Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

5.1.8. Регистрация входящих документов  – запись учетных данных о  документе по установленной форме,  фиксирующая факт его получения,  производится с целью обеспечения  учета, контроля и поиска документов.

Предварительно вся поступающая  корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы. Не подлежат регистрации:

- поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные  билеты;

- печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

- письма граждан без подписи  и адреса;

- рекламные материалы, плакаты.

Эта корреспонденция направляются по принадлежности руководителям и  в подразделения филиала Банка.

Подлежащая учету корреспонденция  регистрируется в день поступления  в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – традиционных или электронных  карточках.

В зависимости от возможностей филиала  Банка допускается журнальный способ регистрации входящей корреспонденции (Приложения 12,13 Порядка оформления служебных документов).  Электронная база данных автоматизированной системы регистрации документов заменяет журналы регистрации и регистрационные карточки традиционного типа.

5.1.9. Регистрационный номер входящего  документа состоит из порядкового  номера, который исходя из информационных  потребностей может дополняться  буквенным или цифровым индексом  структурного подразделения, индексом  дела по номенклатуре дел, кодом  документа по классификатору  корреспондентов, исполнителей и  др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой  чертой.

5.1.10. Документы и материалы, рассмотрение  и решение которых возможно  без резолюции руководителя филиалам  Банка, регистрируются как простая  корреспонденция и направляются  делопроизводственной службой исполнителям  по реестру.

Поступившие почтой подлинники документов, ранее полученных факсимильной или  электронной почтой, регистрируются под тем же номером.

5.1.11. Заказные и ценные письма (бандероли) регистрируются при  приеме почты в общем реестре. 

5.1.12. Документы регистрируются  один раз. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое повторная регистрация  не проводится.

Регистрация внутренних документов, поступивших непосредственно в  подразделение из другого структурного подразделения, осуществляется присвоением  ему очередного порядкового номера по номенклатуре дел входящих документов данного подразделения. Очередной  порядковый номер и дата регистрации  указывается на документе.

Расположение регистрационных  отметок и входящих реквизитов на документе определяется  внутренними  нормативными документами филиала  Банка, исходя из сложившейся практики работы, обеспечивающей наглядность  и удобство поиска хранящихся в делах  документов.

5.1.13. Для достижения информационной  совместимости регистрационных  данных и создания поисковых  систем используется следующий  состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и исходящий номер документа;
• дата и входящий номер документа;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• количество листов документа;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов РКФ приведены в Приложении 14 Порядка оформления служебных документов.

5.1.14. Корреспонденция на иностранном  языке, адресованная руководителям  филиала, передается по реестру  в соответствующее подразделение  для перевода текста. После перевода  текста документ регистрируется  и направляется руководителю  на рассмотрение. Корреспонденция  на иностранном языке, адресованная  непосредственно структурным подразделениям  или должностным лицам, передается  в эти подразделения в соответствии  с установленным в филиале  порядком.

5.1.15. При получении документа,  не относящегося к компетенции  филиала, руководитель структурного  подразделения, в котором документ  находится на исполнении, готовит  сопроводительное письмо и передает  его с документом в экспедицию  для возврата отправителю корреспонденции  или отправки по назначению.

Если в процессе работы с документом выясняется, что вопрос не входит в  компетенцию данного подразделения, то исполнитель в 2-дневный срок, возвращает документ в делопроизводственную службу для переадресовки другим исполнителям, предварительно согласовав передачу с руководителями соответствующих  подразделений.

5.1.16. Документы, требующие рассмотрения  руководством филиала Банка, направляются  им с одним экземпляром контрольной  карточки, либо по реестру для  обеспечения контроля наличия  документов у руководителя. После  получения резолюции документ  с контрольной карточкой либо  по реестру возвращается в  делопроизводственную службу для  передачи исполнителям.

5.1.17. Инструктивные и нормативные  документы Сбербанка России, органов  государственной власти и местного  самоуправления, поступившие в филиал  Банка, передаются для первичного  рассмотрения руководителю филиала,  который определяет порядок ознакомления  структурных подразделений и  исполнителей с документами и  утверждает разнарядку на их  рассылку. Документы, требующиеся  для работы нескольким подразделениям, копируются делопроизводственной  службой и направляются заинтересованным  подразделениям. Подлинник документа  хранится в делопроизводственной  службе.

Решения коллегиальных органов  Сбербанка России, поступающие в  филиалы Банка по системе электронной  почты "ТЕКОС-СБ", подлежат незамедлительному  докладу руководителю филиала. На основании  полученного в электронном виде текста, при необходимости, готовятся  соответствующие указания и доводятся  до сведения структурных подразделений.  Направление в структурные подразделения  текстов постановлений Правления, решений Комитетов и Комиссий Банка, полученных по электронной почте, разрешается только в изложении.

5.1.18. Указания по исполнению  документа даются в резолюции  руководителя, рассмотревшего поступивший  документ. Руководитель определяет  в резолюции порядок, характер  и срок исполнения документа, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с ним.

Исполнитель, указанный в резолюции  первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.

Резолюция переносится в регистрационно-контрольные  формы (карточки).

5.1.19. Внутренний (входящий) регистрационный номер документа, резолюции руководителей, имена и фамилии исполнителей, номера их телефонов носят закрытый характер. Сообщать указанные сведения авторам писем (документов) и заявителям запрещается.

При устных или телефонных запросах заявителей либо авторов документов, писем, обращений (как физических, так  и юридических лиц) о поступлении  конкретного документа, работники  делопроизводственной службы, кроме  самого факта наличия документа, сообщают только дату его поступления  и предполагаемые сроки работы с  документами (15 или 30 дней).

Вышеназванный порядок  не распространяется при обращении  в филиал Банка работников центрального аппарата Сбербанка России, Центрального Банка России и представителей органов  государственной власти, имеющих  по закону право на получение соответствующей  информации. Информация предоставляется  только при наличии ссылки на конкретный исходящий номер документа.

5.1.20. Передача документов на  исполнение без регистрации не  допускается. Документы с резолюцией  руководителя передаются исполнителям  только через делопроизводственную  службу.

Документы, которые исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым.

5.1.21. Документы с грифом "Снятие  копий запрещено" могут помечаться  штампом “Подлежит возврату в  делопроизводственную службу". Они  направляются в структурные подразделения  для исполнения или ознакомления  и подлежат обязательному возврату  в делопроизводственную службу.

Передача этих документов из одного подразделения в другое осуществляется только через делопроизводственную службу.

5.1.22. При утере документа, руководителем  структурного подразделения совместно  с руководителем делопроизводственной  службы проводится служебное  расследование. Выясняются все  причины и обстоятельства случившегося  и, если поиск не дал положительных  результатов, информируется служба  безопасности и руководитель  филиала, который принимает окончательное  решение по списанию документа  и определяет меру ответственности  исполнителя, виновного в утере.

 

5.2. Обработка и регистрация  исходящих документов

 

5.2.1. Исходящие документы, за  исключением совместных писем  руководителя филиала и представителя  другой организации, печатаются  на бланках установленного образца  с соблюдением требований по  оформлению документов, изложенных  в настоящей Инструкции.

До передачи документов на подпись  руководителю исполнитель обязан проверить  их содержание, точность адресования, наличие необходимых согласований и приложений, завизировать последнюю страницу второго экземпляра, указать дату. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился конкретный документ.

5.2.2. Если исходящий документ  направляется более чем в четыре  адреса, то к нему оформляется  разнарядка на рассылку, заполненная  по форме и подписанная руководителем  подразделения, готовившего проект  документа. При направлении документа  в один или два адреса сведения  о рассылке оформляются на  оборотной стороне последнего  листа визового (второго) экземпляра  документа.

Исходящие документы передаются в  делопроизводственную службу незаконвертованными в двух экземплярах с указанием об отправке соответствующим видом связи: почтовой; международной; курьерской; фельдъегерской либо спецсвязью; электронной почтой; телеграфом или факсом, где они регистрируются, копируются в необходимом количестве и отправляются по принадлежности.

Исходящие документы подписанные  руководством филиала Банка регистрируются в делопроизводственной службе. Подлинник  исходящего документа направляется адресату, а второй экземпляр с визами и отметкой об отправке хранится в делопроизводственной службе в деле исходящих документов до сдачи в архив.

Исходящие документы, подписанные  руководителями структурных подразделений  в пределах их компетенции, регистрируются в структурном подразделении. Подлинник  исходящего документа направляется адресату, а второй экземпляр с  визами и отметкой об отправке подшивается  в дело и хранится в соответствии с номенклатурой дел до передачи в архив.

Отправка незарегистрированных исходящих  документов запрещается.

5.2.3. При необходимости направить  документ для уточнения или  проверки в подчиненный филиал  либо в другую организацию  с него снимается копия и  прилагается письмо-запрос. Подлинники  входящих и внутренних документов  остается у исполнителя в деле  до полного решения вопроса  и последующей передачи в архив.

5.2.4. Регистрация документов состоит  из присвоения документу регистрационного  номера и проставления его  на документе с указанием даты. Дата отправляемого документа  проставляется в день регистрации  и должна совпадать с датой  отправки, издаваемого - в день  утверждения или подписания его  руководителем филиала Банка.

Корреспонденция, направляемая одним  структурным подразделением в другое структурное подразделение, в обязательном порядке регистрируется данным подразделением, как очередной исходящий документ.

5.2.5. Регистрационный номер исходящего  документа состоит из индекса  соответствующего подразделения  или руководителя филиала, подписавшего  документ, и очередного порядкового  номера документа.

Индексы самостоятельным структурным  подразделениям присваиваются делопроизводственной службой по мере их образования и  утверждаются приказом руководителя филиала.

Нумерация исходящих документов возобновляется с началом календарного года.

5.2.6. Пересылаемый документ должен  иметь один регистрационный номер.  Как правило, это номер сопроводительного  письма к данному конкретному  документу или отдельного письма, имеющего свои исходящие реквизиты.