Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

Постановляющая часть должна содержать  перечень мероприятий или действий, предписываемых постановлением (решением), их исполнителей, сроки исполнения и должностное лицо на которое  возлагается контроль за исполнением  документа. Постановляющая часть излагается в повелительной форме.

К постановлению (решению), как правило, прилагается пояснительная записка.

Если проект предварительно рассматривался специалистами или экспертами, то в сопроводительной записке указываются  результаты обсуждения, заключение, внесенные  предложения.

Текст проекта постановления (решения) должен содержать полные наименования упомянутых в тексте документа ведомств, организаций, предприятий. Если в начале документа дано их полное наименование, то в последующем может указываться  сокращенное.  

Текст проекта постановления (решения), за исключением совместных, печатается на специальных бланках, через одинарный  интервал.

Каждому приложению присваивается  свой порядковый номер. Заголовки и  номера приложений должны соответствовать  записи в постановлении (решении).

Постановление (решение) коллегиального органа визируется его секретарем и  подписывается председательствующим на заседании. В случае принятия решения  опросным путем, визируется членами  коллегиального органа и подписывается  его Председателем либо лицом, исполняющим  обязанности Председателя коллегиального органа.

 

 

2.2.2. Протокол

2.2.2.1. Текст протокола обычно  состоит из двух частей: вводной  и основной. В вводной части  указываются фамилии и инициалы  председателя, секретаря и присутствующих  на заседании или совещании  с указанием их должности, повестки  дня или перечисление вопросов (с указанием докладчиков). Фамилии  и инициалы присутствующих перечисляются  в вводной части протокола  лишь при небольшом составе  участников совещания или заседания,  к протоколам больших заседаний  или совещаний прилагается список  присутствующих.

2.2.2.2. Вопросы      в       повестке      дня      протокола       должны  формулироваться в именительном  падеже.

2.2.2.3.  Текст протокола должен  быть кратким, ясным, точным  и содержать    информацию,    всесторонне    характеризующую    ход обсуждения  вопросов.

Текст основной части протокола  состоит из разделов, соответствующих  пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Содержание раздела  излагается в именительном падеже, указывается фамилия докладчика. Текст каждого раздела состоит  из трех частей: слушали, выступили, решили (постановили).

Слово СЛУШАЛИ должно печататься прописными буквами без разрядки на одной  линии с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса в повестке дня (порядковый номер раздела протокола). После слова СЛУШАЛИ ставится двоеточие. Инициалы и фамилию докладчика необходимо писать на следующей строке в именительном падеже с красной  строки и подчеркивать. После фамилии  ставится тире и печатается заголовок  доклада (пункт повестки дня). Если текст  доклада имеется, то после заголовка  печатается в скобках сноска: "Текст  доклада прилагается". Если текста доклада нет, то его содержание излагается в протоколе с красной строки в форме прямой речи.

Слово ВЫСТУПИЛИ должно печататься прописными буквами без разрядки с красной строки, после чего ставится двоеточие. Инициалы и фамилии выступавшего необходимо писать в именительном падеже с красной строки и подчеркивать. После фамилии ставится тире и  печатается текст (или изложение) выступления  в форме прямой речи.

Слово РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) должно печататься прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения  табулятора (от границы левого поля). Протокольные решения (постановления) по каждому вопросу должны излагаться в повелительной форме, краткими, точными фразами. Если протокольное решение (постановление) состоит из нескольких пунктов или подпунктов, они должны нумероваться арабскими  цифрами и каждый пункт должен начинаться с красной строки.

2.2.2.4. Протокол может фиксировать  решение (постановление) об утверждении  того или иного документа (приложения). В этом случае утвержденный  документ должен прилагаться  к протоколу с указанием его  номера и даты.

2.2.2.5. В случае передачи вопроса  на рассмотрение комиссии в  решении (постановлении) должны  быть указаны ее состав и  лицо, ответственное за созыв  и окончание работы комиссии  в назначенные сроки.

2.2.2.6. Особое мнение по принятому  решению (постановлению) участник  совещания, собрания или заседания  коллегиального органа должен  изложить и подписать на отдельном  листе, который подшивается к  протоколу. Содержание особого  мнения записывается в протокол  после записи соответствующего  решения (постановления).

