Учет расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, при документальном оформлении служебных командировок УП «Минский парниково-тепличный комбинат» руководствуется законодательными актами Республики Беларусь, соблюдает требования законодательства. Направление в служебную командировку оформляется приказом, в котором указывают кого направляют в служебную командировку, производственная необходимость направления в служебную командировку, цель служебной командировки, сроки, а так же автомобиль нанимателя. Наниматель выдает аванс на командировочные расходы. Командировочное удостоверение оформляется при служебной командировке за границу, хотя и не является обязательным документом. К авансовому отчету прилагаются все оригинальные документы, подтверждающие расходы, произведенные работником. Также для подтверждения факта пересечения границы к авансовому отчету прилагается копия паспорта с отметками. Авансовый отчет подписывает подотчетное лицо, бухгалтер, занимающийся учетом  расчетов с подотчетными лицами, проверяет отчет заместитель главного бухгалтера, утверждает отчет генеральный директор. Следует отметить, что, согласно законодательства, авансовый отчет должен составлять командируемый работник, проверять бухгалтер, однако, в условиях автоматизации бухгалтерского учета составлением и проверкой авансовых отчетов занимается бухгалтер, а командируемый работник только предоставляет все документы подтверждающие расходы.

1.2. Учет расчетов с подотчетными лицами по средствам, выданным на операционно-хозяйственные расходы

Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь определен срок выдачи наличных денег под отчет на предстоящие расходы:

• не более 3 рабочих дней - на расходы, производимые в месте нахождения организации;
• не более 10 рабочих дней - на расходы, производимые вне места расположения организации;
•     до 30 рабочих дней - в сумме, не превышающей размер одной базовой величины.

Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предоставить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Физические лица, использовавшие личные средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг), обязаны также не позднее 3 рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, потраченных ими в интересах организации. Использование личных денежных средств физических лиц - работников предприятия в интересах организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя. Такие расчеты расцениваются как расчеты наличными деньгами между юридическими лицами.

Согласно Постановлению Правления Национального банка от 12.10.2010 года №428 юридическое лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели вправе осуществлять расчеты наличными деньгами с другими юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями на территории Республики Беларусь, в том числе путем внесения наличных денег непосредственно в кассы банков с последующим зачислением их на текущие (расчетные) банковские счета получателей, в общей сумме не более 300 базовых величин на протяжении одного дня.[23]

К авансовому отчету прилагаются все оправдательные документы, подтверждающие расходы. На документах о приобретении материалов должны быть подписи лиц, принявших под свою ответственность материальные ценности, которые сдаются подотчетными лицами на склад по требованиям накладным.

В авансовом отчете указывается организация, фамилия, имя и отчество работника, котором осуществлены операционно-хозяйственные расходы, номер авансового отчета и дата составления отчета, сумма полученных и израсходованных средств, подписи бухгалтера. На обратной стороне указана дата, кому, за что и по какому документу уплачено и сумма, подписи подотчетного лица.

К документам, подтверждающим факт приобретения (поступления, изготовления, выполнения) продукции (товаров, работ, услуг), относятся: кассовый ордер (квитанция) ф. №  КО-1, кассовый чек (он должен содержать номер, наименование предприятия, имя предпринимателя, дату продажи (выполнения работы, оказания услуги), наименование, количество и цену товара (работы, услуги), сумму и быть подписан лицом, непосредственно осуществившим отпуск товаров (работ, услуг), с указанием его должности, фамилии и инициалов), другие приходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.  [3,стр.169].

К учету  принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически на предмет целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

Предоставленные авансовые отчеты проверяются в бухгалтерии с точки зрения обоснованности произведенных платежей и их размеров.

Авансовые отчеты проверяются как по форме (полнота и правильность оформление отчетов, заполнения реквизитов), так и по существу (была ли необходимость в произведенных расходах, соответствовали ли назначению аванса и т.п.).

Прием авансового отчета завершается определением сумм, принятых к оплате (зачету в счет выданного аванса) расходов, а так же сумм, подлежащих возврату работником либо работнику.

Задолженность организации по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка Республики Беларусь.

В случае непредставления в установленный срок отчетов о расходовании подотчетных сумм или не возврата организации неиспользованных авансов организация вправе производить удержания из заработной платы работников задолженности по подотчетным суммам в порядке, предусмотренным действующим законодательством.  [29].

Абрамович Татьяна Ивановна, заместитель главного бухгалтера УП «Минский парниково-тепличный комбинат» понесла расходы при покупке книги учета проверок в сумме 2 700 (Две тысячи семьсот) рублей. Данные расходы были подтверждены оригиналом товарного чека, а также докладной запиской на имя генерального директора с просьбой о возмещении.

Шиманский Леонид Иванович, водитель УП «Минский парниково-Тепличный комбинат» произвел расходы на покупку свечей накаливания и накладок педалей для автомобиля в сумме 38 000 (Тридцать восемь тысяч) белорусских рублей. Данные расходы были подтверждены оригиналом товарного чека, а также докладной запиской на имя генерального директора с просьбой о возмещении.

