Учет и аудит производственных запасов

Оценка МПЗ по методу средней себестоимости или на основе учетных цен с отклонениями в большей мере сглаживает колебания цен, но эти цены менее эффективны при принятии решений. При выборе метода основная проблема: как точнее увязать издержки производства с доходами от реализации и оценить производственные запасы на конец периода по стоимости, соответствующей рыночной конъюнктуре. Выбранный метод должен последовательно применяться из года в год, и не может в течение года изменяться. Только при наличии серьезных оснований предприятия может изменить метод, указав причины и последствия в прилагаемой записке. Международные стандарты предусматривают различные варианты оценки МПЗ.

 На изучаемом предприятии  материалы списываются методом  средней себестоимости. 

Учет и контроль за расходованием товарно-материальных ценностей — одна из важных задач бухгалтерского учета.

Все первичные  документы на расход и отпуск материалов группируются бухгалтерией в разрезе  синтетических счетов, субсчетов, мест использования и направления  затрат. В течение отчетного месяца их движение учитывается по учетным ценам, а по окончании месяца после расчета процентов и сумм транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановых цен эта стоимость доводится до фактической себестоимости. Таким образом, данные, образующие фактическую себестоимость поступивших материалов, в бухгалтерском учете отражаются в разных журналах-ордерах, а суммируются в Главной книге. Фактическую себестоимость израсходованных и отпущенных на сторону материалов записывают в журналах-ордерах и в Главной книге.

   Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком).

 К неотфактурованным  поставкам не относятся поступившие,  но неоплаченные материальные  запасы, на которые имеются расчетные  документы. Такие материальные  запасы принимаются и приходуются  организацией в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов.

   Неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением акта о приемке материалов. Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр акта направляется поставщику.

  Организация принимает меры по установлению поставщика (если он неизвестен) и получению от него расчетных документов.

 Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке.

   Неотфактурованные поставки приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов).

 При этом  материальные запасы приходуются  и учитываются в аналитическом  и синтетическом бухгалтерском  учете по принятым в организации учетным ценам. В случаях, если организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, то указанные материальные запасы приходуются по рыночным ценам.

   После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

   Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то:

 а) учетная  стоимость материальных запасов  не меняется;

 б) величина  налога на добавленную стоимость  принимается к бухгалтерскому  учету в установленном порядке;

 в) уточняются  расчеты с поставщиком, при  этом суммы сложившейся разницы,  между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:

- уменьшение  стоимости материальных запасов  отражается по дебету счетов  расчетов и кредиту счетов  финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

- увеличение  стоимости материальных запасов  отражается по кредиту счетов  расчетов и дебету счетов финансовых  результатов (как убытки прошлых  лет, выявленные в отчетном  году).

 

                                                                                                                          

2.3.Документация по  учету движения производственных запасов

 

 

   Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами.

 Формы первичных  учетных документов утверждаются:

- Государственным  комитетом Российской Федерации  по статистике по согласованию  с Министерством финансов Российской  Федерации - унифицированные формы первичной учетной документации;

- соответствующими  министерствами (Министерством сельского  хозяйства РФ) - отраслевые формы;

- организациями  - формы первичных документов  для оформления хозяйственных  операций, по которым не предусмотрены  унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности организаций АПК.

   Первичные учетные документы должны включать в себя обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом "О бухгалтерском учете":

- наименование документа;

- дату составления  документа;

- наименование  организации, от имени которой  составлен документ;

- содержание  хозяйственной операции;

- измеритель  хозяйственной операции в натуральном  и денежном выражениях;

- наименование  должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи  указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в  первичные учетные документы  могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера  операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации.

   Первичные учетные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер), должны быть надлежащим образом оформлены с заполнением всех необходимых реквизитов и иметь соответствующие подписи.

  При отсутствии показателей по отдельным реквизитам в указанных первичных учетных документах соответствующие строки - графы прочеркиваются.

Может составляться отдельный список наименований и  устанавливаться особые правила  оформления первичных учетных документов на выдачу особо дефицитных, дорогостоящих  и запасов особого учета (взрывчатые, радиоактивные, спиртосодержащие, ядохимикаты и т.п.). Перечень таких запасов и особые правила оформления первичных учетных документов на их выдачу и порядок контроля за их использованием устанавливаются руководителем организации по представлению главного бухгалтера.

