Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

Подписанный приказ по основной деятельности в тот же день регистрируется в  Общем отделе, на приказе проставляется  дата и регистрационный номер  с индексом «О».

Формуляр-образец приказа размещен на  информационно-справочном ресурсе  U:\FORMS\Приказ.

5.2.4.Порядок оформления приказов  о командировании сотрудников  и по личному составу оформляются  в соответствии с требованиями  /2/ и альбомом унифицированных  форм первичной учетной документации.

Актуальные унифицированные формы  приказов по учету труда (прием на работу, перевод на другую работу, предоставление отпуска, прекращение действия трудового договора, а также на командирование (работника) работников) размещаются на  СПС «Гарант», источник: Постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (от 05.01.04 г., № 1).

 

5.3.Оформление  распоряжений.

 

5.3.1.Распоряжения издаются в  целях разрешения оперативных  административно-хозяйственных вопросов  и подписываются председателем  Байкальского банка Сбербанка  России либо его заместителями  в соответствии с функциональным  распределением обязанностей.         

5.3.2.Оформление проекта распоряжения, согласование, представление на  подпись и его регистрация  производится аналогично порядку,  предусмотренному в п.5.2  за  исключением разделения констатирующей  и распорядительной части, они  отделяется:

• словом «ПРЕДЛАГАЮ», или «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРОШУ» и т.п., которое так же печатается отдельной строкой прописными буквами;
• или без какого-либо  слова, т.е. распорядительная часть следует за констатирующей после двоеточия и начинается глаголом в неопределенной форме (создать, осуществить, определить, утвердить и т.д.)

Формуляр-образец распоряжения размещен на информационно-справочном информационном ресурсе U:\FORMS\Распоряжение.

 

 

 

5.4.Оформление  Постановлений (Решений) коллегиальных  органов Банка.

 

Оформление Постановлений (Решений) коллегиальных органов Банка  оформляются в соответствии с  правилами, установленными в п.2.2.1 части 2 «Инструкции по делопроизводству в филиалах Сбербанка России»  № 1014-р от 03.11.02 г. и в регламентах  работы коллегиальных органов Банка.

Образец Постановления Правления  – Приложение 3, формуляр-образец  Постановления размещен на информационно-справочном ресурсе U:\FORMS\Постановление_Правления.

 

 

5.5.Оформление  писем.

 

5.5.1.Служебные письма печатаются  на стандартных бланках формата  А4 или А5.

В соответствии с утвержденным «Альбомом  фирменного стиля Cбербанка России» используются  следующие виды бланков писем:

 

Вид бланка	Использование	Учет  и хранение
Основной бланк – бланк, реквизиты которого расположены  в верхней части листа по всей его ширине. Документы, оформленные на основном бланке, подписывают руководители   Байкальского банка Сбербанка России или уполномоченные ими лица	Бланк используется для официальных  писем, указаний, запросов и другой переписки, для оформления гарантийных  писем и доверенностей от имени  Банка.	Основные и именные бланки являются номерными и хранятся Общим отделом  в условиях, исключающих несанкционированный  доступ к ним, и выдаются для работы секретарям либо делопроизводителям подразделений  Банка под расписку с отметкой в специальном журнале о количестве, виде и номерах выданных бланков. Отметки об уничтожении испорченных  основных и именных бланков делаются в журнале за двумя подписями  – лица, ответственного за их хранение и учет, и исполнителя
Именной бланк – бланк, содержащий в числе прочих реквизитов название должности руководителя Банка: ”Председатель”, “Первый заместитель  председателя”,  “Заместитель председателя'' Документы, оформленные на именных  бланках, подписываются только лицами, занимающими должности, соответствующие  надписи на бланке;	Бланк используется для переписки  руководителей  Банка.
Угловой бланк – бланк, реквизиты которого расположены  в левом верхнем углу листа. Документы, оформленные на угловом  бланке, подписываются  руководителями подразделений Банка в пределах их компетенции и функциональных обязанностей.	Бланк используется для  переписки  с юридическими и физическими  лицами руководителей структурных  подразделений Банка в пределах их компетенции и выполняемых  функциональных обязанностей.	Угловые бланки хранятся в Общем  отделе и выдаются по мере необходимости

 

5.5.2.На чистых листах (не на  бланках) печатаются:

• документы, предназначенные для использования внутри Банка;
• документы для отправки посредством электронной почты;
• письма,  и др. документы, подготовленные совместно с другими организациями.

 

5.5.3.В состав реквизитов письма  входят:

• наименование Банка и его структурного подразделения,
• дата, регистрационный номер,
• справочные данные о Банке,
• ссылка на регистрационный  №  и дату документа,
• гриф ограничения доступа к документу,
• адресат,
• заголовок к тексту,
• текст документа,
• отметка о наличии приложения,
• подпись, отметка об исполнителе.

 

5.5.4.  Регистрационный номер включает в себя номер корреспондента (руководитель, структурное подразделение), номер дела, в которое будет подшита копия письма, и номер письма по порядку с начала года.

5.5.5. Дата письма оформляется арабскими цифрами (05.08.2004), допускается словесно-цифровой способ оформления  (05 августа 2005 г.). Дата документа, оформленного не на бланке, проставляется слева ниже текста и подписи.

Например, 33-17/145.

5.5.6.  Ссылка на регистрационный номер – это номер и дата документа, на который дается ответ. Если на бланке письма не предусмотрена ссылка на исходящий номер и дату, то эти реквизиты необходимо указать в тексте.

5.5.7.   Гриф ограничения доступа к документу (Коммерческая тайна, Конфиденциально) проставляется в правом верхнем углу первой страницы письма. Необходимость отнесения документов к категории конфиденциальных определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим письмо или коллегиальным органом Банка (особенности оформления конфиденциальных документов регламентированы «Порядком работы в Сбербанке России с документами, содержащими конфиденциальную информацию» от 18.07.2005 г. № 1091-2-р).

5.5.8. Адресат письма состоит из указания адресата (не более четырех адресатов у одного письма) и его почтового адреса. Реквизит «Адресат» оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Элементы реквизита отделяют друг от друга 1,5-2 интервалами. Строки адресата должны быть выровнены с левой стороны. Письмо может адресоваться организациям, структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

Если письмо адресовано организации  или в ее структурное подразделение, то ее название пишут в именительном падеже:

 

Пример

ЗАО «Байкалвестком» Отдел продаж

  

При направлении письма конкретному  должностному лицу наименование организации  пишут в именительном падеже, должность  лица, которому адресован документ - в дательном падеже:

Пример

Государственная  налоговая  инспекция  по Свердловскому  району г. Иркутска Бухгалтерия Старшему экономисту А.С.Николаеву

 

 Если письмо адресовано руководителю  предприятия, то после названия  должности указывают наименование  предприятия:

Пример

Финансовому директору  ЗАО «Байкал-Отель» Л.П.Волошиной

 

При отправлении письма частному лицу вначале указывают инициалы и  фамилию получателя, затем почтовый адрес:

Пример

А.И.Иванову ул.Ленина, д.71, корп.1, кв.78 г.Усть-Илимск Иркутской области 664027

 

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес  указывают обобщенно:

Пример

Управляющим отделениями  Сбербанка                                                                       России, организационно подчиненных  Байкальскому банку Сбербанка России

(при направлении документа одного  содержания в адрес руководителей  исполнительной и законодательной  власти все его экземпляры  оформляются как первые).

 

5.5.9.Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание  документа и может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?  К тексту писем, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

При длине строки более 28 знаков заглавие делят на строчки и пишут через 1 интервал; в конце строчек не ставят точку и кавычки.                 

5.5.10.Тексты писем оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст письма состоит из нескольких частей:

• Обращение,
• Вступление,
• Основное содержание,
• Заключение.

После обращения, во вступлении формируется  тема письма, объясняющая причины  его написания. Вступление может  содержать:

• ссылку на документ, послуживший поводом для письма (вид документа, дата, №, при необходимости – заголовок);
• констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

 Заключение представляет собой  выводы в виде предложений,  мнений, требований, просьб, отказов,  напоминаний.

Особенности написания отдельных  видов писем изложены в Приложении к Регламенту.

5.5.11.Отметка о наличии приложений располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.

  Если приложение названо  в тексте, то отметка о наличии  приложения имеет вид:

 Приложение: на 3 л. в 2 экз.

  Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается  его наименование с указанием  количества листов и количества  экземпляров; при наличии нескольких  приложений они нумеруются арабскими  цифрами (без знака №):

      Приложение:  1.Штатное расписание …на 4л. в 2 экз.

                               2.Смета расходов… на 5л. в 3 экз.

Если  приложение, в свою очередь, также  имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим  образом:

      Приложение:  Договор от 31 мая 2004 г. № 17 и приложения к нему,    

                               всего на 25 л.

  Если приложения к документу  сброшюрованы, то указывается только  количество экземпляров одним  из двух способов, в зависимости  от того, имеется ссылка на  приложение в тексте или нет:

      Приложение в 3 экз.

или

      Приложение: Техническое задание на разработку системы

                              «Электронная канцелярия».

Если  документ направляется в несколько  адресов, а приложении только в один адрес, отметка о приложении имеет  вид:

       Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

         

5.5.12. В состав реквизита «Подпись»  входят: наименование должности  лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не  на бланке документа, и сокращенное  - на документе, оформленном на  бланке); личная подпись; расшифровка  подписи (инициалы, фамилия).