Славниковым Сергеем Ивановичем, главным инженером УП «Минский парниково-тепличный комбинат» были куплены за наличный расчет анкер рамный, полотно по металлу, диск отрезной для проведения ремонтных работ в сумме 49 500 )Сорок девять тысяч пятьсот) белорусских рублей. Данные расходы были подтверждены оригиналом товарного чека, а также докладной запиской на имя генерального директора с просьбой о возмещении.

В вышеизложенных примерах аванс на предстоящие расходы не был предоставлен, работники израсходовали собственные денежные средства, предоставили авансовый отчет, на основе данных авансового отчета организация должна сделать следующие записи:

Выдача денежных средств отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

Использование подотчетным лицом денежных средств корпоративной карточки отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». и кредиту счета 55 «Специальные счета в банках».

При рассмотрении служебной командировки водителя 1 класса ремонтно-механической мастерской Мигаля Игната Игнатовича в Королевство Нидерландов в связи с производственной необходимостью, связанной с получением вспомогательных материалов для теплиц замечено, что приобретена карта автомобильных дорог. К авансовому отчету так же прилагалась докладная записка, в которой указывалась причина приобретения данной карты и просьба о возмещении. Данные расходы так же являются хозяйственными расходами и подлежат возмещению.

В рассмотренной ситуации была сделана бухгалтерская запись: Дебет счета 10 «Материалы» субсчет 6 «Прочие материалы» кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Выдача денежных средств отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

При наличии задолженности (как дебиторской, так и кредиторской) в иностранной валюте по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» при изменении Национальным банком Республики Беларусь курсов валют про изводится переоценка. Декретом Президента Республики Беларусь «О порядке проведения переоценки имущества и обязательств в иностранной валюте при изменении Национальным банком курсов иностранных валют и отражения в бухгалтерском учете курсовых разниц» определен порядок отнесения и списания возникающих курсовых разниц. Изменение кредиторской, дебиторской задолженности в соответствии с действующим законодательством отражается на счете 92 «Внереализационные расходы и доходы».

Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 в дебет счетов по учету затрат, материалов и денежных средств.

Расход подотчетных сумм отражается на основании авансовых отчетов по дебету счетов материальных ценностей, затрат на производство и др. и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Неизрасходованные суммы должны быть возвращены подотчетным лицом в кассу организации, что находит отражение по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Не возвращенные в установленные сроки подотчетные суммы отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы могут удерживаться из заработной платы работников, что отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При невозможности удержания таких сумм с заработной платы работников задолженность списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». [3, стр. 174]

Погашение задолженности организации подотчетным лицам (при перерасходе выданных сумм или использовании личных средств) отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов учета денежных средств. По истечении сроков исковой давности непогашенная кредиторская задолженность включается в состав внерелизационных доходов организации.

На данном счете могут отражаться операции по выдаче под отчет денежных документов, путевок, абонементов на питание и др., а также продукции для реализации ее на рынке.

В УП «Минский парниково-тепличный комбинат» возмещение расходов производится путем перечисления денежных средств на карт-счета работников организации.

Учет операций по движению подотчетных сумм и расчетам с подотчетными лицами отражаются в журнале-ордере ф. № 7-АПК. В этом регистре в результате применения линейно-позиционного способа записей совмещен аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет ведется по каждой выданной под отчет сумме.

В рассматриваемой организации используют автоматизированную форму журнала-ордера. [Приложение Д]

Журнал-ордер открывается на месяц, полугодие, год с использованием вкладных листов. В бланке, открытом на текущий период, из предыдущего регистра сначала записывают переходящие остатки по расчетам с каждым подотчетным лицом на начало месяца: в графу 2 – подотчетную сумму (дебет счета 71), в графу 3 – сумму не возмещенного перерасхода (кредит счета 71). При этом для справочных и контрольных целей в графе 1 проставляют дату возникновения дебиторской или кредиторской задолженности.

Для упрощения нахождения записей, отражаемых в журнале-ордере за прошлый месяц, в графе «В» журнала-ордера отчетного месяца отражают порядковый номер по записи в журнале-ордере прошлого месяца. После этого записывают операции текущего месяца. Дебетовые обороты по счету 71 отражают в графах 5-15, а кредитовые – в графах 17-25.

По каждой строке отражают дату и сумму выданного аванса (графы 4-7), возмещение перерасхода аванса (графы 8-10), возмещенную или удержанную сумму неиспользованного аванса (графы 12-15) и суммы расхода по предоставленному утвержденному авансовому отчету (графы 16-25). При этом общую сумму фактического расхода по каждому авансовому отчету записывают в графах 17-18, в разрезе дебетуемых счетов – в графах 19-25.

Таким образом, по одной строке находят отражение операции по одному авансовому отчету. При предъявлении и тем же работником за текущий месяц двух и более авансовых отчетов суммы использованных средств отражают в этих же графах по отдельным строкам, то есть для одного подотчетного лица в этом случае предусматривают несколько строк.

В случаях, если подотчетному лицу, находящемуся в длительной командировке направляют дополнительный аванс, то сумму и дату выдачи (перечисления) аванса отражают в свободных графах по той же строке (по дебета счета 71 с кредита соответствующих корреспондирующих счетов).

В целях получения итоговых данных по счету 71 суммы расходов по авансовым отчетам и возврат неиспользованных средств отражаются в журнале-ордере ф. № 7-АПК в корреспонденции с дебетуемыми счетами.