Учет расчетов с подотчетными лицами

Окончание таблицы 5

Предоставлены документы на оплату дороги	23.8	71	23.8	71
Предоставлены документы на оплату топлива	10.3	71	10.3	71
Предоставлены документы на телефонные разговоры в производственных целях	23.8	71	23.8	71
Предоставлены документы за стоянку автомобилей	23.8	71	23.8	71
Предоставлены документы на приобретение автошины	10.5	71	10.5	71
Предоставлены документы за мойку автомобиля	23.8	71	23.8	71
Предоставление документов на оплату дорожной карты	10.6	71	10.6	71

Приложение – Источник: собственная разработка

При проверке правильности составления бухгалтерских записей по принятым авансовым отчетам №31 от 18 мая 2010 года и №40 от 06 августа 2010 года отклонений не установлено.

Результаты проверки правильности расчетов с подотчетным лицом согласно авансовому отчету №40 от 6 августа 2010 года представлены в таблице 6.

Таблица 6 – Ведомость проверки правильности расчетов с подотчетным лицом

Виды выплат	Выплачено по данным организации, руб.	Следует выплатить согласно расчетам аудитора, руб.	Отклонения
Суточные	968 429	968 429	-
Квартирные	-	-	-
Топливо	8 363 939	8 363 939	-
Мойка автомобиля	88 188	88 188	-
Платная дорога	1 921 426	1 921 426	-
Таможенные сборы	75 510	75 510	-

Окончание таблицы 6

Разрешение на проезд	28 000	28 000	-
Оформление карнет - TIR	39 195	39 195	-
Стоянка автомобиля	39 194	39 194	-
Телефонные разговоры	58 534	58 534	-
Приобретена автошина	3 194 376	3 194 376	-
Приобретена карта автодорог	16 648	16 648	-
Итого	14 793 439	14 793 439	-

Примечание – Источник: собственная разработка

Таким образом, при проверке правильности расчетов с подотчетными лицами согласно авансовому отчету № 40 от 06 августа 2010 года отклонений не обнаружено.

Результаты проверки правильности расчетов с подотчетным лицом согласно авансовому отчету №52 от 8 ноября 2010 года представлены в таблице 7.

Таблица 7 – Ведомость проверки правильности расчетов с подотчетным лицом

Виды выплат	Выплачено по данным организации, руб.	Следует выплатить согласно расчетам аудитора, руб.	Отклонения
Суточные по территории Польши	317 100	528 500	211 400
Суточные по территории Республики Беларусь	30 000	-	-30 000
Квартирные	-	-	-
Топливо	2 920 494	2 920 494	-
Платная дорога	235 230	235 230	-
Таможенные сборы	22 260	22 260	-
Итого	3 525 084	3 706 484	181 400

Примечание – Источник: собственная разработка

При проверке правильности расчетов с подотчетным лицом согласно авансовому отчету №52 от 8 ноября 2010 года обнаружены отклонения. Работник организации Мигаль Игнат Игнатович согласно приказа №28-кк от 28 октября 2010 года командировался на автотранспорте нанимателя в Республику Польша с 01.11.2010 г. по 05.11.2010 г.. Маршрут следования в приказе не указан, однако, по отметкам на командировочном удостоверении можно определить, что маршрут  следования: г.Минск – Республика Польша – г.Минск. День отъезда из Республики Беларусь – 1 ноября 2010 года, день прибытия в Республику Беларусь – 5 ноября 2010 года. Согласно п. 22 Инструкции №115 возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку, следовательно, суточные по территории Республики Польши выплачиваются за все дни служебной командировки.

Результаты проверки правильности расчетов с подотчетным лицом согласно авансовому отчету №54 от 10 декабря 2010 года представлены в таблице 8.

Таблица 8 – Ведомость проверки правильности расчетов с подотчетным лицом

Виды выплат	Выплачено по данным организации, руб.	Следует выплатить согласно расчетам аудитора, руб.	Отклонения
Суточные по территории Республики Беларусь	7 500	7 500	-
Итого	7 500	7 500	-

Примечание – источник: собственная разработка

Таким образом, при проверке правильности расчетов с подотчетными лицами согласно авансовому отчету № 54 от 10 декабря 2010 года отклонений не обнаружено.

При документальном оформлении служебных командировок в УП «Минский парниково-тепличный комбинат» соблюдены требования законодательства. Это свидетельствует о том, что в организации налажен внутренний контроль за совершением расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям.

