Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

2.1.3. Состав реквизитов документа

При оформлении документов филиала  Банка используются следующие реквизиты:

- логотип Сбербанка России;

- наименование филиала Банка  и его структурного подразделения;

- наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, постановление, решение, акт, план и т.д.);

 

 

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

- место составления или издания  документа;

- гриф ограничения доступа к  документу;

- адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа  в организацию.

 

Расположение реквизитов на бланках  организационно-распорядительных документов должно соответствовать методическим рекомендациям Госстандарта России. (Приложение 1).

2.1.4. Логотип Сбербанка России (товарный  знак)

Логотип Сбербанка России (товарный знак) (свидетельства № 100519 от 6 декабря 1991 г. и № 209662 от 18 марта 2002 г.) помещают на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации  “О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения  товаров” от 23.09.1992  № 3520-1.

2.1.5. Наименование филиала Банка  и его подразделений

Полное фирменное наименование Банка указывается в соответствии с п.1.2 Устава, а именно: Акционерный  коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации (открытое акционерное общество), сокращенное наименование: Сбербанк России ОАО.

Наименование подразделений указывается  в соответствии с приказами об их создании и располагается ниже наименования Банка.

Наименование филиала Банка  указывается в точном соответствии с Положением о нем. Сокращенное  наименование применяется только в  случае, если оно официально зафиксировано  в Положении. Сокращенное наименование помещается на бланке вслед за полным.

2.1.6. Наименование вида документа 

Наименование вида документа указывается  на каждом документе (кроме письма). Вид документа должен соответствовать  содержанию документированного действия в рамках полномочия филиала Банка, его подразделения.

2.1.7. Дата документа 

Датой документа является дата его  подписания или события зафиксированного в документе; для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его  принятия; для утверждаемого - дата утверждения.

Дата документа проставляется  лицом, подписывающим или утверждающим документ.

На документах, составленных совместно  с другими организациями, указывается  единая дата (самая поздняя дата подписания).

Дату подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют арабскими  цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например: дату 12 марта 2000 года в сокращенном виде следует оформлять - 12.03.2000.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 3 октября 2000 года.

Если документ готовится на бланке, дата указывается в специально отведенном месте.

Дата документа, оформленного не на бланке, проставляется слева ниже текста и подписи.

Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем  грифе.

Все отметки на документе, связанные  с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.

2.1.8. Адресат документа 

Адресат документа состоит из указания адресата и его почтового (телеграфного или электронного)  адреса. Допускается  центрировать каждую строку реквизита  “Адресат” по отношению к самой  длинной строке.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные  или физические лица. Наименование организации ее структурного подразделения (без указания должностного лица) пишется  в именительном падеже. Например:

Министерство экономики 

Республики Башкортостан

Отдел финансовой политики 

 

Правительство

Республики Бурятия

Управление делами

 

Администрация Амурской области

Управление финансов

 

При направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, должность  и фамилия - в дательном, при этом наименование структурного подразделения  входит в состав наименования должности. Например:

 

 

Министерство финансов

Республики Татарстан

Отдел финансовых рынков

Инициалы Фамилия

 

 

При направлении документа руководителю учреждения или его заместителям наименование организации входит в  наименование адресата. Например:

 

 

Президенту АОЗТ

"Ломоносовский фарфоровый               завод"

Инициалы Фамилия 

 

При адресовании документа в несколько однородных организаций или учреждений, их наименования следует указывать обобщенно. Например:

 

Управляющим отделениями

Сбербанка России 

 

Документ не должен содержать более  четырех адресатов; каждый экземпляр  такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается.

При направлении документа более  чем в четыре адреса составляется разнарядка на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

При направлении документа одного содержания в адрес  руководителей  исполнительной и законодательной  власти все его экземпляры оформляются  как первые.

В необходимых случаях в тексте документа указывается, кому направлен  данный документ или его копия.

Почтовый адрес не  проставляется  на документах, направляемых в высшие органы государственной власти и  управления, а также подведомственным структурным подразделениям (как  постоянным корреспондентам).

Если при ведении переписки  с федеральными органами исполнительной власти требуется направить документ в адрес конкретного руководителя, то должностной уровень лица, подписавшего письмо, должен соответствовать должности  адресата. В иных случаях письма направляются в адрес федерального органа исполнительной власти без указания конкретного должностного лица. Например:

 

Представительство Президента

Российской Федерации в

Северо-Западном Федеральном

округе 

 

 

При направлении документа адресату полный почтовый адрес указывается  в соответствии с “Правилами оказания услуг почтовой связи”.

 

 

 

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

 

В.П.Сидорову                               или

ул.Просвещения, д.57, кв.5

г.Новочеркасск

Ростовской области,

346407  А.И.Ивановой

ул.Металлургов, д. 37, корп.1, кв.43

           г.Тула,

           300027

 

 

2.1.9. Гриф утверждения документа

Утверждение документа - способ введения документа в действие.

Утверждению подлежат: акты; задания; отчеты; программы; сметы; планы; штатные  расписания и изменения к ним; структуры и штатная численность; тарифные ставки; балансы; инструкции; положения; сметы и др.

Утверждение документа производится посредством проставления грифа  утверждения на документе или  издания соответствующего приказа  по основной деятельности. Издание  приказа по основной деятельности необходимо в случаях,  когда требуются  дополнительные предписания и разъяснения. При этом утверждаемый документ оформляется  в виде приложения к приказу.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит  из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименование должности; подпись; инициалы и фамилия лица, утвердившего документ; дата утверждения. Например:

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Председатель Алтайского банка 

Сбербанка России

(подпись) Инициалы  Фамилия

12.01.2001.

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Директор планово-экономического управления Северо-Западного банка  Сбербанка России

(подпись) Инициалы Фамилия

12.01.2001

 

Если документ утверждается другим распорядительным документом, слово  УТВЕРЖДЕНО согласуется с видом  утверждаемого документа: утверждена – инструкция; утверждено – решение; утверждены – правила; утвержден – акт. Вид утверждающего документа дается в творительном падеже. Например:

 

 

 

 

УТВЕРЖДЕН

Приказом председателя Волго-Вятского банка 

Сбербанка России

от 12.01.2001  № 10

 

 

УТВЕРЖДЕНЫ 

Постановлением правления Восточно-Сибирского банка

Сбербанка России

Протокол от 14.01.2001 № 2 § 4

 

 

 

Гриф утверждения располагают  в правом верхнем углу первого  листа документа.

При утверждении документа руководителями двух самостоятельных структурных  подразделений филиала Банка  грифы утверждения располагаются  на одном уровне. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ    УТВЕРЖДАЮ

Директор планово- экономического Директор управления

управления Поволжского банка    кредитования Поволжского банка

Сбербанка России    Сбербанка России

(подпись) Инициалы Фамилия  (подпись) Инициалы Фамилия

12.01.2001     12.01.2001

 

В утвержденные документы запрещается  вносить какие-либо исправления  и добавления без разрешения лица (коллегиального органа), утвердившего документ.

 

2.1.10. Резолюция

В состав резолюции входят следующие  элементы: фамилия исполнителя (исполнителей); содержание поручения; срок исполнения; подпись; дата.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель  вправе давать поручения в виде резолюций  лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые  сроки исполнения, в резолюции  указывается исполнитель, подпись  автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием  регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.1.11. Заголовок к тексту документа 

Заголовок к тексту документа - краткое  изложение содержания документа, точно  передающее его смысл. Заголовок  формулируется составителем документа  и размещается в левой стороне  бланка в пределах ограничительных  отметок. Заголовок должен грамматически  согласовываться с названием  документа. Например: приказ (о чем?) о назначении; карточка (чего?) учета  движения основных средств; справка (о  чем?) о расходе бумаги для оперативной  полиграфии.

Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях, а также  других документах, текст которых  печатается на бланке формата А5. Заголовок  также не проставляется на письмах, докладных записках, объяснительных записках, объем текста которых составляет не более одного абзаца.

На распорядительных и нормативных  документах заголовок проставляется  обязательно, независимо от объема текста.

2.1.12. Текст документа 

Текст документа должен содержать  достоверную и аргументированную  информацию, обеспечивать ее точное и  однозначное восприятие.

Содержание должно быть увязано  с ранее изданными по данному  вопросу документами.

Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может  быть представлено как в форме  сплошного текста, так и текста в сочетании с цифровой информацией (анкетами или таблицами).

Сплошной текст документа применяется  при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов.

Форма анкеты применяется при изложении  цифровой и словесной информации об одном объекте по определенному  набору признаков.

Форма таблицы применяется при  изложении цифровой и словесной  информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два  уровня расположения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем  на одной странице.

2.1.13. Визирование документа 

Визирование документа (внутреннее согласование проекта документа) необходимо для  оценки целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству, нормативным документам Банка.

Документы до их подписания визируются исполнителем, должностными лицами, ответственными за их подготовку, должностными лицами структурных подразделений филиала  Банка, вопросы деятельности которых  затронуты в документе и в  сроки, установленные руководителем, ответственным за подготовку документа, но не более, чем в течение 3-х рабочих  дней.

Документы, требующие правового  или экономического анализа, проекты  нормативных документов,  визируются в срок до 10-ти рабочих дней.

Сроки согласования исчисляются с  даты поступления документов на визирование. Повторное согласование документов, доработанных с учетом замечаний, осуществляется в течение 2 рабочих дней.

Сроки согласования могут быть изменены по указанию руководства филиала  Банка.

При отсутствии виз документ может  быть возвращен лицу, подписавшему документ, для проставления резолюции "Без виз" с удостоверяющей подписью данного должностного лица или получения указания по сбору  виз.