Особенности учета денежных средств в ООО «Магнит»

Для достижения уставных целей общество осуществляет следующие виды деятельности: торговую, торгово-посредническую, закупочную, сбытовую. Предприятие имеет основной статистический код 52.11, который прописан в Общероссийском Классификаторе Видов Экономической Деятельности (ОКВЭД[24]).  Это означает, что предприятие имеет право осуществлять розничную торговлю в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями. В настоящее время общество занимается торговлей преимущественно продуктами питания, алкогольной продукцией, бытовой химией, табачной продукцией и подобным. Продукция, которой торгует предприятие, закупается у других предприятий, а также производится им самим. Также предприятие сдает часть своей площади другим предприятиям на правах аренды или субаренды.

ООО «Магнит» имеет в своем распоряжении три магазина (супермаркеты), два из которых принадлежат ему, а третий он арендует. В каждом магазине имеется торговый павильон, склад для продукции, производственный цех для приготовления готовых изделий, подсобные, архивные и офисные помещения. В состав экономических служб предприятия входят: планово-экономический отдел, отдел бухгалтерского учета и контроля, юридический отдел, отдел снабжения, отдел маркетинга.

На любом предприятии система бухгалтерского учета складывается из учетной политики, рабочего плана счетов, графика документооборота, распределение обязанностей каждого работника бухгалтерии и других элементов. Бухгалтерский учет в ООО «Магнит» осуществляется бухгалтерской службой, которую возглавляет главный бухгалтер. Он организует всю работу бухгалтерской службы и организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности. Также он контролирует экономное использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранность собственности предприятия, рациональную организацию учета и отчетности, учет поступления денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств производства, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением и другое. С главным бухгалтером согласовывается назначение, увольнение и перемещение кассиров и других материально ответственных лиц. Также он осуществляет контроль соблюдения порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежей, руководит расходованием фонда оплаты труда, проведением инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных фондов, и документальной ревизией в подразделениях предприятия.

В ООО «Магнит» применяют общую систему налогообложения, то есть вид налогообложения, при котором организацией ведется бухгалтерский учет в полном объеме (сдаются все формы бухгалтерской отчетности) и уплачиваются все общие налоги (НДС, налог на прибыль организаций, налог на имущество организаций).

На каждом предприятии вырабатывается свод правил ведения бухгалтерского учета, которые обеспечивают максимальный эффект от ведения учета, т.е. своевременное формирование финансовой и управленческой информации, ее достоверность, доступность и полезность для широкого круга заинтересованных лиц. Эти правила образуют собой учетную политику предприятия – совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности).  В целях соблюдения в организации в течение отчетного года единой методики отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций и оценки имущества в ООО «Магнит» учетная политика сформирована главным бухгалтером предприятия, в соответствии с федеральным законом от 21.11.1996г № 129 «О бухгалтерском учете» (п. 3. ст. 5) и ПБУ 1/2008.

В процессе формирования учетной политики предприятие осуществляет выбор способа ведения бухгалтерского учета. Утверждаются рабочий план счетов бухгалтерского учета, не типовые формы первичных документов учетных и для внутренней бухгалтерской отчетности, порядок проведения инвентаризации, методы оценки активов и обязательств, правила документооборота и другое.

В соответствии с учетной политикой ООО «Магнит» амортизация основных средств начисляется линейным способом. Расходы будущих периодов списываются методом равномерного списания расходов в течение периода, к которому они относятся. Затраты на ремонт основных средств, а также арендованных основных средств, включаются в себестоимость продукции по фактическим затратам. Учет процесса приобретения и заготовления МПЗ (материально-производственных запасов) осуществляется по фактическим затратам на счете 10 «Материалы». Оценка материально-производственных запасов, отпускаемых в производство, производится по себестоимости каждой единицы.

Косвенные расходы ООО «Магнит» распределяются между видами продукции пропорционально заработной плате основных работников. Управленческие расходы в полной сумме включаются в себестоимость продукции, реализованной в отчетном периоде. Коммерческие расходы признаются полностью в отчетном году их признания в качестве расходов по обычным видам деятельности. Готовая продукция оценивается в балансе по фактической производственной себестоимости.

