Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

ЗАВЕДЕННЫХ В ___________ГОДУ В ОТДЕЛЕНИИ

 

 

По срокам хранения Всего В том числе переходящих

 

 

временного

(свыше 10 лет)  

 

временного

(до 10 лет включительно)  

 

ИТОГО:  

 

 

 

 

Наименование должности руководителя делопроизводственной

службы 

 

 

 

(подпись)

 

 

 

 

(расшифровка 

подписи)

 

“      ”_______________ 200   г.     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  7

 

 

 

 

 

 

(наименование структурного подразделения)

 

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 

на__________________год

 

 

 

Индекс дела 

Заголовок дела

(тома, части) 

Кол-во дел (томов, частей)

 

Срок хранения дела

(тома, части) и № статей по  Перечням 

Примечание

1 2 3 4 5

 

 

 

 

Руководитель структурного подразделения 

(подпись) 

(расшифровка 

подписи)

“      ”____________200   г.

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Зав. архивом (ответственный за архив)

 

(подпись)                 (расшифровка

                                        подписи)

“      ”_______________ 200   г.        

 

 

 

 

 

Продолжение  приложения  7

 

 

 

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ О КАТЕГОРИЯХ И  КОЛИЧЕСТВЕ ДЕЛ,

ЗАВЕДЕННЫХ В ___________ГОДУ В СТРУКТУРНОМ  ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

 

 

По срокам хранения Всего В том числе переходящих

 

 

постоянного  

 

временного

(свыше 10 лет)  

 

временного

(до 10 лет включительно)  

 

ИТОГО:  

 

 

Итоговые сведения переданы в делопроизводственную службу

 

 

Наименование должности

ответственного за

делопроизводство 

 

(подпись) 

 

(расшифровка 

подписи)

 

“      ”_______________ 200   г.     

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 8

 

 

 

Ж У Р Н А Л

учета номерных бланков

 

 

Дата

получения Номера

бланков Управление Получатель

(Ф.И.О.)

Подпись

1 2 3 4 5

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 9

 

 

 

Ж У Р Н А Л

учета номерных бланков

в структурном подразделении

 

 

Наименование бланка ____________________________________________

 

Дата

получения Номера

бланков Получатель

(Ф.И.О.)

Подпись Адресат Регистрационный номер и дата (отметка об уничтожении)

1 2 3 4 5 6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 10

 

РАЗНАРЯДКА

 

на рассылку документов ___________________________________________________

(наименование филиала Банка)

 

К документу № __________________ от ____________________

Подразделение ___________________________ Исполнитель _____________________

Согласие руководителя подразделения ________________________________________

(виза)

 

 

 

 

I.  Аппарат ____________________________________

(наименование филиала Банка)   Количество

экземпляров

Руководство филиала Банка:  

1.  Иванов И.И.  

2.  Петров С.П.  

3.    

4.    

 

Подразделения филиала Банка:  

1.  Отдел вкладов и расчетов населения  

2.  Отдел корпоративных клиентов и бюджетов  

3.  Отдел ресурсов  

4.  Отдел рисков  

5.    

6.    

II.  Внутренние структурные подразделения  

1.    

2.    

 

III.  Отделения Банка  

1.  отделение №______  

2.  отделение №______   

3.    

4.    

 

IV.  В дело:  

 

Делопроизводственная служба (регистрация, контроль, отправка)  3

 

ВСЕГО:  

 

 

 

Приложение 11

 

Акционерный коммерческий Сберегательный банк Российской Федерации

(открытое акционерное общество)

 

__________________________________________________________

(наименование филиала Банка)

 

 

АКТ

об отсутствии документов или других

вложений в поступившем конверте (пакете, бандероли)

 

“____”__________200___г.

 

Мы, работники ____________________________________________________

(наименование филиала Банка)

________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы  не менее трех работников)

составили настоящий акт, о нижеследующем:

 

“_____”________200___ г. ____________________________________________

(наименование подразделения)

________________ от ______________________________________________________

(наименование филиала Банка)          (наименование адресата)

поступило ____________________ с ___________________________________

          (письмо, бандероль, посылка)         (указывается документ: письмо, заявление и т.п.)

исходящий регистрационный №__________ от “_____” ______________200__г.

 

При вскрытии почтового отправления  в нем выявлено:____________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

(отсутствие основного документа,  отсутствие приложения, отсутствие  материалов, указанных в документе  или

в приложении, перечислить недостающие  материалы)

 

 

Настоящий Акт составлен в 3-х  экземплярах.

 

 

 

 

 

________________       __________________

          должность              инициалы, фамилия

 

________________       __________________

          должность              инициалы, фамилия

 

________________       __________________

          должность              инициалы, фамилия

 

Приложение 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ж У Р Н А Л  № _____

регистрации входящей корреспонденции

 

за ________________год

 

 

 

№№

п/п 

Откуда, от кого

поступил документ.

 

исх.

№ ____ Дата 

Краткое

содержание Резолюция

руководи-

теля Кому

документ

направлен Отметка о

вручении, дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ж У Р Н А Л  №

регистрации исходящей почтовой корреспонденции

 

за ________________год

 

 

 

№№

п/п Исходя-щий

номер Куда, кому

адресован

документ На входящий №

от _____________

(по журналу

входящей 

корреспонденции) Краткое

содержание

и фамилия

исполнителя Фамилия руководителя, подписавшего

документ Дата и расписка

экспедиции

в получении

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 14

 

П Р А В И Л А

заполнения основных реквизитов

регистрационно-контрольных форм (РКФ)

 

Реквизиты Пояснения по заполнению

Наименование вида документа Заполняется в соответствии с наименованием вида регистрируемого документа

 

Автор

(корреспондент) При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа.

При регистрации обращений граждан  записывается его имя, отчество, фамилия  и адрес.

При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или  должностного лица – корреспондента.

При регистрации ответов на обращения  граждан записываются их персональные данные, допускается применение сокращенного наименования организации.

 

Дата документа В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа

 

Исходящий номер документа В РКФ переносится исходящий номер документа, присвоенный организацией – автором документа

 

Дата поступления Дата поступления документа переносится в РКФ из регистрационного штампа

 

Входящий номер документа Входящий номер, присвоенный организацией-получателем, переносится в РКФ из регистрационного штампа

 

Заголовок документа или краткое  содержание

Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова

Резолюция Переносится с документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции

 

Срок исполнения Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии – типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа

 

Отметка об исполнении документа Краткая запись решения вопроса по существу или дата и исходящий номер ответного документа

 

Дело В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ

 

 

 

 

 Приложение 15

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ

 

АКТЫ (приема оборудования, выполненных  работ; списания; экспертизы и т.д.).

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

АРХИВНЫЕ КОПИИ.

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже  и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом  сотрудничестве, аренде помещений; о  производстве работ  и .д.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное  строительство, технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

НОРМЫ расхода.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о  награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение  инвалюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.л.).

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых  сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся  зарплате и т.д.).

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

 

 

 

 

 

О правилах составления  и лингвистическом

оформлении служебной  документации

 

 

Распорядительные  документы.

Композиционные особенности распорядительных документов определяются их формой, являющейся совокупностью элементов оформления и содержания, в которой закрепляются:

1. Состав обязательных элементов  оформления документа, обеспечивающий  его юридическую и практическую  полноценность.

2. Логическая схема документа,  т.е. такое взаимное расположение  его частей, которое дает наибольшее  удобство в работе с документом.

Применение бланков для подготовки служебной документации повышает культуру управленческого труда, придает  информации официальный характер, облегчает  исполнение и дальнейшее использование  любого документа. 

Тексты распорядительных документов состоят, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной или постановляющей.

В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и  причины издания документа. Если основанием является распорядительный документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают  название, номер, дату и заголовок  к тексту распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа, который послужил основанием для издания данного  документа. Констатирующая часть может  отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В  таких случаях слово «ПРИКАЗЫВАЮ» не пишется.

Распорядительная часть должна излагаться в повелительной форме  и начинаться словами «ПРИКАЗЫВАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДПИСЫВАЮ» жирным шрифтом с новой строки с нулевого положения табулятора. Распорядительная часть может делиться на пункты или подпункты, причем действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Каждый пункт должен начинаться указанием исполнителя, срока и конкретного действия.

Композиционная стройность постановления  определяется последовательностью  изложения содержания и расположением  материала. Постановление должно быть компактным. Составитель его должен уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части  общие положения.

При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными  деталями. Нужно уметь выделить главное, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в  таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает  объем основной части, усложняет  состав документа.

Постановляющая часть начинается словами «СОВЕТ ПОСТАНОВЛЯЕТ» жирным шрифтом с новой строки с нулевого положения табулятора. В постановляющую часть обязательно должны быть включены пункты о сроке и возложении контроля, снятии предыдущего документа с контроля (если необходимо), с полным его наименованием.

Служебные документы

Текст документа печатается через  одинарный или полуторный интервалы, шрифтом Times New Roman, 12 размер. В документах объемом две и более страниц вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Все служебные документы формата  А4 должны иметь заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы, извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется  составителем документа. В нем кратко и точно, в одной фразе, должно быть отражено основное содержание документа. Для документов, сложных по содержанию, составляются подзаголовки. Заголовок  помещается в левом верхнем углу документа.