6.2.2. В день поступления подписанных
распорядительных документов делопроизводственная
служба регистрирует контрольные
поручения (ставит их на контроль)
и оперативно доводит поручения
до сведения исполнителей, направляя
им контрольную карточку.
6.2.3. Сроки исполнения поручений:
- постановления (решения) коллегиальных
органов и другие распорядительные
документы исполняются в указанные
в них сроки. Если срок в
документе не определен, то
он исполняется в течение одного
месяца после его принятия;
- если контрольный срок совпадает
с выходными или праздничными
днями, то исполнение поручения
автоматически переносится на
первый за ними рабочий день.
При установлении календарного срока
(год, квартал, месяц, неделя и т.д.) - считаются
календарные, а не рабочие дни. Исключение
составляют двух- трех- пятидневные и т.д.
сроки, где срок исчисляется по рабочим
дням;
- если исполнение постановления
или поручения требует длительной
проработки вопроса, согласования
с документами и материалами,
находящимися в стадии подготовки
в других управлениях, то руководитель
филиала, давший поручение, имеет
право продлить первоначальный
срок исполнения без вынесения
на обсуждение коллегиального
органа, но не более чем на
один месяц;
- если в постановлении указан
срок представления информации
из подчиненных филиалов, то контролирующему
его исполнителю дается дополнительно
до 10 дней для анализа, обработки
поступивших сведений и подготовки
итогового документа;
- за 3 дня до истечения контрольного
срока исполнения поручения, делопроизводственная
служба филиала Банка информирует
исполнителя контрольной карточкой-напоминанием.
6.2.4. Информация о ходе исполнения
поручения:
- информация об исполнении поручения
не позднее чем за 1 день до
истечения контрольного срока
представляется коллегиальному
органу или руководителю филиала,
давшим поручение. Она должна
содержать сведения о том, насколько
полно и качественно выполнены
поставленные задачи, фактические
данные и оценки, характеризующие
достигнутые результаты, а также
предложения о снятии поручения
с контроля, мотивированную просьбу
о продлении его исполнения
с указанием нового срока или
о переносе срока исполнения
на самостоятельный контроль
подразделения;
- информация о ходе выполнения
или об исполнении поручения
представляется в форме служебной
записки или сведений на контрольной
карточке, которую подписывают все
лица, на которых возложено исполнение.
В исключительных случаях допускается
устное согласование с соисполнителями,
о чем указывается в записке;
- после согласования информации
с руководителем, осуществляющим
контроль за данным поручением,
она представляется в делопроизводственную
службу.
6.2.5. Снятие исполненных поручений
с контроля:
- поручения коллегиальных органов
снимаются с контроля постановлением
Правления, решением Совета, Комитета
(Комиссии) на основании представленных
материалов о проделанной работе;
- поручения, данные в приказах
и распоряжениях, снимаются с
контроля руководителем, который
дал поручение, на основании
представленных материалов;
- в случаях, когда результаты
выполнения поручений (коллегиальных
органов, поручений данных в
приказах и распоряжениях, других
поручений) очевидны (даны разъяснения
или направлены письма за подписью
руководителя филиала, подготовлены
и утверждены соответствующие
документы, подписаны акты о
выполненных работах, т.е. полностью
выполнена поставленная задача),
поручение может быть снято
с контроля руководителем делопроизводственной
службы самостоятельно без дополнительного
информирования руководства филиала.
6.2.6. Поручения, поступившие из
Сбербанка России в виде контрольных
карточек, исполняются в филиале
Банка в установленные в них
сроки и, как правило, с грифом
“ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ”.
6.2.7. Поручения из распорядительных
документов, имеющие гриф “Конфиденциально”,
ставятся на контроль и регистрируются
той службой в аппарате филиала
Банка, в чьи функции (в соответствии
с распределением обязанностей,
которые устанавливаются филиалом
Банка) входит работа с конфиденциальными
документами. Если регистрация
подобных поручений осуществляется
в общей базе данных, то они
контролируются вместе с другими
поручениями в общем порядке.
При этом в тексте контрольной
карточки не упоминаются закрытые
сведения и конкретные данные;
формулировка поручения дается
в обобщенном виде.
6.2.8. Контрольные карточки и служебные
записки о выполнении поручений
при централизованном контроле
хранятся в текущем архиве делопроизводственной
службы в течение трех лет, после чего
сдаются в архив.
Документы и материалы о выполнении
поручений при децентрализованном контроле
в течение 3-х лет хранятся в структурных
подразделениях, после чего сдаются в
архив или уничтожаются в зависимости
от содержания документа.
6.3. Организация контроля
за исполнением поручений по
входящим документам и служебным
запискам
6.3.1. Поручения по исполнению
поступившего в филиал Банка
документа или служебной записки
оформляются резолюцией. Резолюция
подписывается руководителем, давшим
указание. Все служебные отметки
на документе, фиксирующие его
прохождение и исполнение, датируются
в обязательном порядке.
6.3.2. Сроки исполнения документов:
- документы сторонних организаций
рассматриваются в филиале Банка
не более одного календарного
месяца. Срок исполнения документа
исчисляется от даты регистрации
в делопроизводственной службе.
Если в документе обозначены
конкретные сроки, то срок исполнения
документа устанавливается руководителем
филиала Банка;
- срок исполнения просьб и
заявок руководителей структурных
подразделений филиала Банка
устанавливается руководителем
филиала, исходя из оперативности
поставленных в них вопросов,
как правило, в пределах - 15 календарных
дней со дня регистрации в
делопроизводственной службе;
- если в поступившем документе
высказывается просьба о решении
вопроса “СРОЧНО” или “ОПЕРАТИВНО”,
то срок исполнения документа
устанавливается не более 5 рабочих
дней.
