Учет расчетов с подотчетными лицами

При написании данной работы были использованы учебники по бухгалтерскому учету, ревизии и аудиту. В учебнике «Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве» под общей редакцией А.П.Михалкевича  наиболее полно изложен теоретический материал по учету расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям. В работе также использовался материалы учебников «Бухгалтерский учет и аудит в АПК», Стешиц Л.И. и «Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве» под общей редакцией А.С.Чечеткина. Для характеристики счетов по учету расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям использовался «План счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях. Инструкция по применению Плана счетов в сельскохозяйственных организациях». В учебнике «Ревизия и аудит» под общей редакцией Г.Н.Пупко  наиболее полно изложен теоретический материал по ревизии и аудиту расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям. В работе также использовался материалы учебных пособий «Ревизия и аудит», Н.П.Дробышевский и «Аудит» под общей редакцией В.Н.Лемеш. При написании данной работы использовались нормативно-правовые акты. В Трудовом Кодексе Республики  Беларусь от 26.07.1999г. №296-З (ред. от 31.12.2009г. №114-З) изложено определение служебной командировки, а также общий порядок направления в служебную командировку, порядок удержание сумм материального ущерба. В Гражданском кодексе Республики Беларусь № 218-З от 07.12.1998г. (ред. от 16.07.2010 г. №172-З) изложено определение материального ущерба. В Налоговом кодексе Республики Беларусь (Особенная часть) №71-З от 29.12.2009 г. (ред. от 15.10.2010 №174-З) определен порядок налогообложения расходов при служебной командировке, при выявлении виновных лиц в результате недостач, материального ущерба по вине работников. Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу №115 от 30.07.2010 г. (ред. от 19.10.2010 г. №148), Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь от 12.04.2000 г. № 35 (ред. от 29.02.2008 г. №29), Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь №4 от 17.01.2008 г. (ред. от 12.10.2010 г. №428). Постановление Министерства финансов Республики Беларусь «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу» №7 от 30.01.2001 г. (ред. от 15.11.2007 г. №165) определяют порядок возмещения командировочных расходов за границу, нормы возмещения командировочных расходов и прочее.

1. Учет расчетов с подотчетными лицами

1.1. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Согласно Трудовому Кодексу Республики Беларусь служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается наниматель. [28]

Следует отметить так же то, что в служебную командировку отправляется только тот работник, который состоит в трудовых правоотношениях с нанимателем.

При командировании работника необходимо учитывать нормы трудового законодательства. Так, направление беременных женщин и  женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, в служебную командировку запрещается. Женщины, имеющие детей в возрасте от трех до четырнадцати лет (детей-инвалидов – до восемнадцати лет), а также работающие инвалиды могут направляться в служебную командировку только с их письменного согласия.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения установленной формы. [28]

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из места пребывания.

Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке. [28]

Если поводом к командированию за границу послужило приглашение зарубежной фирмы или организации, то направление работников в служебную командировку производится на основании приказа и данного приглашения, которые в этом случае определяют условия нахождения за границей (оплата труда, расходы на проживание (суточные), обеспечение жилым помещением, проезд и т.д.). Если поводом  командированию за границу послужило приглашение зарубежной фирмы или организации, то такие приглашения регистрируются в Журнале регистрации приглашений. Если поводом к командированию в организацию на территории Республики Беларусь послужило приглашение фирмы, то направление работника в служебную командировку производится на основании приказа и данного приглашения, которое регистрируется в Журнале регистрации приглашений.

Приказ и приглашение являются основанием для расчета аванса на командировочные расходы, направляемым в служебную командировку за границу. Выдача аванса на командировочные расходы может производиться из кассы предприятия по расходно-кассовым ордерам формы КО-2. Наниматель обязан вести регистрацию указанных приглашений и в установленном порядке обеспечить их сохранность. [3, стр. 168-169]

Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных карточек либо личных карточек, обязаны предъявить в бухгалтерию юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю, частному нотариусу отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

При использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег и осуществления расчетов в наличной форме работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством. При использовании личной карточки исключительно для получения наличных денег и осуществления расчетов в наличной форме работник предъявляет отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

При использовании корпоративной карточки частично для проведения безналичных расчетов, частично для получения наличных денег работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством, исключая день прибытия из служебной командировки либо день расходования денежных средств на иные цели. При использовании личной карточки частично для проведения безналичных расчетов, частично для получения наличных денег работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

При использовании корпоративной карточки для осуществления безналичных расчетов работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством, исключая день прибытия из служебной командировки либо день расходования денежных средств на иные цели. При использовании личной карточки для осуществления безналичных расчетов работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.

