Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

5.2.7. Пересылаемый документ должен  иметь сопроводительное письмо, например: … "Направляется платежное  поручение № _ для ...."; "Просим  рассмотреть прилагаемый договор  о ....... согласовать и завизировать  его."; "Направляем 26 банкнот США  на общую сумму .... долларов  для проведения экспертизы их  подлинности" и т.д. Если  требуется принятие соответствующего  решения (подписание документа  Президентом Банка, обсуждение  вопроса на заседании коллегиального  органа Банка и т.п.), то обращение  филиала Банка следует адресовать  руководству Сбербанка России. Пересылать  документы сторонних организаций  без сопроводительных писем или  ставить на них свой исходящий  номер запрещается.

5.2.8. Обработка (сортировка, упаковка) и почтовая отправка (сдача в  отделение связи) документов осуществляется  делопроизводственной службой в  соответствии с “Правилами оказания  услуг почтовой связи” (Постановление  Правительства РФ от 15.04.2005 № 221).

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов. Неоформленные  или неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителю  на доработку.

Полный адрес, указанный в сопроводительном письме, выносится на конверт. Если в пакет вкладывается несколько  документов, то на конверте указывается  обобщенный адрес. Например, "Сбербанк России", или "Восточно-Сибирский банк Сбербанка России".

Регистрационный номер документа  в обязательном порядке пишется  на лицевой стороне конверта в  левой нижней его части. Если документов несколько, их номера указываются на конверте в столбик. Других номеров  на конверте не должно быть.

Исключение составляют заказные и  ценные письма, имеющие специальную  почтовую нумерацию, по которой поиск  документов не осуществляется.

5.2.9. Конверты с исходящей корреспонденцией (в т.ч. заказной) регистрируются  делопроизводственной службой в  почтовых реестрах, составляемых  в 2-х экземплярах, и сдаются  предприятию связи с первым  экземпляром реестра. Второй экземпляр  реестра с распиской предприятия  связи о приемке хранится в  деле делопроизводственной службы  и служит подтверждением отправки  корреспонденции.

Заказной корреспонденцией, как  правило, отправляются: документы особой важности; нормативно-распорядительные; расчетно-денежные; требующие контроля за их прохождением и доставкой. Необходимость  отправки документов заказной почтой определяется исполнителем.

Недопустимо совмещать в одном  конверте ценные вложения с объявленной  ценностью и простые документы. Например, просьбу о выделении  средств нельзя вкладывать в конверт, в котором направляются для экспертизы облигации, дорожные чеки или банкноты других стран, являющиеся ценным вложением  и подлежащие обязательной оценке. Не допускается также отправлять корреспонденцию с объявленной  ценностью простой или заказной почтой.

Совмещать в одном конверте документы, имеющие гриф “конфиденциально”, с  простыми документами запрещается.

5.2.10. В аналогичном порядке оформляются  и готовятся документы для  отправки фельдъегерской или  спецсвязью.

5.2.11. При передаче международной  корреспонденции на отправку  структурные подразделения определяют  способ доставки документов (обычная  почта или экспресс-почта). Все  документы, отправляемые за границу,  должны быть вложены в конверты  с указанием необходимых реквизитов  на английском языке (в страны  СНГ, Балтии допускается на  русском языке). Реквизиты располагаются  в колонку в соответствии с  почтовыми правилами в  следующем  порядке: имя и фамилия адресата; наименование подразделения организации-адресата  или учреждения, которому направляется  документ, улица, номер дома, город,  страна, почтовый индекс.

5.2.12. Подготовленные к отправке  конверты с документами взвешиваются, маркируются и сдаются предприятию  связи.

5.2.13. Документы, доставляемые курьером, сдаются адресату под роспись  в наряде на доставку или  на копии документа.

 

 

 

 

5.3. Учет объема документооборота

 

5.3.1. Количественному учету подлежат  все входящие, исходящие и внутренние  документы. Проводится как полный, так и выборочный учет документов (по отдельным структурным подразделениям, видам документов, другим признакам).

5.3.2. Отдельно учитываются предложения,  заявления и жалобы граждан.

5.3.3. Ответственные за организацию  контроля за исполнением документов  осуществляют ежемесячный учет  исполненных и неисполненных  документов. Результаты учета обобщаются  делопроизводственной службой и  представляются руководству филиала  Банка.

5.3.4. Делопроизводственная служба  обобщает и анализирует данные  об объеме документооборота в  филиале Банка и докладывает  руководителям результаты анализа,  дает предложения о мерах по  совершенствованию работы с документами.

5.4. Организация работы  с письмами и устными обращениями  граждан

 

5.4.1. Делопроизводство по письменным  и устным обращениям граждан  ведется отдельно от других  видов документов.

Работа с письмами граждан осуществляется в соответствии с действующим  законодательством Российской Федерации.

5.4.2. Ответственность за правильную  организацию работы с письмами  граждан несут руководители филиала  Банка.

5.4.3. Все письма граждан, поступающие  непосредственно в филиал Банка,  а также направляемые с сопроводительными  письмами из центрального аппарата  Сбербанка России, местных органов  власти и из судебных инстанций  регистрируются делопроизводственной  службой филиала Банка в день  их поступления.

Письменное обращение, не содержащее фамилии и имени автора, а также данных об адресе его места жительства (работы, учебы) признается анонимным. Оно не регистрируется и рассмотрению не подлежит.

Обращение, текст которого не поддается  прочтению, делопроизводственной службой  не рассматривается.

Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, делопроизводственная служба вправе оставлять  без рассмотрения.

