Учет и аудит производственных запасов

Накладные (ф. №  М-14 и М-15) применяются для учета  и оформления отпуска материалов на сторону или хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории. Выписываются они отделом сбыта в трех экземплярах на основании нарядов или договоров. При перевозке автотранспортом материалов, отпущенных на сторону, выписывается товарно-транспортная накладная.

  Доверенность применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

  Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

  Форму N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

 Выдача доверенностей  лицам, не работающим в организации,  не допускается. Доверенность  должна быть полностью заполнена  и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок  выдачи - как правило, 15 дней. Доверенность  на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

 Требование-накладная( форма N М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Пример заполнения требования М-11 в приложении 3

 Накладную в двух  экземплярах составляет материально  ответственное лицо структурного  подразделения, сдающего материальные  ценности. Один экземпляр служит  сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу для оприходования ценностей.

  Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

 Накладную подписывают  материально ответственные лица  соответственно сдатчика и получателя  и сдают в бухгалтерию для  учета движения материалов.

Оперативно-бухгалтерский  метод учета материалов предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета движения материалов. Осуществляется он на карточках складского учета материалов (тип. ф. № М-17) . Бухгалтерия открывает карточки на каждый номенклатурный номер материала и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке складского учета материалов. На основании расходных документов (лимитно-заборных карт, требований, накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета  материалов данных об отпуске может  производиться и по мере закрытия карт (если они на одну позицию материалов) , но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. В этом случае лимитные карты в течение месяца хранятся вместе с соответствующими карточками складского учета. Остаток в карточке выводится после каждой записи. В обязанности кладовщика входит запись учетных цен в документы на приход и расход материалов и номер записи по складской картотеке. В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (ф. № 18) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, к которым они относятся (см. с. 139) . Бухгалтер материального отдела принимает от материально ответственного лица документы при реестрах непосредственно на складе, тщательно проверяет правильность отражения основных реквизитов документов в карточках складского учета (номенклатурный номер, количество, остаток) и заверяет проверку своей подписью, после чего карточка приобретает силу бухгалтерского регистра.

 Карточка  учета материалов( форма N М-17) применяется для движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. Пример заполнения карточки учета материалов М-17 в приложении 4

Работник бухгалтерии  должен также проводить на складах  контрольные, выборочные проверки фактического наличия остатков материалов, особенно дефицитных и дорогостоящих. О выявленных нарушениях в работе материально  ответственных лиц и по результатам  выборочной проверки замечания вносятся в специальный журнал склада и докладываются главному бухгалтеру предприятия.

По состоянию  на первое число каждого месяца материально  ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в книгу учета  остатков материалов (ведомость) ф. № М-20. Эта книга открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а второго-третьего числа следующего месяца он возвращает ее в бухгалтерию. В обязанность материально ответственного лица входит контроль за соответствием фактических остатков по номенклатурным номерам, установленным нормам запасов (максимум, минимум) и сообщение об отклонениях отделу снабжения предприятия.

   Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35). Форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ.

  Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику

 Для отражения  ввода и движения имущества,  перешедшего согласно правилам  бухгалтерского учета в состав  основных средств из категории  малоценных и быстроизнашивающихся предметов, могут использоваться следующие унифицированные формы первичной учетной документации

  Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов 
(форма NМБ-2) применяется для учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных под расписку работнику для длительного пользования. Заполняется в одном экземпляре кладовщиком на каждого работника, получившего эти предметы, или выдается материально ответственным лицам.

  Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов 
( форма N МБ-4) применяется для оформления поломки и утери малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, а второй направляется в бухгалтерию.

  При предъявлении акта выбытия работнику взамен негодного или утерянного предмета выдается годный. Об этом делается соответствующая запись в карточке учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов ( форма N МБ-2).

 Акты выбытия впоследствии  прикладываются к актам на  списание ( форма N МБ-8).

   Ведомость учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений ( форма N МБ-7) применяется для учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений работникам в индивидуальное пользование. (Применяется при автоматизированной обработке учетных данных.) Заполняется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у кладовщика.

   Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов 
( форма N МБ-8) применяется для оформления списания изношенных и непригодных для дальнейшего использования малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика сдается в бухгалтерию. На разные виды малоценных и быстроизнашивающихся предметов акты на списание составляются отдельно.

