Учет оплаты труда с персоналом предприятия

Эксперт журнала «Российский  бухгалтер»:

 

Сторонами договорных отношений при  использовании зарплатных карточных  счетов являются организация, ее сотрудники и банк.

Между банком - эмитентом карточек и юридическим лицом заключается договор на выдачу и использование зарплатной карточки держателю - работнику организации. Согласно этому договору банк осуществляет выпуск (эмиссию), персонализацию, выдачу и обслуживание банковских карт, открытие карт-счетов со специальным режимом, зачисление по поручению юридического лица денежных средств на карт-счета его работников, а юридическое лицо обеспечивает надлежащее оформление расчетных документов и оплату услуг банка, связанных с изготовлением зарплатной карты и зачислением денежных средств на карт-счета. Для оформления договорных отношений организация должна представить банку необходимый пакет документов, в том числе:

• список доверенных лиц, которым  поручено передавать в банк списки и дискеты для зачисления заработной платы работников на специальные карточные счета;

• список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на зачисление средств  на счета работников, с образцами  подписей этих лиц и оттисков печатей;

• список работников на электронном  носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;

• сведения об организации, подписанные  руководителем, главным бухгалтером  и заверенные печатью организации;

• договор на каждого работника  организации о предоставлении в  пользование и обслуживании личной банковской карты, заключаемый банком с каждым держателем карты;

• заявление-обязательство от имени  каждого работника организации  на открытие карт-счета и получение  зарплатной карты;

• копия паспорта каждого работника  организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации;

• график выплаты заработной платы, заверенный руководителем организации.

После заключения договора банк открывает  каждому сотруднику специальный  карточный счет (карт-счет), на который и будет зачисляться его заработная плата, а также изготавливает, выдает держателям - работникам юридического лица банковские пластиковые зарплатные карточки. На лицевой стороне карточки указываются фамилия, имя держателя, а на магнитной ленте записан его персональный идентификационный номер (ПИН-код).

С помощью именной зарплатной карты  каждый работник может распоряжаться  своим персональным карт-счетом при  предъявлении паспорта или заменяющего  его документа.

До всех своих сотрудников организация  доводит сведения о номерах телефонов, адресах банка и его отделений, обслуживающих карту, правилах пользования и сроках действия зарплатных карт, виды операций, которые может производить держатель с помощью карты; какие действия предпринять в случае, если банк неправильно учитывает операции по его карт-счету или он не согласен с выписками банка.

Расходные операции по карт-счетам совершаются  только на основании документов, составленных с использованием банковских карт.

Банк-эмитент обязан предоставить держателю карточки информацию об операциях, которые можно совершать с использованием банковской карты, о порядке их совершения, о всех суммах, взимаемых при этом с держателя.

Ответственность за потерю карточки несет каждый сотрудник. При ее потере (или краже) он обязан сразу же уведомить о случившемся банк, чтобы последний имел возможность прекратить движение средств по его карт-счету.

При увольнении сотрудника организация  должна письменно уведомить о  дате его увольнения банк-эмитент  в сроки, предусмотренные договором на выдачу и использование зарплатной карточки держателю - работнику юридического лица. Бывший работник может продолжать пользоваться картой, но в этом случае расходы по ее обслуживанию он будет оплачивать самостоятельно. 

Процесс выплаты заработной платы также зависит от того, имеет ли организация в данном банке расчетный счет или нет. Если у организации есть расчетный счет в данном банке, то деньги непосредственно с него перечисляются на карточные счета сотрудников. Если же у организации нет расчетного счета в данной кредитной организации, то организация перечисляет денежные средства на личные банковские счета сотрудников, открытые в этом банке.

Организация перечисляет банку  сумму, необходимую для выплаты  заработной платы всем сотрудникам, одним платежным поручением. В банк в согласованные сроки должна быть передана специальная ведомость, в которой должны быть указаны табельные номера, фамилии, имена, отчества сотрудников и суммы заработной платы, подлежащие выдаче.

Банк зачисляет деньги на карточные  счета сотрудников только на следующий день после того, как от организации поступило платежное поручение. При этом обязательства организации-работодателя по выплате заработной платы сотрудникам считаются погашенными в тот момент, когда банк списал деньги со счета организации.