В ООО «Магнит» бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется путем двойной записи на взаимозависимых счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета. План счетов бухгалтерского учета в ООО «Магнит» разрабатывается на основе типового плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, принятого в Российской Федерации, с учетом специфики деятельности предприятия и задач в соответствии с управленческими решениями, принимаемыми руководящими и исполнительными органами предприятия. Рабочий план счетов ООО «Магнит» представляет собой перечень синтетических и аналитических счетов бухгалтерского учета в последовательности, предусмотренной типовым планом счетов. При создании, движении документов и обработке отраженных в них данных предприятие руководствуется графиком документооборота предприятия, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель. График документооборота предусматривает оптимальное число исполнителей для прохождения каждого первичного документа в минимальные сроки, то есть устанавливает на предприятия рациональный документооборот. Ответственность за его соблюдение несут работники, создавшие и подписавшие документы, которые относятся к сфере их деятельности по этому графику, а конечный контроль над этими исполнителями несет главный бухгалтер.

Перечень прямых расходов определяется организацией самостоятельно. Учет этих расходов осуществляется по методу начисления: расходы на приобретение материалов, сырья признаются по передаче в производство; расходы на заработную плату работников и отчисления в социальные фонды, признаются ежемесячно в размере начисленных сумм; амортизация признается в размере начисленных сумм.

В целях обеспечения достоверности о данных бухгалтерского учета и отчетности проводится инвентаризация имущества и денежных средств. Ревизия кассы осуществляется не реже одного раза в месяц. Для внутреннего контроля проводятся обязательные внезапные проверки кассы. Отчетность предприятия составляется ежеквартально нарастающим итогом и представляется внешним пользователям в установленные сроки (квартальный – до 30 числа месяца после отчетного, а годовой – до 30 марта следующего года).

Учетные документы хранятся на предприятии в книжной и электронной форме в течение 5-ти лет. Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером. Налоговый учет ведется ООО «Магнит» в регистрах. Формы регистров и порядок их заполнения используется на основании программной настройки к продуктам «1С».

В ООО «Магнит» для упрощения ведения бухгалтерского учета применяют электронно-вычислительные машины и установленные на них программы. Используется программа «1С: Предприятие», «1C: Зарплата и кадры», «Консультант-Плюс». Основной учет и составление отчетности совершается с помощью программы «1С: Предприятие 7.7». Эта программа непосредственно связана с хозяйственной программой «СуперМаг», используемой для учета товаров. Автоматизированные информационные технологии в учете упрощают получение данных и их обработку, необходимых для аналитического и синтетического учета, а после для составления бухгалтерской отчетности.

В ООО «Магнит» все необходимые данные первичных документов переносятся в программу в компьютере путем заполнения соответствующих полей, после чего автоматически воспроизводится весь документ, данные которого можно после посмотреть в соответствующих проводках и счетах бухгалтерского учета. При этом ввод упрощается тем, что заполнение условно-постоянных реквизитов производится путем выбора из определенного информационного справочника. А при работе  с валютой другой страны необходимо указать ее код и поставить соответствующую галочку в определенное для этого поле.

Например, для оформления приходного кассового ордера кассиру (бухгалтеру) необходимо заполнить следующие поля:

-     корреспондирующий счет, то есть счёт, открываемый кредитной организацией (банком) в подразделении центрального банка или в иной кредитной организации (либо код операции);

-     реквизиты плательщика;

-     суммы денежных средств;

-     основание хозяйственной операции по поступлению денежных средств и документов в кассу.

После этого бухгалтер (кассир) этот документ сохраняет, распечатывает, передает главному бухгалтеру для проверки и подписи. После закрытия дня на базе созданных документов формируется кассовая книга, и печатаются одновременно листы «Отчет кассира» и «Вкладной лист кассовой книги».

При автоматизированном ведении учета денежных средств уменьшается время создания отчетов, а сам учет намного упрощается. Обеспечивается быстрый поиск любой информации, ее сортировка в справочниках, формирование документов учета денежных средств в кассе, на расчетных и иных счетах в банках, оперативный учет дебиторской и кредиторской задолженности. При таком ведении бухгалтерского учета можно сократить бумажный документооборот и расходы на содержание бухгалтерской службы. Сведения регистров бухгалтерского учета  денежных средств и денежных документов сохраняются на машинных носителях, что позволяет автоматизировано обобщить показатели соответствующих статей бухгалтерской отчетности. Для вывода соответствующих форм в электронном виде достаточно указать лишь период учета. Также имеется возможность совместить формы регистров синтетического и аналитического учета.[25]

При формировании платежного документа бухгалтер указывает реквизиты плательщика (выбирает уже созданные ранее реквизиты  или заводит новые), сумму, основание, назначение, вид, срок и очередность платежа, ставит соответствующую отметку при платежах в бюджет. После заполнения платежного документа бухгалтер его сохраняет, распечатывает, подписывает у уполномоченных лиц и относит в банк на бумажном носителе, либо отправляет по интернету с помощью программы «Клиент-банк» (или «Интернет-банк»).