На рассматриваемом  предприятии расход материалов оформляется  требованиями на отпуск материалов, накладными на внутреннее перемещение материалов, накладными на отпуск материалов на сторону и актами на списание ТМЦ. Они являются расходными документами, на основании которых происходит списание материалов на затратные счета. Положительным моментом является то, что на складах Железнодорожной станции Бердяуш  для упрощения складского учета внутреннее перемещение и отпуск материалов в производство ведется только в натуральных показателях. В конце месяца в бухгалтерии по данным  первичных  документов  с  помощью  специального  программного  обеспечения происходит  присвоение  учетных  цен по каждому расходному документу, в качестве которых служат оптовые цены приобретения, определенные по методу средней цены. Отрицательная сторона заключается в том, что с помощью используемых на предприятии документов невозможно контролировать сохранность и использование материалов в производстве. Данным требованиям отвечают такие документы, как лимитно - заборные карты и раскройные листы, с помощью них можно судить о сверхлимитном использовании материалов, а также об отклонениях от установленных норм расхода. Поэтому, для усиления контроля за использованием материалов в производстве, предприятию можно порекомендовать осуществить лимитирование отпуска особо ценных материалов и внедрить на их базе лимитно - заборные карты. Важнейшим условием правильной организации учета материалов и обеспечения их сохранности служит хорошее состояние складского хозяйства. Порядок учета материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. Наиболее прогрессивным и рациональным считается сальдовый (он применяется на предприятии), возможен также количественно – сортовой учет. Сальдовый учет в наибольшей степени позволяет сверять данные складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

2.4.Учет расчетов с  поставщиками

Производственные  запасы материалов пополняются промышленными предприятиями за счет предприятий-поставщиков или снабженческо-сбытовых организаций. Фонды на материалы предприятия получают от управлений материально-технического снабжения или отраслевых управлений. Хозяйственные отношения между предприятиями построены на основе договоров. В них предусматриваются: наименование материалов ценностей) , количество, цены, сроки поставки, порядок расчетов, способы транспортировки, санкции за несоблюдение условий договора, порядок приемки и т.п. Договорные отношения более полно обеспечивают потребность предприятий в материалах должного качества и в соответствии с установленными сроками. Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают платежные требования и счета-фактуры, передают их банку для оплаты и пересылают почтой покупателю. Оперативный учет выполнения договорных обязательств на предприятиях осуществляет отдел снабжения, поэтому платежные требования и счета-фактуры в первую очередь поступают в отдел снабжения или в финансовый отдел. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1) , делают отметку в книге реализации фондов и акцептуют, т.е. дают согласие на оплату.

“Счет зарегистрирован  и подлежит оплате в сумме... руб... коп. Материалы доставить и произвести техническую приемку. Склад №... дата... Нач. отдела снабжения…” После регистрации платежное требование получает внутренний номер (регистрационный) и передается в бухгалтерию предприятия для оплаты, а квитанция и товарно-транспортная накладная передаются в экспедиционный отдел для получения и доставки груза.

С этого момента  у бухгалтерии предприятия возникают  расчеты с поставщиками. По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, затем при реестре  сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к платежному требованию. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу предприятия-поставщика.

Учет расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” .

В течение отчетного  месяца бухгалтерия предприятия  получает платежные требования поставщиков, акцептованные отделом снабжения, принимает приходные ордера и  приемные акты складов, получает выписки из расчетного и прочих счетов предприятия. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду выполнения каждой стороной своих обязательств.

Порядок учета  материалов в пути. Материалами в  пути называются такие поставки, по которым предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад по ним еще не поступили. К учету принимаются акцептованные платежные документы независимо от того, оплачены они банком или не оплачены.

В журнале-ордере № 6 платежные документы регистрируются в течение месяца в графе “За неприбывший груз” и в графе “акцент” . По окончании месяца предприятие обязано принять эти ценности на баланс, т.е. записать по принадлежности к группе материалов (условно оприходовать) , но на начало следующего месяца расчеты по этим поставкам не будут закончены. При поступлении ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления платежных требований, а, может быть, эти счета уже и оплачены) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала — ордера № 6, по окончании месяца, эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

      Получение товарно-материальных ценностей у поставщиков покупателем производится по доверенности, которая выписывается должностному лицу, работающему на предприятии по типовой форме

М2 или М2-А  в одном экземпляре.

Наиболее прогрессивным  и рациональным методом учета  материалов является оперативно бухгалтерский (сальдовый). Возможны также количественно-суммовой метод и с помощью отчетов материально ответственных лиц.

Основные принципы оперативно-бухгалтерского метода следующие: оперативность и бухгалтерская  достоверность количественного учета на складе при помощи карточек складского учета, которые ведутся материально ответственными лицами; систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учета материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета; осуществление бухгалтерией учета движения материалов только в денежном выражении по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии ВУ — также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение (взаимосверка) данных складского и бухгалтерского учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учета, оцененных по принятым, учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.