Учет расчетов с подотчетными лицами

Использование вкладных листов позволяет применять журнал-ордер ф. № 7-АПК для отражения расчетов с каждым подотчетным лицом в течение квартала или полугодия независимо от количества подотчетных лиц. Дл отражения операций по каждому подотчетному лицу в этих случаях используется необходимое количество вкладных листов. При этом в графе 30 производится отметка о перенесении остатков по соответствующему подотчетному лицу на каждую страницу. При отсутствии в следующем месяце расчетов с конкретным отчетным лицом строка остается свободной, а при возобновлении расчетов с этим лицом через месяц и более записи производят по соответствующей строке. В целях уменьшения количества записей по переписыванию фамилий, имени, отчества подотчетных лиц можно использовать номером порядковой записи, отраженном в графе «А».

Если подотчетное лицо является материально-ответственным за реализацию продукции за наличный расчет, то полученную им выручку от реализации, отраженную по дебету счета 71 и кредиту счета 90 «Реализация», записывают в графах 5-7, а сумму выручки, внесенную в кассу или поступившую на расчетный счет, - в графах 13-15.

В графах 28-29 отражаются расходы на служебные командировки (графа 28), в том числе суточные, возмещенные командировочным лицам (графа 29). Эти данные используются для составления отчетности и анализа.

По окончании записей всех операции по расчетам с подотчетными лицами за отчетный период в журнале-ордере ф. № 7-АПК подсчитываются по всем графам, выводится остаток на конец месяца по каждому подотчетному лицу и производится сверка полученных данных с данными других журналов-ордеров и ведомостей.

Кредитовые обороты по счету 71 сверяются: с дебетом счетов 07, 10 – с данными ведомости ф. № 46-АПК, счета 18 – с данными ведомости ф. № 32-АПК, счетов 25 и 26 – с производственными отчетами ф. № 18-Д, 18-Г, счета 50 – с данными раздела дебетовых оборотов журнала-ордера ф. № 1-АПК, счета 70 – с данными ведомости ф. № 59-АПК и т.д. Дебетовые обороту по счету 71 сверяются: с кредитом счета 75 – с данными журнала-ордера ф. № 1-АПК, счета 51 – журнала-ордера ф. № 2-АПК, счета 90 – журнала-ордера ф. № 11-АПК.

На последней странице журнала-ордера ф. № 7-АПК указывается общая сумма кредитового оборота по счету 71 за месяц и нарастающим итогом сначала года, определяемый путем суммирования итоговых данный по графам 19-25. Здесь же приводится стоимость приобретенных материальных ценностей по учетным ценностям, которая сверяется с данными ведомости ф. № 46-АПК. Кредитовый оборот по счету 71 за месяц переносят в Главную книгу, а итоговые суммы по дебетуемым счетам записывают в Главную книгу по соответствующим счетам.[1]

По данным предприятия Журнал-ордер ф. № 7-АПК за сентябрь 2008 года (Приложение В) составлен на 15 листах, в нем указаны остатки по дебету и кредиту на 1 сентября 2008 года, а так же обороты по дебету и кредиту в разрезе корреспондирующих счетов по каждому подотчетному лицу. Поведены итоги и выведены остатки на конец месяца.

Таким образом, для учета расчетов с подотчетными лицами предусмотрен счет 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами».   Регистром аналитического  и синтетического учета  является журнал-ордер 7-АПК. Записи в нем ведут на основании авансовых отчетов. К авансовым отчетам подотчетные лица прилагают оправдательные документы, подтверждающие израсходованные суммы. В некоторых случаях работники организации при расчетах используют собственные денежные средства в интересах организации, которые возмещаются им в соответствии с предоставленными документами. За нарушения, связанные с использованием подотчетных сумм, законодательством предусмотрены штрафы.

Следует отметить, что на рассматриваемом предприятии УП «Минский парниково-тепличный комбинат», обязательным документом для возмещения расходов на административно-хозяйственные нужды является не только оригинал чека, а так же докладная записка с указанием необходимости приобретения того или иного материала.

2. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям

 

2.1. Понятие материального  ущерба и порядок его определения и возмещения

 

Под материальной ответственностью работника за причиненный нанимателю ущерб понимают обязанность работника возместить в установленных законодательством пределах и порядке ущерб, причиненный по его вине нанимателю, с которым он состоит в трудовых правоотношениях.

Материальная ответственность работника наступает в связи с причинением нанимателю ущерба и заключается в обязанности виновного лица возместить его в установленных законодательством пределах и порядке. Следует отличать материальную ответственность от обязанности работника погасить задолженность нанимателю, образовавшуюся в результате излишне полученных денежных сумм (например, в связи с авансом).

Материальный ущерб - это вред, причиненный государственному имуществу (включая денежные средства), в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей.

Условием привлечения работников к материальной ответственности является ущерб, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей. При определении размера ущерба учитывается только реальный ущерб, под которым понимаются утрата, ухудшение или понижение ценности имущества, влекущие необходимость для нанимателя произвести затраты на восстановление, приобретение имущества или иных ценностей либо произвести излишние денежные выплаты.

Процедура привлечения работника предприятия к материальной ответственности может быть условно разделена на пять этапов:

1. Установление факта причинения материального ущерба имуществу предприятия.

Факт причинения материального вреда предприятию может быть зафиксирован следующими способами:

- путем проведения инвентаризации;

- вступившим в законную  силу приговором суда по уголовному  делу о взыскании в пользу  организации ущерба, причиненного  его работником;

- вступившим в силу  постановлением по делу об  административном правонарушении;

- решением, определением  суда о привлечении работника к имущественной ответственности;

- по результатам проверок (ревизий) финансово-хозяйственной  деятельности, в ходе которых  выявлены нарушения актов законодательства, регулирующих экономические отношения (составляется акт);

- путем проведения аудиторской проверки, по результатам которой аудитором предоставляется письменный отчет.

