Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

Заголовок значительно упрощает обработку  документа. По нему сразу, не читая всего  текста, можно получить представление  о содержании документа. Заголовок  облегчает регистрацию документа, его распределение между исполнителями, контроль за сроками исполнения, поиск  нужного документа в деле и  помогает правильному распределению  документов в дела.

В ответных письмах дается ссылка на индекс и дату инициативного письма (после номера и даты отправляемого документа).

На отправляемых документах указывается  адресат, который располагается  в верхнем правом углу документа (п.2.1.8 Инструкции № 1014-р).

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например,

В.П.Сидорову  или     А.И.Ивановой

ул.Ключевская, д.54, кв.71  ул.Ломоносовская, д.64, корп.1, кв.45

г.Улан-Удэ    г.Новочеркасск

670013    Ростовской области,

300027

В тексте документа недопустимо  сокращать такие слова и словосочетания, которые не принято сокращать. Нельзя сокращать такие слова как  миллиард, миллион, тысяча, рубль, копейка, если они употребляются без цифр и не в таблицах.

Сокращенные написания должны быть понятны читателю. Если документ  предназначен для широкого круга  лиц, нужно заменить сокращение полным написанием, либо расшифровать сокращение в скобках.

Нередко служебные документы имеют  приложения. Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные  вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки  после текста документа перед  подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Сами документы-приложения должны иметь  все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовки, даты, подписи. Кроме того, на приложениях в верхнем  правом углу делается отметка, указывающая  на связь приложения с основным документом.

 

Деловое письмо

Деловое письмо составляется на специальном  бланке, соответствующем стандарту. Основные бланки используются для подготовки писем за подписью руководства в  вышестоящие организации, административные органы и т.д., угловые – за подписью руководителей подразделений в  пределах их полномочий. Основные бланки являются номерными и учитываются  в соответствии с определенными  требованиями.

Письма, оформленные на бланках, соответствуют  принципам технической эстетики и положительно влияют на восприятие его содержания.

Учитывая, что человеческому глазу  легче фиксировать верхнюю часть  любого объекта, при оформлении делового письма следует его верхнюю часть  делать более насыщенной, а нижнюю – более «устойчивой».

Деловое письмо должно быть кратким  и занимать не более одной страницы. Текст должен быть лаконичным и не содержать ненужных подробностей.

Психологи утверждают, что вторая и более страницы делового письма могут быть не прочитаны адресатом. Аргументация письма при этом должна быть не столько исчерпывающей, сколько  достаточной.

При составлении делового письма важно  уделять внимание речевому этикету. Обязанность пишущего – помнить  свое собственное положение, знать  положение лица, которому пишем.

Составляющие служебного речевого этикета – использование формул вежливости: например, «благодарим Вас за своевременный ответ»; формы обращения – Уважаемый! и т.п. (при этом, в конце текста перед подписью не пишется «С уважением, _____».

Этикет в управленческой сфере  требует соблюдения должностного уровня при подписании официальных писем. Например, ответ на письмо, подписанное  руководителем, должен также подписать  руководитель, в крайнем случае –  его заместитель. Однако, ответ на письмо, подписанное заместителем руководителя, может быть подписан руководителем.

 

Сопроводительное  письмо

Сопроводительное письмо составляется при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Подтверждая  факт отправки каких-либо документов в  определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством  контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Язык и  стиль делового письма

Вместо	Следует писать
При сем направляем Означенный Сего года Настоящим сообщаем Настоящий акт составлен Анонс Изжитие Ротация Санирование	Направляем Названный Этого года (текущего года) Сообщаем Акт составлен Объявление Исключение, ликвидация Довыборы Оздоровление

 

Владение деловым стилем – это  в значительной степени знание и  умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и  однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

 

Желательно	Нежелательно
Предоставить в пользование Направить на рассмотрение Передать в управление Оказывать содействие Осуществлять контроль Вносить предложения Предоставить кредит Обладать правом Вступать в силу Пострадать в результате событий	Предоставить для использования Выслать на рассмотрение Передать для управления Оказывать помощь Вести контроль Давать предложения Выдать кредит Владеть правом Входить в силу Пострадать в событиях

 

Согласование падежей.

 

Неправильно	Правильно
Согласно соответствующего положения Согласно Вашей просьбы Согласно приказа Согласно решения	Согласно соответствующему положению Согласно Вашей просьбе Согласно приказу Согласно решению

Слово руководство требует творительного падежа.

Неправильно: Руководство производственной практики осуществляется ведущими специалистами.

Правильно: Руководство производственной практикой осуществляется ведущими специалистами.

 

Согласование определений.

 

Если определение относится  к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется  с главным словом:

новый вагон-лаборатория

Если определение относится  к сочетанию личного имени  и приложения типа управляющий отделением Кармина, определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш управляющий Кармина; ведущий инспектор Буржатова и т.д.

Отступление от этого правила наблюдается  в тех случаях, когда определение  выражается причастием:

выступившая на заседании  заместитель управляющего Басова; принимавшая  участие в подготовке проекта  старший инспектор Тарасова.

 

Плеоназмы.

 

Частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), передовой авангард (авангард – те, кто идет впереди), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа, совместное решение проблем), промышленная индустрия (в слове индустрия уже заключено понятие промышленная); форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать – и так означает вести ускоренными темпами), потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное поражение).

Наличие плеоназмов в тексте рассматривается  как неумение выразить мысль точно  и лаконично. Действительно, когда  мы говорим в апреле, нужно ли добавлять месяце.

 

Слова-паронимы.

 

Иногда составители деловых  писем путают многозначные глаголы представить и предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимых документов); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника).

Глагол предоставить имеет значения: отдать в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспорт); дать право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу).

В языке деловой корреспонденции  недопустимы слишком длинные  обороты. Например:

Неправильно	Правильно
Абсолютно новый Необходимо иметь Собранные вместе Продолжающиеся далее Сотрудничать вместе Каждый в отдельности Приложенное при этом Точно совпадающее Повторите снова Все еще остается По причине Мы просим Мы сообщаем	Новый Иметь Вместе Продолжающиеся  Сотрудничать  Каждый  Приложенное Совпадающее Повторите Остается Из-за Просим Сообщаем

 Профессионально составленное деловое письмо – существенный рычаг в руках управленца.

Знание требований, предъявляемых  к данному виду документов, соблюдение их в повседневной работе позволят быстро и эффективно решать текущие  управленческие задачи и добиваться служебных и творческих успехов.

 

Знаки препинания при вводных словах и словосочетаниях

Выделяются запятыми следующие  вводные слова и обороты:

а) выражающие оценку говорящим степени  достоверности сообщаемого:

безусловно

бесспорно

вероятно

быть может

видимо

во всяком случае

возможно

в самом деле

в сущности

действительно (в начале предложения)

должно быть

кажется

казалось бы

конечно

может быть

наверное

надо полагать

несомненно

однако (в середине и  в конце предложения)

очевидно

по-видимому

по всей вероятности

правда

по сути

по существу

разумеется

само собой разумеется

б) указывающие на связь мыслей, последовательность изложения:

в общем

во-первых

впрочем

в частности

главное

далее

за исключением

значит

итак

к примеру

кроме того

между прочим

наконец

наоборот

например

напротив

прежде всего

самое главное

сверх того

с другой стороны

скорее всего

следовательно

с одной стороны

так (в начале предложения  в значении «например»)

в) указывающие на приемы и способы  оформления мыслей:

другими словами

иначе говоря

иными словами

короче говоря

одним словом

словом

что называется

г) указывающие на источник сообщения:

на наш взгляд

передают

по данным

по мнению

по нашим данным

по сведению