6.3.3. При необходимости изменения
срока исполнения документа исполнитель
не позднее, чем за 1 день до
его истечения, представляет на
имя руководителя, давшего поручение,
мотивированную просьбу о продлении
срока исполнения документа с
указанием нового срока. В противном
случае документ считается не
исполненным в срок.
6.3.4. Информация о ходе исполнения
документа:
- о результатах рассмотрения
документа подразделение за 1 день
до истечения срока контроля
информирует справкой об исполнении
руководителя филиала, первым
давшего по нему поручение.
Справка адресуется по принадлежности,
печатается на отдельном листе,
визируется соисполнителями и
подписывается первым лицом, указанным
в резолюции. Допускается устное
согласование с соисполнителями,
что отражается в тексте. В
случае разных точек зрения
соисполнителей документа, сформулированных
в письменном виде, ответственный
исполнитель обязан отметить
в справке наличие разногласий
и приложить справку соисполнителя;
- в конце справки излагается
предложение: снять документ с
контроля; продлить срок исполнения;
принять определенное решение
и т.д. О результатах рассмотрения
документа подразделение сообщает
авторам, о чем указывается
в справке об исполнении;
- ответ на присланный документ
должен содержать ссылку на
него (первичный документ) с указанием
номера и даты;
- если документ исполнен полностью,
то он должен содержать: справку
о выполнении или документ, свидетельствующий
о решении вопроса (постановление,
приказ, распоряжение, письмо-ответ
авторам); подпись руководителя подразделения
или исполнителя; резолюцию давшего
поручение руководителя о согласии
с выполнением документа; дату;
отметку о снятии документа
с контроля.
6.3.5. Снятие документов с контроля:
- документы снимаются с контроля
руководителем, первым давшим
по нему поручение;
- в случаях, когда результаты
выполнения поручения по документу
очевидны (даны разъяснения или
направлены письма за подписью
руководителей филиала, подготовлены
и утверждены соответствующие
документы, подписаны акты о
выполненных работах, т.е. полностью
выполнена поставленная задача),
документ может быть снят с
контроля руководителем делопроизводственной
службы самостоятельно без дополнительного
информирования руководства филиала;
- делопроизводственная служба
имеет право возвратить исполнителям
для доработки записку или
информацию об исполнении, если
в ней не полностью отражены
результаты выполнения предусмотренных
в документе заданий или требований,
содержащихся в резолюции руководителя. Документ считается исполненным
после снятия его с контроля в делопроизводственной
службе.
6.3.6. Подлинники исполненных документов,
находящихся на централизованном
контроле, вместе с материалами
об исполнении и контрольными
карточками своевременно сдаются
в делопроизводственную службу
для снятия с контроля. Порядок
и сроки хранения исполненных
документов устанавливаются внутренними
нормативными документами филиала
Банка.
6.4. Организация контроля
за исполнением поручений по
письмам и обращениям граждан
6.4.1. Поступившие письма граждан
независимо от того, какому подразделению
они адресованы, контролируются только централизованно.
Они регистрируются в делопроизводственной
службе филиала в электронных базах данных
(контрольных картотеках) в день поступления.
Почтовые конверты сохраняются и прилагаются
к переписке.
6.4.2. Сроки исполнения заявлений
и обращений граждан:
- письменные обращения граждан
рассматриваются в срок до
до 30 дней со дня их регистрации;
- в отдельных случаях срок
исполнения писем, требующих дополнительного
изучения поставленных вопросов,
тщательной проверки изложенных
в них фактов в порядке исключения
может быть продлен руководством
филиала Банка либо руководителем
структурного подразделения филиала,
но не более чем на 30 дней, с
обязательным извещением заявителя
и делопроизводственной службы.
При этом исполнитель обязан
за 3 дня до истечения срока
исполнения предоставить аргументированную
записку на имя руководителя,
первично рассмотревшего данное
обращение о продлении срока
его исполнения.
6.4.3. Письма граждан снимаются
с контроля после представления
в делопроизводственную службу
конкретных сведений о результатах
их исполнения.
6.4.4. Устные обращения граждан
учитываются в книге посетителей
либо электронных карточках и
рассматриваются в те же сроки,
что и письменные.
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР
ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
7.1. Номенклатура дел представляет
собой систематизированный перечень
наименований дел, заводимых в
филиале Банка, с указанием
сроков их хранения, оформленный
в установленном порядке.
Номенклатура дел - основной учетный
документ в делопроизводстве и предназначена
для группировки исполненных
документов в дела, систематизации
и учета дел, определения сроков
их хранения. Номенклатура дел является
основой для составления описей
дел постоянного и временного
хранения.
7.2. Номенклатура дел филиала
Банка по решению органа управления
архивным делом субъекта Российской
Федерации отнесенного к учреждениям
первого списка, являющимися источниками
комплектования госархивов, составляется
делопроизводственной службой на основании
номенклатур дел структурных подразделений,
согласовывается с Центральной экспертной
комиссией (далее по тексту - ЦЭК) территориального
банка или экспертной комиссией (далее
по тексту – ЭК) отделения, подписывается
руководителями делопроизводственной
и архивной служб и утверждается руководством
филиала Банка. Один раз в 5 лет номенклатура
дел филиала Банка передается на согласование
Экспертно-проверочной комиссии (далее
по тексту – ЭПК) государственного архива,
куда поступают документы на государственное
хранение.