Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

В документах, составленных должностными лицами и адресованных руководителю (докладные записки, объяснительные записки, заявления), используется форма  изложения от первого лица единственного  числа (например: “предлагаю направить”, “считаю необходимым”, “прошу назначить”).

2.2.5.2. При наличии в тексте  письма ссылок на другие документы  указывается их точное наименование  и дата издания в следующей  последовательности: наименование  документа, дата, регистрационный  номер, при необходимости заголовок  документа. Например: приказ Центрального  банка Российской Федерации от 03.10.1996 № 02-371.

В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются дата и номер документов, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном  месте углового бланка перед заголовком или в тексте документа, оформленного на основном, именном, а также не на бланке.

В случае, когда направляется напоминание  об ускорении ответа на ранее сделанный  запрос, кроме ссылки на дату и номер  этого запроса, указывается его  краткое содержание.

 

2.2.6. Доверенность

2.2.6.1. Доверенности печатаются на  основных бланках Сбербанка России, филиала Банка установленного  образца или на именных бланках  руководства филиала Банка. Доверенности  за двумя подписями (руководитель  и главный бухгалтер) оформляются  только на основном бланке  филиала Банка.

Второй экземпляр доверенности визируется исполнителем, руководителем  подразделения, готовившего доверенность, и юридической службой.

После подписания доверенности руководством филиала Банка, она регистрируется в делопроизводственной службе и  заверяется основной (круглой) печатью  филиала Банка. Регистрационные  реквизиты (номер и дата) проставляются  только в машинописном виде.

Копия доверенности и визовой экземпляр  по истечении срока их действия, хранятся в деле делопроизводственной службы не менее 1 года, затем сдаются  в архив филиала Банка.

 

 

2.2.7.  Электронный документ, телеграмма  и факсимильное  сообщение 

 

2.2.7.1. Электронный документ

2.2.7.1.1. Электронный документ должен  в обязательном порядке содержать  следующие реквизиты: адресат,  исходящий регистрационный номер  и дату, должность и фамилию  лица, подписавшего документ, отметку  об исполнителе документа.

2.2.7.1.2. Файл с электронным документом  должен быть подписан электронной  цифровой подписью (ЭЦП) лица, указанного  в составе документа в качестве  подписавшего документ. Правом подписи  электронных документов ЭЦП обладают  либо владелец данной ЭЦП, либо  его доверенное лицо при наличии  подписанного владельцем ЭЦП  бумажного оригинала документа  (в соответствии с /17/).

2.2.7.1.3. Электронные документы служебной  переписки, передаваемые между  центральным аппаратом Сбербанка  России и филиалами Банка (территориальными  банками, ОСБ г.Москвы и отделениями,  организационно подчиненными территориальным   банкам), должны быть подготовлены  и оформлены в соответствии  с документом /10/.

 

 

 

2.2.7.2. Телеграмма

2.2.7.2.1.  Текст телеграммы начинается  с указания полного или условного  (при его наличии) телеграфного  адреса получателя, например:

 

МОСКВА КРАСНОФЛОТСКАЯ 58 ДРОБЬ 1 КВАРТИРА 31

ИВАНОВУ ИВАНУ ИВАНОВИЧУ

 

ОМСК МАРШАЛА ЖУКОВА 4 ДРОБЬ 1

ОМСКОЕ ОТДЕЛЕНИЕ ЗАПАДНО-СИБИРСКОГО БАНКА СБЕРБАНКА РОССИИ УПРАВЛЯЮЩЕМУ

 

МОСКВА РОССБЕРБАНК

ДИРЕКТОРУ УПРАВЛЕНИЯ СБЕРБАНКА РОССИИ

2.2.7.2.2. Текст телеграммы должен  состоять из заглавных букв, без  союзов и предлогов, если при  этом не искажается содержание, без переноса слов и сокращений (кроме общепринятых).

2.2.7.2.3. Знаки препинания в телеграммах  пишутся словами или используются  следующие буквенные сокращения:

- Точка (.) обозначается буквами - ТЧК

- Запятая (,)    - ЗПТ

- Кавычки (“, ”)   - КВЧ

- Двоеточие (:)    - ДВТЧ

- Восклицательный знак (!)  - ВСКЛ

- Вопросительный знак (?)  - ВПРС

- Скобки (())    - СКБ

- Тире (-)    - ТИРЕ

- Номер (№)    - НОМЕР или НР

2.2.7.2.4. В конце текста телеграммы  отдельной строкой указывается  условный телеграфный адрес или  наименование отправителя, регистрационный  номер телеграммы и фамилия  руководителя, подписавшего телеграмму.

2.2.7.2.5. Текст телеграммы отделяется  горизонтальной линией, под которой  располагается дата регистрации  телеграммы, подпись и полное  наименование должности руководителя, подписавшего телеграмму.

2.2.7.2.6. В левом нижнем углу  телеграммы указывается фамилия  исполнителя и его служебный  телефон.

 

2.2.7.3. Факсимильное сообщение

2.2.7.3.1. Факсимильное сообщение оформляется  на бумажном носителе с односторонним  форматом документа.

2.2.7.3.2. Все листы документа должны  быть пронумерованы.

 

2.3. Требования к заполнению формы  номенклатуры дел

2.3.1. Названиями разделов номенклатуры  дел (Приложения 5,6,7) являются названия  структурных подразделений; разделы  располагаются в соответствии  с утвержденной структурой.

2.3.2. Индекс дела (графа 1) состоит  из установленного в филиале  Банка цифрового обозначения  структурного подразделения и  порядкового номера заголовка  дела по номенклатуре в пределах  структурного подразделения. Индексы  дел обозначаются арабскими цифрами.  Например: 10-01-02-10, где 10 - индекс управления, 01 - индекс  отдела, входящего в  состав данного управления, 02 - индекс  сектора, входящего в состав  данного отдела, 10 - порядковый номер  заголовка дела по номенклатуре.

2.3.3. В номенклатуру дел включаются  заголовки дел, отражающие все  документируемые участки работы, независимо от техники и способа  закрепления информации (графа 2).

Порядок расположения заголовков дел  внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Примерная схема систематизации заголовков дел внутри номенклатуры дел структурного подразделения выглядит следующим  образом:

• положение о структурном подразделении, должностные инструкции (обязанности) на сотрудников подразделения;

• нормативно-правовые  акты органов государственной власти  Российской Федерации,  субъектов Российской Федерации, органов местного  самоуправления;

• организационно-распорядительные, нормативные документы министерств и ведомств;

• организационно-распорядительные, нормативные документы Сбербанка России,  филиала Банка;

• планы, отчеты о работе структурного подразделения;

• документы, относящиеся к специфике деятельности структурного подразделения;

• документы с грифом “конфиденциально”;

• переписка:

- с организациями;

- со Сбербанком России, филиалами  Банка;

- со структурными подразделениями;

- с гражданами;

• документы по кадровыми вопросам структурного подразделения;

• документы по контролю исполнения поручений;

• документы по учету, регистрации входящей, исходящей корреспонденции;

• документы справочного, информационного характера;

• номенклатура дел структурного подразделения.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается  употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: “разное”, “общая переписка”, “документы отдела” и т. п., а  также вводных слов и сложных  синтаксических оборотов.

Дела, не законченные делопроизводством  в течение одного года, являются “переходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года, под тем же индексом.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Элементами заголовка являются: название вида  документа; указание автора; адресата; корреспондента; краткое  содержание документов дела; название территории, с которой связано  содержание документов дела; даты  документов; указание на копийность документов дела.

Например: Переписка с Поволжским банком Сбербанка России  о предоставлении  данных  для сводного годового отчета Банка за 2001 г.;

Приказы  Северо-Западного банка  Сбербанка России по основной деятельности за 2001 г.

2.3.4. В графе 3 указывается количество  дел или томов (заполняется  по окончании календарного года).

            2.3.5. В графе 4 указывается срок  хранения дела и номера статей  по Перечням.

В случае невозможности сослаться  на статью из Перечней, ввиду отсутствия в их составе вида документа, соответствующего заголовку в номенклатуре дел, дается ссылка на статью более других отражающую  содержание данного дела, с пометкой “применительно”.

ЦЭК Сбербанка России по запросам ЦЭК (ЭК) филиалов Банка рассматривает  предложения и принимает решения  об изменении, уточнении сроков хранения документов, включенных в корпоративный  Перечень 1995г., устанавливает сроки  хранения новых категорий документов, образовавшихся в результате возникновения  новых функций и видов деятельности по итогам консультаций со специалистами  Банка, Центрального банка Российской Федерации, Федеральной архивной службы России.

2.3.6. В графе 5 “Примечание” проставляются  отметки о заведении дел,  переходящих  делах и др.

2.3.7. По окончании календарного  года составляется итоговая запись  о количестве фактически заведенных  дел (томов), согласно Приложений 5,6,7.

Делопроизводитель структурного подразделения  ведет учет заведенных в течение  календарного года дел.

 

 

 

 

Приложение 1

 

Расположение реквизитов служебного письма на бланке

(угловой бланк) формата А4 (210х297 мм)

 

 

 

Продолжение приложение 1

 

Расположение реквизитов служебного письма (угловой бланк с наименованием  подразделения на русском языке  и языке субъекта

Российской Федерации) формата  А4 (210х297 мм)

 

Приложение 2

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту постановления _____________________________

(наименование коллегиального органа)

_________________________________________________

наименование филиала Банка

_________________________________________________________________

________________________________________________

 

Авторы проекта постановления

Подразделение  Ф.И.О., должность

визирующего документ  Подпись,

дата

 

 

 

 

Проект постановления согласован с

Подразделениями  Ф.И.О., должность

визирующего документ  Подпись,

дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Визы руководителей Банка, дата

 

_________________________

_________________________

_________________________

_________________________  _________________________

_________________________

_________________________

_________________________

 

Приложение  5

 

АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

  (наименование территориального  Банка)

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

на__________________год

 

 

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 Руководитель территориального

 банка    

_____________          ____________

    (подпись)                              (расшифровка

                                                        подписи)

  “____”____________    200  г.

 

 

 

Индекс дела 

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во дел (томов, частей)

 

Срок хранения дела

(тома, части) и № статей по  Перечням 

Примечание

1 2 3 4 5

 

 

 

 

 

Наименование должности руководителя делопроизводственной

службы 

 

 

(подпись)

 

 

 

(расшифровка 

подписи)

“      ”____________200   г.

 

Виза зав. архивом (лица, ответственного за архив)

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол   ЦЭК(ЭК)  территориального банка 

 

от_______________ № _________

 

 

 

 

 

Продолжение  приложения  5

 

 

 

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И  КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ,

ЗАВЕДЕННЫХ В ___________ГОДУ В ТЕРРИТОРИАЛЬНОМ  БАНКЕ

 

 

По срокам хранения Всего В том числе переходящих

 

 

постоянного*  

 

временного

(свыше 10 лет)  

 

временного

(до 10 лет включительно)  

 

ИТОГО:  

 

 

 

 

 

 

Наименование должности руководителя  делопроизводственной службы  

 

 

 

 

 

(подпись)

 

 

 

 

 

 

(расшифровка 

подписи)

 

“      ”_______________ 200   г.     

 

* относится к территориальным  банкам и отделениям 1 списка

 

 

 

Приложение  6

 

АКЦИОНЕРНЫЙ КОММЕРЧЕСКИЙ СБЕРЕГАТЕЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

  (наименование отделения)

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

на__________________год

 

 

 

 

 

УТВЕРЖДАЮ

 Руководитель отделения    

 

_____________        ______________

    (подпись)                              (расшифровка

                                                        подписи)

  “____”____________    200  г.

 

 

 

Индекс дела 

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во дел (томов, частей)

 

Срок хранения дела

(тома, части) и № статей по  Перечням 

Примечание

1 2 3 4 5

 

 

 

 

 

Наименование должности руководителя делопроизводственной

службы 

 

 

(подпись)

 

 

 

(расшифровка 

подписи)

“      ”____________200   г.

 

 

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол   ЭК   отделения

 

от_________________ № _________

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол   ЦЭК(ЭК)  территориального банка 

 

от_______________ № _________

 

 

 

 

 

 

Продолжение  приложения  6

 

 

 

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И  КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ,