Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

Номенклатура дел филиала Банка  по решению органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации отнесенного к учреждениям второго списка, не являющимися источниками комплектования госархивов, составляется  делопроизводственной службой на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с ЭК отделения,  подписывается руководителями делопроизводственной и архивной служб и утверждается руководством филиала Банка.

Номенклатура дел филиала Банка (отделения) ежегодно составляется делопроизводственной службой на основании номенклатур  дел структурных подразделений, согласовывается с   ЭК отделения  и  утверждается его руководителем, после чего представляется на рассмотрение и согласование ЦЭК(ЭК) и архивной службы  территориального банка  (головного отделения)  (Приложения 5,6 Порядка оформления служебных документов).

7.3. Номенклатура дел самостоятельного  структурного подразделения филиала  Банка на предстоящий год составляется  в последнем квартале текущего  года  делопроизводителем подразделения.  После согласования с  архивом  филиала Банка номенклатура дел  подписывается руководителем этого  подразделения и вводится в  действие с 1 января следующего  календарного года (Приложение 7 Порядка оформления служебных документов).

7.4. Номенклатура дел филиала  Банка составляется на основе  анализа состава, содержания и  количества документов, образующихся  в деятельности филиала. При  разработке  номенклатур дел используются  положения о структурных подразделениях, организационная структура, плановая, отчетная документация, документы /2/, /3/, /4/, решения ЦЭК  Сбербанка России об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения для новых видов документов, образовавшихся в деятельности Сбербанка России в результате возникновения новых функций и видов деятельности,  номенклатуры дел за прошлые годы.

7.5. Номенклатура дел печатается  в двух экземплярах. Первый  экземпляр передается в архив  филиала  Банка (делопроизводственную  службу), второй остается в структурном  подразделении.

7.6. Исполненные документы группируются  в дела в соответствии с  номенклатурой дел.

При формировании дел необходимо соблюдать  следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• помещать документы в дело, относящиеся к разрешению   одного  вопроса в хронологической последовательности вместе с приложениями;
• приложения большого объема могут составлять отдельные тома дела;
• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, а также личных дел работников;
• группировать раздельно дела  постоянного  и временного хранения;
• запрещается подшивать дублетные экземпляры и черновики.

7.7. Документы внутри дела располагаются  в хронологической, вопросно-логической  последовательности или их сочетании.

 

8. Печати и штампы 

8.1. В соответствии с Уставом  Сбербанка Росси и филиалы  Банка имеют основную печать  с изображением эмблемы Банка  со своим наименованием, а также  другие печати и штампы.

8.2. Виды печатей и штампов,  порядок их использования, изготовления, учета, хранения  и уничтожения   определяются   документом  /12/.

8.3. Для удостоверения подлинности  подписи на документах используется  основная (круглая) печать филиала  Банка (территориального банка  либо отделения). Примерный перечень  документов, на которые ставится  печать, дан в Приложении 15 Порядка оформления служебных документов.

8.4. Все документы заверяются  основной (круглой) печатью филиала  Банка только при наличии подлинных  подписей руководителей филиала  Банка или лиц их замещающих.

Для печатей используется зеленая, синяя, фиолетовая или черная штемпельная  краска, для штампов также и  красная (в соответствии с требованиями нормативных документов и по согласованию с руководством филиала Банка).

Оттиск печати следует проставлять  таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

8.5. Приказом по филиалу Банка  назначаются конкретные должностные  лица, ответственные за правильное  использование и хранение основной (круглой) печати и ее дополнительных  экземпляров, определяется перечень  документов и должностных лиц,  подписи которых заверяются основной (круглой) печатью.

В случае необходимости решение  о заверении основной (круглой) печатью  отдельного документа, не определенного  утвержденным перечнем, принимают руководители филиала Банка или лица их замещающие.

 

 

9. Документы, использовавшиеся  при подготовке документа

 

9.1. При разработке настоящего  документа использовались следующие  документы:

 

1. "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти". (Приказ Росархива от 27.11.2000 № 68, Минюст России от 26.12.2000 № 2508).
2. Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы (М., 1995).
3. Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).
5. “Инструкция по делопроизводству в учреждениях системы Банка России” (от 16.02.1998 № 70-И).
6. Делопроизводство  и   архивное   дело. Термины и определения ГОСТ Р511 41-98.
7. Внутренний стандарт Сбербанка России "Внутренние нормативные документы. Требование к содержанию и оформлению" (ВСБ 4.4-1-00).
8. "Порядок подготовки и утверждения внутренних нормативных документов Сбербанка России" (от 06.11.2001  № 360-3-р).
9. "О контроле за исполнением документов и мерах по укреплению исполнительской дисциплины в центральном аппарате Сбербанка России" (Приказ от 20.01.1998 № 7-о).
10. “Порядок оформления, приема и отправки документов электронной почтой, телетайпом и факсимильной связью” (от 19.03.2002 № 362-3-р).
11. "Порядок отправки пакетной корреспонденции в Сбербанке России через федеральную фельдъегерскую связь" (от 13.03.1998 № 343-р).
12. "Положение   о печатях   и   штампах    Сбербанка России" (19.12.2000 № 661-р).
13. "Порядок использования фирменных бланков Сбербанка России" (от 20.05.1998 № 375-р).
14. "Положение о коммерческой тайне акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации" (от 11.07.1997 № 227-р).
15. "Регламент заседаний Правления Акционерного коммерческого Сберегательного банка Российской Федерации (Правление Сбербанка России)" (от 29.07.1998 № 422-р).
16. "Регламент организации контроля за исполнением поручений руководства в центральном аппарате Сбербанка России" (от 14.10.1999 № 545-р).
17. "Инструкция по обеспечению безопасности ключей электронной цифровой подписи в Сбербанке России" (от 14.10.1999 № 553-р).
18. Альбом     фирменного     стиля     Сбербанка      России   (от 28.03.2000 исх.№ 45/1-237).
19. “Правила оказания услуг почтовой связи” (Постановление Правительства России от 15.04.2005 № 221).
20. «Регламент установления (изменения) курсов покупки и продажи иностранной  валюты  и  дорожных  чеков   (Редакция 8)»  от   16.11.2004 № 428-8-р.
21. Приказ от 14.06.2001 № 378-о “Об использовании “Схем” при рассылке документов в филиалы Сбербанка России”.
22. “Положение о Правлении территориального банка Сбербанка России”

(от 14.11.2003 № 1180-р).

23. Положение о Совете отделения Сбербанка России г.Москвы (типовое)

(от 19.07.2001 № 764-р).

24. “Инструкция о внутреннем контроле деятельности Сбербанка России в качестве профессионального участника рынка ценных бумаг” (от 22.07.2004  № 1273-р).
25. «Порядок рассмотрения обращений граждан и организации их личного приема в центральном аппарате Сбербанка России». Редакция 2 (от 12.04.2007 № 1327-2-р).

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

ПЕРЕЧЕНЬ НОРМАТИВНЫХ  ДОКУМЕНТОВ

СБЕРБАНКА РОССИИ, УТРАТИВШИХ СИЛУ

В СВЯЗИ С ПРИНЯТИЕМ  НАСТОЯЩЕЙ ИНСТРУКЦИИ

 

1. "Инструкция по делопроизводству  в учреждениях Сбербанка России" (от 26.10.1993 № 34-р), Изменение № 34/1р.

2. "Об улучшении организации  движения внутреннего документопотока" (Распоряжение от 01.09.1997 № 120).

3. "О   порядке  направления  писем в федеральные органы  РФ" (Распоряжение от 17.09.1997 № 126).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

(ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО)

________________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству

в филиалах Сбербанка России

часть II

 

 

Порядок оформления служебных документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

 

СОДЕРЖАНИЕ

           стр.

 

1. Общие положения……………………………………………………………

4

2. Оформление служебных документов……………………………………….

4

2.1. Общие требования к оформлению документов…………………….

4

2.2. Оформление отдельных категорий документов…………………….

15

2.2.1. Постановление (решение) коллегиальных органов………. 15

2.2.2. Протокол ……………………………………………………. 16

2.2.3. Приказ ………………………………………………………. 17

2.2.4. Распоряжение ………………………………………………. 19

2.2.5. Письмо ………………………………………………………. 19

2.2.6. Доверенность ……………………………………………….. 

20

2.2.7. Электронный документ, телеграмма и факсимильное сообщение …………………………………………………… 

20

2.2.8.*  Документы с грифом «Конфиденциально»……………………………. 

2.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел ……………..

23

Приложение 1 Пример расположения реквизитов письма на бланке филиала Банка …………………………………………………………….