В случае если денежные средства выдавались работнику под отчет частично наличными, частично посредством зачисления денежных средств на карт-счет корпоративной карточки, отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов представляется работником не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки либо со дня расходования денежных средств на иные цели в соответствии с законодательством, исключая день прибытия из служебной командировки либо день расходования денежных средств на иные цели.

В случае если денежные средства выдавались работнику под отчет частично наличными, частично посредством зачисления денежных средств на карт-счет личной карточки, отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков и иных документов представляется работником не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия.[23]

Решение о направлении работника в командировку должно быть обосновано какой-либо производственной необходимостью. Таковой могут быть приглашение сторонней организации, докладная записка, план мероприятий и др.

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в специальных журналах учета работников, выбывших в командировки. Приказом нанимателя назначается работник, ответственный за ведение журнала регистрации. [19]

В случае, если расстояние от места постоянной работы до места командирования незначительное, наниматель вправе самостоятельно решать вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту жительства.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с нанимателем. В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается в том же порядке.

В УП «Минский парниково-тепличный комбинат» в служебные командировки чаще всего направляются водитель 1 класса ремонтно-механической мастерской Мигаль Игнат Игнатович для получения материалов. Командировки водителя бывают как по территории Республики Беларусь, так и за границу.

Согласно приказа №21-кк от 26.07.2010 года водитель автомобиля направляется в служебную командировку в Королевство Нидерландов. Необходимость служебной командировки подтверждается служебной запиской заведующего ремонтно-механической мастерской. Цель командировки – получение вспомогательных материалов для теплиц. Согласно приказа №29-кк от 09.12.2010 года водитель автомобиля направляется в служебную командировку в Республику Польша, в связи с производственной необходимостью, связанной с получением минеральной ваты. Согласно приказа №10-лк от 08.12.2010 года водитель автомобиля направляется в служебную командировку в ГП «Совхоз «Лесное» (д.Лесное, Минская область, Копыльский район) за получением лука.

При оформлении зарубежных командировок организация, прежде всего,  должна рассчитывать аванс на командировочные расходы и выдать его командируемому работнику. Выдача его может производится как в белорусских рублях, так и в иностранной валюте (наличными или путем перечисления на карт-счет).

В соответствии с валютным законодательством Республики Беларусь субъекты валютных операций – резиденты вправе покупать иностранную валюту на внутреннем валютном рынке республики и использовать ее в целях оплаты расходов, связанных с поездками за пределы Республики Беларусь, в частности расходы по служебным командировкам. Основанием для проведения таких операций будет служить приказ (постановление, распоряжение)  о направлении в служебную командировку за границу с приложением расчета суммы иностранной валюты, причитающейся к получению (суммы аванса либо возмещения) командируемым за границу лицам, подписанный руководителем (главным бухгалтером, индивидуальным предпринимателем) организации.

Выдача наличной иностранной валюты на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу, может производится за счет возврата ранее полученных со счета в иностранной валюте субъекта хозяйствования и выданных на эти цели средств, хранящихся в его кассе в пределах установленного лимита. При этом не допускается выдача работнику валюты под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, без полного отчета по ранее выданным суммам, за исключением случаев, когда направленному в командировку работнику дополнительно перечисляется на карт-счет субъекта (работника при использовании личной карточки) иностранная валюта для оплаты расходов, связанных со служебной командировкой. [24]

Часто бывает, что аванс не покрывает все необходимые расходы работника, произведенные в командировке, а дополнительные расходы осуществляются за счет его личных средств. В такой ситуации в порядке завершения расчетов по командировке необходимая сумма в иностранной валюте может быть выплачена по решению нанимателя как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях по курсу национального банка на дату авансового отчета. Окончательный расчет с командированными работниками должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета.

Когда выдача средств, для оплаты расходов работникам, направляемым за пределы республики Беларусь, производится в наличных белорусских рублях, такие работники вправе осуществлять покупку иностранной валюты в обменных пунктах и кассах банков с соблюдением порядка совершения валютно-обменных операций с участием физических лиц. В этих случаях купленная работникам наличная иностранная валюта в обменном пункте или в кассе банка не подлежит оприходыванию в кассу субъекта хозяйствования. Кроме того, при составлении отчета об израсходованных суммах за полученные белорусские рубли работник прилагает к нему чеки кассового суммирующего аппарата либо специальной компьютерной системы, полученные им в обменном пункте (кассе банка). Такие чеки свидетельствуют о покупке работником соответствующей суммы иностранной валюты. В указанный отчет включаются расходы в валюте произведенных операций. Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником производится белорусскими рублями с применением курса Национального банка на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты. [24]