Учет расчетов с подотчетными лицами

Важно проверить правильность бухгалтерского учета расчетов по недостачам, растратам и хищениям. В дебет субсчета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба" относят стоимость недостающих товарно-материальных ценностей с кредита счета 94" Недостачи и потерн от порчи ценностей" по балансовой стоимости и с кредита субсчета 98/4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей" на сумму разницы между взыскиваемой суммой и балансовой стоимостью недостающих и испорченных товарно-материальных ценностей.

Следует также проверить правильность оформления материалов по недостачам, потерям и хищениям, переданным в судебно-следственные органы, и установить, не имели ли место случаи возврата судебно-следственными органами материалов из-за некачественного их оформления и какие меры в таком случае были приняты к виновным лицам.

На рассматриваемом предприятии УП «Минский парниково-тепличный комбинат» в последнее время не обращался в суд.

В обязательном порядке проверяются полнота и своевременность взыскания сумм, числящихся по субсчету 73-2" Расчеты по возмещению материального ущерба". Особое внимание уделяется проверке обоснованного списания отдельных сумм на убытки ввиду имущественной несостоятельности должников. В этом случае обязательным документом, подтверждающим правильность такого действия, является наличие решения суда об имущественной несостоятельности ответчика. При решении суда о несостоятельности ответчика и невозможности обращения взыскания на его имущество списание долга на убытки не является полным аннулированием задолженности. Списанная в убыток задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет с момента списания. В случае изменения имущественного положения должников предприятие обязано принять меры по возобновлению взыскания.

Изучая причины, вызвавшие недостачу, хищения и порчу материальных ценностей, следует установить, не требовало ли материально ответственное лицо принятия мер к обеспечению нормальных условий хранения, приемки и выдачи материальных ценностей. При этом уточняется, какие меры были приняты предприятием по устранению и недопущению в дальнейшем недостатков в сохранности товарно-материальных ценностей, сырья, готовой продукции.

Важная роль в обеспечении сохранности собственности предприятия принадлежит предварительному письменному оформлению материальной ответственности работников. Поэтому необходимо проверить, заключены ли письменные договоры с материально ответственными лицами о полной материальной ответственности за недостачу материальных ценностей, принятых под ответственность работника.

На рассматриваемом предприятии нет списка определенных должностей, с которыми заключаются договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Договоры о полной материальной ответственности должны заключаться с кассирами; заведующими складами, их помощниками и кладовщиками; агентами для денежных и товарных поручений; инкассаторами и экспедиторами; гардеробщиками; заведующими нефтехозяйствами (при выполнении ими обязанностей по приему, выдаче и учету горючего и смазочных материалов): комендантами (при выполнении ими обязанностей по приему, выдаче и учету материальных ценностей); заведующими столовыми и буфетчиками; заведующими хозяйством и кастеляншами детских дошкольных учреждений; заправщиками, учетчиками-заправщиками (при выполнении ими обязанностей по приему, выдаче и учету горючего и смазочных материалов); шоферами грузовых автомобилей, совмещающими обязанности агентов-экспедиторов по приему и сдаче грузов; другими лицами, выполняющими работы по приему и отпуску материальных ценностей.

Договора о полной индивидуальной материально ответственности в УП «Минский парниково-тепличный комбинат» заключаются с кладовщиками, водителями, начальниками цехов и прочими.

Типичные ошибки и нарушения:

• неверное определение размера причиненного вреда в случае, когда утраченное имущество относится к основным средствам;
• не заключены договоры о полной материальной ответственности;
• отсутствие объяснительных записок материально ответственных лиц по выявленным в результате инвентаризации отклонениям и нарушениям;
• неверное отражение на счетах бухгалтерского учета факта недостач;
• недостача ценностей в пределах норм естественной убыли удержана за счет виновного лица;
• недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, полностью либо частично не отнесена на виновных лиц;
• неверно отражена на счетах бухгалтерского учета разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и стоимостью имущества, принятой к бухгалтерскому учету, при выявлении недостачи;
• не включены в состав доходов от внереализационных операций для целей обложения налогом на прибыль поступления в счет возмещения организации;
• необоснованно списаны суммы недостач на убытки ввиду имущественной несостоятельности должников;
• не ведется счет 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" по списанию в убыток задолженности неплатежеспособных дебиторов;
• не определен график инвентаризаций;
• отсутствует график документооборота;
• нарушается график документооборота;
• не соблюдены сроки и порядок рассмотрения случаев недостач, потерь, растрат;
• отсутствует протокол заседания инвентаризационной комиссии;
• отсутствуют данные аналитического учета по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
• данные в разрезе субсчетов не соответствуют данным счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
• в бухгалтерском балансе отражено свернутое сальдо по счету 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";
• возмещение ущерба работниками в размере, превышающем установленный ТК размер, проведено не в судебном порядке.

В рассматриваемой организации в августе 2010 года по результатам инвентаризации по приходным и расходным документам бухгалтером 2 категории Евсиевич Л.А. была выявлена недостача овощной продукции по материально-ответственным лицам – водителям: Бабей В.В., Русак Н.Н., Лисецкий А.В., Гусев Ю.С. Недостача произошла по вине водителей, в результате которой УП «Минский парниково-тепличный комбинат» причинен имущественный вред, выразившейся в утрате овощной продукции.  Общая сумма составила 8 269 (Восемь тысяч двести шестьдесят девять) белорусских рублей.

По результатам инвентаризации был издан приказ генерального директора №85 от 08.09.2010 года об удержаниях из заработной платы водителей сумму недостачи.

Результаты проверки правильности составления бухгалтерских записей при выявленной недостаче за август 2010 года в УП «Минский парниково-тепличный комбинат» отражены в таблице 10.

Таблица 10 – Проверка правильности составления бухгалтерских записей по выявленной недостаче

Примечание – Источник: собственная разработка

В результате  проведенной проверки нарушений по учету расчетов по возмещению материального ущерба не обнаружено.

При проверке правильности документального оформления и учета расчетов по возмещению материального ущерба в УП «Минский парниково-тепличный комбинат» нарушений не обнаружено. Следует заметить, что регулярное проведение инвентаризации складских помещений, топливных баков в автомобилях позволит избежать крупных потерь в организации.