Бухгалтерский учет расчетов по зарплатным картам

На дату списания, которая указана  в выписке банка, бухгалтер организации  должен сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 51 «Расчетный счет». После списания денежных средств со счета организации банк представляет выписки с карточного счета каждого сотрудника; обычно такие выписки предоставляются до 5-го числа месяца, следующего за месяцем, за который выплачена заработная плата.

Что касается бухучета расходов на оформление, обслуживание банковских карт, то здесь можно сказать следующее. Как правило, оплата за обслуживание банковских карт перечисляется банку единовременно за год вперед. Согласно пункту 3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, выбытие активов в виде авансов в счет оплаты услуг не признается расходами организации.

Сумма перечисленного аванса банку  за годовое обслуживание карточных  счетов может отражаться в бухгалтерском  учете с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета».

Расходы на оплату услуг банка за годовое обслуживание карточных  счетов в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 являются операционными расходами.

Согласно пункту 18 ПБУ 10/99, расходы признаются в том отчетном периоде, в котором имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) при выполнении условий, перечисленных в пункте 16 ПБУ 10/99.

Расходы на оплату услуг за обслуживание карточных счетов принимаются к  бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной  в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме  или величине кредиторской задолженности, определяемых исходя из цены и условий, установленных в заключенном договоре между организацией и банком (п. 6 ПБУ 10/99).

Признаваемые вышеуказанные расходы  отражаются в бухгалтерском учете  по дебету счета 91 «Прочие доходы и  расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», в корреспонденции с кредитом счета 76.

Налогообложение операций с использованием зарплатных карт

Налог на прибыль. Согласно позиции Минфина России, указанной в письме от 7 февраля 2005 г. № 03-05-01-04/19, расходы на открытие и годовое обслуживание лицевых счетов сотрудников организации, открытых в системе банковских карт для ежемесячного перечисления заработной платы сотрудников (работников) с расчетного счета компании и для личного пользования, производятся в пользу сотрудников и на основании пункта 29 статьи 270 Налогового кодекса РФ не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли. Аналогичный вывод содержится и в письме Минфина России от 28 сентября 2004 г. № 03-05-01-04/26.

Однако в письме от 22 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/131 Минфин России уточнил, что для целей налогообложения не учитываются расходы на изготовление банковских карт для работников, а также расходы фирмы по оплате комиссионного вознаграждения банку-эмитенту за проведение операций по счетам ее работников с использованием банковских карт. В то же время вознаграждение, уплачиваемое банку за перечисление с расчетного счета компании на банковские счета ее работников денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы, учитываются при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ, предусматривающего включение в состав прочих расходов организаций расходов на оплату услуг банков. Об этом же сказано и в письме ФНС России от 26 апреля 2005 г. № 02-1-08/80@.

Таким образом, финансовое и налоговое ведомства делят расходы, связанные с «зарплатными» картами на: затраты по их изготовлению, годовому обслуживанию, и на расходы на вознаграждение банку за перечисление зарплаты со счета организации на счета работников. При этом для целей расчета налога на прибыль учитывается только последний вид расходов.

Налог на доходы физических лиц. Организация самостоятельно удерживает все предусмотренные законодательством налоги и страховые взносы с заработной платы работников до момента представления в банк документов на зачисление денежных средств на карт-счета и несет ответственность за налогообложение сумм выплат, зачисляемых на карточные счета работников.

В соответствии с пунктом 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ все организации, от которых или в результате отношений с которыми физические лица получают доходы, обязаны исчислить, удержать со своих сотрудников и уплатить в бюджет налог на доходы физических лиц по ставке 13%. Сумма налога удерживается организацией – налоговым агентом непосредственно из доходов работника-налогоплательщика при их фактической выплате.

Согласно пункту 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ, при перечислении заработной платы со счетов организации в  банке на счета работников налог  на доходы физических лиц уплачивается в бюджет не позднее дня фактического перечисления дохода, поэтому одновременно с платежным поручением на перечисление заработной платы на карточные счета организация должна представить в банк платежное поручение на уплату в бюджет этого налога.