Для расчетов с кредиторами, хранения и получения денежных средств в ООО «Магнит» открыты расчетные счета в двух банковских организациях: в ОАО Сбербанк России Балашихинское ОСБ 8038 и АКБ Банк Город (ЗАО). Для этого у предприятия заключены договора о расчетно-кассовом обслуживании с этими банками и направлены соответствующие сообщения об открытии расчетных счетов в налоговый орган по месту регистрации. Причем в ОАО Сбербанк России предприятие ООО «Магнит» имеет как рублевый, так и валютный расчетные счета. Расчетный счет очень важен для осуществления расчетов с поставщиками, так как большинство этих расчетов ведется безналичным путем.

Для более удобной и быстрой оплаты дебиторской задолженности на предприятии используют «Клиент-банк» («Интернет-банк») этих банков, то есть платежи через банк осуществляются с помощью интернета. Это способствует увеличению количества и скорости платежей при тех же затратах, уменьшается количество времени на печатание платежных поручений, уменьшается количество ошибок (путем проверки автоматической системой платежных документов уже на входе).

Система «Клиент-банк» позволяет всем ее пользователям:

    создавать платежные документы (или импортировать их из бухгалтерской программы) и передавать их в банк;

    оперативно получать выписки в любое время;

    получать разлиную информацию для помощи осуществления безналичных расчетов (курсы валют, реквизиты банков);

    в случае возникновения вопросов обратиться к операторам банка;

    получать исполненные банком платежи (и при необходимости экспортировать их в бухгалтерскую программу).

После сохранения документа и импорта в систему «Клиент-банк» (путем специального кодирования), его подписывают электронной подписью, которая хранится на электронном носителе (дискете, диске, флеш-накопителе), и пересылается в банк. Если необходимо, можно отозвать этот документ из банка. При отправке документа в другую кредитную организацию (либо внутри самого банка) банк предприятия ставит рядом с документом надпись «исполнено» и в документе появляется электронная подпись банка. 

На основании полученных из банка выписок бухгалтер проводит платежные документы, записи о которых попадают в массив хозяйственных операций. На основании этого массива и компьютерного плана счетов автоматически формируются бухгалтерские проводки (контировки) – записи в бумажном журнале или в компьютерной базе данных об изменении состояния учитываемых объектов.

Кроме системы «Клиент-банк» для запросов выписки и оперативного получения остатков и оборотов по счету используется система «Voice-informator», которую на предприятии ООО «Магнит» используют в случае неэффективной работы системы «Клиент-банк». Предоставляется она основным обслуживающим банком ОАО Сбербанк России и помогает получать выписки и оперативную информацию по счетам.

На исследуемом предприятии введена система перевода заработной платы сотрудникам на их личные карточки. Для этого бухгалтер ООО «Магнит» делает платежное поручение с общей суммой выплачиваемой зарплаты и направляет его вместе с расчетно-платежной ведомостью в ОАО Сбербанк России. После этого банк автоматически распределяет общую сумму по карточкам каждого сотрудника согласно ведомости. Это позволяет уменьшить работу кассира, избежать ошибок, связанных с выдачей наличных денежных средств.

ООО «Магнит» осуществляет торговлю преимущественно с населением (то есть физическими лицами), поэтому предприятию в соответствии с законом для сохранения лимита кассы обязательно следует сдавать деньги в банк. Лимит кассы для ООО «Магнит» в 2010 году  установлен в размере 150 тысяч рублей. Для сдачи наличных денежных средств в кредитные организации предприятие пользуется инкассаторскими услугами обслуживающего его банка (в данном случае это ОАО Сбербанк России Балашихинское ОСБ 8038), для чего на предприятии заключен с банком соответствующий договор. Обычно выручка сдается кассиром в конце рабочего дня. Кассир является материально-ответственным лицом, то есть несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей.