Индивидуальные работы по "Нормативным актам РБ"

 

Пример -

УТВЕРЖДЕНО  Протокол общего собрания трудового коллектива   25.06.2004 № 15

 

При утверждении документа  руководителем вышестоящей или  сторонней организации в наименование должности включают полное наименование организации.

 

Пример -

УТВЕРЖДАЮ  Председатель Комитета по архивам   и делопроизводству при Совете   Министров Республики Беларусь   Подпись В.И.Адамушко   23.08.2004

 

Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без  кавычек.

5.14. Реквизит «Резолюция»  располагается в правом верхнем  углу первого листа документа  перед текстом, включает фамилию  исполнителя, содержание поручения  и срок исполнения. Резолюция  должна быть подписана (личная  подпись) и датирована.

 

Пример -

Соловьеву А.А.  Прошу подготовить   заключение к 12.09.2004   Бойко 02.09.2004

 

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а  также нескольких резолюций и  невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается  написание резолюции на любой  свободной от текста площади лицевой  стороны первого листа документа, не затрагивая его текста и полей.

При отсутствии свободного от текста места на лицевой стороне  первого листа документа допускается  прилагать к нему отдельный лист резолюции с отметкой о связи  с основным документом. При этом на документе делается отметка о  связи документа и листа с  резолюцией.

5.15. Реквизит «Заголовок  к тексту» располагают слева  после реквизитов бланка.

Заголовок к тексту должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически  согласовываться с названием  документа: приказ (о чем?) «о создании предприятия», протокол (чего?) «заседания Ученого совета», должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту».

Допускается не указывать  заголовок к тексту на документах формата А5.

5.16. Реквизит «Отметка  о контроле» располагают на  левом поле документа на уровне  заголовка к тексту и обозначают  буквой «К» или словом «Контроль»

5.17. Реквизит «Отметка  о наличии приложения» располагают  после текста документа перед  реквизитом «Подпись».

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметку о  наличии приложений оформляют по форме:

 

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием  количества листов в каждом приложении и количества экземпляров.

 

Пример -

Приложение: 1. Список детских  лечебных учреждений на 10 л. в 1 экз.

2. Справка о подготовке  детских лечебных учреждений  к зимнему сезону на 5 л. в  1 экз.

 

Если к документу прилагается  другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют по форме:

 

Приложение: Письмо Министерства культуры Республики Беларусь от 01.08.2004 № 1-3/65 и приложение к нему, всего  на 3 л. в 1 экз.

 

При направлении приложения не во все указанные в документе  адреса отметку о наличии приложения оформляют по форме:

 

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в  первый адрес.

 

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают.

В распорядительных документах указание о наличии приложения дается в тексте.

5.18. Реквизит «Подпись»  располагают после текста и  отметки о наличии приложения. Реквизит «Подпись» состоит из  наименования должности лица, подписавшего  документ, личной подписи и ее  расшифровки (инициалы, фамилия).

При оформлении документа  не на бланке в наименование должности  включают наименование организации.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности: при подписании документа несколькими лицами с  равными должностями их подписи  располагают в столбцах на одном  уровне.

При подписании документа  комиссией указывают не должности  лиц, а их обязанности в составе  комиссии.

 

Пример -
Председатель комиссии  Члены комиссии:	Подпись  Подпись  Подпись	В.В.Грушевский  Г.Б.Орлов  П.П.Силаев

 

5.19. Реквизит «Гриф приложения»  располагают в правом верхнем  углу первой страницы приложения. Реквизит «Гриф приложения» состоит  из слова «Приложение», его порядкового  номера (при необходимости), названия  вида документа в дательном  падеже, его даты и номера.

 

Пример -

Приложение 2  к приказу директора БелНИИДАД 18.07.2004 № 9

 

5.20. Реквизит «Гриф согласования»  располагают ниже реквизита «Подпись»  слева. Если грифов согласования  несколько, они оформляются по  два и располагаются на одном  уровне по горизонтали. При  многочисленных согласованиях оформляют  отдельный лист согласования.

Гриф согласования состоит  из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается  документ (включая полное наименование организации), личной подписи, ее расшифровки  и даты.

 

Пример -

СОГЛАСОВАНО  
Директор государственного  
учреждения «Национальный  
архив Республики Беларусь»  
Подпись А.С.Потоцкий  
13.10.2004

 

Если согласование документа  производится коллегиальным органом  или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:

 

СОГЛАСОВАНО  
Протокол заседания  
экспертного совета  
18.10.2004 № 13

 

или

 

СОГЛАСОВАНО 
Письмо Комитета по архивам

и делопроизводству при Совете Министров 
Республики Беларусь  
03.10.2004 № 11-10/116

 

5.21. В реквизитах «Подпись»,  «Гриф утверждения» и «Гриф  согласования» указывается фактическая  должность лица, подписавшего, утвердившего  или согласовавшего документ, его  инициалы и фамилия.

Не допускается ставить  предлог «За» или косую черту  перед наименованием должности.

5.22. Реквизит «Визы» располагают  ниже реквизита «Подпись» и  проставляют на остающихся в  организации экземплярах документов.

Виза состоит из наименования должности визирующего, его личной подписи, ее расшифровки и даты.

 

Пример -

Начальник отдела кадров  
Подпись А.П.Павлович  
21.11.2004

 

5.23. Подпись ответственного  лица заверяют печатью на документах, связанных с расходованием денежных  средств и материальных ценностей,  а также на документах, определенных  нормативными правовыми актами  Республики Беларусь.

Печать ставится таким  образом, чтобы она захватывала  часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личной подписи.

5.24. Реквизит «Отметка  об исполнителе» располагают  на лицевой стороне последнего  листа в левом нижнем углу  документа.

Фамилию исполнителя и  номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно  указывают на исходящих документах.

 

Пример -

Макеев 220 95 01

 

Отметка об исполнителе может  быть дополнена информацией: имя  файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются  ниже «Отметки об исполнителе».

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется  шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов (далее - пт).

5.25. При заверении копии  документа ниже реквизита «Подпись»  проставляют заверительную отметку,  в которую входят надпись «Верно»,  наименование должности лица, заверившего  копию, его личная подпись,  инициалы, фамилия и дата заверения.

 

Пример -

Верно 
Инспектор по кадрам Подпись Е.Н.Сидорчик 
16.07.2004

 

При пересылке копии документа  в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись  удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную  отметку (должность и дату допускается  не указывать), дату и регистрационный  индекс документа.

5.26. Реквизит «Отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело» располагается  на нижнем поле первого листа  документа слева и состоит  из слов «В дело», номера  дела, в котором будет храниться  документ, даты и номера документа,  свидетельствующего об исполнении, личной подписи исполнителя или  руководителя подразделения-исполнителя,  даты.

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

5.27. Реквизит «Отметка  о поступлении (регистрационный  штамп входящих документов)» располагается  на нижнем поле первого листа  документа справа и состоит  из полного наименования (сокращенного  наименования) организации-получателя, даты поступления и регистрационного  индекса документа.

Пример оформления штампа приведен на рисунке 1.

 

БелНИИДАД	Њ
15.10.2004		16
№ 04-12/645	Ћ
Џ	42	Ќ

 

Рисунок 1 - Регистрационный  штамп входящих документов

 

5.28. Реквизит «Отметка  о переносе данных на машинный  носитель» располагается на нижнем  поле первого листа документа,  включает запись «Информация  перенесена на машинный носитель»,  подпись лица, ответственного за  перенос данных, дату переноса.

 

6. Требования  к документам, изготовляемым с  помощью технических средств

 

6.1. Текст документов на  бланках формата А4 печатают  на пишущей машинке через полтора  межстрочных интервала или одинарный  на компьютере, на бланках формата  А5 - через один межстрочный интервал  или точно 14 пт на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых  к типографскому изданию, допускается  печатать через два межстрочных  интервала на пишущей машинке  или полуторный на компьютере.

Набор текста с использованием средств вычислительной техники  осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа.

6.2. При оформлении документа  на пишущей машинке реквизиты  документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк,  печатают через один межстрочный  интервал. Составные части реквизитов  «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка  о наличии приложения», «Гриф  согласования», «Гриф приложения»  отделяются друг от друга полуторным  межстрочным интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

 

Пример -

СОГЛАСОВАНО 
1,5 Председатель Комитета по  
1 архивам и делопроизводству 
1 при Совете Министров  
1 Республики Беларусь  
1,5 Подпись В.И.Адамушко 
1,5 Дата

2

СОГЛАСОВАНО  
1,5 Протокол заседания  
1 экспертного совета  
1,5 01.02.2004 № 09

 

При оформлении документа  на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие  из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф  согласования», «Отметка о наличии  приложения», «Гриф приложения»  отделяются друг от друга одинарным  интервалом.

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным  интервалом.

 

Пример -

СОГЛАСОВАНО

Одинарный

Председатель Комитета  
по архивам и делопроизводству Точно 14 пт 
при Совете Министров  
Республики Беларусь Одинарный

 

Подпись В.И.Адамушко Одинарный

 

Дата Полуторный

 

СОГЛАСОВАНО Одинарный

 

Министр экономики Точно 14 пт 
Республики Беларусь

Одинарный

Подпись Н.П.Зайченко

Одинарный

Дата 

 

6.3. Название вида документа  печатают прописными буквами.

6.4. Расшифровку подписи  в реквизите «Подпись» печатают  на уровне последней строки  наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией.

6.5. Максимальная длина  строки многострочных реквизитов - 28 знаков для пишущей машинки  или 73 мм на компьютере.

6.6. При печатании документов  на пишущей машинке используют  восемь стандартных положений  табулятора или отступы в миллиметрах  от границы левого поля при  оформлении на компьютере:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков  от границы левого поля или  12,5 мм;

2 - после 16 печатных знаков  от границы левого поля или  40 мм;

3 - после 24 печатных знаков  от границы левого поля или  60 мм;

4 - после 32 печатных знаков  от границы левого поля или  80 мм;

5 - после 40 печатных знаков  от границы левого поля или  100 мм;

6 - после 48 печатных знаков  от границы левого поля или  120 мм;

7 - после 56 печатных знаков  от границы левого поля или  140 мм.