  Первичные учетные документы должны быть заранее пронумерованы либо номер ставится при оформлении и регистрации документа. В организации порядок нумерации должен обеспечивать наличие не повторяющихся номеров в течение одного отчетного года.

   Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

  Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения соответствующих первичных учетных документов.

Для учета движения материалов применяется типовая  учетная документация, отвечающая требованиям  основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ — один экземпляр, а при ручной обработке — не более двух.

Поступление материалов на предприятие контролирует в первую очередь отдел снабжения, который  следит за выполнением поставщиками договорных обязательств, предъявляет им претензии по качеству и недостачам материалов, разыскивает грузы, если они своевременно не прибыли на предприятие.

В момент сдачи  экспедитором материалов на склад материально  ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные) , другие -качество (сертификаты, удостоверения и т.п.) . При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер. Приложение 2

В условиях ручной обработки рекомендуется применять  однострочные документы, при автоматизации  — многострочные. Приходные ордера ф. № М-З (однострочный) и ф. № М-4 (многострочный) необходимы для количественно-суммового учета материалов, поступающих на предприятие от поставщиков или из переработки.

В случае централизованной доставки материалов автотранспортом  со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6) в четырех экземплярах: а) покупателю — для оприходования материалов вместо приходного ордера б) поставщику — для списания ценностей; в) для начисления заработной платы водителям автотранспорта; г) для предъявления в банк на оплату.

Акт о приемке  материалов (ф. № М-7) применяется  для оформления поступивших материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов. Акт составляется комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, заведующего складом и представителя отдела снабжения предприятия. Комиссия назначается руководителем предприятия. Составляется акт в двух экземплярах: первый — передается в бухгалтерию предприятия как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй — поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о представлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Акты о приемки  материалов на Железнодорожной станции  Бердяуш не составляются, так как  получение материалов централизовано через «Росжелдорснаб», где и  составляются такие акты. На станции оприходование происходит по приходному ордеру Ф М-4

 Приходный ордер формы N М-4 применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей. Графа "Номер паспорта" заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.

Приходные документы  составляются в день поступления  материалов. Приходные ордера, накладные  и акты содержат основные реквизиты: наименование поставщика, наименование материалов, их сорт, размер, количество, цену, сумму, подписи лиц, принявших  и сдавших материалы.

Обособленно хранятся на складах  материалы, подлежащие лабораторному  анализу и техническому осмотру, а также материалы, принятые на ответственное  хранение. Приходные ордера на них  не выписываются, расходовать их не разрешается до выявления результатов анализа. Их учет организуется в специальной книге. Вначале регистрируют поступившие материалы, находящиеся на лабораторном исследовании, а затем материалы, принятые на ответственное хранение. Ведение этой книги обеспечивает контроль за сохранностью собственности.

Кроме перечисленных документов, составляются накладные при внутреннем перемещении материалов со склада на склад или при сдаче цехами на склад неиспользованных сэкономленных материалов или ценных отходов производства, отходов от брака продукции, от ликвидации основных средств, от выбытия из эксплуатации малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Материально ответственные лица, сдающие материалы, выписывают накладные в двух экземплярах: один цеху для списания материалов, другой складу — для их оприходования.

Расходные документы отражают отпуск материалов на производственные нужды (изготовление продукции) , на хозяйственные  нужды (содержание зданий, ремонтные  работы) , реализацию на сторону излишних, не используемых в хозяйственной  деятельности предприятия материалов. К ним относятся: лимитно-заборные карты, требования, накладные.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8, М-9) выписывается отделом  снабжения на одну или несколько  позиций (видов материалов) , относящихся  к определенному коду производственных затрат (заказу) . Расчет потребности необходимого объема и вида материальных ценностей цеху для выполнения производственной программы осуществляет планово-производственный отдел. Если лимитно-заборные карты используются при постоянном, систематическом отпуске материалов, то для оформления однократного их отпуска на хозяйственные и прочие нужды применяется требование (ф. № М-10 и М-11). Выписывается требование в двух экземплярах цехами, отделами, потребителями материалов: один остается у получателя с распиской материально ответственного лица склада, второй — у заведующего складом (кладовщика) с распиской получателя.