Инструкция по делопроизводству в филиалах Сбербанка России

 

Обращение – документ, содержащий письменное предложение, заявление либо жалобу гражданина, адресованную руководителю филиала Банка. (Обращение может быть высказано и в устной форме).

 

Объем документооборота – количество документов, поступивших в филиал Банка и созданных в нем за определенный период.

 

Объяснительная  записка – документ, адресованный руководителю филиала Банка или структурного подразделения, содержащий объяснение тех или иных действий.

 

Организационно-распорядительный документ – документ, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности филиала Банка, его подразделений и должностных лиц, носящий распорядительный характер: постановление и решение коллегиального органа; приказ; распоряжение.

 

Письмо – вид документа, служащий средством общения (подразделений и должностных лиц) с юридическими и физическими лицами.

 

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

 

Поручение - документ, предписывающий выполнение определенных действий, мероприятий или подтверждающий (согласующий) целесообразность предлагаемых мер, действий.

 

Поручения руководства  филиала Банка - задания руководителям подразделений и отдельным исполнителям, содержащиеся в распорядительных документах и резолюциях.

 

Постановление – распорядительный документ, принимаемый Правлением территориального банка.

 

Приказ – организационно-распорядительный документ, издаваемый руководителем филиала Банка (председатель территориального банка, управляющий отделением) в целях разрешения задач, стоящих перед Банком и содержащий обязательное для исполнения предписание подразделениям и отдельным работникам филиала.

 

Профессиональная  деятельность на рынке ценных бумаг - виды деятельности, указанные в главе 2 Федерального закона “О рынке ценных бумаг” № 39-ФЗ, в том числе брокерская деятельность, дилерская деятельность, деятельность по управлению ценными бумагами, депозитарная деятельность.

 

Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

 

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

 

Резолюция – реквизит, состоящий из записи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

 

Реквизиты документа - обязательные элементы оформления официального документа.

 

Распоряжение - административно-правовой документ, издаваемый руководителем филиала Банка в целях разрешения оперативных административно-хозяйственных вопросов.

 

Реестр - перечень основных сведений о документах, поступивших в филиал (подразделение) Банка либо отправляемых им.

 

Решение – распорядительный документ, принимаемый на заседании Советов отделения, Комитетов и Комиссий, созданных в тербанке и отделениях.

 

Руководство Банка - Президент, Председатель Правления, Первый заместитель Председателя Правления, заместители Председателя Правления.

 

Руководство филиала  Банка:

• территориального банка - председатель территориального банка, первый заместитель председателя территориального банка, заместители председателя территориального банка;
•   отделения - управляющий отделением, заместители управляющего отделением.

 

Руководители  филиала Банка - руководство филиала Банка, директора управлений и начальники отделов,  имеющие право подписи в соответствии со своими должностными обязанностями и полномочиями.

 

Служебная информация - сведения служебного характера, содержащиеся в официальных документах филиала Банка.

 

Справка - документ, содержащий текстовую и/или табличную обобщенную информацию по конкретному вопросу, истории вопроса, о состоянии дел, показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

 

Служебная записка -  документ, адресованный руководителю филиала Банка, структурного подразделения и содержащий изложение какого либо вопроса или информацию.

 

Телеграмма (телетайпограмма, телефонограмма, факсограмма) – вид документа, определяемый способом передачи текста (телеграф, телетайп, телефон, факс).

 

Учет документов – установление количества и состава документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному виду.

 

 

Филиалы Банка - обособленные структурные подразделения Сбербанка России (территориальные банки или отделения), не наделенные правами юридических лиц и действующие на основании Положений, утверждаемых Правлением Сбербанка России.

 

 

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ  И ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

 

3.1. Ответственность за организацию  делопроизводства и соблюдение  требований Инструкции в филиалах  Банка и его подразделениях  возлагается на их руководителей.

3.2.  Указания и рекомендации Управления делами Сбербанка России по вопросам ведения делопроизводства и архивного дела обязательны для исполнения всеми филиалами Банка.

Организационно-методическое руководство, контроль за состоянием делопроизводства и архивного дела в филиалах Банка  и его подразделениях осуществляют делопроизводственные службы (административные управления (отделы), организационные  отделы (сектора) и их подразделения).

Делопроизводственная служба формируется  с учетом структуры конкретного  филиала Банка. Задачи, функции, порядок  их работы регламентируются соответствующими положениями, составленными с учетом требований Инструкции.

Права, обязанности и ответственность  работников делопроизводственных служб  определяются должностными инструкциями.

3.3. Ведение делопроизводства, рациональная  организация документооборота, контроль  за своевременным исполнением  документов, их учет, сохранность  и своевременная сдача в архив  в структурных подразделениях  филиала Банка возлагаются на  назначаемого приказом или распоряжением  по структурному подразделению  работника, ответственного за  делопроизводство - делопроизводителя.

3.4. Работники филиала Банка несут  персональную ответственность за  сохранность находящихся у них  на исполнении документов. При  увольнении, перемещении, убытии  работника в отпуск, командировку  и в других случаях все неисполненные  им документы должны быть переданы  по указанию руководителя другим  работникам с соответствующей  отметкой в учетных документах, а дела, взятые из архива, сданы  в архив. В случае увольнения  делопроизводителя дела должны  быть переданы по акту или  по распоряжению руководителя  подразделения другому работнику,  исполняющему обязанности уволившегося  сотрудника, или принятому на  эту должность.

3.5. При смене руководителя филиала  Банка наличие и состояние  документов, находящихся в делопроизводстве  и в архиве, отражаются в акте  приема-передачи. В соответствии  с учетными данными делопроизводственной  службы и архива в акте приема-передачи  указывается раздельно количество  дел, находящихся в делопроизводстве  по номенклатуре дел и количество  дел, хранящихся в архиве, с  выделением сведений о количестве  дел, относящихся к Архивному  фонду Российской Федерации, и  особо ценных дел.

3.6. В филиале Банка и его  структурных подразделениях при  работе с документами применяется  смешанная система организации  и ведения делопроизводства, сочетающая  в себе принципы централизации  и децентрализации.

 

Централизованно осуществляются (через делопроизводственную службу):

- регистрация организационно-распорядительных  документов;

-прием поступающей и отправка  исходящей корреспонденции, делопроизводство  по письмам граждан, регистрация  внутренних документов, контроль  поручений руководства филиала  Банка, контроль за исполнением  документов, справочная работа, формирование  дел и их хранение, а также  организационно-методическая и координационная  работа по вопросам документационного  обеспечения в филиале Банка;

- контрольно-аналитическая работа  за исполнением поручений коллегиальных  органов филиала Банка.

 

Децентрализовано осуществляются (в подразделениях филиала Банка):

- регистрация, рассмотрение и  справочная работа по документам, адресованным (направленным на исполнение) в самостоятельные структурные  подразделения филиала Банка  непосредственно;

- контроль исполнения поручений  по документам, письмам, служебным  запискам, которые централизованно  не регистрировались.

3.7. Подготовка проекта документа  может быть поручена одному  или нескольким структурным подразделениям, а также отдельным должностным  лицам. При разработке проектов  срочных и значимых документов  могут создаваться рабочие группы.

3.8. При оформлении документов  должны соблюдаться правила, обеспечивающие  юридическую силу, оперативное и  качественное их исполнение, поиск,  возможность обработки документов  с использованием средств вычислительной  техники.

3.9. Конфиденциальное делопроизводство ведется в соответствии с требованиями документа /14/ и разделом 5.5 настоящей Инструкции.

3.10. Руководители филиала Банка  и его структурных подразделений  несут персональную ответственность  за осуществление мер по обеспечению  эффективной защиты банковской  информации.

3.11. Работники контрольно-ревизионной  службы имеют доступ ко всем  организационно-распорядительным документам, а также сведениям, составляющим  коммерческую тайну, необходимым  им для проведения проверок  и осуществления постоянного  контроля.

3.12. Ведение делопроизводства, оформление  банковской документации в системе  Банка осуществляются на русском  языке.

3.13. Для автоматизированной работы  с документами используются типовые  проектные решения и программно-техническое  обеспечение, совместимые с автоматизированными  системами, действующими в центральном  аппарате Банка.

В процессе автоматизации делопроизводства должна быть обеспечена полная совместимость  технических средств, программ и  форматов документов. При частичной  автоматизации обеспечивается совместимость  традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

3.14.      Автоматизация       делопроизводства осуществляется  по следующим направлениям:

- подготовка и согласование  документов средствами вычислительной  техники;

- регистрация входящих, исходящих  и внутренних документов;

- передача электронных карточек  и документов по локальной  вычислительной сети;

- автоматизированный  контроль  за исполнением поручений и  документов;

• справочно-поисковая работа.

3.15. Подготовка документов на  персональных компьютерах осуществляется  с использованием пакета программного  обеспечения MS Office (конкретная версия определяется распорядительными документами).

 

 

 

4. СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ  В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФИЛИАЛА БАНКА

 

4.1. Документирование управленческой  деятельности

 

4.1.1. Документирование управленческой  деятельности Банка заключается  в фиксации на бумажном или  других носителях по установленным  правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих  документов.

В филиалах Банка могут  разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные  вопросы организации документационного  обеспечения (делопроизводства).

Создаваемые документы должны содержать  установленный комплекс обязательных реквизитов и иметь определенный порядок их расположения.

 

4.2. Бланки документов

 

4.2.1. Бланки писем

 

4.2.1.1. Филиалы Банка используют  следующие виды бланков писем:

- основной бланк – бланк,  реквизиты, которого расположены  в верхней части листа по  всей его ширине. Бланк используется  для официальных писем, указаний, запросов и другой переписки,  а также для оформления гарантийных  писем и доверенностей от имени  филиала Банка;