Порядок формирования отчетности малого бизнеса

Для учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ЮУТЭП» используется авансовый отчет № АО-1, форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 г. № 55, а также расходный кассовый ордер (форма № КО-2) и приходный кассовый ордер (форма № КО-1).

Предусмотренные Постановлением № 78 путевые листы в фирме не применяются, поскольку она оказывает транспортно-экспедиционные услуги, не являясь собственником транспортных средств. Путевые листы оформляются перевозчиками.

Поскольку ООО «ЮУТЭП»  применяет упрощенную систему налогообложения, также не используются счета-фактуры.

Ко второй группе первичных  учетных документов, применяемых  в ООО «ЮУТЭП», относится транспортная накладная (далее – ТН), форма которой утверждена в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (далее – Правила).

В соответствии с частью 2 статьи 785 ГК РФ, частью 1 статьи 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее – Устав) и пунктом 6 Правил заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной.

Согласно части 2 статьи 8 Устава форма и порядок заполнения транспортной накладной устанавливаются  Правилами, что соответствует требованиям ФЗ «О бухгалтерском учете». Оформление транспортной накладной осуществляет грузоотправитель.

ТН и ТТН должны быть оформлены в соответствии с  требованиями действующего законодательства по бухгалтерскому учету. Это означает, что все обязательные реквизиты должны быть заполнены соответствующим образом. В противном случае налоговые органы могут отказать в принятии расходов для исчисления налоговой базы.

До вступления в силу Правил специалисты Минфина России приходили к выводу, что затраты на транспортные услуги сторонних организаций могут быть учтены организацией в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной по утвержденной форме № 1-Т (письмо Минфина России от 26.05.2008 № 03-03-06/1/333). На сегодняшний день Министерство финансов и Федеральная налоговая служба России дают следующие разъяснения: затраты налогоплательщика на перевозку груза автомобильным транспортом и факт его транспортировки могут подтверждаться как транспортной накладной, так и товарно-транспортной накладной формы № 1-Т (письма Минфина России от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540, от 17.08.2011 № 03-03-06/1/492, № 03-03-06/1/497, № 03-03-06/1/498, № 03-03-06/1/499, № 03-03-06/1/500, № 03-03-06/1/501, от 16.08.2011 № 03-03-06/1/487, письмо Федеральной налоговой службы от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@).

Однако в некоторых  разъяснениях Минфин России указывает  на то, что для целей бухгалтерского и налогового учета обязательно  должна оформляться товарно-транспортная накладная (письмо Минфина России от 27.02.2012 № 03-03-06/1/99). При этом финансовое ведомство подчеркивает, что транспортная накладная и товарно-транспортная накладная имеют разное назначение: ТН подтверждает заключение договора перевозки и его условия, а ТТН необходима для расчетов за выполненные перевозки.

Поскольку единой позиции  Минфина России и налоговых органов  пока нет, во избежание споров с ними ООО «ЮУТЭП» для подтверждения  затрат на перевозку грузов следует  иметь и транспортную, и товарно-транспортную накладную.

Для учета безналичных  расчетов в организации применяются  платежное поручение, унифицированная  форма которого утверждена Положением Банка России от 03.10.2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (№ 0401060). Платежное поручение выписывается на компьютере, заверяется электронными подписями директора и главного бухгалтера и передается в банк. Платежное поручение действует в течение 10 дней, не считая дня его выписки. Платежное поручение исполняется банком в день его представления, если оно получено банком до окончания операционного дня (то есть до 16.00 текущего дня). Все платежные поручения, принятые банком после этого времени, исполняются только на следующий день. После исполнения банк по средствам электронной связи направляет фирме копию платежного поручения с отметкой об исполнении. Оригинал платежного поручения с отметкой об исполнении выдается по требованию ООО «ЮУТЭП» в течение 1 рабочего дня.

Учет платежных поручений  ведется в журнале регистрации  платежных поручений, который разделен на 2 части: в первой части ведется учет собственных платежей, во второй – сторонних поступлений. Поскольку стандартной формы журнала не существует, в ООО «ЮУТЭП» самостоятельно разработана и применяется форма, приведенная в таблице 2.5.

 

Таблица 2.5.

 

Журнал регистрации  платежных поручений

 

№ п/п

Дата выписки платежного поручения

Получатель

Реквизиты получателя

Назначение платежа

Сумма

 

За каждый операционный день, в  котором банком были произведены  операции с расчетным счетом ООО  «ЮУТЭП», банк выдает выписку с расчетного счета. Выписка с расчетного счета является банковским документом, дающим бухгалтеру достоверную информацию о состоянии счета и движении денежных средств на нем. Представитель организации ежедневно до 11.00 получает в банке выписку за предыдущий операционный день и до 14.00 передает ее бухгалтеру. Бухгалтер до конца рабочего дня обрабатывает и проверяет выписки, заносит информацию из них в программу 1с. Информация, содержащаяся в выписках, служит основой для ведения в организации налогового учета в соответствии со статьями 346.16 – 346.17 НК РФ.

К третьей группе первичных  учетных документов, которые разрабатываются  организацией самостоятельно, относятся  заявка с Заказчиком, заявка с Перевозчиком, акт сдачи-приемки оказанных транспортно-экспедиционных услуг с Заказчиком и акт сдачи-приемки  оказанных транспортных услуг с Перевозчиком.

Заявка с Заказчиком подтверждает факт заключения договора транспортной экспедиции между ООО  «ЮУТЭП» и Заказчиком. Она составляется и подписывается в момент заключения такого договора и содержит следующие  реквизиты:

- наименование «Заявка на транспортно-экспедиционные услуги при перевозке автотранспортом по маршруту»;

- номер и дата заявки;

- наименование и реквизиты  Заказчика и Экспедитора;

- содержание хозяйственной  операции – организация перевозки  груза с указанием маршрута перевозки, сведений о грузе, сведений об автомобиле и водителе;

- стоимость перевозки  и страховки в рублях Российской  Федерации, порядок расчетов;

- наименования должностных  лиц, ответственных за организацию  перевозки и правильность оформления  заявки;

- личные подписи ответственных  лиц.

Заявка с Перевозчиком подтверждает факт заключения договора перевозки Экспедитором от своего имени  с Перевозчиком. Она составляется и подписывается в момент заключения такого договора и содержит следующие  реквизиты:

- наименование «Заявка на перевозку автомобильным транспортом по маршруту»;

- номер и дата заявки;

- наименование и реквизиты  Перевозчика и Экспедитора;

- содержание хозяйственной  операции – перевозка груза  с указанием маршрута перевозки,  сведений о грузе, сведений об автомобиле и водителе;

- стоимость перевозки  в рублях Российской Федерации  и порядок расчетов;

- наименования должностных  лиц, ответственных за организацию  перевозки и правильность оформления  заявки;

- личные подписи ответственных  лиц.

Заявки подписываются уполномоченными представителями организаций с приложением круглой фирменной печати. Заявки передаются посредством факсимильной связи или электронной почты с последующим обменом оригиналами.

Акты сдачи-приемки  оказанных услуг – один из документов, подтверждающих обоснованность полученных доходов и произведенных расходов. Унифицированная форма акта не установлена, поэтому данный первичный документ составляется в произвольной форме с обязательным указанием реквизитов, предусмотренных частью 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

Форма акта сдачи-приемки  оказанных транспортно-экспедиционных услуг с Заказчиком утверждена приказом руководителя ООО «ЮУТЭП» и содержит следующие реквизиты:

- наименование «Акт  сдачи-приемки оказанных транспортно-экспедиционных услуг по заявке № ___»;

- номер и дата акта;

- наименования Экспедитора  и Заказчика;

- содержание хозяйственной  операции: наименование услуги (транспортно-экспедиционные  услуги), маршрут, марка и номер  транспортного средства, ФИО водителя, дата погрузки;

- стоимость транспортно-экспедиционных  услуг, включая возмещение расходов  Экспедитора, понесенных в интересах  Заказчика, в рублях Российской  Федерации;

- пометка «Без НДС»;

- наименования должностных  лиц, подписавших акт;

- личные подписи ответственных лиц с приложением печатей организаций.

Акты сдачи-приемки  транспортных услуг между Экспедитором и Перевозчиками предоставляются  последними. Форма определяется каждым Перевозчиком самостоятельно с учетом действующего законодательства.

Движение первичных учетных документов в ООО «ЮУТЭП» в соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 регламентируется графиком документооборота, который утвержден приказом директора № 12 от 30.12.2011 г. Инженеры, ведущие инженеры и старшие инженеры по организации перевозок в срок до 1 числа каждого месяца сдают начальнику транспортного отдела по каждой организованной за предшествующий календарный месяц перевозке следующий комплект документов: заявка с Заказчиком, акт сдачи-приемки оказанных транспортно-экспедиционных услуг с Заказчиком, заявка с Перевозчиком, акт сдачи-приемки оказанных транспортных услуг с Перевозчиком, транспортная накладная, товарно-транспортная накладная, товарная накладная (при наличии). Указанные лица в срок не позднее чем в день погрузки автомобиля передают юрисконсульту подписанные договоры с Заказчиком и Перевозчиком с приложением документов, подтверждающих правосубъектность контрагента. К таким документам относятся копии свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на налоговый учет, протокола (решения) о назначении директора, выписки из Единого государственного реестра юридических лиц или индивидуальных предпринимателей с датой выдачи не позднее 1 месяца.

Все первичные учетные  документы начальник транспортного  отдела в срок до 3 числа каждого месяца передает бухгалтеру, который их проверяет и обрабатывает. При выявлении ошибок и недостатков в документах бухгалтер принимает меры к их исправлению.

Таким образом, все первичные  учетные документы в ООО «ЮУТЭП»  оформляются в соответствии с  унифицированными формами, утвержденными уполномоченными государственными органами, а при отсутствии таких форм – в соответствии с формами, утвержденными руководителем организации с учетом действующего законодательства. Документооборот подчиняется действующему в фирме графику. Полное и своевременное оформление и получение от контрагентов первичных учетных документов способствует правильному ведению бухгалтерского и налогового учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Возможности автоматизированной  обработки данных отчетности малого бизнеса

 

Формирование бухгалтерской  отчетности – процесс, требующий  больших трудовых и временных  затрат. Поэтому в настоящее время  существенное внимание уделяется его  автоматизации, в том числе и  на малых предприятиях. Наиболее распространенной системой автоматизации бухгалтерского и налогового учета является программа 1С.  

В ООО «ЮУТЭП» применяется  программа 1С:Бухгалтерия 8, которая  предназначена для автоматизации  ведения бухгалтерского и налогового учета, составления бухгалтерской  и налоговой отчетности, расчета заработной платы и управления персоналом.

В организации автоматизированы следующие участки работы:

- учет банковских и  кассовых операций;

- учет расчетов с  контрагентами, работниками, бюджетом;

- учет оказанных услуг;

- учет основных средств;

- расчет заработной  платы; 

- расчет начислений, удержаний,  налогов и взносов с фонда  оплаты труда; 

- отражение начисленной  заработной платы и налогов  в затратах предприятия; 

- управление денежными  расчетами с персоналом, включая  депонирование;

- кадровый учет и  анализ кадрового состава; 

- кадровое делопроизводство.

Наиболее важным участком, который был автоматизирован  в первую очередь, является учет оказанных  услуг. На нем все первичные учетные  документы автоматически формируются  на основании вводимой вручную заявки с Заказчиком (рис. 2.1).

 

Рис.2.1. Схема формирования документов в 1С:Бухгалтерия 8

 

Конфигурация программы  позволила организовать учет доходов  и расходов в соответствии требованиями главы 26.2 НК РФ «Упрощенная система налогообложения». Выбранный объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов» указан в политике налогового учета.