутренним аудиторам относят и  ревизионные комиссии, деятельность которых регламентирована действующим  законодательством. Ревизионные комиссии в основном распространены в акционерных  обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.[40, С. 27], [53, С. 205]

Большое значение имеет также классификация  по типам внутреннего контроля. Известны следующие типы внутреннего контроля:

1. Неавтоматизированный.

2. Не полностью автоматизированный.

3. Полностью автоматизированный.

Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется непосредственно  его субъектами без применения автоматических средств. Не полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его  субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения  и т. д. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов  и деталей). Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется целиком  в автоматическом режиме под управлением  субъектов внутреннего контроля.

Примерами полностью автоматизированного  внутреннего контроля могут служить:

1. Автоматическое обнаружение и  исправление ошибки прикладной  компьютерной программы.

2. Работа программ, обеспечивающих  выделение или перечисление тех  пунктов, которые не соответствуют  установленным критериям (например, если сумма по счетам на  закупку находится  вне установленных  пределах).

3. Работа антивирусных программ.

4. Программные проверки типа  подсчета общих сумм для контроля  правильности расчетов (например, согласование  суммы счетов на закупки с  общей суммой счетов, рассчитанной  в результате другой операции).

5. Программные проверки на соответствие  данных и выдача информации  по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур  на закупку с файлами записей  по полученным товарам, производимое  программой перед оплатой счета  продавца).

6. Работа контрольных модулей  корпоративных систем (например, модулей  системы «Галактика», решающих  задачи контроля себестоимости  продукции, контроля исполнения бюджета ).

Внутренний контроль целесообразно  классифицировать и по значимости субъектов  внутреннего контроля, с точки  зрения их участия в общей деятельности по внутреннему контролю в организации. В этом аспекте всех субъектов  внутреннего контроля целесообразно  распределить по следующим уровням.

Субъекты внутреннего контроля первого уровня – это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов).

В обязанности субъектов внутреннего  контроля второго уровня непосредственно  не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют  контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования).