Учет расчетов с подотчетными лицами

При направлении в служебную командировку на предприятии УП «Минский парниково-тепличный комбинат» выдается аванс на командировочные расходы. Расчет финансовых средств на командировку рассчитывается в белорусских рублях по курсу Национального Банка на дату выдачи аванса. Данный расчет подтверждается подписями генерального директора и главного бухгалтера.

Письменное задание при командировке в пределах Республики Беларусь также может быть, но не является обязательным документом при оформлении служебной командировки, однако, при служебных командировках за границу задания является обязательным документом.

Задание на служебную командировку является основным документом, подтверждающим, что направление работника в командировку обусловлено производственной необходимостью. Задание на служебную командировку должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок. Задание  на  служебную командировку является своеобразным вопросником при оформлении отчета о ее результатах.

Задание на служебную командировку в УП «Минский парниково-тепличный комбинат» составляется, однако при направлении в служебную командировку водителя автомобиля задание не составлялось, но производственная необходимость подтверждалась докладной запиской  заведующего ремонтно-механической мастерской.

Письменный отчет по командировке (о проделанной работе) в пределах Республики Беларусь также может предоставляется по требованию нанимателя.

По окончании служебной командировки за границу работник должен  представить отчет о выполнении задания. Отчет составляется в произвольной форме. В нем указываются:

• фамилия, имя, отчество, должность командируемого;
• основание командирования;
• страна (место) пребывания;
• количество дней пребывания;
• конкретные сведения о проделанной в командировке работе;
• выводы и предложения по выполнению достигнутых договоренностей, сроки их реализации и другие необходимые сведения.

В соответствии с Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000г. №35 (ред. От 29.02.2008 г.) «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь командированному работнику возмещаются следующие расходы:

• по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездах постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит.

При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;

• по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и других документов), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг.

Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается.

Без представления документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия в место служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных счетов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

• за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные в размерах, устанавливаемых Министерством финансов Республики Беларусь. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. При направлении работника в командировку для участия в совещаниях, семинарах, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питанием либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70 процентов, двухразового - 30 процентов установленной нормы.
• расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случаях, когда они производились в интересах выполнения служебного задания, на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

В соответствии с Постановлением Министерства финансов от 21.01. 2007г. № 197 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках», начиная с 01.01.08. расходы по служебным командировкам в пределах РБ возмещаются в следующих размерах:

• суточные – 15000 рублей за каждый день командировки;
• суточные при однодневных служебных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту жительства – 7500 рублей;
• по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов – 4500 рублей. [21]

В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту постоянной работы (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в больнице командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должна быть удостоверена в установленном порядке.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику выплачивается на общих основаниях пособие по временной нетрудоспособности и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.[20]

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Командированному работнику не позже чем за день до отъезда в служебную командировку наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки - не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги. [Приложение Г] В течении двух недель – отчет о командировке(обязателен только при зарубежных командировках).

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду и сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;
• проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
• оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;
• отчет о проделанной работе (по требованию нанимателя).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам. [20]

Командировочное удостоверение заполняется следующим образом: указывается фамилия, имя и отчество командированного работника, населенный пункт, в который командируется работник, срок командировки, основание командировки (номер приказа и дата), отметки о выбытии в командировку, прибытии в населенные пункты, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы.

Авансовый отчет заполняется частично командированным работником, а частично бухгалтером.

За время нахождения в командировке за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. Исчисления производятся исходя из заработной платы, начисленной работнику за два календарных месяца, предшествующих месяцу направления в командировку. Общая сумма среднего заработка за время нахождения в командировке определяется путем умножения среднедневного (среднечасового заработка на количество дней (часов) по графику работы командированного работника. При этом среднедневной (среднечасовой) заработок определяется делением фактически начисленной заработной платы за два календарных месяца на фактически отработанные в течение этих месяцев дни (часы).

Заработная плата начисленная за фактически отработанные дни, принимается для исчисления среднего заработка, если работник отработал у нанимателя менее двух месяцев, предшествующих началу рассматриваемых выплат.

Если же работник в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, часть дней (часов) фактически не работал (находился в отпуске с сохранением или без сохранения среднего заработка, болел, выполнял государственные или общественные обязанности и др.), то при исчислении среднего заработка указанные дни (часы), а также выплаченные за эти периоды суммы не учитываются. Если работник в таком периоде не работал в связи с прогулом, то исчисление среднего заработка будет производиться с учетом времени прогулов.

Если же за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством или же он не имел заработка в двухмесячном периоде, принимаемом для расчетов среднего заработка, то такой заработок исчисляется исходя из заработной платы, начисленной за два месяца предшествующих этому периоду. При этом к указанным обстоятельствам можно отнести в том числе нахождение работника в отпуске без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, по временной нетрудоспособности.

При исчислении среднего заработка премии, авторские вознаграждения, обусловленные системами оплаты труда в организации, суммы индексации заработной платы в связи с повышением цен на товары и услуги включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно лицевому счету (расчетной ведомости), и учитываются пропорционально отработанному времени в этом месяце.

Премии, авторские (постановочные) вознаграждения, обусловленные системами оплаты труда в организациях, суммы индексации заработной платы в связи с повышением цен на товары и услуги, вознаграждения по результатам годовой работы, за выслугу лет, единовременное пособие на оздоровление, выплачиваемое работникам (в том числе государственным служащим) государственных органов, а также государственных учреждений и иных государственных организаций, обеспечивающих деятельность Президента и государственных органов (далее - работники государственных органов) и другие единовременные выплаты по результатам работы за год включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно лицевому счету. [17]

Если в периоде, принятом для исчисления среднего заработка, или в периоде, за который производятся выплаты, в организации произошло повышение тарифных ставок (окладов) и расчетных должностных окладов государственных служащих, то исчисление средней заработной платы за период, предшествующий повышению, производится с применением поправочных коэффициентов. [17]

При направлении в служебную командировку за границу существует ряд особенностей. При этом следует руководствоваться Инструкцией о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу утвержденной Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 г. №115 вступившей в силу с 1 сентября 2010 года.

Решение о командировании работников за границу должно приниматься с учетом неукоснительного соблюдения следующих принципов:

• Результативность служебных командировок за границу;
• Соблюдение порядка направления в такие командировки;
• Обоснованное и рациональное расходования денежных средств на цели командирования;
• Направление в служебные командировки за границу только тех лиц, в компетенцию которых входит решение вопросов, определенных в заданиях на служебные командировки, и в минимальном составе;
• Представление достоверной и полной информации об условиях командирования и степени участия в его финансировании принимающей стороны. [29]