Особенности учета денежных средств в ООО «Магнит»

Вторую (нормативную) группу составляют ПБУ (положения по бухгалтерскому учету), в которых излагаются основы бухгалтерского учета[9]. В этот уровень входят:

1) ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность» устанавливает состав, содержание и методические основы формирования бухгалтерской отчетности организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации;

2) ПБУ 10/99 «Расходы организации» устанавливает правила формирования в бухучете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций);

3) ПБУ 18/02 «Расчеты по налогу на прибыль» устанавливает правила формирования и раскрытия в бухучете информации о расчетах по налогу на прибыль;

4) ПБУ 1/2008 «Учетная политика» устанавливает правила формирования (выбора или разработки) и раскрытия учетной политики организаций, являющихся юридическими лицами;

5) ПБУ 23/2011 «Отчет о движении денежных средств» определяет правила составления отчета о движении денежных средств коммерческими организациями (кроме кредитных организаций);

6) ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухучете и отчетности» устанавливает правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации об ошибках в бухгалтерском учете и отчетности юридических лиц;

7) другие положения о бухгалтерском учете.

В третью группу (методическую) входят инструкции, рекомендации и прочие методические указания по ведению бухгалтерского учета денежных средств. Ее составляют:

1) План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий и Инструкция по его применению, утвержденные приказом Министерства финансов РФ. В Инструкции установлены единые подходы к применению Плана счетов бухучета в финансово-хозяйственной деятельности организации и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. Приведена краткая характеристика счетов и открываемых к ним субсчетов, раскрыта их структур и назначение.

2) Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ содержат порядок проведении инвентаризации кассы.

3) Письма и Положения Центрального Банка России. Так в соответствии  с Положением Центрального Банка РФ от 05.01.1998 № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ» осуществляется ревизия кассы и контроль соблюдения расчетно-кассовой дисциплины. А Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 года №843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» вводит количественное ограничение на денежные суммы, поступающие в кассу по договорам с контрагентами.

4) Федеральный закон РФ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»[10] внес изменения в проведение и документальное оформление кассовых операций. В соответствии со ст.2 этого Закона при осуществлении всеми организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр. Контрольно-кассовая техника или контрольно-кассовая машина – это электронный прибор, снабжённый устройством для печатания кассового чека, который является инструментом контроля со стороны государства за налично-денежным оборотом[11]. Принцип учета и документального оформления выручки от населения за проданные товары в розничных торговых организациях остался прежним.

5) Положение Центрального Банка РФ «О безналичных расчетах в Российской Федерации»[12] указывает правила осуществление ревизии кассы и контроль соблюдения расчетно-кассовой дисциплины.

И в последней группе находятся организационно-распорядительные документы, формирующие учетную политику организации, которые разрабатываются самой организацией или консультационными фирмами по ее заказу. Документами, которые представлены в этом уровне, являются:

1) документ по учетной политике предприятия;

2) утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;

3) графики документооборота;

4) утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;

5) утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.

Из обзора нормативных документов видно, что учет денежных средств законодательно достаточно обеспечен и четко регламентирован. Также происходит постоянное изменение и дополнение законодательных документов, которое отражает реальные процессы, происходящие в нашей стране, а также устраняет ошибки, допущенные в предыдущих редакциях.

1.2 Теоретическое обоснование учета денежных средств

В процессе своей деятельности каждое предприятие налаживает хозяйственные связи с другими субъектами рынка: оно все время имеет отношение с поставщиками и покупателями и осуществляет с ними денежные расчеты. Кроме того, организация ведет денежные расчеты с бюджетом, внебюджетными фондами, банками и иными кредиторами и дебиторами. Поэтому перед каждой организацией встает вопрос эффективного использования и учета денежных средств, чему способствует бухгалтерский учет.

Задачами бухгалтерского учета денежных средств являются их своевременный, полный и точный учет, учет операций по их движению, контроль их сохранности, целевого использования, соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины, а также выявление возможностей их лучшего использования.

Денежные расчеты могут производиться либо наличным расчетом (через кассу организации), либо в виде  безналичной оплаты (через расчетный счет организации). В бухгалтерском учете движение денежных средств и денежных документов учитывается на активных счетах из раздела V «Денежные средства» Плана счетов. В этот раздел входят счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути», 58 «Финансовые вложения».

