Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

Визы проставляются ниже подписи  на лицевой стороне последнего листа  второго экземпляра документа и  включают в себя личные подписи с  расшифровкой подписей (инициалы и  фамилия) визирующих, указанием их должности  и даты визирования.

На документах, подлинники которых  остаются в филиале Банка (постановления, решения, приказы, распоряжения), визы проставляются в нижней части  оборотной стороны последнего листа  подлинного документа.

При визировании проектов постановлений  коллегиальных органов, допускается  использование листа согласования.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту визируемого документа  излагаются на отдельном листе. В  этом случае при визировании делается отметка "Замечания прилагаются".

Лица, завизировавшие документ, несут  ответственность за текст каждый в пределах своей компетенции.

2.1.14. Гриф согласования документа

Внешнее согласование документов оформляется  соответствующим грифом, который  включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек); наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку (инициалы и фамилию); дату. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита "подпись". Например:

 

СОГЛАСОВАНО

Первый заместитель

председателя Дальневосточного банка 

Сбербанка России

(подпись)   Инициалы Фамилия

30.01.2001

 

Если согласование производится протоколом коллегиального органа или письмом, то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол комиссии по

автоматизации

от 30.01.2001 № 3

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Письмо

Администрации Алтайского

края

от 03.03.2001 № 48/256

 

Внешнее согласование проводится до утверждения документа.

 

2.1.15. Подпись документа

Подпись - обязательный реквизит каждого  документа.

Документы, направляемые от имени  Сбербанка России, подписываются  только Президентом, Председателем  Правления Банка или его заместителями  в пределах делегированных Президентом  Банка полномочий. Руководители филиалов Банка имеют право вести переписку  со сторонними организациями только от имени своих подразделений, в  пределах своей компетенции и  предоставленных прав.

Письма, запросы, документы, направляемые Президенту Российской Федерации, Председателям  палат Федерального собрания Российской Федерации, Председателю и членам Правительства  Российской Федерации, Руководителю Администрации  Президента Российской Федерации, первым лицам федеральных министерств  и ведомств, Центрального Банка Российской Федерации и высших органов судебной власти, подписываются только Президентом  Сбербанка России, а в его отсутствие – лицом, исполняющим обязанности  Президента Банка.

Руководители подразделений филиала  Банка,  их заместители подписывают  документы в пределах предоставленных  им прав и в соответствии с положением о данном структурном подразделении.

В состав реквизита “Подпись документа” входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке филиала Банка, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись  и ее расшифровка (инициалы, фамилия).  Подпись располагается ниже текста документа.

В случае, если документ, оформленный  на бланке, имеет продолжение и  подпись расположена на 2-й или  последующих страницах, указывается  полное наименование должности лица, подписавшего документ.

При оформлении документа на бланке должностного лица филиала Банка  должность этого лица в подписи  не указывают.

В состав реквизита “Подпись документа”, оформленного на бланке филиала Банка, входит: сокращенное наименование должности  лица, подписывающего документ; личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Например:

 

Председатель    (подпись) Инициалы Фамилия

Заместитель управляющего  (подпись) Инициалы Фамилия

Директор (начальник отдела)  (подпись) Инициалы Фамилия

 

В документах, оформленных не на бланках, наименование структурного подразделения  в реквизите "Подпись документа" включается в состав наименования должности. Например:

 

Директор административного

управления

Поволжского банка

Сбербанка России   (подпись) Инициалы Фамилия

 

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих  документы, а их обязанности в  составе комиссии. Например:

 

Председатель комиссии  (подпись) Инициалы Фамилия

Члены комиссии   (подпись) Инициалы Фамилия

(подпись) Инициалы Фамилия

 

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают или на одном уровне (2-3 подписи), или одна под другой по алфавиту.

Если должностное лицо, подпись  которого заготовлена на проекте  документа, отсутствует, то документ подписывает  заместитель или лицо, исполняющее  обязанности отсутствующего. При  этом обязательно указывается фактическая  должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления "И.о." и "Зам." вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо подписывать  документ с предлогом "За" или  проставлением косой черты перед  наименованием должности.

В реквизите “Подпись документа” допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной стороны.

2.1.16. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело свидетельствуют  о том, что работа над документом завершена.

Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена (имеется распорядительный либо нормативный документ, свидетельствующий  о разрешении вопроса, дан ответ  заявителю, автор проинформирован  и т.д.).

 

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело ставится на нижнем поле первого листа документа  и должна состоять из следующих реквизитов: словосочетания "В дело", даты направления документа в дело, подписи лица, направившего документ в дело.

Решение о направлении в дело исполненных документов, не стоящих  на централизованном контроле в филиале  Банка, принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнению документов. При этом отметку  о направлении документа в  дело с указанием номера дела по номенклатуре проставляет делопроизводитель  соответствующего управления.

Решение о направлении в дело исполненных документов, требовавших  обязательного рассмотрения руководства  филиалов Банка и стоящих на централизованном контроле, принимает руководитель. Отметку о направлении в дело исполненных документов, не имеющих  резолюции руководства филиала  Банка, проставляет руководитель делопроизводственной службы либо его заместитель (ответственный  за регистрацию и контроль документов).

Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются.

2.1.17. Отметка о наличии приложений  к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка  о них оформляется перед подписью по следующей форме:

Приложение: на 14 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров  каждого. Если приложений несколько, они  нумеруются. Например:

Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 2 экз.

2. Смета расходов... на 5 л в 3 экз.

 

Если к документу прилагается  другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 

Приложение: письмо Минюста России от 11.07.1998 № 2-14/Н и приложение к

нему -  всего на 12 л.

 

Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается. Например:

Приложение: в 2 экз.

 

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются  в тексте. Например:

"Разработать график отпусков  по форме, указанной в приложении 1".

 

На приложениях к распорядительным документам в правом верхнем углу первого листа делается отметка  с указанием названия распорядительного  документа, его даты и номера. Например:

 

 Приложение

к приказу Уральского банка Сбербанка  России

от 12.01.2001 № 5

 

 Приложение

к постановлению правления Уральского банка

Сбербанка России

от 12.01.2001 п.№ 8 § 5

 

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются  порядковые номера (без знака "N"): Приложение 1, Приложение 2 и т.д.

2.1.18. Отметка об исполнителе  

Отметка об исполнителе (составителе  документа) включает фамилию (фамилию, имя, отчество) исполнителя,  номер  его служебного телефона и помещается в левом нижнем углу лицевой стороны  последнего листа документа. Например:

Максимова Нина Сергеевна

477-45-45

или

Максимова

477-45-45

 

2.1.19. Отметка о заверении копии 

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Филиалы Банка выдают и заверяют копии только подлинников документов, которые находятся в их документообороте или нотариально заверенных копий  поступивших документов.

Копия с документа воспроизводится  полностью, включая элементы бланка, рукописного и машинописного  текста, средствами копировально-множительной или вычислительной техники с  высоким качеством воспроизведения. Исполнителем проверяется наличие  даты и номера документа.

Копии исходящих писем и служебных  записок (визовой экземпляр), остающихся в деле структурных подразделений, заверяют соответствующие делопроизводственные службы (секретарь руководителя, подписавшего документ, или подразделение, регистрирующее исходящие документы). На них переносятся  исходящие реквизиты документа (номер, дата), а ниже поля подписи руководителя проставляется заверительная надпись "Верно", должность сотрудника, заверившего полное соответствие копии подлиннику, подпись с ее расшифровкой и дата заверения. Например:

40/576 от 16.02.2000

(исходящие реквизиты)

 

Верно:

Секретарь УД  (подпись) /Инициалы Фамилия/

16.02.2000

 

 

Копии исходящих писем и служебных  записок, хранящихся в деле структурного подразделения, заверенные в  установленном  порядке, используется в работе на правах подлинника.

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка о том, кому и  когда она выдана, а на самой  копии отметка о том, что подлинник  хранится в филиале Банка.

При направлении копии документа  в другие организации или выдаче ее на руки представителю другой организации  или физическому лицу заверительная надпись на копии скрепляется печатью делопроизводственной службы филиала Банка, хранящего документ. Оттиск печати проставляется на заверительную надпись руководителя подразделения делопроизводственной службы.

Заверительная надпись делается с использованием стандартного штампа и содержит слова “КОПИЯ ВЕРНА”. Далее следует наименование должности лица, заверившего документ, место для его подписи, инициалы и фамилия. Оттиск заверительной надписи и печати делопроизводственной службы, как правило, делается зеленого цвета. Заверительная надпись без подписи должностного лица, заверившего документ, и без печати – не действительна.

Копии документов, хранящихся в архивах  филиала Банка, заверяются подписью работника архива, после чего данный документ заверяется описанным выше способом.

2.1.20. Ссылка на регистрационный  номер и дату документа 

Ссылка на регистрационный номер  и дату инициативного документа  включает регистрационный номер  и дату документа, на который дается ответ.

2.1.21. Гриф ограничения доступа  к документу

Гриф ограничения доступа к  документу проставляют без кавычек  на первом листе документа в правом верхнем углу.

2.1.22. Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется  на документе, исполнение которого подлежит контролю, и обозначается штампом  “Контроль” с проставлением даты контроля.

2.1.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении входящего  документа в филиал Банка содержит порядковый регистрационный номер  и дату.

2.1.24. Общие требования к машинописному  оформлению документов

Тексты документов на бланках филиала  Банка  печатаются с использованием, как правило, текстового редактора  Word for Windows, шрифтом Times New Roman Cyr размером от 12 до 16 пунктов.

2.1.25. Ответственность за содержание, правильную подготовку и оформление  служебных документов возлагается  на лиц, подготовивших, завизировавших  и подписавших документ.

 

2.2. Оформление отдельных категорий  документов

 

2.2.1. Постановление (решение) коллегиальных  органов

2.2.1.1. Проекты постановлений (решений)  коллегиальных органов должны  иметь следующие реквизиты:

- наименование органа, издающего постановление (если постановление издается совместно несколькими органами, указывается наименование их всех);

- наименование вида документа (совместное решение);

- графа для проставления даты и номера решения;

- место издания;

- заголовок к тексту (краткую формулировку содержания);

- текст постановления;

- подписи;

- визы;

- приложения (если они имеются).

2.2.1.2. Текст проекта любого постановления  (решения), как правило, должен  состоять из двух взаимозависимых  частей – констатирующей и  постановляющей.

В констатирующей части излагается состояние вопроса, обоснованные и  четко сформулированные цели и задачи, механизмы или способы их осуществления, дается оценка выполнения ранее принятых по данному вопросу постановлений (решений).