На рассматриваемом предприятии УП «Минский парниково-тепличный комбинат» в марте 2010 года по результатам проведения инвентаризации было установлена недостача готовой продукции, а так же недостача горюче-смазочных материалов. На предприятии имеется собственный парк автомобилей.

2. Определение круга виновных лиц для привлечения их к материальной ответственности

Для привлечения работника к материальной ответственности необходимо одновременное наличие четырех условий:

- ущерба, причиненного нанимателю при исполнении трудовых обязанностей. При определении размера ущерба, причиненного работником нанимателю, учитывается только реальный, действительный ущерб, упущенная выгода не учитывается.

Под реальным ущербом понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение имущества [5].

Недопустимо возложение на работника ответственности за ущерб, который может быть отнесен к категории нормального производственно-хозяйственного риска. Не может нести материальную ответственность работник за ущерб, причиненный в силу необходимой обороны или крайней необходимости (например, использование имущества для тушения пожара);

- противоправности поведения (действия или бездействия) работника. Под противоправностью понимается нарушение или неисполнение работником его трудовых обязанностей, возложенных на него Трудовым кодексом Республики Беларусь, коллективным, трудовым договором, должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями нанимателя.

Противоправность поведения работника может заключаться как в действиях работника, так и в бездействии. Действие является противоправным, если оно запрещено законом, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка. Противоправное бездействие - это невыполнение возложенной на работника определенной обязанности. Поэтому наниматель должен однозначно, четко и полно определить обязанности работника в трудовом договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, должностных инструкциях и других локальных нормативных актах.

Не являются противоправными действия, совершенные в состоянии крайней необходимости. Таким состоянием могут быть оправданы лишь действия, совершенные для устранения наличной (уже существующей или непосредственно предстоящей) и действительной (немнимой) опасности для охраняемого правом интереса.

Противоправное поведение работника может выражаться не только в ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей, но и в нарушении норм уголовного, гражданского, административного права. Именно в силу этого работник может быть привлечен как к материальной ответственности, так и к дисциплинарной, уголовной, административной ответственности, имущественной ответственности по нормам гражданского права. Следует иметь в виду, что, если ущерб причинен преступлением, противоправность устанавливается следственными или судебными органами.

Если противоправность поведения работника, которое привело к возникновению ущерба, установлена вступившим в законную силу приговором суда по уголовному делу о взыскании в пользу организации ущерба, причиненного работником, то факт противоправности его действия (бездействия) считается доказанным;

- прямой причинной связи между противоправным поведением работника и возникшим у нанимателя ущербом. Эта связь должна быть установлена не только как возможная или вероятная, но как, несомненно достоверная, прямая. Таким образом, в случаях, когда то или иное действие работника способствовало наступлению ущерба в силу случайного стечения обстоятельств, такие действия не могут быть основанием для возложения на него ответственности.

- вины работника в причинении ущерба.

Наниматель обязан создавать работникам условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных им ценностей .

Таким образом, после установления факта причинения материального ущерба необходимо:

• наличие докладной записки от руководителя подразделения (иного должностного лица), с указанием обстоятельств и предполагаемых лиц, виновных в причинении ущерба;
• от работника, которому вменяется причинение ущерба, должно быть затребовано письменное объяснение. Если работник отказывается от дачи письменного объяснения, необходимо составить соответствующий акт;
• наниматель посредством издания приказа (распоряжения) может назначить служебное расследование обстоятельств, повлекших причинение материального ущерба, по результатам которого составляется акт.

В результате обнаружения недостачи на УП «Минский парниково-тепличный комбинат» была составлена докладная записка на имя генерального директора С.Н.Лецко о результатах проведения инвентаризации по приходным и расходным документам бухгалтером 2 категории Евсивевис Л.А. В связи с этим были взяты объяснительные записки с водителей автомобиля, с которыми заключены договора о полной индивидуальной материальной ответственности. В результате проведения внутреннего расследования выяснилась вина материально-ответственного лица. Недостачу сверх норм естественной убыли отнесли на виновное лицо и удержали из заработной платы.

3. Определение вида материальной ответственности работника

Работники, как правило, несут полную материальную ответственность за ущерб, причиненный по их вине нанимателю, за исключением случаев ограниченной материальной ответственности, установленных Трудовым Кодексом, коллективными договорами, соглашениями.

Материальная ответственность бывает полная и ограниченная.

Полная материальная ответственность в свою очередь делится на индивидуальную и коллективную.

Полная индивидуальная материальная ответственность возникает в следующих случаях:

• между работником и нанимателем заключен письменный договор о полной материальной ответственности;
• имущество и другие ценности были получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам;
• ущерб причинен преступлением;
• ущерб причинен работником, находившимся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения;
• ущерб причинен недостачей, умышленным уничтожением или умышленной порчей материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных нанимателем работнику в пользование для осуществления трудового процесса;
• ущерб (с учетом неполученных доходов) причинен не при исполнении трудовых обязанностей;
• ущерб, причиненный нанимателю по вине работника излишними денежными выплатами (за исключением случаев счетной ошибки), неправильным учетом и хранением материальных или денежных ценностей, их хищением, уничтожением.

Полная коллективная материальная ответственность наступает при совместном выполнении работниками отдельных видов работ, когда невозможно разграничить материальную ответственность каждого работника и заключить с ним договор о полной материальной ответственности, может вводиться коллективная (бригадная) материальная  ответственность.