Учет расчетов с подотчетными лицами

Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

Однако, доказать правомерность отнесения телефонных разговоров на счета учета затрат сложно.

Командировочное удостоверение не является обязательным документом при оформлении служебной командировки за границу, однако у проверяющих могут возникнуть вопросы о действительности командировки, особенно если работника направили в служебную командировку в Российскую Федерацию, где отметки при пересечении границы в паспорте не делаются, а командировочное удостоверение не выписывается.

Следует отметить, что в Республике Беларусь ведется активная работа по совершенствованию законодательной базы для учета расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям. Так, с 1 сентября вступила в силу новая Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, которая позволяет упростить процесс расчета суточных при направлении работника в служебную командировка за границу. Также, следует отметить, что внесены изменения в Правила организации денежного обращения в Республике Беларусь и Инструкцию о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, согласно которым отменен запрет на расчеты наличными денежными средствами из выручки между юридическими лицами, их обособленными подразделениями. На проведение таких расчетов не требуется разрешение обслуживающего банка. Данное изменение упрощает процесс выдачи наличных денежных средств под отчет.

Таким образом, в качестве путей совершенствования можно назвать автоматизацию бухгалтерского учета, что позволит значительно облегчить и ускорить бухгалтерскую работу. Также на предприятии целесообразно разрабатывать собственные формы первичных документов, соответствующие особенностям организации учета в данной организации, локальные нормативно правовые акты регламентирующие порядок направления работников организации в служебные командировки, порядок выдачи денежных средств под отчет, требование к документам, подтверждающим факт совершения расходов связанных со служебными командировками и расходов на хозяйственные нужды.

3. Аудит расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

3.1. Аудит расчетов  с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами проверяют, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается: соблюдение правил выдачи авансов; своевременность предоставления авансовых отчетов; целесообразность и законность использования подотчетных сумм; правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам; порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования; своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

При проверке авансовых отчетов по командировочным расходам необходимо установить, соблюдается ли установленный порядок назначения и оформления командировок; представляются ли командированными работниками письменные отчеты о результатах командировки и утверждаются ли отчеты руководителем организации; подтверждаются ли авансовые отчеты надлежаще оформленными документами; не оплачиваются ли расходы по командировкам (суточные, проездные, квартирные) в завышенных размерах; правильно ли списываются расходы по командировкам на соответствующие счета затрат. При проверке надо обратить внимание на правильность оформления командировочных удостоверений и установить, имеются ли на них отметки о пребывании в пунктах командировок, нет ли подчисток или неоговоренных исправлений дат. С этой целью даты на удостоверении сверяются с датами на проездных билетах. При командировании водителей их командировочные удостоверения должны быть сверены с путевыми листами. Одновременно надо проверить, имеется ли в организации журнал регистрации командировок; утверждено ли приказом лицо, на которое возложено его ведение. На следующем этане проверки надо установить правильность возмещения и оплаты командировочных расходов (суточных, оплаты проезда, квартирных и др.).[6, с.218]

Срок командировки работников определяется нанимателем и не может превышать тридцати календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более, чем на десять дней. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ не должен превышать одного года.

 При проверке  возмещения расходов по командировкам следует руководствоваться нормами возмещения командировочных расходов, утверждаемыми Министерством финансов Республики Беларусь. Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимости представленных подлинных проездных документов (включая расходы по бронированию билетов). В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Оплачиваются также расходы но проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

При проезде железнодорожным или водным транспортом возмещается стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, а также стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета. [18]

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства - участники Содружества Независимых Государств оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования. Кроме того, при командировании в указанные государства возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производится сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом.

При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом выплата аванса на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производится исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий. [18]

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ним, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых, и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.

Возмещение суточных производится при проезде в государство, куда работник направлен в командировку, и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

День пересечения Государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы - 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. Указанный в настоящей части порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для работников, направленных в командировку для участия в международных мероприятиях.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием - в размере 70 процентов, двухразовым - в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении в командировку работников для участия в международных мероприятиях, проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты не производятся.

Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению нанимателя может дополнительно выплатить командированному работнику на личные расходы суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. В случае, если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению нанимателя может выплатить работнику суточные соответственно в полном объеме, 70 процентов от нормы - при одноразовом питании, 30 процентов от нормы - при двухразовом питании.

В случае если принимающая сторона возмещает в последующем командированному работнику стоимость проезда, оплаченного нанимателем, указанные суммы в иностранной валюте полностью вносятся в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат.

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу устанавливаются Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №7 от 30.01.2001 г. (ред. от 15.11.2007г. № 165)

Командированному работнику возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале (счета, квитанции и т.п.), за исключением расходов, связанных с получением служебного паспорта и виз. В случае отмены служебной командировки по независящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов. [18]