Анонимные письма, содержащие угрозы в адрес руководства филиала  Банка или сотрудников, информацию о планируемых акциях, наносящих  реальный ущерб филиалу Банка, незамедлительно  направляются руководству филиала  Банка, при этом одновременно ставится в известность служба безопасности филиала Банка.

5.4.4. Повторные и многократные  письма граждан (поступившие от  одного и того же лица по  одному и тому же вопросу)  регистрируются в обычном порядке.  При этом к повторным письмам  граждан подбирается имеющаяся  информация (о ранее поступивших  заявлениях, ответах о результатах  их рассмотрения).

5.4.5. Коллективными считаются обращения  граждан, подписанные двумя и  более лицами. При регистрации  таких писем в графе "Фамилия  корреспондента" указывается фамилия  первого заявителя, подписавшего  письмо (например, Петров и др.). Допускается  указывать фамилии нескольких  заявителей для упрощения поиска  по базе данных

5.4.6. Зарегистрированные письма  граждан в зависимости от содержания  передаются на рассмотрение руководству  филиала Банка и в соответствии  с резолюцией направляются на  исполнение в структурные подразделения  филиала, к компетенции которых  относится решение поставленных  в них вопросов.

5.4.7. Если затронутые в письме  вопросы не входят в компетенцию  данного подразделения, то оно  не более, чем в 2-дневный  срок со дня получения передается  через делопроизводственную службу  филиала Банка по принадлежности.

5.4.8. Если в обращении гражданина  содержится вопрос, на который  ему неоднократно давались письменные  ответы по существу, в обращении  не приводятся новые доводы  или обстоятельства, то руководитель  филиала Банка вправе принять  решение о прекращении переписки  с гражданином по данному вопросу,  за исключением рассмотрения  поручений центрального аппарата  Сбербанка России государственных  органов власти и иных компетентных  органов.

5.4.9. Обращение, в котором обжалуется  судебное решение, возвращается  гражданину, направившему обращение,  с разъяснением порядка обжалования  данного судебного решения.

5.4.10. Обращения от физических  лиц, поступившие в делопроизводственную  службу филиала Банка по сети  «Интернет», в которых четко сформулированы  конкретные просьбы, предложения  и, наряду с E-mail адресом, указаны реквизиты (фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии), почтовый адрес), регистрируются и направляются на рассмотрение в структурные подразделения филиала Банка по принадлежности.

Если указан только E-mail адрес, обращения передаются в подразделения филиала Банка без регистрации, для сведения.

5.4.11. Если ответ по существу  поставленного в обращении вопроса  не может быть дан без разглашения  сведений, составляющих государственную  или иную охраняемую законом  тайну, то по заключению соответствующего  структурного подразделения филиала  Банка гражданину, направившему  обращение, сообщается о невозможности  дать ответ по существу поставленного  в нем вопроса в связи с  недопустимостью разглашения указанных  сведений.

5.4.12. Ответ по обращению готовится  структурным подразделением филиала  Банка, на рассмотрении которого  находится документ и подписывается  его руководителем либо руководством  филиала Банка.

5.4.13. Письма граждан, в которых  затрагиваются вопросы, не относящиеся  к компетенции филиала Банка,  делопроизводственной службой филиала  в срок до 7 дней со дня регистрации  направляются по принадлежности  с уведомлением об этом заявителя.

5.4.14. Запрещается направлять обращения  граждан на рассмотрение должностным  лицам, решения либо действия (бездействие) которых обжалуются.

5.4.15. В ответе заявителю должна  содержаться исчерпывающая информация  по всем поставленным в письме  вопросам. Если сведения, изложенные  в жалобе, подтвердились, то в  ответе следует указать, какие  приняты меры к виновным лицам.  Ответы на коллективные жалобы  направляются одному из авторов,  указавшему конкретный почтовый  адрес.

5.4.16. На ответах заявителям в  левом нижнем углу лицевой  стороны последнего листа письма  обязательно указываются фамилия  исполнителя, номер его служебного  телефона.

5.4.17. Обращения считаются разрешенными, если все поставленные в них  вопросы рассмотрены и автору  дан ответ в письменной или  устной форме.

5.4.18. В ответах на письма граждан,  направленных на рассмотрение  в филиал Банка из государственных  учреждений или организаций, дается  ссылка на фамилию заявителя  и его домашний адрес. Если  письмо подлежит возврату в  организацию, то в ответе делается  отметка о количестве возвращаемых  листов (например, приложение на  ______листах). Документы, приложенные к письму, остаются в деле или возвращаются автору письма, что обязательно указывается в ответе.

5.4.19. Исполненные письма граждан,  требующие ответа Сбербанку России, органам государственной власти  и местного самоуправления или/и  автору передаются в делопроизводственную  службу филиала Банка вместе  с подготовленными ответами для  их отправки.

5.4.20. Если по письму ответ  не требуется, то отметка "В  дело" должна проставляться непосредственно  на письме с указанием даты  и подписи руководителя структурного  подразделения, давшего поручение  по его рассмотрению.

5.4.21. Письма граждан, копии ответов  на них и документы, связанные  с их разрешением, формируются  в дела в соответствии с  номенклатурой дел.

5.4.22. Данные о поступлении и  результатах исполнения писем  граждан периодически обобщаются  делопроизводственной службой и  направляются руководителям филиала  Банка.

5.4.23. Руководители филиала Банка  и его самостоятельных структурных  подразделений ведут личный прием  граждан по вопросам, входящим  в их компетенцию. Прием проводится  по графику в установленные  и доведенные до сведения граждан  дни и часы.

Устные обращения регистрируются и рассматриваются в те же сроки, что и письменные (см.п.6.4.2 настоящей  Инструкции).