Организация, оплатив стоимость изготовления зарплатной карты для работника, должна удержать с него налог на доходы физических лиц. Связано это с тем, что согласно подпункту 1 пункта 2 статьи 211 Налогового кодекса РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, относится, в частности, оплата организацией стоимости услуг (в данном случае – услуг банка-эмитента), оказанных в его интересах.

Налог на доходы физических лиц необходимо удержать также в том случае, когда  организация берет на себя расходы по оплате комиссии банка за повторное изготовление и продление карты в случае ее утраты, а также комиссии банка за выпуск дополнительной карты или повторное изготовление карты в случае ее повреждения.

Единый социальный налог. В соответствии с пунктом 1 статьи 237 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по единому социальному налогу учитываются любые выплаты и вознаграждения вне зависимости от формы, в которой осуществляются данные выплаты, в частности полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для физического лица – работника или членов его семьи, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в их интересах, оплата страховых взносов по договорам добровольного страхования (за исключением сумм страховых взносов, названных в подп. 7 п. 1 ст. 238 Налогового кодекса РФ).

Не подлежат налогообложению выплаты  и вознаграждения, приведенные в  пункте 1 статьи 236 Налогового кодекса  РФ для налогоплательщиков-организаций, формирующих налоговую базу по прибыли (в том числе и по отдельным видам деятельности организаций в части ее формирования), которые не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде.

Таким образом, суммы, потраченные на оформление и обслуживание банковских зарплатных карт облагаются ЕСН в зависимости от того, включаются ли данные суммы в базу по налогу на прибыль.

Кроме ЕСН, организация должна также  перечислить страховые взносы на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ и страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в ФСС РФ.

Пример.

Организация торговли переводит в  августе заработную плату сотрудникам  на пластиковые банковские карточки. В штате фирмы числятся два работника: Торопов В.С. (оклад - 15 000 руб.) и Сокол О.П. (оклад - 10 000 руб.). По условиям трудовых договоров, которые с ними заключены, зарплата выдается 15-го (аванс в размере 50% от оклада) и 31-го (окончательный расчет) числа каждого месяца. В августе сотрудники фирмы уже не имеют права на стандартные налоговые вычеты.

При перечислении аванса (15 августа) в  бухгалтерском учете должны быть сделаны записи:

Д-т 57, К-т 51 - 12 500 руб. [(15 000 руб. + 10 000 руб.) х 50%] - переведены средства в счет выплаты аванса по зарплате на карточные счета сотрудников;

 

Д-т 70, субсчет «Расчеты с Орловым», К-т 57 - 75000 руб. (15 000 руб. х 50%) - зачислены  деньги на карточный счет Орлова;

Д-т 70, субсчет «Расчеты с Соколовой», К-т 57 - 5000 руб. (10 000 руб. х 50%) - зачислены деньги на карточный счет Соколовой.

При окончательном расчете с  сотрудниками (31 августа):

Д-т 44, К-т 70, субсчет «Расчеты с Орловым» - 15 000 руб. - начислена заработная плата  Орлову;

Д-т 44, К-т 70, субсчет «Расчеты с Соколовой» - 10 000 руб. - начислена заработная плата  Соколовой;

Д-т 44, К-т 69, субсчет «Расчеты по ЕСН  с федеральным бюджетом» - 5000 руб. [(15 000 руб. + 10 000 руб.) х 20%] - начислен ЕСН  с заработной платы сотрудников, уплачиваемый в федеральный бюджет;

Д-т 44, К-т 69, субсчет «Расчеты по ЕСН  с внебюджетными фондами» - 1500 руб. [(15 000 руб. + 10 000 руб.) х 6%] - начислен ЕСН  с заработной платы, уплачиваемый во внебюджетные фонды;

Д-т 69, субсчет «Расчеты по ЕСН с федеральным бюджетом», К-т 69 субсчет «Расчеты по пенсионному страхованию» - 3500 руб. [(15 000 руб. + 10 000 руб.) х 14%] - начислены взносы на обязательное пенсионное страхование;