При проверке расчетов по служебным командировкам за границу в УП «Минский парниково-тепличный комбинат» отсутствует отчет водителя о результатах служебной командировки. Согласно требованиям законодательства при служебных командировках за границу отчет о результатах служебной командировки является обязательным документом. В организации не ведется журнал учета работников, выбывших в командировки. Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 9.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 9 – Журнал учета работников, выбывших в командировку из УП «Минский парниково-тепличный комбинат»

N   п/п	ФИО      команди-рованного  работника	Занимаемая  долж-ность	Номер        команди-ровоч-ного  удостове-рения	ФИО  должность     работника,     подписав- шего команди-ровочное  удостоверение	Дата		Расписка      командиро- ванного  работника в     получении      командиро- вочного  удостоверения
					Факти-ческого  выбы-тия	Факти-ческого  прибы- тия
1	2	3	4	5	6	7	8

Примечание – Источник [20]

Согласно статьи 8 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» документирование активов, обязательств и хозяйственных операций, ведение регистров бухгалтерского учета и составление бухгалтерской отчетности осуществляется на русском или белорусском языке. Следовательно, все документы, изложенные на иностранном языке, требуют официального подтвержденного перевода. Если в штате организации нет переводчика, то предприятие должно воспользоваться услугами переводческих компаний. Официальный перевод должен быть заверен подписью и печатью ответственного лица.   К авансовому отчету №40 от 6 августа 2010 года приложены документы на иностранном языке, подтверждающие расходы по служебной командировке. Организации рекомендуется сделать переводы таких документов.

 

3.2. Аудит расчетов с персоналом по прочим операциям

 

При учете расходов с персоналом по прочим операциям главным образом учитываются расчеты по возмещению материального ущерба и расчеты по предоставленным займам.

Материальным ущербом считается недостача материальных ресурсов, выявленная инвентаризацией, порча, приведшая к невозможности дальнейшего хозяйственного использования, потеря потребительских качеств, утрата, хищение, уничтожение, ухудшение или понижение ценности имущества и возникновение необходимости для предприятия произвести затраты на восстановление и приобретение имущества или иных ценностей.

При проверке расчетов по возмещению материального ущерба в первую очередь используются счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", по данным которых можно проанализировать изменение расчетов по возмещению материального ущерба на протяжении всего ревизионного периода. Такая проверка осуществляется, как правило, сплошным методом. В процессе ее необходимо изучить причины возникновения такой задолженности и ее реальность. Практика показывает, что основными причинами недостач, растрат и хищений являются: несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, отсутствие должного контроля за их сохранностью, несвоевременное и формальное проведение инвентаризаций. Следует внимательно проанализировать результаты проверок и инвентаризаций, проведенных за весь ревизуемый период, правильность принятых по ним решений и отражения в бухгалтерском учете установленных отклонений (недостач и излишков).

Особенно тщательно нужно проверить расчеты по недостачам, растратам и хищениям, выяснить причины их возникновения, полностью ли отнесены на виновных лиц суммы недостач, соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач, потерь, растрат.

При проверке руководствуются действующим порядком учета регулирования выявленных недостач, потерь, растрат, списания различных долгов, по которым истекли сроки исковой давности.

Необходимо помнить, что выявленные при инвентаризациях и других проверках расхождения фактического наличия ценностей по сравнению с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке.

Недостача ценностей в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства, а сверх норм естественной убыли и потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц. Если недостачи ценностей и потери были следствием злоупотреблений, руководитель предприятия, не позднее пяти дней со дня обнаружения недостач и хищений, должен направить дело в судебно-следственные органы и предъявить гражданский иск. Недостачи ценностей сверх норм естественной убыли и потери от порчи материалов и продукции в случаях, когда конкретные виновники недостач и порчи не установлены, предприятие списывает на издержки производства (издержки обращения).

На рассматриваемом предприятии УП «Минский парниково-тепличный комбинат» ежемесячно проводят инвентаризации по приходным и расходным документам готовой продукции при реализации водителями автомобиля, инвентаризации по остаткам топлива в баках автомобилей. Водители автомобиля являются материально-ответственными лицами, с ними заключены договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Согласно сличительным ведомостям по списанию естественной убыли по нормам и сверх норм по водителям в августе 2010 года были выявлены недостачи.

Данные результаты были доведены до сведения генерального директора Лецко С.Н. докладной запиской бухгалтера 2 категории Л.А.Евсиевич. В результате чего были взяты объяснительные записки с водителей автомобилей, вину свою водители автомобиля признают и просят об удержании недостачи из заработной платы.

Следует также проверить реальность задолженности по недостачам, растратам и хищениям. Для этого нужно установить правильность документального оформления инвентаризации (инвентаризационных описей, сличительных ведомостей, расписок материально ответственных лиц, протоколов заседаний инвентаризационных комиссий о регулировании отклонений); правильность расчета сумм, относимых на материально ответственных лиц; наличие обязательства материально ответственного лица о погашении недостачи (потерь) или решения суда.

Обязанностью проверяющего является анализ правильности исчисления суммы ущерба, подлежащего возмещению материально ответственными лицами. В случае недостачи, хищения, умышленного уничтожения или порчи государственных материальных ценностей ущерб определяется по действующим свободным ценам, сложившимся на день вынесения решения о его взыскании. При этом стоимость ценностей, приобретенных за иностранную валюту, исчисляется исходя из коммерческого курса рубля к иностранной валюте, устанавливаемого Национальным банком. По материальным ценностям, на которые установлены регулируемые цены, ущерб определяется по этим ценам, увеличенным на сумму дотации.