Особенности учета денежных средств в ООО «Магнит»

В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. В случае нахождения недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывают сумму и обстоятельства их возникновения.

Когда кассовая книга ведется в автоматическом режиме с помощью электронно-вычислительной техники, организации должны проводить проверку работы программных средств обработки кассовых документов. Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В целях контролирования правильности отражения в учете кассовых операций и соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в месяц проводится инвентаризация кассы. На день инвентаризации кассир должен оформить все приходные и расходные денежные документы и сдать их в бухгалтерию, подтверждая это подписью в расписке. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах, которые подписываются членами инвентаризационной комиссии и кассиром.

В кассе организации могут оставаться денежные средства в размере лимита, установленного банком, в котором открыт расчетный счет предприятия. Этот лимит устанавливается банковской организацией один раз в год. Банк вправе проверить проверять состояние кассовой дисциплины клиента и в случае выявления нарушений направить в налоговый орган представление по указанной проверке с приложением копии справок для принятия мер финансовой и административной ответственности.

Для синтетического учета денежных средств в рублях на расчетном счете предназначен основной денежный активный счет 51 «Расчетные счета». По дебету этого счета отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации, а по кредиту отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Аналитический учет по счету 51 ведется по каждому расчетному счету.

Для того чтобы вести учет денежных средств в иностранной валюте, применяется счет 52 «Валютные счета», на котором отражена информация о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами.

К счету «Валютные счета» могут быть открыты субсчета: 52-1 «Валютные счета внутри страны»; 52-2 «Валютные счета за рубежом». К указанным выше субсчетам следует открыть субсчета второго порядка: 52-1-1 «Текущий валютный счет»; 52-1-2 «Транзитный валютный счет»; 52-1-3 «Специальный транзитный валютный счет».

Банк открывает расчетный счет предприятию после предоставления последним необходимых документов и внесения необходимой для открытия счета суммы денежных средств. Далее клиент-организация заключает с банком соответствующий договор, который содержит права и обязанности каждой из сторон. После открытия счета клиент со своей стороны и обслуживающий его банк со своей стороны направляют в налоговый орган по месту нахождения предприятия, которому был открыт расчетный счет, соответствующее извещение.

Операции по расчетным счетам отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок (пример которых смотрите в приложении Б) по этому счету из банков и документов, являющихся приложением к этим выпискам. В выписке указываются остатки (начальный и конечный) на расчетном счете и суммы операций по счету. Внесение денежных средств на расчетный счет организации или их списание проводится на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных поручений) или с их согласия (на основании платежных требований других организаций). Пример платежного поручения приведен в приложении В. Списание денег с расчетного счета может производиться и без распоряжения владельца в безакцептном (бесспорном) порядке по решению суда или налогового органа (например, на основании инкассового требования). Право на бесспорное списание средств - одна из наиболее актуальных тем современных юридических исследований[16].

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, иных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению. Построение аналитического учета по этому счету должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и тому подобного.

На субсчете 55-1 «Аккредитивы» учитывается движение средств, находящихся в аккредитивах, зачисление которых отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках» и кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других аналогичных счетов. Принятые на учет по счету 55 средства в аккредитивах списываются по мере их  использования (согласно выпискам из банка), как правило, в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Неиспользованные средства в аккредитивах отражаются по кредиту счета 55 и дебету счета 51 или 52. Аналитический учет по данному субсчету ведется по каждому выставленному аккредитиву.

На субсчете 55-2 «Чековые книжки» учитывается движение средств, находящихся в чековых книжках. Когда чековая книжка выдается, то депонирование средств отражается по дебету счета 55 и кредиту 51, 52, 66 и аналогичных счетов. Суммы по полученным в банке чековым книжкам списываются (согласно выпискам кредитной организации) с кредита счета 55 в дебет счетов учета расчетов (76 и др.) по мере оплаты выданных организацией чеков, то есть в суммах погашения предъявленных чеков. Суммы по чекам, не предъявленным к оплате, остаются на счете 55. Итоговая сумма по субсчету 55-2 «Чековые книжки» должно соответствовать сальдо по выписке из банка. Суммы по возвращенным в банк чекам отражаются по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетами 51 или 52. Перечисление денежных средств во вклады отражается организацией по дебету счета 55 в корреспонденции со счетами 51 или 52. При возврате кредитной организацией сумм вкладов в учете организации производятся обратные записи.

На субсчете 55-3 «Депозитные счета» учитывается движение средств, вложенных организацией различные виды вкладов. Перечисление денежных средств во вклады отражается организацией по дебету счета 55 и кредиту счета 51 или 52. При возврате сумм вкладов из банка в учете организации производятся обратные записи. Аналитический учет по субсчету 55-3 ведется по каждому вкладу.

На других субсчетах к счету 55 учитывается движение обособленно хранящихся в кредитной организации средств целевого финансирования (например, поступивших бюджетных средств, средств на финансирование капитальных вложений, аккумулируемых и расходуемых организацией с отдельного счета, и других).