Как правило, все организации производят расчеты со своими кредиторами в безналичном порядке через банки или через другие кредитные организации. Порядок таких расчетов определяется Банком России на основании законодательства Российской Федерации. На основании Инструкции Центрального банка Российской Федерации все организации независимо от своих правовых форм обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка, а в кассе оставлять только необходимый лимит денежных средств, разрешенный обслуживающим организацию банком, и направляемый на оплату мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.  Однако в некоторых условиях (например, в условиях экономического кризиса), происходит значительное увеличение наличного денежного оборота в связи с задержкой безналичных расчетов[13]. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам организации, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

Наличные денежные средства учитываются на счете 50 «Касса». Обороты по дебету счета показывают поступление, а обороты по кредиту - расходование денежных средств.

Денежные документы учитываются на счете 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Если в организации имеют место операции с наличной иностранной валютой, к счету 50 «Касса» могут быть дополнительно открыты субсчета «Касса в рублях», «Касса в иностранной валюте», «Касса в иностранной валюте за границей».

К счету 50 могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации», 50-2 «Операционная касса», 50-3 «Денежные документы».

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, к счету 50 «Касса» открываются субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» открывается организациями при необходимости. Здесь формируется информация о наличии и движении денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), вокзалов и тому подобном.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» нужен для учета наличия и движения в кассе различных проездных билетов на отдельных видах транспорта, почтовых марок и других денежных документов.

Для ведения учета кассовых операций применяются утвержденные постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г № 20 по согласованию с Минфином России типовые межведомственные формы первичных регистров и первичных документов.[14] Это приходный и расходный кассовые ордера (формы № КО-1 и КО-2), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3). Эти формы были введены в действие с 1 января 1999 г. Примеры приходных и расходных ордеров представлены в приложении А.

Обычно прием денег в кассу производится с учетом контрольно-кассовых машин (исключение составляют организации, находящиеся на специальном режиме налогообложения и освобожденные от этого[15]). Прием и выдачу наличных денежных средств производит кассир, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.

Поступление и выдачу денежных средств оформляют приходными и расходными ордерами соответственно, причем суммы операции записывают не только цифрами, но и прописью. Эти документы подписывает главный бухгалтер (или уполномоченное им лицо), а расходные ордера обязательно заверяются еще  и подписью руководителя, кроме случаев, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется его разрешительная подпись. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: на выплату заработной платы; под отчет на хозяйственные или командировочные расходы; на оказание материальной помощи; на выплату пособий по временной нетрудоспособности и на другие цели.

Заработную плату, премии, пособия по временной нетрудоспособности, стипендии, пенсии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, подписанным главным бухгалтером и руководителем. При этом работник, получив деньги, расписывается в этой ведомости напротив суммы и своей фамилии, удостоверяя тем получение в полном объеме причитающихся ему денежных средств. Если же деньги выдаются кассиром по доверенности, что перед распиской в получении денег кассир указывает «По доверенности». При этом доверенность остается у кассира, который обязан прикрепить ее к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости, а в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а в случае применения электронно-вычислительной техники в соответствующих машинограммах. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир обязан регистрировать в кассовой книге, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. При машинном способе ведение кассовой книги записи ведутся также каждый день, но кассовая книга распечатывается раз в год и заверяется в налоговом органе по месту деятельности организации.

Контроль правильного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. Руководители организации обязаны оборудовать помещение кассы и обеспечить сохранность денег в самом помещении (размещение там особых надежных шкафов-сейфов, установка сигнализации и другие меры защиты), а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Руководители организации несут ответственность в установленном законодательством порядке в случаях, когда по их вине не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность хранения и транспортировки денежных средств. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции – заперты с внутренней стороны. Не разрешается доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается.

В случае внепланового отсутствия кассира на месте работы (по болезни или по другим причинам) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц. Если в штате отсутствует должность кассира, то исполнение его обязанностей может быть возложено на главного бухгалтера или другого работника при условии заключения с ним договора о материальной ответственности по письменному распоряжению руководителя.