2.2.2.7. Протокол должны подписывать  председатель и секретарь совещания,  собрания или заседания коллегиального  органа.

2.2.2.8. Дата, проставленная на протоколе,  должна соответствовать дню проведения  совещания, собрания или заседания  коллегиального органа.

Протоколы нумеруются порядковыми  номерами в пределах календарного года.

2.2.2.9. Протоколы совместных совещаний,  собраний или заседаний коллегиальных  органов должны иметь дробные  номера, составные части   которых   должны   соответствовать   порядковым   номерам протоколов  подразделений или коллегиальных  органов, принимавших   участие     в     работе     совещания,     собрания     или     заседания  коллегиального органа.

2.2.2.10. Допускается сокращенный  вариант оформления протоколов  совещаний, собраний или заседаний  коллегиальных органов. В сокращенном  варианте протокола слова “слушали”,  “выступили” и “решили (постановили)”  не печатаются. В данном случае  после цифры, обозначающей порядковый  номер вопроса в повестке дня  (порядковый номер раздела протокола), печатается заголовок доклада  (пункт повестки дня). Последняя  строка заголовка доклада (пункта  повестки дня) подчеркивается, и  под чертой печатаются фамилии  докладчика и выступающих (первой  указывается фамилия докладчика, фамилии выступающих печатаются  в порядке их выступлений).

В сокращенном варианте протокола, после заголовка доклада (пункта повестки дня) с указанием фамилий  докладчика и выступающих, печатается краткое изложение сути или состояния  вопроса, итогом рассмотрения которого является постановление (решение), внесенное  в протокол.

 

2.2.3. Приказ

2.2.3.1. Текст приказа состоит из  двух взаимосвязанных частей - констатирующей  и распорядительной. Констатирующая  часть является введением в  существо рассматриваемого вопроса  и призвана обосновать необходимость  издания приказа.

В  констатирующей части кратко излагаются цели и задачи предписываемых действий,   факты   или   события,   послужившие причиной издания приказа. Если основанием к  изданию приказа является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указываются  его название, дата, номер, заголовок. Если проект приказа подготавливается в дополнение или изменение ранее  изданного приказа, то в констатирующей части указываются дата, номер, заголовок  дополняемого или изменяемого приказа.    Констатирующая    часть    может    отсутствовать,    если предписываемые действия не нуждаются  в разъяснении.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается заглавными буквами отдельной строкой. Затем с абзаца следует текст  распорядительной части.

Формулировки распорядительной части  приказа должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных  толкований, лингвистически правильными, соответствовать ранее изданным внутренним нормативным и распорядительным документам Сбербанка России и приказам по данному филиалу Банка.

2.2.3.2.  Если   распорядительная   часть   приказа предполагает  различные по характеру действия  и нескольких исполнителей, то  она делится на пункты и  подпункты, которые нумеруются  арабскими цифрами. В каждом  пункте указываются исполнитель  (наименование должности, фамилия  и инициалы), предписываемое действие  и срок исполнения. Исполнитель  указывается в дательном падеже  или называется структурное подразделение  филиала Банка, в скобках в  именительном падеже конкретное  должностное лицо. Исполнители могут  указываться и обобщенно. Например: "Управляющим отделениями".

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме -

"разработать", "подготовить", обеспечить", "организовать", "зачислить", "возложить",

"предоставить" и т.д.

Срок исполнения должен соответствовать  объему предполагаемых работ и устанавливаться  для каждого задания в отдельности.

Проект приказа должен быть написан  ясно, доходчиво.

2.2.3.3. При ссылке в тексте приказа  на законодательные акты, официальные   документы указываются в следующей  последовательности: название вида  документов; дата; регистрационный  номер; заголовок. 

2.2.3.4. Текст  приказа в  обязательном  порядке  должен  иметь  заголовок.  Заголовок должен кратко и  точно отражать содержание текста  приказа. Заголовок начинается  с предлога “О” (“Об”) (например, “О введении...”, “Об утверждении...”,  “О создании...”, “Об итогах...”,  “О мерах...”).

 Приказ по личному составу  должен иметь заголовок, начинающийся  с предлогов “О” или “Об” (например- “О приеме...”, “Об  увольнении....”).