Филиалы,   представительства   и   иные   структурные    подразделения организации, выделенные на отдельный баланс, которым открыты  текущие  счета в кредитных организациях для осуществления текущих расходов  (оплата  труда, отдельные хозяйственные расходы, командировочные суммы и т.п.), отражают  на отдельном  субсчете  к  счету  55  «Специальные  счета  в  банках»  движение указанных средств. Денежные средства в иностранной валюте учитываются на счете 55 обособленно.

Существуют организации, которые не имеют возможности сдавать денежную наличность в течение рабочего дня в обслуживающий их банк (например, те, которые находятся далеко от банка или заканчивают рабочий день поздно). В этом случае эти организации вносят эти деньги на основании ранее заключенных договоров через инкассаторов или отделения связи в кассы почтовых отделений, кредитных организаций или сберегательные кассы. С момента передачи денежных средств инкассаторам, кредитным организациям, сберегательным кассам или почтовым отделениям и на основании полученных от них квитанций (копий сопроводительных ведомостей или иных подобных документов) денежные средства учитываются на активном синтетическом счете 57 «Переводы в пути».

Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (денежных сумм в валюте Российской Федерации и иностранных валютах в пути), внесенных в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению. Основанием для принятия на учет по счету 57 сумм (например, при сдаче выручки от продажи) являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и другие документы.

Суммы наличных денежных средств, сданных кредитным организациям, сберегательным банкам или почтовым отделениям, списывают в дебет счета 57 с кредита счета 50 «Касса». С кредита счета 57 денежные средства списывают в дебет счетов 51, 50, 52, 62, 73 в зависимости от их использования.

Движение денежных средств (переводов) в иностранной валюте учитывают на счете 57 обособленно.

Счет 58 "Финансовые вложения" предназначен для обобщения информации о наличии и движении инвестиций организации в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, а также предоставленные другим организациям займы.

Счет 59 "Резервы под обесценение финансовых вложений" предназначен для обобщения информации о наличии и движении резервов под обесценение финансовых вложений.

1.3 Учет денежных средств на предприятии

Каждому предприятию важна финансовая независимость, чтобы эффективно работать, а для этого нужно иметь достаточное количество собственного капитала, который получается из прибыли. Вот здесь и встает вопрос о необходимости эффективного управления притоком и оттоком денежных средств, а также своевременное реагирование на отклонения в слаженной работе.

Основные задачи бухгалтерского учета по движению денежных средств[17]:

1) контроль над наличием денежных средств, их сохранностью и целевым использованием;

2) полное, своевременное и правильное отражение в учетных регистрах текущих операций по поступлению и выбытию данного капитала;

3) контроль соблюдения расчетно-платежной и сметной дисциплины;

4) контроль над своевременностью возвращения в банк сумм, неиспользованных по назначению в соответствии с выделенными лимитами и сметами;

5) правильное и своевременное проведение инвентаризации кассовой наличности, операций по счетам в банках и отражение ее результатов в учете.

С 2011 года введен новый состав бухгалтерской отчетности, который содержит[18] бухгалтерский баланс (Приложение № 1 к приказу № 66н), отчет о прибылях и убытках (Приложение № 1 к приказу № 66н), отчет об изменениях капитала (Приложение № 2 к приказу № 66н), отчет о движении денежных средств (Приложение № 2 к приказу № 66н). А также отчет о целевом использовании полученных средств (для общественных организаций (объединений), не осуществляющих предпринимательской деятельности и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг)).

В бухгалтерской отчетности сведения о наличии денежных средств отражаются в «бухгалтерской отчетности» («Бухгалтерский баланс» и «Отчет о прибылях и убытках») и форме № 4 «Отчет о движении денежных средств».

Существует методика анализа движения денежных средств, которая включает в себя[19]:

1) расчет времени обращения денежных средств (то есть финансовый цикл, который представляет собой время, в течение которого денежные средства отвлечены из оборота);

2) анализ денежного потока;

3) прогнозирование денежного потока.

Финансовый цикл включает в себя три стадии: размещение денежных средств в материалы (сырье или товар), реализация готовой продукции (работ, услуг) и получение выручки от реализации. Все эти этапы не совпадают по времени, поэтому денежные потоки не могут вернуться моментально. В результате для поддержания ликвидности компании возникает потребность либо в большем объеме денежного потока, либо в привлечении других источников средств (например, займов). Важным моментом является определение продолжительности финансового цикла, заключенного в интервале времени с момента приобретения производственных ресурсов до момента поступления денежных средств за реализованный товар.

Графически финансовый цикл представлен на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Графический пример финансового цикла

При этом всегда следует помнить, что представленная схема является упрощенной и финансовый цикл можно определить только расчетным путем. Продолжительность его в днях рассчитывается по следующей формуле[20]:

ПФЦ = ПОЦ - ВОК = ВОЗ + ВОД – ВОК                                  (1)

где:  ПФЦ - продолжительность финансового цикла;

ПОЦ - продолжительность операционного цикла;

ВОК - время обращения кредиторской задолженности;

ВОЗ - время обращения производственных запасов;

ВОД - время обращения дебиторской задолженности;

Расчет выполняют либо по всем данным о дебиторской и кредиторской задолженности, либо по данным о дебиторской и кредиторской задолженности, непосредственно относящейся к производственному процессу.