Учет расчетов с подотчетными лицами

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. В задании на командировку указываются государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора (контракта, соглашения) – предмет договора (контракта, соглашения), иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

Нанимателем определяется форма письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его предоставления.

За работником, направленным в командировку, сохраняются место работы (службы) и должность, а так же заработная плата (денежное довольствие) в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка, за все рабочие дни по графику постоянного места работы, за исключением, при продолжительной командировки за границу, в том числе в связи с обучением и стажировкой, более 60 дней лицам, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питание и производит выплату денежного пособия на личные расходы, средний заработок, денежное довольствие по основному месту работы (службы), начиная с 61-го дня, не сохраняется.

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в  иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку.

Наниматель обязан ознакомить командированного работника с расчетом на выданный аванс, а также с порядком и сроками составления отчета о расходовании полученного аванса, ответственности за нецелевое использование и (или) невозвращение в установленный срок неиспользованных денежных средств, выданных под отчет.

Командированному работнику возмещаются расходы:

• по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом (далее – пассажирский транспорт) до места командирования и обратно:
• воздушным, железнодорожным и водным транспортом:

по тарифу 2-го класса (на самолетах – по тарифу экономического класса, на железнодорожном транспорте – «купе», на пассажирских судах – туристического класса).

В исключительных случаях с предварительного разрешения нанимателя расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным транспортом могут быть возмещены по тарифу 1-го класса (на железнодорожном транспорте – вагоны класса «СВ», на самолетах – по тарифу «бизнес-класс», на пассажирских судах – каюты 1-го класса).

При проезде руководителей и заместителей руководителей республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов, Уполномоченного по делам религий и национальностей, а также руководителей важнейших организаций, определяемых Президентом Республики Беларусь (кроме руководителей средств массовой информации и учреждений образования) и включенных в кадровый реестр Главы государства Республики Беларусь, железнодорожным транспортом в вагонах класса «СВ» до места командирования и обратно расходы по проезду возмещаются им по тарифу 1-го класса (вагоны класса «СВ»). Предварительного разрешения нанимателя на проезд данной категории работников железнодорожным транспортом не требуется.

В случае изменения условий командирования, в том числе сроков и места командирования, когда командированный работник вынужден приобретать за границей билет на проезд по тарифу 1-го класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), предварительного разрешения нанимателя не требуется.

Если классификация кают на пассажирских судах установлена в категориях, каюты первой, второй и третьей категории считаются каютами 1-го класса, каюты других категорий – 2-го (туристического) класса.

При отсутствии на железнодорожном транспорте вагонов (на судах – кают) 2-го класса расходы возмещаются по тарифу 1-го класса.

Стоимость проезда по железной дороге в странах Азии, Африки и Южной Америки возмещается всем работникам по тарифу 1-го класса.

При проезде железнодорожным или водным транспортом возмещается стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, а также стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета;

• автомобильным пассажирским транспортом общего пользования регулярного международного сообщения (кроме такси);
• по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта или пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта (кроме случаев, если работнику предоставляются бесплатные средства перемещения);
• по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) свыше норм провоза багажа, разрешенного провозить бесплатно по билету того вида транспорта, которым следует работник.

Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале (проездные билеты, счета, квитанции и посадочные талоны при приобретении электронных билетов на проезд и т.д.).

Возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки, установленных законодательством Республики Беларусь (далее – нормы расходов по найму жилого помещения), при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале.

Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещаются в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака.

При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства – участники Содружества Независимых Государств оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере пяти процентов от нормы расходов по найму жилого помещения. При этом водителям грузовых автомобилей и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования. Кроме того, при командировании в указанные государства возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производится сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом.

При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.

Если условиями проведения международных мероприятий предусматривается предоставление участникам страной-организатором гостиницы, оплачиваемой путем безналичного перечисления или наличными, стоимость номера которой превышает установленную норму расходов по найму жилого помещения, к отчету принимаются фактические расходы по найму жилого помещения на основе подтверждающих документов. При этом выплата аванса на расходы по найму жилого помещения лицам, выезжающим на данные международные мероприятия и оплачивающим стоимость найма жилого помещения наличной иностранной валютой, производится исходя из расходов по найму жилого помещения, предусмотренных условиями проведения международных мероприятий.

Возмещение суточных при проезде по территории иностранного государства и за время пребывания командированного работника за границей 60 и менее дней осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников, направляемых в командировки.

В случае нахождения работника в командировке за границей более 60 дней выплата суточных, начиная с 61-го дня, осуществляется в размерах норм суточных, установленных законодательством Республики Беларусь для работников загранучреждений Республики Беларусь и других категорий работников при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение (далее – по нормам, установленным при командировках в пределах государства пребывания).

Возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством Республики Беларусь по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.

День пересечения границ государств, в том числе Государственной границы Республики Беларусь определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта.

При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит, за исключением времени нахождения в пути.

Если принимающая сторона предоставляет командируемым работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы (службы, обучения и стажировки), и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 процентов, а при выплате иностранной валюты на личные расходы – 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Если принимающая сторона берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. Указанный в настоящей части порядок выплаты суточных может применяться по решению нанимателя также и для работников, направленных в командировку для участия в международных мероприятиях.

В случаях, если работники, направленные в командировки, не обеспечиваются питанием, суточные выплачиваются в полном объеме, если принимающая сторона берет на себя расходы только по обеспечению одноразовым питанием, – в размере 70 процентов, двухразовым – в размере 30 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

При направлении в командировку работников для участия в международных мероприятиях, проводимых на условиях предварительного внесения взносов (включая оплату питания, найма жилого помещения), наниматель осуществляет оплату таких взносов путем безналичного перечисления на основе подтверждающих документов (уведомления соответствующих организаций, ответственных за проведение международных мероприятий, о сумме взносов) независимо от норм суточных и расходов по найму жилого помещения. При этом лицам, выезжающим на данные мероприятия, дополнительные выплаты не производятся.

Если при безналичной оплате в счет включены только расходы на питание, направляющая сторона по решению нанимателя может дополнительно выплатить командированному работнику на личные расходы суточные в размере 15 процентов от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. В случае, если в счете не предусмотрена оплата питания или включены расходы на его частичную оплату, направляющая сторона по решению нанимателя может выплатить работнику суточные соответственно в полном объеме, 70 процентов от нормы – при одноразовом питании, 30 процентов от нормы – при двухразовом питании.

В случае, если принимающая сторона возмещает в последующем командированному работнику стоимость проезда, оплаченного нанимателем, указанные суммы в иностранной валюте полностью вносятся в кассу с приложением документов, подтверждающих их возврат.

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу устанавливаются Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №7 от 30.01.2001 г. (ред. от 15.11.2007г. № 165)

Командированному работнику возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другой, за совершение операций с использованием банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах. В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам возмещение расходов по оформлению виз, стоимости установленного перевозчиком тарифа при возврате приобретенных проездных билетов осуществляется на основании подтверждающих документов в оригинале.