Деловое общение

Вспомнился случай, когда  в конце площади было слышно как престарелый коммерсант орал по телефону какую бумагу ему купить, стоя возле магазина. Я сначала подумал что там спецназ действует. Поэтому: разговаривая по сотовому телефону в общественном месте, на улице, не повышайте голос, говорите тихо и мягко, ведь микрофон у большинства сотовых телефонов очень чувствителен. Если же собеседник плохо Вас слышит или Вы его, то отдайте телефон на ремонт или купите себе нормальный. Когда данный вариант не помогает, то необходимо обратиться к врачу, сначала к отоларингологу потом к психиатру.

Не стоит вести телефонные разговоры во время управления транспортным средством. Особенно при помощи телефона с сенсорным экраном, типа Iphone. При необходимости пользоваться сотовой связью в таких случаях надо применять гарнитуру.

Если Вы звоните кому-либо на сотовый телефон, то следует помнить, что Ваш собеседник может быть в дороге, за рулем транспорта (без  разницы какого, даже велосипеда) и, отвлекая его, вы можете подвергать его  опасности. Ваш собеседник может  быть и просто очень занят, поэтому  нелишне осведомиться, имеет ли он время и возможность вести  беседу, и договорится перезвонить  в удобное время, если такой возможности  у него сейчас нет.

Нелишним будет помнить, режим дня человека и его оружающих, которому Вы звоните. Крайне будет неприятно человеку, который ждет выходных, чтобы отоспаться (так как спит в рабочие дни по 5-6 часов) услышать Ваш бодрый голос с утра, в выходной день.

И просто смертельно для  своей репутации звонить человеку по несколько раз, когда он сбрасывает звонок. На данный момент сотовая связь  работает неплохо даже в деревнях и нет никакой необходимости звонить по несколько раз на не отвечающий телефон. Если у Вас очень срочная необходимость, то Вы ошиблись номером и звонить надо на другой телефон, а именно на номер 112. Человек может просто понять, что с адекватностью у Вас не все в порядке, а иметь дело с неадекватным человеком опасно (если, конечно, Вы не врач).Тем более сейчас почти у всех сотовых операторов присутствует услуга, которая отсылает СМС, если телефон занят или недоступен.Исходя из вышеизложенного также следует избегать звонков позже 22 часов.Не следует использовать в качестве звукового сигнала то, что может оскорбить или встревожить окружающих (нецензурная лексика, грубые и резкие выражения и звуки).Недопустимо использование чужих мобильных телефонов и сообщение их номеров третьим лицам без разрешения на то их владельцев.

47. Письменное общение деловая переписка; виды деловых писем; личная корреспонденция; поздравления; соболезнования; требования к визитной карточке и ее назначение.

Виды деловых  писем. 
 В повседневной жизни приходится нередко писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки. Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих документов. Поэтому необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а именно: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов. 
Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа. 
Заявление – это документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу. 
Автобиография. После заголовка “Автобиография” в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа). 
Резюме – это документ содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. 
 Служебные письма – обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте или курьером. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма – приглашения и т.д. Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Письма составляются в двух экземплярах: первое после регистрации в журнале исходящей документации отправляется адресату, а второе остаётся в организации. 
Служебные записки – это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами. 
Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения. 
Докладные записки бывают внутренние и внешние. Подписывает их составитель. 
Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия. 
Справка – документ подтверждающий какие-либо факты или события. 
Справка бывает двух видов: 
 
1. Справки, описывающие и подтверждающие какие-либо события; 
 
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учёбы, занимаемой должности, места проживания… 

Личная  корреспонденция  -индивидуальная форма трезвеннического воспитания, основанная на общении между специалистом и заинтересованным лицом посредством обмена письмами; предусматривает ответы специалиста на заданные вопросы, касающиеся стиля жизни в отношении здоровья, профилактики заболеваний

СОБОЛЕ́ЗНОВАНИЕ - Сочувствие горю, беде, страданию кого-либо

Требования к  деловой визитной карточке:

 
1) размер 5х9 см, белый тонкий матовый картон, черный четкий разборчивый шрифт

2) полное без  сокращений название фирмы или организации, каким бы длинным оно ни было, так, как зарегистрировано в юридических документах

3) Фамилия, имя,  отчество полностью, даже если текст на иностранном языке

4) Необходимо указать  не только должность но и сферу деятельности  
5) адрес фирмы и телефоны. 