2.2.3.5. В приказе по личному  составу указываются: распорядительное  действие (“Принять”, “Перевести”,  “Уволить”, “Установить”, “Считать”  и др.), дата, фамилия, имя,  отчество  работника, должность, подразделение,  установленный должностной оклад,  продолжительность испытательного  срока и основание издания  приказа.

В приказе об увольнении указывается  также основание увольнения работника  со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации.

В приказах о поощрении работников или применении дисциплинарных взысканий  распорядительное действие (“наградить”, “объявить”) указывается после  краткого изложения оснований для  поощрения или применения взыскания.

2.2.3.6. В приказах по личному  составу не допускаются произвольные  сокращения наименования филиала  Банка, его подразделений, а  также должностей работников.

2.2.3.7. Приказы по учету труда  и его оплаты (прием на работу, перевод на другую работу, предоставление  отпуска, прекращение действия  трудового договора (контракта), командирование  работника, поощрение работника)  оформляются в соответствии с  альбомом унифицированных форм  первичной учетной документации (Постановление Государственного  комитета Российской Федерации  по статистике от 06.04.2001 № 26).

При использовании унифицированных  форм первичной учетной документации допускается вносить изменения  в части расширения или сужения  граф и строк, включать дополнительные строки для удобства размещения необходимой  информации.

2.2.3.8. Если  к   проекту   приказа   имеются   приложения,   то   они  

нумеруются порядковыми номерами,  а в тексте проекта должна быть ссылка на них. Приложения оформляются  в установленном порядке. В правом верхнем углу первого листа слово "приложение" должно быть напечатано через один межстрочный интервал.

Если приложение одно, то оно не нумеруется. В проектах приказов, имеющих  одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с  охватом основного текста и всех приложений. Если приложений много, то указывается номер пункта текста, к которому относится приложение. Например, приложение 5 к п.2.1.12.

Приложения к  проектам  приказов  должны  визироваться исполнителем,   подготовившим   их,   руководителями   структурных подразделений.

2.2.3.9. Приказы, издаваемые совместно  с другими организациями, готовятся  и подписываются в двух и  более экземплярах, имеют наименования  и номера всех организаций,  руководители которых подписывают  данный документ. Наименования, номера  и подписи руководителей   располагаются   на   одном   уровне.   Исполнители  совместных  документов   визируют  все  экземпляры  проекта.   На первом   листе   совместных   приказов   в   верхнем   правом   углу указывается,      какой      организации      предназначается     данный  экземпляр. Первыми слева располагаются  наименование, номер и подпись  организации - инициатора издания  совместного приказа. Последовательность  подписания и регистрации приказа   должна соответствовать последовательности  расположения наименований организаций,  издающих  совместный приказ.  Датой  совместного приказа  является единая дата его подписания.

2.2.3.10. Проекты приказов (кроме приказов  по личному составу и о направлении  в командировку), как правило,  завершаются пунктом с изложением  перечня документов, утративших  силу или подлежащих изменению,  дополнению и о возложении  контроля за их исполнением.

 

2.2.4. Распоряжение

2.2.4.1. Оформление проекта распоряжения, его печатание и тиражирование  производится аналогично порядку,  предусмотренному пунктом 2.2.3. (Приказ) настоящего документа, при этом  распорядительная часть начинается, как правило, со слов: “ПРЕДЛАГАЮ”,  “ОБЯЗЫВАЮ”, “ПРОШУ” и т.д.

 

2.2.5. Письмо

2.2.5.1. Письмо оформляется в соответствии  с требованиями, изложенными в  п.2.1. Порядка.

При оформлении писем используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица множественного  числа (“считаем целесообразным  включить в план”, “ направляем  заключение”);

- третьего лица единственного  числа (“управление не возражает”, “территориальный банк считает  возможным”).

Перед текстом письма, оформленного на бланке или листах формата А4 (210х297 мм), в левом верхнем углу (ниже углового штампа) указывается краткое  содержание вопроса (заголовок), изложенное одной фразой. Заголовок, как правило, начинается с предлога "О" или "Об". К письмам, оформляемым  на бланке или листе формата А5 (148x210 мм), заголовок не составляется.