Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

4.5.5. Датой письма является дата  его подписания.

Право подписи служебных писем  устанавливается положением о структурном  подразделении и должностными инструкциями.

 

4.6. Доверенности

 

4.6.1. Доверенности на председателей  территориальных банков, управляющих  отделениями Сбербанка России  г.Москвы готовит Юридическое  управление Сбербанка России, на  управляющих отделениями – юридические  службы территориальных банков.

Доверенности на работников филиала  Банка готовит подразделение, где  работает специалист.

4.6.2. Оформление, регистрация и контроль  за использованием доверенностей  на получение материальных ценностей  производятся в соответствии  с “Порядком организации учета  материальных ценностей в кредитных  организациях” (Приложение №  7 к Правилам ведения бухгалтерского  учета в кредитных организациях  № 61, утвержденным Центральным  банком Российской Федерации).

4.6.3. Доверенности на совершение  сделок согласно п.2 ст. 185 Гражданского  Кодекса Российской Федерации,  а также доверенности в порядке  передоверия  удостоверяются  нотариально. Нотариальное удостоверение  доверенностей в филиалах Банка  осуществляет юридическая либо  делопроизводственная служба (в  соответствии с распределением  обязанностей) филиала.

4.6.4. Подлинник доверенности после  его оформления выдается исполнителю  либо высылается в структурное  подразделение филиала Банка  согласно поданной заявке подразделения  (исполнителя).

Подлинник доверенности хранится у  лица, которому она выдана, в течение  срока ее действия, затем сдается  в делопроизводственную службу , за исключением случаев, когда доверенность на представление интересов Банка (получение документов, ценностей  и т.д.) остается в заинтересованной организации.

4.6.5. Генеральные доверенности, выданные  руководителям филиалов Банка  (председателям территориальных  банков) и управляющим отделениями  Сбербанка России г.Москвы, по  истечении срока их действия  возвращаются в Юридическое управление  Сбербанка России.

4.6.6. Доверенности, выданные председателями  территориальных банков руководителям  структурных подразделений филиалов  Банка, по истечении срока их  действия возвращаются в юридическую  службу территориального банка,  которой и обеспечивается контроль  за их возвратом.

 

4.7. Электронные документы,  “Схемы”, телеграммы, факсимильные  сообщения и  телефонограммы 

 

4.7.1. Электронные документы

 

4.7.1.1. В настоящей Инструкции рассматриваются электронные документы официальной служебной переписки¹, осуществляемой филиалами Банка внутри системы Сбербанка России (при взаимодействии с центральным аппаратом и другими филиалами Банка) по системам электронной почты, принятым к использованию в Банке (далее по тексту – электронная почта).

4.7.1.2. Общая служебная переписка электронными документами между центральным аппаратом Сбербанка России и филиалами Банка осуществляется с использованием системы передачи данных (СПД) “Текос-СБ” в соответствии с документом /10/.

4.7.1.3. Служебная переписка электронными документами между территориальным банком и организационно подчиненными ему отделениями осуществляется с использованием имеющихся систем электронной почты, принятых к использованию в Банке, в соответствии с внутренними нормативными документами, разработанными самостоятельно и учитывающими требования настоящей Инструкции.

4.7.1.4. Электронная почта является средством передачи документов, представленных в электронном виде (электронных версий бумажных документов) и используется с целью повышения скорости и эффективности документооборота. Текст электронного документа должен полностью соответствовать тексту своего бумажного оригинала.

4.7.1.5. Электронные документы служебной переписки подготавливаются в виде файлов на машинных носителях в форматах, принятых к использованию в Банке. Документы, созданные с использованием Microsoft Word и предназначенные для отправки по электронной почте, должны иметь формат RTF.

4.7.1.6. Официальный электронный документ должен быть подписан электронной цифровой подписью (в соответствии с /17/), обеспечивающей подтверждение авторства и целостности документа. Электронный документ, подписанный электронной цифровой подписью имеет равную силу с документом на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

 

4.7.2. “Схемы”

 

4.7.2.1. “Схемы” являются специальным видом (категорией) документов Сбербанка России, которые представляют собой срочные распорядительные документы (письма) по основной деятельности Банка, рассылаемые центральным аппаратом Сбербанка России в филиалы Банка по системам электронной почты, принятым к использованию в Сбербанке России.

4.7.2.2. Регистрация и рассылка “Схем” в филиалы Банка осуществляется централизованно Управлением делами Сбербанка России.

4.7.2.3.  Поступившие в филиал Банка “Схемы” должны быть зарегистрированы в установленном порядке и незамедлительно переданы руководству филиала Банка.

4.7.2.4.  Используемые в Сбербанке России виды “Схем”, порядок их оформления и рассылки определены документами /10/, /21/.

 

4.7.3. Телеграммы

 

4.7.3.1. Телеграмма – краткое текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

4.7.3.2. Прием и отправка телеграмм может осуществляться через отделение связи, обслуживающее филиал Банка, либо через абонентскую установку сети АТ/Телекс (телетайп), установленную в филиале Банка.

4.7.3.3. Телеграммы используются для отправки срочных запросов и уведомлений краткого содержания, а также поздравительных текстов в адрес сторонних организаций и физических лиц.

4.7.3.4. Телеграммы, отправляемые по сетям телеграфной связи через телетайпную установку филиала Банка, оформляются на бумажном носителе и, при необходимости, в виде файла текстового формата.

 

 

4.7.4. Факсимильные сообщения

 

4.7.4.1. Факсимильное сообщение – документ, предназначенный для передачи средствами факсимильной связи.