6) По поводу логотипа на визитной карточке. Логотип - это оригинальное начертание наименования рекламодателя, логотип - это рекламный знак.

Назначение-Визитка выполняет информационную и рекламную функцию. Она признана не только сообщить сведения, но и оказывать определенное воздействие на того, кому ее вручают. По сути, визитка дается для того, чтобы получивший ее человек решил воспользоваться указанной в ней информацией. 

48. Требования к внешнему виду делового человека

Специфика предпринимательской  деятельности предъявляет весьма серьезные  требования к внешнему облику ее участников. Внешний облик делового человека это первый шаг к успеху, поскольку  для потенциального партнера его  костюм служит кодом, свидетельствующим  о степени надежности и респектабельности. Аккуратный, со вкусом одетый, подтянутый - таков внешний облик делового человека, доброжелательно воспринимаемого  окружающими партнерами и клиентами. И дело здесь не в какой-то изысканности вкуса, а в том, что внешность  такого человека свидетельствует о  его уважении к людям.

Как и у всякой профессиональной группы людей, у предпринимателей сложился определенный стереотип в отношении  одежды. Посетив любую международную  ярмарку или выставку, можно заметить, что большинство стендистов проявляют  удивительное сходство взглядов в выборе цвета галстука, сорочки или костюма. В настоящее время многие предприниматели  считаются с советами модельеров. Основополагающими принципами при  составлении гардероба, по их мнению, должна стать универсальность одежды. Если в гардеробе есть много вещей, которыми редко пользуются, значит, гардероб составлен неправильно.

Как ни странно, современный  деловой мир консервативен в  вопросах моды. В рабочее время  принято носить более светлые  костюмы, чем на приемах, причем тона костюмов в летнее время должны быть светлее, чем в зимнее время. Костюмы  ярких тонов, как правило, в рабочее  время не носят.

Сорочку выбирают тоже светлых  тонов, часто белого цвета. Важен  и цвет галстука. Существует правило, что галстук должен быть одного тона с сорочкой и костюмом, но светлее  или темнее, либо костюм и галстук  должны быть контрастных тонов. В  настоящее время предпочтение отдается галстукам не слишком ярких расцветок, а также галстукам без узора  и рисунка, хотя всего несколько  лет назад “фирмачи” почти  поголовно носили галстуки красных  тонов к традиционно темно-синим  костюмам. Правда, это было характерно для более молодых менеджеров, которые стремились выглядеть модно  и элегантно.

Стоит также поинтересоваться, какая форма галстука ныне в моде. Если модны узкие галстуки, то слишком  широкий, конечно же, будет бросаться  в глаза. В деловой обстановке не рекомендуется носить сорочки  с короткими рукавами, поскольку  считается элегантным, чтобы манжеты  сорочки были видны из-под рукавов  пиджака (примерно на два сантиметра). Хотя, разумеется, в очень жаркую погоду вы будете естественно выглядеть  в рубашке с короткими рукавами, чем в костюме, постоянно вытирая  пот с лица.

В командировке менеджер часто  не знает, где и как он проведет день, успеет или нет вернуться  в гостиницу и переодеться  соответственно случаю. Поэтому темно-синий  или темно-серый костюм наиболее распространенный тип для каждого  случая.

Что касается обуви, то желательно носить обувь черного цвета. Летом  к светлому костюму обувь черного  цвета не обязательна, но в любом  случае не сандалии. Если есть возможность, то цвет обуви подбирается под  цветовую гамму костюма. Носки лучше  иметь не очень яркие и броские, лучше серые или темные, а к  бежево-коричневому костюму - коричневые. Следует также меть в виду, что носки и галстук по своей расцветке должны гармонировать.