 

24

 

Приложение 2 Образец листа согласования к проекту постановления коллегиального органа территориального банка …………….

 

26

Приложение 3** Форма Журнала учета исходящих (подготовленных) документов с грифом “Конфиденциально”…………………..

 

Приложение 4*** Форма Журнала учета входящих документов с грифом “Конфиденциально”……………………………………………

 

Приложение 5 Форма сводной номенклатуры дел филиала Сбербанка России (территориального банка, отделения 1 списка, отделения 2 списка) …………………………………………….

 

 

27

Приложение 6 Формы номенклатуры дел отделения …………………………

29

Приложение 7

Форма номенклатуры дела структурного подразделения…… 31

Приложение 8

Форма журнала учета номерных бланков  ……………………. 33

Приложение 9

 

Форма журнала учета номерных бланков  в структурном подразделении  …………………………………………………. 

34

Приложение 10

Форма разнарядки на рассылку документов …………………

35

Приложение 11 Форма акта об отсутствии документов и других вложений в поступившем конверте, пакете, бандероли …………………………

 

36

Приложение 12 Форма журнала регистрации входящей корреспонденции ………..

37

Приложение 13 Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции………..

38

Приложение 14 Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) …………………………………………….

 

39

Приложение 15 Примерный перечень документов, на которые ставится печать Банка ………………………………………………………………….. 

40

Приложение 16 Образец углового бланка письма структурного подразделения филиала (территориального банка) Банка…………………………..

 

45

Приложение 17 Образец углового бланка письма филиала (территориального банка) Банка ………….………………………………………………. 46

 

Приложение 18 Образец основного бланка письма филиала (территориального банка) Банка …………………………….……………………………. 47

 

Приложение 19 Образец именного бланка письма филиала (территориального банка) Банка …………………………….……………………………. 48

 

Приложение 20 Образец основного бланка письма филиала (территориального банка) Банка на английском языке …………………………………..

49

Приложение 21 Образец бланка приказа филиала Банка ………………….…………. 50

 

Приложение 22 Образец бланка распоряжения филиала Банка …………………….. 51

 

Приложение 23 Образец бланка постановления Правления филиала Банка .………. 52

 

Приложение 24 Образец углового бланка письма филиала (отделения) Банка……………………………………………………………………

53

 

Приложение 25 Образец основного бланка письма филиала (отделения) Банка …………………………………………….…………….……………… 

54

 

Приложение 26 Образец   именного бланка письма филиала (отделения) Банка …………………………………………….…………….…………….. 

55

 

 

 

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1. Настоящий Порядок определяет  единые требования к оформлению  служебных документов, используемых  в делопроизводстве филиалов  Банка.

1.2. Требования Порядка направлены  на совершенствование качества  подготовки документов.

1.3. Порядок разработан с учетом  требований “Типовой инструкции  по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти”  и определяет:

- единые правила оформления реквизитов и вариантов их расположения;

- основные требования при составлении текстов документов;

- правила использования и хранения бланков;

- правила оформления документов передаваемых средствами электронной связи.

 

 

2. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

2.1. Общие требования к оформлению  документов

 

2.1.1. При оформлении документов  необходимо соблюдать правила,  обеспечивающие юридическую силу  документа, способствующие оперативному  исполнению и последующему использованию  документов, возможность обработки  документов с помощью средств  вычислительной техники. Каждый  документ должен иметь строго  определенный набор реквизитов (составных  частей) и постоянный порядок  их расположения.

Служебные документы, направляемые иностранным  адресатам, независимо от языка, на котором  составлен документ, оформляются  в соответствии с правилами, принятыми  в международной переписке, на специальных  бланках для международной переписки (с указанием наименования филиала  Банка и его почтового адреса на английском языке).

2.1.2. Служебные документы филиала  Банка оформляются на бланках  установленной формы (Приложения 16-26).

Для документов установлено два  формата бланков – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм), в верхней части  которых имеется эмблема Банка  в виде стилизованной копилки  зеленого цвета, указано полное наименование филиала Банка в соответствии с Положением о филиале (шрифт  основной – ITC Benquiat Sberbank, дополнительный – гарнитура Arial, краска зеленая – pantone 348 и черная).

На чистых листах (не на бланках) печатаются:

- документы, предназначенные для использования внутри филиала Банка (внутренняя переписка);

- документы для отправки посредством электронной почты;

- письма, докладные записки, справки и др.документы, подготовленные совместно с другими организациями.