4.7.4.2. Факсимильное сообщение используется для оперативной передачи копии бумажного документа адресату. Бумажный оригинал документа, отправленного по факсимильной связи, при необходимости досылается адресату по почте.

 

4.7.5. Телефонограммы

 

4.7.5.1. Телефонограмма применяется для срочной передачи краткой информации, для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения информации, не требующей документального оформления.

4.7.5.2. В тексте телефонограммы сообщается фамилия лица, подписавшего телефонограмму, указываются должность, фамилия и номер телефона лица, принявшего телефонограмму, а также должность, фамилия и номер телефона лица, передавшего телефонограмму, время передачи (часы и минуты) и дата.

4.7.5.3. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана, считана и передана по назначению.

 

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 

 

5.1. Обработка и регистрация  входящих и внутренних документов

 

5.1.1. Движение документов с момента  их получения или создания  до исполнения, отправки или передачи  в дело (текущий архив или архив  филиала) образуют документооборот,  который делится на три потока: входящие (поступающие), исходящие (отправляемые) и внутренние.

Документы, поступившие в филиал Банка, в том числе электронные, проходят первичную обработку в  делопроизводственной службе, регистрируются и в тот же день, в зависимости  от содержания, направляются на рассмотрение руководства филиала Банка или  передаются в структурные подразделения.

5.1.2. Прием и первичную обработку  поступающей корреспонденции в  филиале Банка ведет служба  делопроизводства.

Прием корреспонденции от предприятия  связи производится по согласованному с ним графику.

Не принимаются документы (пакеты), если адресат указан ошибочно, а  также в случае невозможности  точно определить адресата. Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему  адресату.

Документы, поступившие в нерабочее  время, принимаются дежурным сотрудником (или службой охраны) филиала либо опускаются в специальный ящик для  служебной корреспонденции.

Конверты и пакеты с надписью “Лично” и имеющие гриф “Конфиденциально”, адресованные конкретным адресатам (структурным  подразделениям), не вскрываются и  при отсутствии признаков опасных  вложений передаются непосредственно  адресатам. Если вложенная в них  корреспонденция носит служебный  характер, она в двухдневный срок возвращается для регистрации в  делопроизводственную службу. При наличии  признаков опасных вложений корреспонденция  изымается для дополнительной проверки службой безопасности.

5.1.3. Первичная обработка поступающих  документов заключается в проверке  целостности упаковки, вскрытии  конвертов, проверке наличия вложенных  в них документов, правильности  адресования, фиксации факта поступления документов.

Проверка наличия приложений к  документам осуществляется по их наименованиям  и листам.

При вскрытии конвертов с заказными  или ценными документами проверяется  наличие вложений, сличаются номера вложений с номерами в описи или  на конверте.

При отсутствии приложений к документам, вложений в пакетах, расхождении  номеров с описью составляется соответствующий  акт (Приложение 11 Порядка оформления служебных документов). Акт подписывается двумя работниками, вскрывавшими конверт, утверждается начальником делопроизводственной службы и высылается отправителю документа. При оформлении акта на отсутствие вложений в конвертах с заказными или ценными документами с актом высылается полученный конверт.  Другой экземпляр акта вместе с копией конверта подшивается в дело делопроизводственной службы. Документ регистрируется, к нему прилагается копия акта об отсутствии приложения и направляется на рассмотрение в обычном порядке. При необходимости дополнительный запрос отправителю на отсутствующее приложение делается исполнителем.

Обнаруженные в пакетах деньги, облигации, лотерейные билеты и другие ценные бумаги передаются по акту в  подразделения филиала Банка, работающие с указанными ценностями.

В том случае, когда только по конверту или надписи на упаковочной бумаге можно установить обратный адрес, дату поступления и фамилию заявителя, они не уничтожаются, а прилагаются  к поступившему документу. Сохраняются  также конверты от писем граждан, решений и определений судебных и правоохранительных органов, исполнительных листов, исковых заявлений, судебных повесток.

5.1.4. Прием телеграфной корреспонденции  из отделения связи производится  под расписку с проставлением  даты и времени приема.

При приеме телеграмм должна быть проверена дата подачи телеграммы. При нарушении сроков доставки телеграммы, а также в случае неполучения  адресатом телеграммы, делопроизводственная служба направляет заявление предприятию  связи, обслуживающему данный филиал Банка. В зависимости от возможностей филиала  Банка допускается электронный  или журнальный способ регистрации  телеграфной корреспонденции (Приложения 12,13 Порядка оформления служебных документов).

5.1.5. Телефонограммы для руководства  филиала Банка принимаются его  секретарями или лицами, их замещающими.

В нерабочее время телефонограммы принимаются ответственным дежурным филиала либо службой охраны и  в начале рабочего дня передаются секретарю руководителя филиала  Банка.

5.1.6. Предварительное рассмотрение  документов проводится делопроизводственной  службой с целью распределения  поступивших документов на:

• требующие обязательного рассмотрения руководством филиала Банка;
• направляемые непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

При этом изучается содержание корреспонденции  и определяется, кому она адресована, способ регистрации и оперативность  передачи адресатам.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или работающим в них должностным  лицам.

5.1.7. Первичная обработка и передача  документов исполнителям осуществляется  в день их поступления. 

Правительственная и служебная  корреспонденция с пометкой "Вручить  немедленно", "Срочно", "Весьма срочно" обрабатывается в первую очередь.

Также в первоочередном порядке  обрабатываются исполнительные листы  и постановления судебных приставов-исполнителей о наложении арестов на счета  клиентов, решения налоговых органов  о приостановлении операций налогоплательщика  по его счетам в филиале Банка.