Головной убор и перчатки мужчины сейчас носят преимущественно  к плащу или пальто для защиты от холода. И все же шляпа тоже должна соответствовать верхней  одежде.

Шляпы весной и летом носят  более светлые, осенью и зимой - темные. Не рекомендуется носить велюровые  шляпы, а также черные шляпы к  пальто и костюму не черного цвета.

Наши бизнесмены, а также  участники международных выставок и ярмарок должны разбираться  в подобного рода правилах, так  как находясь за рубежом, они из вежливости должны приспосабливаться к действующему там относительно костюма регламенту.

Вместе с тем не нужно  стараться подавлять партнеров  богатством своего облика, свидетельствующим  о вашей мощной кредитоспособности. В большинстве промышленно развитых стран тяжелые золотые перстни, цепочки и браслеты, бросающиеся в глаза часы или излишняя пестрота галстука могут только зародить сомнения в вашей серьезности.

Правда, есть регионы (например, арабский Восток), где не только допускается, но даже требуется от бизнесмена демонстрация роскоши как наглядное свидетельство  его процветания. Такими “признаками  успеха” являются и платиновые зажигалки  с монограммами, и часы с бриллиантами, и запонки с драгоценными камнями, и сверхдорогие автомобили.

Конечно, даже самому удачливому нашему бизнесмену пока невозможно равняться  с нефтяными шейхами или китайскими миллионерами из Гонконга, а все  попытки казаться похожими на них  только вредят, так как имитация богатства считается в бизнесе  тяжелым грехом.

Тем не менее наши российские нувориши, оказавшись за океаном, пытаются угнаться за богачами, ведущими роскошный  образ жизни, не жалея своих, а  скорее чужих, средств.

Естественно, что это не поднимает авторитета наших предпринимателей, а наоборот порождает сомнение в  их порядочности.

Показная роскошь легко  прощается арабским богачам - она  соответствует их общепринятому  облику и поведению. А стереотип  “хорошего отечественного бизнесмена”  совершенно иной: это не имеющий  большого состояния новичок, которому природный талант, способность быстро учиться уму-разуму и большие  потенциальные возможности его  страны пока компенсируют некоторую  неотесанность, нехватку знаний и капиталов.

Итак, для первого контакта и последующих переговоров с  иностранными партнерами стоит надеть тщательно вычищенный и отглаженный  костюм со светлой рубашкой и галстуком  в тон.

Строгий японский этикет запрещает  даже во время переговоров снимать  пиджаки или распускать узлы галстуков, за исключением случаев, когда это  предлагает сделать глава делегации  ваших партнеров, давая понять, что  наступило время неформальных переговоров. Кстати, есть даже специальный международный  термин “ноу тай сэшн” - “встреча без галстуков”.

Европейские и американские обычаи гораздо либеральнее. Однако и они категорически запрещают  появляться на переговорах в сорочке  с галстуком, не говоря уже о спортивных рубашках, даже если стоит нестерпимая  жара. Правда, выдержать такие ограничения  иностранным бизнесменам помогают кондиционеры в конторах и автомобилях, а также богатый выбор легких костюмов. Не стоит появляться на переговорах  в куртках, спортивных брюках, джинсах, а также в кожаных пиджаках, которые уважающиеся себя деловые люди надевают в лучшем случае на загородные прогулки.

Однако есть особые сферы  бизнеса, где допускаются экстравагантные  наряды в качестве своего рода торговой марки и знака принадлежности к цеху. Например, менеджер рок-певца  или организатор концерта “тяжелого  металла” может щеголять серьгой  в ухе и иметь прическу в  виде схваченного ленточкой конского хвоста. А торговцу картинами вполне приличествуют по-богемному пестрые пиджаки и шелковые шейные платки.